Учет периодических изданий в библиотеке

Оплата стоимости периодических изданий является одним из расходов бюджетных учреждений. Такие расходы учреждения могут осуществлять как для пополнения библиотечных фондов, так и с целью получения необходимой оперативной информации для работников бюджетных учреждений. Именно в зависимости от этого бюджетные учреждения по-разному отражают расходы по оплате стоимости периодических изданий в бухгалтерском учете.

В случае, если подписка на периодические издания осуществлена с целью пополнения библиотечных фондов, то полученные периодические издания необходимо оприходовать на субсчет 112 «Библиотечные фонды». Именно этот субсчет предназначен для учета библиотечных фондов независимо от стоимости отдельных экземпляров книг. К библиотечному фонду относятся: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и другие издания.

Рассмотрим ситуацию, касающуюся оплаты стоимости периодических изданий библиотекой и отражения таких расходов в бухгалтерском учете.

Пример. Областная научная библиотека в июле 2015 года за счет общего фонда оформила подписку на разные периодические издания на октябрь, ноябрь и декабрь 2015 года. Такие периодические издания являются для библиотеки библиотечными фондами, которые учитывают на субсчете 112 «Библиотечные фонды». Общая стоимость таких расходов составила 10200 грн.

При передаче библиотечных фондов в эксплуатацию оформлены акты ввода в эксплуатацию необоротных активов. Форма такого акта разработана библиотекой самостоятельно и утверждена распорядительным документом (приказом «О порядке организации бухгалтерского учета»).

Начислять амортизацию на библиотечные фонды следует таким образом:

— в первом месяце передачи в пользование (эксплуатацию) библиотечных фондов — 50 % их первоначальной стоимости;

— в месяцы изъятия библиотечных фондов (списания с баланса) — оставшиеся 50 % первоначальной стоимости.

Обратите внимание: амортизацию необходимо рассчитывать по каждому объекту, т. е. по каждой единице библиотечных фондов, а не начислять на общую их стоимость.

При передаче в пользование библиотечных фондов учреждение начислило амортизацию на общую сумму 5100 грн. (1700 грн. х 3 мес.).

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Приобретены библиотечные фонды (периодические издания)

Перечислена предоплата за библиотечные фонды (периодические издания)

Поступили библиотечные фонды (периодические издания) в библиотеку:

в октябре 2015 года

одновременно

в ноябре 2015 года

одновременно

в декабре 2015 года

одновременно

В соответствии с п.п. 197.1.25 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI освобождаются от налогообложения операции по поставке (подписке) и доставке периодических изданий печатных средств массовой информации (кроме изданий эротического характера) отечественного производства, подготовке (литературное, научное и техническое редактирование, корректировка, дизайн и верстка), изготовлению (печать на бумаге или запись на электронном носителе), распространению книг, в том числе электронного контента (кроме изданий эротического характера) отечественного производства, ученических тетрадей, учебников и учебных пособий, словарей украинско-иностранного или иностранно-украинского языка отечественного производства на таможенной территории Украины.

Переданы библиотечные фонды в эксплуатацию

Зачислен объект капитальных инвестиций в состав МНМА при вводе в эксплуатацию

в октябре 2015 года

одновременно отражены изменения в капитале

в ноябре 2015 года

одновременно отражены изменения в капитале

в декабре 2015 года

одновременно отражены изменения в капитале

Начислена амортизация в размере 50 % первоначальной стоимости (в момент передачи библиотечных фондов в пользование)

в октябре 2015 года

одновременно

в ноябре 2015 года

одновременно

в декабре 2015 года

одновременно

Подписка на периодические издания может быть оформлена путем заключения договора возмездного оказания информационных услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ). Чаще договор в письменном виде не оформляется, издательство выставляет счет на оплату подписки (оферта), а организация оплачивает этот счет (акцепт) (ст. 434, ст. 435, ст. 438 ГК РФ).

Учитывая, что услуга будет оказываться путем предоставления подписчику доступа к очередному номеру электронной версии издания в течение нескольких месяцев (полугодия, года), единовременную оплату за подписку следует квалифицировать как аванс.

Если издательство ежемесячно предоставляет закрывающие документы, то учет электронной подписки аналогичен подписке на печатные издания. Затраты на подписку по мере получения акта об оказании информационных услуг и доступа к очередному номеру издания учитываются в сумме, приходящейся на текущий номер:

  • в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99) по дебету счетов учета затрат в зависимости от производственной направленности издания (26, 25, 44 и др.);
  • в целях исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на информационные услуги при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, п. 14 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 3 ст. 272 НК РФ).

