Журнал регистрации заявок, образец

Когда необходим журнал регистрации заявок

Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.

Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.

Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок. Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены. Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).

Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.

В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику. Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.

Как заполнить журнал регистрации

Рекомендуем вести сквозную нумерацию, четко фиксировать даты и время события. Если данные в журнал заносятся со слов третьих лиц, то упоминать их Ф.И.О. и их должности. Также следует заносить сведения о способе поступления предложений.

Также имеет смысл указывать данные по каждой процедуре (номер и дата извещения) и включить в содержание в отношении поступивших заявок следующую информацию:

  1. № п/п.
  2. Дата и время поступления.
  3. Регистрационный номер.
  4. Форма (бумажный носитель, электронный документ).
  5. Отметки о состоянии при поступлении (без повреждений / с наличием повреждений).
  6. Способ передачи.
  7. Ф.И.О., подпись лица, от которого получено поступление (действует непосредственно или через представителя).
  8. Отметки о выдаче расписки в получении.
  9. Ф.И.О., должность и подпись ответственного лица заказчика.

Многие управляющие компании относятся с осторожностью к вопросу использования электронных журналов учета заявок, так как беспокоятся, что контролирующие органы могут не принять электронную форму отчетности.

Мы внимательно изучили данный вопрос и приводим выдержку из нормативного акта, который регламентирует работу аварийно-диспетчерской службы (Постановление Правительства РФ от 15 мая 2013 г. №416 «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами», раздел IV, статья 17):

Аварийно-диспетчерская служба осуществляет прием и выполнение заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах. Заявки принимаются при непосредственном обращении в аварийно-диспетчерскую службу, в том числе посредством телефонной связи, а также с помощью прямой связи по переговорным устройствам, устанавливаемым в подъездах многоквартирных домов и кабинах лифтов, или других возможных средств связи.

Регистрация заявок осуществляется в журнале заявок собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах или в автоматизированной системе учета таких заявок (при ее наличии).

Журнал учета заявок должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью аварийно-диспетчерской службы. Аварийно-диспетчерская служба обязана обеспечить хранение указанного журнала в занимаемом этой службой помещении и ознакомление по желанию собственников и пользователей помещений в многоквартирных домах, в отношении которых эта служба осуществляет аварийно-диспетчерское обслуживание, с внесенными в журнал учета заявок записями.

Как видно, использование электронного журнала (автоматизированной системы учета заявок) не запрещается. А для того, чтобы управляющая компания полностью соответствовала требованиям Постановления №416, мы разработали функцию экспорта заявок в виде обычного бумажного журнала учета заявок, который можно распечатать, прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью организации и предъявить контролирующим органам и жильцам в случае необходимости.

Добавить комментарий