Учет неотработанного рабочего времени

Содержание

Правило 1. Суммированный учет рабочего времени вводят в строго определенных случаях

Экспресс-курс
Как вести суммированный учет рабочего времени

Посмотреть программу

  • Суммированный учет рабочего времени вводят, когда по условиям производства, работы при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, — не исключение. Правило касается организаций и индивидуальных предпринимателей.

Суммированный учет рабочего времени надо вводить, если:

  • работа круглосуточная;
  • в организации применяется междусменный режим работы;
  • есть работники, котором установлено гибкое рабочее время;
  • при вахтовом методе работы — в этом случае введение суммированного учета обязательно.

Суммированный учет вводят в целом по организации или для определенных категорий работников. Например, проводникам, продавцам, охранникам и др.

Некоторым работникам суммированный учет рабочего времени устанавливают на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти:

  • Пример: водителям автомобилей устанавливают суммированный учет с учетным периодом в месяц, если им невозможно соблюдать нормы ежедневной (еженедельной) продолжительности рабочего времени (п. 8 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 № 15).

Правило 2. Надо установить учетный период

Допускается вводить суммированный учет рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 140 ТК РФ). Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — трех месяцев.

В общем случае учетный период может быть один месяц, два месяца, три месяца и т.д. То есть минимальный учетный период составляет один месяц, максимальный — один год.

Какой учетный период наиболее оптимальный?

Совет: составьте график сменности (см. правило 5) на более длительный период, например на год. И станет видно, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к норме, установленной производственным календарем. Этот период целесообразно принять за учетный.

  • Продолжительность учетного периода утверждает руководитель организации.

Если в компании вредные или опасные условия труда…

Если речь идет о работниках, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, учетный период не может превышать трех месяцев. Его можно увеличить до года из-за сезонных или технологических причин. Условие об увеличении должно быть предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В конце статьи есть шпаргалка

Почему при ведении суммированного учета рабочего времени целесообразно устанавливать не оклад, а часовые тарифные ставки?

Комментирует Юлия Бусыгина, спикер онлайн-курса «Расчеты с персоналом по оплате труда. Повышение квалификации по профстандарту «Бухгалтер» (код А, В):

«Расчеты с персоналом по оплате труда» — программа повышения квалификации по профстандарту «Бухгалтер» (код А, В):

  • Дистанционное обучения для бухгалтера и кадровика.
  • Удостоверение о повышении квалификации установленного образца, 146 ак. часов.
  • Актуализируйте знания: расчет зарплаты, все виды компенсационных и стимулирующих выплат, в том числе сверхурочные, работа в выходной день, ночные, премии, командировки, больничные, иные пособия.
  • Учиться можно через мобильное приложение Контур.Школа.
  • Ответы экспертов Контур.Школы на ваши вопросы.

Посмотреть программу онлайн-курса

Правило 3. Продолжительность рабочего времени за учетный период в целом не должна превышать нормальное число рабочих часов

Это правило является одним из самых важных при суммированном учете рабочего времени.

Из ст. 104 ТК РФ следует, что нормальное число рабочих часов за учетный период определяют из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени:

  • Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
  • Другую продолжительность рабочего времени в неделю можно установить отдельным категориям работников. Пример: работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, — 36 часов в неделю.

За несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. Разрабатывая график работы при суммированном учете, учитывайте ограничения, приведенные в ст. 91 ТК РФ.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.

  • При подсчете нормы рабочего времени исключаются периоды, когда работник фактически не работал. Например, был в отпуске, на больничном, в командировке, проходил профессиональное обучение и пр.
  • Если работник в учетном периоде отработал все дни по графику (не был в отпуске, на больничном, в командировке и т.д.), то норма часов за учетный период будет соответствовать норме часов за месяцы этого периода по производственному календарю.

Пример

В ООО «Прогресс» работает Алексей Сушкин. Ему установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. Этот сотрудник занят на работах с вредными условиями труда. Продолжительность рабочей недели для Алексея не может составлять более 36 часов в неделю.