НДС к вычету принимается по мере получения счетов-фактур на очередной номер издания (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Издатель обязан выставить счет-фактуру не позднее пяти дней с передачи очередного номера подписчику (п. 3 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина РФ от 06.04.2011 № 03-07-09/07). Если авансовый НДС ранее был принят к вычету (договор с издательством содержит условие о предоплате и издатель выставил счет-фактуру на аванс), то его необходимо восстановить в сумме, относящейся к очередному номеру издания (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Если издательство после получения оплаты предоставило подписчику закрывающие документы (товарную накладную, акт, счет-фактуру, УПД) единовременно на общую сумму за весь период подписки, то в этом случае следует руководствоваться принципом равномерного учета расходов, относящихся к нескольким отчетным (налоговым периодам):

Бухгалтерский учет:

  • Если какие-либо затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, соответствуют условиям признания определенного актива, установленным нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, то они подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости этого актива (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н). В ином случае такие затраты отражаются в бухгалтерском балансе как расходы будущих периодов и подлежат списанию путем их обоснованного распределения между отчетными периодами в течение периода, к которому они относятся (п. 19 ПБУ 10/99, письмо Минфина РФ от 12.01.2012 № 07-02-06/5).Наиболее рациональным в данном случае будет учесть затраты на подписку на счете 97 «Расходы будущих периодов» с последующим списанием в расходы по обычным видам деятельности равномерно в течение всего периода подписки по дебету счетов учета затрат (26, 25, 44 и др.) (п. 5, п. 7, п. 19 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль:

  • Расходы в целях исчисления налога на прибыль признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются организацией самостоятельно (п. 1 ст. 272 НК РФ).Таким образом, с учетом норм п. 1 ст. 272 НК РФ затраты на подписку следует равномерно включать в состав прочих расходов по налогу на прибыль как расходы на информационные услуги в течение срока действия подписки при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, пп. 14 п. 1 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 3 ст. 272 НК РФ).

НДС в данном случае принимается к вычету единовременно на основании счета-фактуры, выданного издательством (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо Минфина РФ от 05.10.2011 № 03-07-11/261).

Довольно редко бывает ситуация, когда редакция заключает с подписчиком лицензионный договор на право доступа к электронному ресурсу (ст. 1286 ГК РФ). На основании такого договора подписчик на определенный срок получает право доступа к базе данных, т.е. представленной в объективной форме совокупности самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) (абз. 2 п. 2 ст. 1260 ГК РФ). В этом случае расходы следует отражать:

  • в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» с последующим списанием на счета учета затрат в течение срока действия подписки согласно п. 39 ПБУ 14/07;
  • в целях исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов по налогу на прибыль как расходы, связанные с приобретением права на использование баз данных, в течение срока действия доступа при условии их обоснованности, документального подтверждения и использования изданий в производственных целях (п. 1 ст. 252, пп. 26 п. 1 ст. 264, п. 29 ст. 270, п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 272 НК РФ)

Операции по предоставлению прав на использование баз данных на основании лицензионного договора не подлежат обложению НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ).

При применении УСН подписку на любые периодические издания учесть в расходах для целей исчисления единого налога нельзя (письмо Минфина РФ от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501).

Учет и списание периодических изданий.

Сегодня мы поговорим о работе с фондом периодических изданий. Для начала вспомним определение этих видов документов. Итак, периодические издания — это сериальные издания, выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т. п.). К периодическим изданиям относятся газеты, журналы, продолжающиеся издания и др.)

В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.

Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.

Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.

Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.

Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Для индивидуального учета газет и журналов используется регистрационная карточка. Регистрационная карточка содержит следующие сведения: регистрационный номер издания, название, подзаголовочные данные, периодичность, год издания, отметку о получении номера. Регистрационная картотека на журналы и газеты группируются по алфавиту названий. Индивидуальный учет каждого экземпляра журнала производится с помощью присвоения документу инвентарного номера, т. е. сами номера журналов выступают в роли инвентарного номера. В отделе периодических изданий ведется учет, как в традиционной, так и электронной формах (Показ на слайде «регистрация».)

Журнальному виду издания присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Ж» с номером издания через тире ставится год издания. Инвентарный номер проставляется на титульном листе журнала при его наличии и на 2 листе издания при отсутствии титульного листа. Такие же рекомендации дает ведущий специалист Российской национальной библиотеки по учету библиотечных фондов , в журнале » Научные и технические библиотеки» за 2008г №5.

Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.

Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде » инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях » Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документов фиксируется в 1 части «КСУ» в показателях: дата, и » записи, источник поступления, № и или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и на языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов. В «КСУ» библиотечного фонда ЦБС содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки в библиотеки — филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.

Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту № 000н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт. П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.

Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.

Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.

Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.

Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.

Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.

Особое значение следует придавать учету причин выбытия документов из библиотеки, Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине: как: — устаревшего содержания; ветхости (физического износа); дефектности; дублетности; непрофильности; утраты.

Инструкция № 000 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

Исключением являются:

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.

В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.

При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.

В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

физическое состояние каждого документа;

его научная и практическая ценность;

частота и продолжительность использования.

При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.

Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).

Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в 3 года;

ценные фонды – один раз в 5 лет;

фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.

Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.

, зав. отделом периодических изданий НБ РБ

Добавить комментарий