Регистр по учету НДФЛ

Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.

Содержание

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

  1. Об идентификации компании-плательщика или ИП:

  2. для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

  3. для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

  4. Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).

  5. Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

  6. Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

  7. Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

  8. Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:

Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.

Налоговый регистр заполним таким образом:

  • В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

  • Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

  • 3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

  • за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

  • за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

  • за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.

По НДФЛ сразу две новинки — налоговый регистр и справка о доходах

Что нового появилось в форме справки 2-НДФЛ.

Федеральная налоговая служба разработала новую форму справки 2-НДФЛ. Сейчас она находится в Минюсте на регистрации. Но ее уже можно посмотреть на сайте налоговой службы. В разделе «Новости» проект был опубликован 27 октября 2010 года.

Новая форма в целом унаследовала внешний вид старой справки. Однако есть некоторые изменения как в составе показателей, так и качественные. Раньше компании в справке сообщали только о том, что у налогоплательщика есть право на стандартные или имущественные вычеты. Теперь же в справке передаются фактически предоставленные вычеты. То есть теперь инспекцию не интересует, есть ли у сотрудника право на вычеты. Налоговики собирают все данные на одного гражданина, а если он придет декларироваться, то сам будет доказывать то, что вычеты ему действительно положены.

К количественным изменениям в справке можно отнести то, что поменялся состав итоговых показателей в разделе 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Из него исключены результаты перерасчетов прошлых лет. Можно предположить, что этой строкой особо не пользовались. В основном использовали общие суммы исчисленных и удержанных налогов. Зато введен новый показатель – «Cумма налога перечисленная», то есть уплаченная в бюджет.

Таким образом, сейчас компании будут передавать в каждой справке помимо общих сумм дохода еще и те, которые были уплачены. Радует, что это изменение введено с отчета за 2011 год. Конечно, ведь в 2010 году компании не вели подобного учета. Но огорчает то, что с 2011 года такой учет придется вести и отражать в справках 2-НДФЛ.

Как передать справки в налоговую инспекцию

Теперь о том, как компаниям предстоит передавать справки 2-НДФЛ в налоговые инспекции.

Изменились правила формирования файлов для тех компаний, которые отправляют справки в инспекции через интернет. А это на самом деле почти все компании. Раньше в одном файле можно было организовать всех своих получателей доходов. Теперь же от компаний потребовали передавать в одном файле не более 3000 справок.

Как и раньше, справки передаются в разрезе налоговых ставок, КПП и ОКАТО тех подразделений, в которых работали сотрудники. Это осталось.

При этом, если у компании есть обособленные подразделения, справки по тем сотрудникам, которые в них работают, нужно представлять в налоговые инспекции по месту нахождения «обособок». Раньше же налоговый агент мог все справки сформировать вместе в одной информационной базе и оптом заслать в налоговую инспекцию. Теперь придется формировать файлы отдельно по каждому ОКАТО и КПП. И вот эту массу файлов рассылать в соответствующие налоговые инспекции. Конечно, это не проблема для тех, кто отчитывается электронно. Но если компания подает справки лично, то ей придется объехать все инспекции, в которых состоят на учете обособленные подразделения компании.

Также обновлена форма сопроводительного реестра. Он существенно упростился. Его подают те компании, которые отчитываются лично, а не электронно. То есть совсем небольшие организации с численностью менее 10 человек.

Вместо 1-НДФЛ нужно вести регистр налогового учета.

Допустим, до 1 апреля 2011 года компании благополучно отчитаются за 2010 год. И в текущем году им придется уже по-новому рассчитывать налог на доходы физических лиц. В частности, Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ были изменены статьи 230 и 231 Налогового кодекса.

В новой редакции статьи 230 введено понятие «регистры налогового учета» в отношении НДФЛ. Фактически этот регистр заменяет форму 1-НДФЛ. Эта форма достаточно долго не обновлялась и наконец-то отмерла окончательно. Что самое интересное: форму налогового регистра компания вправе разработать самостоятельно. Использовавшаяся до сих пор форма 1-НДФЛ была утверждена еще в 2003 году МНС России, новой же формы Минфин России так и не утвердил (образец налоговой карточки по учету НДФЛ можно посмотреть здесь >>>).