Определим норму рабочего времени в июле, если с 1 по 10 июля работник был в отпуске:

  1. Определяем норму часов на июль с учетом времени, когда работник был в отпуске. Норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается так: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней. Правила утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.
    36/5 х 23 рабочих дня = 165,6 ч. — эта норма указана в производственном календаре.
    23 — количество рабочих дней в июле по календарю пятидневной рабочей недели.
  2. Определяем норму рабочего времени на июль с учетом времени отпуска. На период отпуска, с 1 по 10 июля, приходится 8 рабочих дней. Норма на июль:
    165,6 – (36 / 5 х 8 рабочих дней) = 165,6 – 57,6 = 108 часов.

Если учетный период состоит из нескольких месяцев, сначала определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а затем полученные результаты складывают. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Правило 4. Правильно оформляйте процедуру

Суммированный учет вводится приказом руководителя и фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации есть профсоюз, то важно его мнение о данном режиме рабочего времени.

  • Работников надо обязательно ознакомить с приказом о введении суммированного учета.

Правило 5. График работ должен быть обязательно

Работники должны знать свой график работы, поэтому наличие такого документа как график работ обязательно.

Если суммированный учет устанавливается работникам со сменным графиком (то есть предполагается выполнение работы несколькими работниками), то в обязательном порядке должен быть составлен график сменности.

График работ и график сменности — разные понятия.

  • Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ). При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
  • Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. То есть если в организации составляется график сменности на июль 2021 года, то не позднее 31 июля 2021 года работников необходимо с этим графиком ознакомить.

А вот порядок ознакомления с графиком работ законодательно не установлен, поэтому правилами внутреннего трудового распорядка следует этот порядок установить.

При составлении графика сменности следует помнить, что работа в течение двух смен подряд запрещается.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 6 основных правил и пример расчета. Суммированный учет 393.9 КБ

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните «теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем «разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • «На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­»забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: «спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ
вконтакте

facebook

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в «Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, «Положении об оплате труда”, в «Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
  5. Составляем приказ – «Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
  • Еще один приказ. «О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за «прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в «Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Ведение табельного учета – это головная боль почти всех современных предприятий. Опоздания, прогулы, «отпрашивания», уходы раньше времени, отгулы и прочие личные обстоятельства некоторых работников доставляют много хлопот табельщикам: ведь все нужно правильно учесть и отразить в документах. Что касается экономических работников, то они должны проконтролировать правильность организации процесса табельного учета, выявить недостатки и упущения и помочь их устранить. Итак, сегодня мы займемся проверкой правильности ведения учета рабочего времени. Как это правильно сделать? Читаем советы профессионалов!

При проверке учета рабочего времени в подразделении (организации) необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. Как осуществляется учет фактической явки работника на работу.

Вариантов может быть несколько. Учет может осуществляться по пропускам, сданным в табельную (табельщику). Табельщик проставляет время прихода работника на работу (ухода с нее) в бумажный табель либо вносит в компьютер. Также учет может осуществляться электронным способом, когда работник, приходя на работу (уходя с нее), прикладывает свой электронный пропуск к специальному считывающему устройству, которое фиксирует факт появления (ухода) работника на работе (с работы). Затем данная информация поступает на сервер, где и хранится до востребования (до конца месяца). Нередки случаи, когда для подстраховки используется комбинированный вариант.

Проверяющий должен установить способ ведения табельного учета, а также осуществить выборочную проверку учета рабочего времени, выбрав при этом до 5 % от общего количества работающих в подразделении на момент проверки. Такой процент выборки позволяет объективно оценить состояние учета рабочего времени.

Комментарий специалиста

В современных условиях наниматели все чаще внедряют у себя в организации электронный табельный учет. Это удобно и позволяет несколько сократить штат табельщиков организации, а значит, и сэкономить фонд заработной платы. Однако не стоит забывать, что данный способ табельного учета может быть связан с первоначальными значительными финансовыми вложениями на закупку необходимого оборудования и материалов, разработкой программного обеспечения, изготовлением электронных пропусков, оснащением компьютеризированных рабочих мест табельщиков. Но дороговизна – это не единственная причина, по которой предприятия отказываются от электронного табельного учета. Иногда это просто нецелесообразно или технически невозможно: например, при незначительном штате сотрудников, удаленности подразделений от центрального офиса или в случае постоянной смены места дислокации сотрудников (как на стройке).

