Сколько хранятся табеля

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т.д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Содержание

Нормативное регулирование в отношении табеля

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к ведению первичной документации

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработаны формы первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н определяет форму табеля для государственных организаций

Статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ определяет сроки хранения документов по личному составу

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 определяет сроки хранения архивных документов организации

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Читайте также статью: → Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы).

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

Реквизит По табелю отражается
наименование табель учета рабочего времени
дата должна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организации полное или сокращенное
содержание факта деятельности организации отметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерения часы, дни
наименование должностей (подписывающих табель) ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лиц подписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу. В целом, все такие документы должны храниться:

  1. 75 лет до 1 января 2003 года
  2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

  1. подшивка (переплет)
  2. нумерация страниц
  3. лист-заверитель
  4. внутренняя опись документов
  5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

  • не проводится систематизация документов
  • не нумеровать листы
  • не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

  • 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
  • наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
  • обеспечение хранения
  • передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
  • для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
  • при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2021 года (за весь год).

Читайте также статью: → Как отразить увольнения в табеле учета рабочего времени.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Регламентированные сроки хранения табеля учета использования рабочего времени (далее — табель) таковы:

• в общем случае — 1 год (позиция 408 Перечня № 578/5);

• в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (позиция 445 Перечня № 578/5);

• в отношении граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (позиция 685 Перечня № 578/5).

Регламентированные сроки хранения табеля в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и так достаточно велики (75 лет). Поэтому нас интересует вопрос о сроке хранения табеля в общем случае.

Как уже отмечалось, в общем случае табель должен храниться 1 год. При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5).

Следовательно, табели, составленные за все месяцы 2018 года, согласно регламентированному сроку хранения в 1 год необходимо будет хранить в течение всего 2019 года.

Вместе с тем обращаем внимание на позицию 336 Перечня № 578/5. В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, предписано хранить 3 года.

При чем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете. Следовательно, такое обстоятельство как раз и указывает на то, что табель должен храниться 3 года. При таком подходе табели за все месяцы 2018 года следует хранить в течение 2019 — 2021 гг.

На хранение табеля в течение 3 лет также указывают пп. 44.1 и 44.3 НКУ, в которых предусмотрено, что плательщики налогов обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (или не менее 3 лет) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного этим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Снова-таки на основании табеля начисляют зарплату, которая является объектом обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Следовательно, фискалы (как показывает практика, и другие контролирующие органы) при проверке могут потребовать от работодателя предъявить табели за последние 3 года. Как видим, нормы налогового законодательства также склоняют к хранению табеля в течение 3 лет.

Госархивслужба в комментируемом письме констатирует, что сейчас в позиции 408 Перечня № 578/5 указан срок для хранения табеля в 1 год. Тут же главное архивное ведомство добавляет: в Минюст направлен проект изменений к Перечню № 578/5, согласно которым предполагается установить срок хранения табеля в 3 года.

Как реагировать на такой ответ Госархивслужбы?

Важно! Во избежание разногласий с контролирующими органами рекомендуем хранить табель в течение 3 лет.

Среди разнообразия кадровой документации особое место принадлежит табелю учета рабочего времени (ТУРВ). При этом для каждого кадровика (или другого ответственного лица) важно не только правильно вести этот документ, но и обеспечивать его надлежащее хранение. Из нашего материала вы узнаете, сколько должен храниться ТУРВ. Если же у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или дополнительные вопросы по учету рабочего времени, всегда можно обратиться за помощью к юристу.

Нет времени читать статью?

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!
По этой услуге подключено 216 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его нужно хранить?

ТУРВ представляет собой документ, в котором отражается количество отработанных каждым сотрудником часов, а также количество пропущенных дней (если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по каким-либо причинам).

Главное назначение табеля — это аккумулирование сведений о фактическом времени, которое было отработано (или не отработано) сотрудником, для начисления заработной платы и других выплат.

С этой целью в ТУРВ обязательно содержится информация по каждому работнику (ФИО; должность; число часов, отработанных за каждый день; общее число часов и дней, отработанных за отчетный период и др.).