Правда, есть фиксированный объем данных, которые должны быть отражены в этом регистре. Посмотрим на них. Как всегда, в регистре нужно написать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика и его статус. Затем – вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии со справочником кодов. Также суммы дохода и даты их получения. Еще вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии со справочником кодов. Здесь обратите внимание, что, вероятнее всего, нужно писать еще и суммы налоговых вычетов. Все это было и раньше.

А вот чего не было в форме 1-НДФЛ. В частности, теперь в регистре необходимо писать даты удержания и перечисления налога в бюджет и реквизиты соответствующего платежного документа. Эта короткая фраза означает, что так же, как и по взносам в ПФР, придется уплаченный налог на доходы физических лиц распределять по сотрудникам. То есть компания одной суммой перечисляет налог в бюджет, а потом на полях платежки либо в программе на полях документа общую сумму налога нужно разбить по тем налогоплательщикам, за которых он был перечислен.

Кстати, тем, кто пользуется 1С, не придется делать эту разбивку вручную. Программа сделает это сама.

Причем законом № 229-ФЗ не только ввели новый регистр, но и установили ответственность за его отсутствие. Теперь она содержится в статье 120 Налогового кодекса и подразумевает штраф от 10 тыс. руб.

Каков новый порядок возврата НДФЛ

Существенно изменился порядок возврата переплаченного налога на доходы физлиц. Он описан в статье 231 Налогового кодекса.

Теперь компании не могут вернуть налог со всех тех доходов, которые получены в налоговом периоде, если вычеты по ним имеют конкретную дату. Например, имущественный вычет начинает действовать только с того момента, когда сотрудник, у которого есть на него право, приносит заявление. Раньше можно было вернуть или зачесть сумму налога по доходам за предыдущие месяцы. Теперь же имущественный вычет начинает действовать с того месяца, когда зарегистрировано заявление от сотрудника. Он уменьшает налог на доходы этого и последующих месяцев. ( Пункт 1 статьи 231 НК РФ)

И есть еще один пункт, в котором явно сказано об изменении порядка возврата налога. Речь идет о получении статуса налогового резидента. Раньше по истечении 183 дней иностранец становился резидентом и нужно было пересчитать его налог по ставке 13 процентов за весь налоговый период. То есть можно было сразу вернуть переплаченный налог. Теперь же возврат будет проводиться только после подачи в инспекцию самим налогоплательщиком декларации и документов, подтверждающих статус налогового резидента. Речь об этом идет в пункте 1.1 статьи 231 НК РФ.

То есть компания теперь не пересчитывает автоматически налог нерезидента в том случае, если он в налоговом периоде получил другой статус. Просто с момента получения статуса резидента компания взимает с доходов работника не 35 процентов, а 13.

Есть и еще одно достаточно позитивное изменение. Теперь в налоговом законодательстве четко прописано, что налог возвращается как за счет сумм того налогоплательщика, который подал заявление, так и за счет налога на доходы физических лиц по другим сотрудникам, за которых компания перечисляет налог.

Но будет довольно сложно найти повод для возврата налога. Фактически в кодексе оставили одно-единственное основание, по которому возврат возможен. Речь идет о том случае, когда сотрудник поздно принес заявление на стандартные налоговые вычеты. Например, он получил травму и в тот период, пока он был на больничном, у него родился ребенок. И он физически не смог быстро собрать все необходимые документы, связанные с радостным событием. Поэтому принес на работу собранные справки через три месяца. Так вот, за прошедший период он имеет право на перерасчет налога и возврат переплаты.

Возврат производится тоже в течение трех месяцев. Если компания не успевает за этот срок вернуть деньги, то она обязана заплатить проценты.

Дважды по статье 123 НК РФ не оштрафуют

Налогового агента теперь могут привлечь к ответственности не только за то, что он не перечислил НДФЛ, но и за то, что налог не был удержан вовсе. Такие изменения были внесены в статью 123 Налогового кодекса Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ. Штраф составляет 20 процентов от неудержанной или неперечисленной суммы. Но дважды оштрафовать по этой статье не могут. То есть если компания и не удержит, и не перечислит НДФЛ за сотрудника, то ей выпишут только один штраф по статье 123 НК РФ: либо за неудержание, либо за неперечисление налога.