Следует также упомянуть и недостатки электронного табельного учета. В первую очередь это технический фактор. Если система программного обеспечения вдруг даст сбой и информация о явках-уходах работников исчезнет, то восстановить по памяти общую картину табельного учета в организации будет весьма затруднительно. А это ведь зарплата всех сотрудников. Придется либо всем заплатить как за полностью отработанное время, либо все же попытаться выяснить, кто и как работал в «утерянный» период, а значит, скандалов и выяснения отношений не избежать. Кроме того, электронные пропуска могут по тем или иным причинам перестать считываться. Вот почему, особенно на первоначальном этапе внедрения электронного табельного учета, в организациях стараются вести двойной учет: и в электронном виде, и на бумажном носителе. Второй недостаток электронного табельного учета – человеческий фактор. Известны случаи, когда работники умышленно выводили из строя свой электронный пропуск, чтобы иметь возможность безнаказанно нарушать режим работы, установленный в организации. Когда нарушителя впоследствии начинали в чем-то подозревать, у него всегда было железное алиби – неисправный электронный пропуск.

2. Как оформляется отсутствие работников по уважительным причинам. Под уважительными причинами понимается уход работника с рабочего места при отсутствии работы. Например, простои оборудования по причине поломок, отсутствия заготовок и т.д. Такие уходы с работы должны быть обоснованы и санкционированы руководством подразделения с обязательным оформлением соответствующей документации.

Комментарий специалиста

Большой ошибкой табельщика является ситуация, когда по просьбе администрации подразделения, которое он обслуживает, по причине отсутствия работы он отпускает рабочих домой, выдает пропуска, не имея при этом ни одного официального документа, разрешающего уход работников. Проверяющим необходимо обращать на это очень пристальное внимание, поскольку при малейших проблемах именно табельщика могут обвинить в необоснованном отпуске работников с рабочего места, нарушении режима рабочего времени и никто не будет слушать, что он отпустил рабочих по устному указанию администрации. Поэтому мы советуем табельщикам предлагать администрации оформить служебную записку по простоям и отпускать работников только при наличии такой служебной записки.

3. Как предоставляются работникам дополнительные дни отдыха (отгулы). Согласно законодательству дополнительные дни отдыха предоставляются работнику за работу в сверхурочное время или в выходные дни. При этом за часы работы в сверхурочное время один неоплачиваемый день отдыха предоставляется из расчета 8-часового рабочего дня (один день отдыха за 8 ч работы в сверхурочное время) (ст. 147 Трудового кодекса РБ). Кроме перечисленных причин дополнительные дни отдыха могут предоставляться работнику за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы оформить отгул, работник должен написать соответствующее заявление с указанием причины предоставления отгула (за сверхурочную работу, за работу в выходной день, за неиспользованные дни отпуска) и даты или периода, за который предоставляется отгул. Заявление необходимо подписать у своего руководства (мастера, начальника).

Комментарий специалиста

Практика показывает, что «обезличенные» заявления на отгулы, т.е. заявления, в которых не указаны конкретно и четко обстоятельства и дата, когда этот отгул был заработан, часто ведут к конфликтам и злоупотреблениям в учете рабочего времени. Например, недобросовестный работник может, единожды уже воспользовавшись заработанным отгулом, претендовать на него снова, уверяя табельщика, что он его еще не потратил. А табельщику, если заявления оформлены без необходимой конкретики, нечего ответить…

Поэтому как учет заработанных отгулов, так и заявления на них должны содержать конкретные и однозначные факты: дату и обстоятельства получения.

4. Как осуществляется учет дополнительных дней отдыха.

Учет дополнительных дней отдыха должен вестись на основании организационно-распорядительных документов. Такими документами могут быть распоряжения о работе в выходные дни, распоряжения о сверхурочной работе, распоряжения об отзыве работника из отпуска. Информация из организационно-распорядительной документации должна быть подтверждена данными из табеля (из электронной проходной системы, если в организации внедрен электронный табельный учет).