Хранение табеля на протяжении установленного срока — это обоснованное требование. На практике могут возникать различные ситуации, в которых документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника, оказывается необходим. В частности, ТУРВ может потребоваться:

  • бухгалтерской службе компании — для уточнения размера заработной платы, расчета отпускных выплат и других пособий;
  • налоговым органам — в ходе различных проверочных мероприятий;
  • Фонду социального страхования — при осуществлении проверок правильности поданных сведений;
  • трудовой инспекции — в процессе проверки соблюдения трудовых прав работников.

Для того чтобы обеспечить сохранность ТУРВ, руководитель компании своим приказом должен назначать ответственное за выполнение этой задачи лицо. До сдачи в архив за табель отвечают сотрудники кадровой службы и бухгалтерии (в каждой компании должен существовать график документооборота).

Сколько времени нужно хранить табель?

Теперь переходим к самому главному — срокам хранения табеля, учитывающего рабочее время сотрудников. Необходимо сразу отметить, что единого срока нет: его отсутствие объясняется различными условиями труда. По действующим правилам ТУРВ в зависимости от условий, в которых работают сотрудники, хранится:

  • 5 лет;
  • 75 лет.

Стандартное время хранения — 5 лет: этот срок действует в большинстве компаний. Когда же придется хранить документ на протяжении нескольких десятилетий? Срок в 75 лет установлен для тех организаций, в которых сотрудники трудятся в опасных или вредных условиях.

Важно! Внутренними документами компании могут устанавливаться и другие сроки хранения ТУРВ, но не меньше 5 и 75 лет (в зависимости от специфики деятельности). Как правило, увеличение продолжительности обусловлено потребностями самой организации.

Как хранить табель?

После закрытия табель направляется в бухгалтерию, которая затем (по истечении 1 года) передает документ в архив. В некоторых организациях табель хранится в бухгалтерии более продолжительный срок — 3 года (для того чтобы сотрудники бухгалтерской службы в любой момент могли проверить информацию о фактически отработанном рабочем времени всех работников).

Условия и порядок хранения табелей устанавливаются внутренними документами организации. Как правило, для тех ТУРВ, которые хранятся постоянно (75 лет), необходимо формировать дело.

К таким делам предъявляются особые требования: они должны иметь прошивку, лист-заверитель и внутреннюю опись. Кроме того, страницы дела обязательно нумеруются, а на обложке содержится вся необходимая информация о документации.

Для ТУВР, которые должны храниться 5 лет, формируются дела временного хранения. В этом случае не обязательно производить нумерацию страниц и составлять надписи заверения. После того как пятилетний период истечет, документацию можно уничтожить. Но перед уничтожением обязательно проводится экспертиза ценности документов.

Важно! Если в компании нет архива, табель может храниться в структурных подразделениях. Но, в любом случае, в задачи ответственных лиц входит обеспечение сохранности этого документа на протяжении всего установленного срока.

Какие требования предъявляются к хранению табеля при электронном документообороте?

Все большее число компаний переходит на электронный документооборот: это действительно более удобно и позволяет избавиться от массы бумаг.

По действующим правилам, табель, учитывающий рабочее время сотрудников, может храниться в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечивать всестороннюю защиту электронной версии ТУРВ для предотвращения потери данных или искажения содержащихся в документе сведений.

Как известно, ТУРВ ведется в одном экземпляре. Если хранится только электронная версия, экземпляров должно быть два (по одному на различных устройствах).

На протяжении всего периода ответственным лицам при необходимости нужно производить перезапись документации, а также время от времени выполнять контроль.

Подведем итоги. Табель, учитывающий рабочее время сотрудников — обязательный документ для каждой организации, однако срок, на протяжении которого он должен храниться, может различаться. Вне зависимости от того, хранится документ 5 или 75 лет, на протяжении всего периода важно обеспечивать сохранность данных (в том числе, предотвращать доступ к ТУРВ посторонних лиц).

Если вы столкнулись с проблемами, связанными с ведением кадровой документации, разобраться во всех нюансах действующих правил поможет профессиональный юрист.

Также без квалифицированной поддержки специалиста не обойтись в тех случаях, когда возникла спорная ситуация (с контролирующими органами или сотрудниками).

Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»

Есть еще вопросы?

  • Узнай решение у профильных компаний
  • Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно
По этой услуге подключено 216 компаний

Подобрать компанию в несколько кликов >

Срок хранения табеля учета рабочего времени установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 от 20.12.2019 (далее — Перечень). Где и как долго должен храниться табель, читайте в нашей статье.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Перечень стали применять с февраля 2020 года. До него работодатели руководствовались Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Но с введением нового прежний утратил силу.

В части сроков хранения табеля ничего не поменялось. Строка 402 нового Перечня устанавливает, что табели (графики) и журналы учета рабочего времени должны храниться в течение 5 лет. Однако если на предприятии вредные или опасные условия труда, то сроки значительно продлеваются. Для документов, законченных делопроизводством (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»):

  • до 01.01.2003 — 75 лет;
  • после 01.01.2003 — 50 лет.

При этом срок хранения начинают считать с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство по документу (ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). К примеру, табель учета за апрель 2020 года нужно хранить до 31 декабря 2025 года, потому как отсчет хранения начнется с 1 января 2021 года.

Помимо табеля учета, организация должна хранить и другие документы по личному составу.

Наименование Сроки хранения Строка в Перечне
Расчетные платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы 6 лет, при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет 295
Лицевые счета, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет 296
Приказы о приеме, перемещении, увольнении, оплате, аттестации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения заработка 50/75 лет 434
Приказы о ежегодных отпусках или в связи с обучением, дежурствах, служебных проверках, командировках 5 лет 434
Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 года 434
Трудовые договоры, соглашения об их изменениях или расторжении 50/75 лет 435
Личные дела 50/75 лет 445

Где и как хранить табель учета рабочего времени

Работодатель обязан обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Обычно табели сроком хранения 5 лет лежат в бухгалтерии п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ. Однако если численность на предприятии большая, то их лучше сдавать в архив, чтобы экономить место. Бланки, которые должны храниться 50 или 75 лет, сразу сдаются в архив.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нормативно не определено, в каком отделе вы должны хранить табель учета рабочего времени. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров — копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Подходящее для вас место хранения табеля можете прописать, например, в положении о табельном учете рабочего времени (читать далее…).

Под архив выделяется отдельное помещение, которое должно быть специально оборудовано. Документы защищаются от прямых солнечных лучей и влажности. Не рекомендуется использовать электрические приборы, которые могут привести к возгоранию, например, обогреватели.

В архив не должны попадать посторонние лица, поэтому нужно установить пропускную систему или нанять сотрудника, который будет контролировать хранение бумаг и по надобности выдавать документацию.

Документы можно хранить и в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной подписью. Для сохранности их размещают сразу на нескольких устройствах. Доступ и просмотр электронных бумаг должен быть ограничен для посторонних лиц.

Порядок хранения документов утверждается учетной политикой предприятия. При этом для хранения информации о работнике важно взять его согласие на обработку персональных данных (ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Подводим итоги

  • Табель учета рабочего времени следует хранить 5 лет, а если на предприятии сложное или вредное производство, то 50 или 75 лет.
  • Документ можно хранить в электронном виде, но сразу на нескольких устройствах и в закрытом доступе.

Сколько составляет срок хранения табеля учета рабочего времени?

Согласно нормам федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ ряд документов, без которых сложно представить делопроизводство в компании, получают статус архивных. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа. Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

Такой перечень утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». В нем закреплено, сколько хранить табель учета рабочего времени: в разделе 7.2 в строке 402 значится, что он хранится 5 лет. А если учет ведется на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет:

  • 50 лет, если делопроизводство нему закончено после 01.01.2003;
  • 75 лет, если делопроизводство нему закончено до 01.01.2003т.

Каков должен быть порядок хранения табеля?

Табель после его закрытия сдается в бухгалтерию, где используется как первичный документ для расчета зарплаты сотрудников. И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

А вот табели, подлежащие хранению 75 лет, могут передаваться из архива компании в специализированные архивные учреждения при наличии заключенного договора.

Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 50/75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «График и учет рабочего времени».

Добавить комментарий