Можно адаптировать старую форму 1-НДФЛ

Если компания планирует пользоваться формой 1-НДФЛ в качестве налогового регистра для учета доходов физлиц, то нужно немного эту форму подредактировать. В нее необходимо добавить такие обязательные реквизиты, как даты выплаты доходов, даты удержания налога, даты перечисления налога, реквизиты платежки на перечисление в бюджет (дату и номер). В строках «Стандартные налоговые вычеты» раздела 3 нужно убрать те коды, которые уже не применяются (это 101, 102, 106 и 107), и добавить действующие коды (108–113). В пункте 3.2 раздела 3 проставить действующие размеры стандартных вычетов на ребенка – 1000, 2000 и 4000 руб. Добавить строки для отражения имущественного и социального вычета, если он предоставляется работнику. Еще форму можно подсократить, удалив разделы 7 и 9.

Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 1, 2010

Налоговая карточка по НДФЛ в 2016 году

Когда на предприятии работают наемные сотрудники, осуществляющие свою деятельность на основе трудового соглашения, обязательным является проведение учетной политики относительно доходной части в виде выплаченных работникам сумм по заработной плате, в том числе нужно обязательно отразить размеры НДФЛ. Чтобы не запутаться, существует единый порядок, предполагающий заведение налоговых карточек по налогу. Другое название таких карточек – налоговые регистры, и ведет их главный бухгалтер.

Роль налоговых карточек по учету НДФЛ

Карточки заполняются отдельно по каждому сотруднику, для точности отражения результатов нужны такие данные:

  • значения, взятые из отчетности 2–НДФЛ и 6–НДФЛ;
  • сальдо, исчисляемое из НДФЛ, высчитывается в бухгалтерском учете, и все это отражается в балансе;
  • пени, начисляемые при несвоевременной уплате налогов.

Регулярно с целью контроля инспекторами территориального отделения налоговой службы проводятся проверки, они в том числе подразумевают предоставление бухгалтером заполненных налоговых регистров.

Формат налоговой карточки по НДФЛ

Если есть желание, для собственного удобства вы сами можете создать формуляры, но лучше все–таки применять общепризнанные карточки, которые содержит любая бухгалтерская программа. В них отражается наиболее полная информация, учитывающая требования действующего отечественного налогового законодательства. Эти требования в первую очередь называют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в форме регистра.

Чтобы вы лишний раз не ломали над этим голову, для удобства реквизиты к заполнению представлены ниже в табличном виде.

Значения, отражающиеся в налоговой карточке по НДФЛ

Наименование организации — налогового агента

Сведения о получателе дохода

Фамилия, имя и отчество

ИНН (при наличии) либо паспортные данные

Статус налогоплательщика (налоговый резидент или нет)

Сведения о доходах

Код по справочнику, утвержденному приказом ФНС России

от 10.09.2015 № ММВ-7-11/ (Приложение № 1)

Сведения о вычетах и необлагаемых расходах

Код по справочнику, утвержденному приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/ (Приложение № 2)

Сведения о НДФЛ

Сумма исчисленного НДФЛ и дата его исчисления

Сумма удержанного НДФЛ и дата его удержания

Сумма перечисленного НДФЛ, дата его перечисления

Реквизиты платежного поручения на уплату НДФЛ

Штрафные санкции

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, предполагаются ли штрафные санкции за отсутствие налоговых регистров в организации? Специалисты утверждают, что незнание законов в данном случае наказывается однозначно. Назвать единую сумму, которую придется уплатить компании по отношению к налоговой инспекции, невозможно, ведь величина штрафа учитывает численность налоговых подотчетных периодов, в течение которых нарушение имело место быть.

Итак, если речь идет об 1 налоговом периоде, в 2016 году размер штрафных выплат колеблется в районе 10000 рублей, а если нарушения длились несколько лет, заплатить придется не менее 30000 рублей.

Как выглядит налоговая карточка по НДФЛ в 2016 году (пример)

Регистры налогового учета по НДФЛ в 2019 году

В соответствие с налоговым законодательством, те физические лица, которые имеют доход от источников, расположенных на территории России, должны перечислять в бюджет подоходный налог.

Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

  • 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
  • 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Налоговые регистры

Все налоговые агенты, исполняющие свои обязанности в отношении работников по перечислению в бюджет сумм НДФЛ, обязаны вести налоговые регистры.