Комментарий специалиста

Как правило, для организации ведения дополнительных дней отдыха используют соответствующие журналы и дополнительные табели. Например, на сверхурочные работы принято вести отдельный табель, из которого информация вносится в Журнал учета дополнительных дней отдыха.

Хорошо иметь для учета несколько различных журналов. Например, кроме Журнала учета дополнительных дней отдыха за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, вести отдельный Журнал учета дополнительных дней отдыха для доноров.

5. Как осуществляется учет времени отсутствия работника по личным вопросам.

Учет времени отсутствия работников по личным вопросам (кратковременное отсутствие) должен вестись на основании заявления работника о предоставлении отгула за ранее отработанное время. На основании подписанного заявления работнику выдается «увольнительная записка», в которой указывается время отсут­ствия. Этот разрешительный документ позволяет работнику беспрепятственно пройти проходную и вернуться назад на рабочее место. Если же речь идет о небольших организациях, в которых проходная отсутствует, то никакой «увольнительной записки», естественно не нужно, работника отпускают на основании оформленного заявления.

Учет времени отсутствия работников по личным вопросам ведется в журналах и, если необходимо, в табелях. Следует помнить, что часы отсутствия по личным обстоятельствам, если у работника нет отгулов, должны быть «сняты» с общего рабочего времени. Если же у человека отгулы имеются, то часы отсутствия должны быть отняты от общего количества отгулов.

Комментарий специалиста

На реальном производстве ситуации, связанные с отсутствием работника по личным вопросам, особенно кратковременные, решаются достаточно просто. Вне зависимости от того, есть у него отгулы или нет, работник пишет стандартное заявление на несколько часов отгула, руководитель подписывает заявление – и на этом процедура заканчивается. Обычно никто не снимает часы отсутствия с табельного учета. Логика здесь такова, что все мы люди, иногда очень нужно отлучиться на несколько часов, если будет нужно, работник отработает эти часы в другое время. Таким образом, проблема решается по устной договоренности с непосредственным руководителем. Как правило, табельщики относятся к этому с пониманием и не препятствуют, если такие ситуации, разумеется, не носят систематический характер.

Что касается учета времени отсутствия работника по личным вопросам, то это можно делать в журнале произвольной формы. Неплохо было бы также вести Журнал учета времени отсутствия работников по служебным вопросам.

Сам учет необходимо осуществлять обязательно, поскольку отсутствие работника на рабочем месте в рабочее время – это уже само по себе неправильное явление. А если в данный период с работником еще что-нибудь случится, например он будет травмирован, то при отсутствии оправдательных документов, такая травма будем считаться производственной, со всеми вытекающими последствиями (проверки, штрафы, судебные разбирательства и т.д.). И даже, если впоследствии выяснится, что работник на работе отсутствовал, администрации от этого легче не станет: ее обвинят в отсутствии контроля за соблюдением трудовой дисциплины, а значит, в ненадлежащем уровне исполнения своих должностных обязанностей.

6. Как осуществляется учет нарушений трудовой дисциплины, связанных с табельным учетом.

По нарушениям трудовой дисциплины, связанным с табельным учетом, должны издаваться соответствующие распоряжения, например о прогуле. На основании такого распоряжения табельщик должен проставлять в табеле на указанный период прогулы.

Кроме того, в обязанности табельщика входит проведение выборочных проверок соблюдения режима работы установленного в организации работниками курируемого подразделения. Это могут быть выборочные проверки присутствия работника на рабочем месте либо проверки своевременности прихода и ухода с рабочего места.

Комментарий специалиста

Проведение выборочных проверок присутствия работника на рабочем месте не менее важно, чем контроль за опозданием и своевременным уходом. Практика показывает, что на отечественных предприятиях и в организациях нередки случаи использования рабочего времени в личных целях без ведома нанимателя. Так, недобросовестный работник отдает свой пропуск в табельную и идет на свое рабочее место. Спустя какое-то время он незаметно «отлучается на минуточку» и… пропадает на 3 часа! Пропуск – в табельной, рабочее время идет, а работник тем временем решает свои личные вопросы или просто отдыхает вдали от шумного цеха. Конечно же, такое недопустимо, пусть даже на территории предприятия. Когда у нас на производстве вплотную занялись этим вопросом и стали контролировать правильность использования работником своего рабочего времени, были обнаружены просто вопиющие нарушения производственной дисциплины. Некоторые «умельцы» умудрялись по полдня отсутствовать на работе, разгуливая по территории завода и общаясь со знакомыми. А их пропуска тем временем мирно лежали на полочке в табельной.

