Журнал операций 4 какие документы подшивать

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизациидокументов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практикеработы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях, когда на них имеетсятекст, либо иная информация(например, лицевая сторона листа – 1. оборотнаясторона листа – 1 об).

В целях избежания пропуска листов припроставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист.Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание,обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, нестираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь,пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листыдел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому иликаждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов.Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми.

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный иподшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как одинлист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину,нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов. Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются –в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номердела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется самконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенныелисты нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами(вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Еслик документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы,вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист,приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные вальбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа.Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии,вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листамии шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы,другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. Вряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл. после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы вслучае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы,содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускаетсяупотребление литерных номеров, например 7а.

Оформлениелиста-заверителя.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе-заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч.не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель иучитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерныхи (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается:количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела;количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общегоколичества листов дела.

В листе-заверителе дела кромеособенностей нумерации фиксируются:

— особенности формирования дела;

— особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в делеследующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма, штемпели, марки идругие знаки почтовой оплаты);

— изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы,схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки,меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных повертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей,сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы,проколы, отверстия, загибылистов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листовуточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов,правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела влисте заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) листпронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможностипорядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов,имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными влисте-заверителе. При несоответствии вносятся исправления влист-заверитель.

Внесенные в лист-заверительдела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшегоизменения.

Перенумерация листов.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните, что каждое конкретное дело можетиметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностямиформирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования,оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указатьих сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель поустановленной форме.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.

Журнал операций по счету «Касса».

Применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.

Журнал операций с безналичными денежными средствами, который является регистром учета движения средств по лицевому счету учреждения.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.

В нем учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу в сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса. Записи в этом регистре производятся на основании авансовых отчетов.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Регистр ведется на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг по каждому поставщику и подрядчику.

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов.

Журнал операций расчетов по оплате труда составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.).

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных активов, для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации. Бухгалтерские записи в данном регистре составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

Журнал по санкционированию

В нем учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не нашли отражения в других Журналах.

Все Журналы операций имеют одинаковую форму. Для того чтобы в Главной книге было видно, из какого Журнала операций занесены показатели, каждому из них присваивается порядковый номер, что должно найти отражение в приказе учреждения «Об учетной политике». Журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения, а также исполнителем, который составил данный Журнал операций, с указанием должности.

Ежемесячно обороты по счетам из Журналов операций записываются в Главную книгу в следующей последовательности:

  • 1) все обороты из Журнала операций с безналичными денежными средствами переносятся в Главную книгу;
  • 2) из Журнала операций по счету «Касса» в Главную книгу переносят все обороты. Исключение составляют получение наличных денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения и внесение наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
  • 3) из Журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу не переносятся обороты по выдаче и возврату подотчетных сумм, отраженные в Журнале операций по счету «Касса»;
  • 4) из Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками переносятся те обороты, которые не включают операции по оплате, отраженные в соответствующих Журналах операций;
  • 5) из Журнала операций расчетов с дебиторами по доходам переносятся обороты, включающие операции по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета;
  • 6) из Журнала операций расчетов по оплате труда переносятся все обороты, за исключением операций с безналичными и наличными денежными средствами;
  • 7) из Журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и Журнала по прочим операциям в Главную книгу переносятся обороты, которые не были перенесены в нее из предыдущих Журналов операций.

Правильность отражения в Главной книге оборотов из Журналов операций проверяется следующим образом:

  • — сумма остатков на начало соответствующего периода по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов на начало этого периода;
  • — сумма оборотов по дебету всех счетов за соответствующий период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.

Хранение документов

При организации хранения документов о деятельности учреждения помимо Закона о бухгалтерском учете необходимо руководствоваться положениями НК РФ и приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», где указаны сроки их хранения.

Например, согласно вышеназванному документу уставы, положения организации (типовые и индивидуальные) должны храниться:

  • а) по месту разработки и/или утверждения — постоянно;
  • б) в других организациях — 3 года (после замены новыми).

К документам постоянного хранения (до момента ликвидации организации) относятся: сводная годовая отчетность, аналитические документы к ней; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; сводные годовые отчеты об исполнении бюджетной сметы; отчеты по перечислению денежных сумм в государственные внебюджетные фонды; документы о переоценке основных средств и оценке стоимости имущества; годовые налоговые декларации.