Обо всех выявленных нарушениях табельщик обязан доложить в письменной форме администрации подразделения для последующего принятия мер.

Комментарий специалиста

Проверяющим очень важно проконтролировать, какие меры принимаются к нарушителям трудовой дисциплины по вопросам табельного учета. Табельщик обязан осуществить проверку и сообщить о нарушениях руководству. Руководство же обязано принять адекватные меры к нарушителям, иначе всякие проверки становятся просто бессмысленными – трудовую дисциплину не исправишь. Принятыми мерами воздействия на нарушителя являются и объявление замечания (оформленное распоряжением), и депремирование, и претензия по качеству работы, выставленная по системе АСУКП (автоматизированная система управления качеством продукции).

В одной из наших статей, мы писали, что для учета рабочего времени сотрудников Госкомстатом России разработаны и утверждены две формы:

  • Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

  • Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Отличаются они разделами и количеством полей для заполнения. Т-12 заполняется вручную, а Т-13 формируется автоматически. И тот и другой документ при передаче в бухгалтерию должен быть подписан ответственным лицом. Табель может быть бумажным или электронным. Для электронного понадобится электронная цифровая подпись.

Для учета дополнительных часов, предусмотренных трудовым договором, в рамках ненормированного рабочего дня унифицированного документа нет. Для этих целей руководство организации вправе самостоятельно разработать и утвердить нормативным актом документ учета. В компаниях с ненормированным рабочим днем отработанное время, как правило, фиксируется в журнале учета ненормированного рабочего времени.

Образец журнала

Журнал

Что должен содержать

Типовой образец журнала содержит 7 столбцов. Все они обязательны для заполнения:

  1. 1. Порядковый номер.

  2. 2. Фамилия, имя, отчество сотрудника.Структурное подразделение компании, в котором он работает. Эту графу можно вынести отдельно.

  3. 3. Табельный номер. Это номер, который присваивается сотруднику при поступлении на работу и сохраняется за ним на всем протяжении его трудовой деятельности в данной организации.Табельный номер работника используется во всех бухгалтерских отчетных документах.

  4. 4. Причина привлечения к работе в ненормированном режиме. Как мы рассказывали в статье «Оформляем документально ненормированный график работы», основанием для привлечения сотрудника к внеурочной работе является приказ или распоряжение.

  5. 5. Дата выхода на работу.

  6. 6. Отработанное время.

  7. 7. Общая продолжительность рабочего дня.

Что можно добавить

В зависимости от требований бухгалтерии, таблица журнала учета может быть дополнена необходимыми графами. Например, можно выделить в самостоятельные ячейки:

  • время выхода на работу;

  • время ухода с работы.

Если график выхода во внеурочные часы утвержден внутренним нормативным документом, то в таблицу вносится факт неявки сотрудника и ее причина.

Как и когда подавать данные

Оплата труда работнику осуществляется два раза в месяц. Это закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ. Это значит, что данные по отработанным часам, в том числе в рамках ненормированного режима работы, должны передаваться в бухгалтерию каждые 15 дней. Периодом заполнения журнала является один календарный месяц. Журнал учета ненормированного рабочего времени, так же, как и стандартный табель учета, закрывается последним числом месяца. Закрывать раньше его не рекомендуется. Даже за два дня до окончания отчетного периода могут возникнуть обстоятельства, при которых работник не явился на работу: взял больничный или уехал в отпуск.

Так как журнал учета — это отчетный документ, согласно которому начисляется зарплата или дополнительный отпуск работнику с ненормированным рабочим днем, то он должен быть заверен подписью ответственного лица. Если учет ведется в электронной форме, то для заверения используется электронная цифровая подпись.

Как происходит оплата ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в одной из наших статей. Как рассчитывается отпуск, мы писали .

Добавить комментарий