Лицевые счета работников по расчету заработной платы и документы, подтверждающие применение льгот, подлежат хранению в течение 75 лет.

ЭТО ОЧЕНЬ ПРОСТО!!!

Прошивка документов — это способ систематизации бумажных документов с целью их упорядочения, уменьшения объёма и исключения случаев их подмены, необходимый для их архивного хранения. Для архивного хранения такие документы необходимо систематизировать, пронумеровать листы, составить внутреннюю опись, заверительную надпись и прошить, таким образом, чтобы в дальнейшем исключить постороннее вмешательство, а также оформить титульную страницу. Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Есть множество способов подшивки документов. И с помощью достаточно дорогих станков, позволяющих просверлить отверстие и вытащить нить (примерно так же делает швейная машина), и с помощью станков попроще, которые позволяют только подбить страницы в пачку, зажать ее струбцинами и просверлить обычной дрелью.
В статье описан способ, позволяющий сшить документы без станков, используя нашу универсальную папку-обложку «Архив без проблем» и минимум необходимых материалов.

Папка-обложка «Архив без проблем» состоит из двух обложек, позволяет очень быстро и качественно сшить подобранные документы от 1 до 250 листов. Размер обложки 23х32см. Толщина корешка регулируется в процессе прошивки блока. Предлагае

тся в двух вариантах: А — с титулкой, Б — без титулки (в комплекте лист самоклеящейся бумаги для самостоятельной распечатки титулки).

Папка является собственной разработкой ТМ «ПАПЕРОВИЙ РАЙ» и защищена патентом Украины.

А — с титулкой

Б — без титулки

Итак, начинаем шить

1. Первая операция заключается в складывании документов в необходимом порядке, составлении описи и проч. согласно требованиям делопроизводства. Главное, должна получится ровная пачка документов формата А4.
2. Чтобы она не смещалась, не разлетались листы, скрепите ее с помощью биндера №51 (фото 1)- это самый большой размер, как раз на 250 листов.

Фото 1

3. Положите на стол доску, обрезок ДСП или что-нибудь не очень нужное, которое можно нечаянно просверлить. Сверху на эту доску кладем заднюю обложку папки (картонка 23х32см). На заднюю обложку кладем блок документов (фото 2), а затем переднюю обложку и скрепляем полученный слоеный пирог (задняя обложка, блок документов, верхняя обложка) двумя биндерами. Теперь первый биндер можно убрать (фото 3).

Фото 2

Фото 3

4. По меткам на полоске картона на корешке верхней крышки сверлим четыре отверстия (фото 4). Сверло диаметром 3-3,5мм. Дрель держать вертикально.

Фото 4

5. Теперь цыганской иглой с прошивочной ниткой шьем дело. Начинаем со второго снизу отверстия (фото 5). Иглу вставляем со стороны задней крышки, затем продеваем в нижнее отверстие (фото 6), затем снова во второе, потом третье, четвертое, третье, и у второго отверстия обрезаем нитку, оставив достаточный кончик, чтобы можно было завязать с началом нитки.

Фото 5

Фото 6

Результат виден на фото 7 и 8.

Фото 7

Фото 8

6. Биндеры выполнили свое дело. Теперь их можно снять. Папка уже прочно сшита нитками. Теперь остается завершить декоративное оформление корешка. Клеем ПВА проводим полоску по корешку дела (фото 9) и заклеиваем торец папки (фото 10-11)

Фото 9

Фото 10

Фото 11

Все. Дело сшито, можно ставить на полку (фото 12)

Фото 12

Не правда ли ОЧЕНЬ ПРОСТО?

А Вы продолжаете пользоваться услугами переплетчика? Или покупаете картон и мучаетесь с переплетом?

Всего 22,2 грн. и Вы быстро и просто получаете красиво оформленный наряд.

Теперь подумаем, для чего нужен станок? Чтобы просверлить четыре отверстия? Удобнее складывать документы. И только. Но платить 900грн. за станок…
Кстати, если у Вас есть станок – используйте его! Наши папки прекрасно приспособлены для станка. Тогда биндеры не нужны. А все остальное – по описанию

Методика подготовлена специалистами ТМ «ПАПЕРОВИЙ РАЙ»

Добавить комментарий