В большинстве случаев все регистры содержатся в компьютерных программах для ведения учета. Тем не менее, автоматизировано ведут учет не все компании и предприниматели. Вследствие этого возникает необходимость использовать налоговые регистры иного формата.

Всем налоговым агентам предоставлено право разрабатывать и утверждать самостоятельно регистры по налогу на доходы. Принятый образец налогового регистра компании и предприниматели должны утвердить приказом руководителя.

Однако прежде чем составлять регистр, необходимо определить, с какой целью налоговики настоятельно рекомендуют их применять при расчетах с персоналом:

  1. Для корректного исчисления НДФЛ, который следует удержать из доходов сотрудников.
  2. Используя информацию, представленную в регистрах, можно сформировать справки по форме 2-НДФЛ, которые по окончании каждого требует предоставлять инспекция ФНС.
  3. Если сотрудники налоговой при проведении выездной проверки потребуют регистры на проверку, налоговый агент сможет их предоставить и тем самым избежать штрафных санкций со стороны инспекции.

Несмотря на то, что агенты по НДФЛ имеют возможность составлять регистры самостоятельно, учитывая потребности своей системы учета, этот документ должен включать в себя обязательные реквизиты. К реквизитам, которые в обязательном порядке следует включить в регистр, относят:

  1. Информацию о плательщиках подоходного налога, то есть сотрудниках работодателя, выступающего налоговым агентом по НДФЛ (ИНН, ФИО, паспортные данные). Отражение данных сведений в этом документе позволит сэкономить время на составление налогового отчета 2-НДФЛ.
  2. Категория налогоплательщика (налоговый статус).
  3. Основание для уплаты налога, то есть какие виды доходов были получены работником.
  4. Налоговые вычеты по подоходному налогу.
  5. Суммарные значения доходов и вычетов.
  6. Даты получения дохода сотрудником.
  7. Дата удержания подоходного налога.
  8. Дата перечисления налога в федеральный бюджет.
  9. Реквизиты платежного поручения на перечисление налогового платежа.

При составлении регистров по НДФЛ необходимо руководствоваться рациональностью. Сотрудники ФНС рекомендуют возложить ответственность за внесение информации о налоге в регистры на ответственных лиц. Именно подписи этих работников должны заверять указанную в налоговом документе информацию.

Организовав качественный учет по налогу на доходы и разработав регистр налогового учета, уполномоченные лица обязаны организовать системы хранения данного документа, позволяющие не только сохранить регистр в целости, но и предотвратить внесение несанкционированных корректировок третьими лицами.

Основные требования при составлении

При составлении налогового регистра следует учитывать следующие рекомендации:

Подведя итоги, отметим, что при составлении налогового регистра нужно руководствоваться принципами рациональности и требованиями ФНС в части включения в документ обязательных реквизитов.

Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленных и удержанных с этих доходов налогов за год. Такой учет должен отражаться в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Регистр налогового учета по НДФЛ

Образец 1-НДФЛ 2019 (бланк)

Форма регистра налогового учета по НДФЛ заполняется отдельно на каждого работника и должна содержать следующие сведения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения и др.);
  • выплачиваемые доходы с указанием соответствующих кодов выплат (Приложение 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/);
  • предоставленные налоговые вычеты с указанием соответствующих кодов (Приложение 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/);
  • расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ с указанием соответствующих кодов (ст. 214.1, ст. 214.3, ст. 214.4 НК РФ);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) (п. 2 ст. 207 НК РФ) для определения ставки НДФЛ;
  • суммы НДФЛ;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет с указанием реквизитов платежных поручений.

В регистр налогового учета по НДФЛ не включаются необлагаемые доходы, для которых не предусмотрены коды (например, пособия или суточные в пределах лимита). Частично облагаемые доходы (например, материальная помощь), имеющие коды, включаются в регистр по НДФЛ в полной сумме. При этом необлагаемая часть таких доходов будет отражаться как вычет с собственным кодом.

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ в 2019 году

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ разрабатывается компанией самостоятельно с указанием в нем всех обязательных реквизитов, и закрепляется в своей учетной политике (п. 1 ст. 230 НК РФ). Налоговые регистры по НДФЛ предназначены для безошибочного составления справки по форме 2-НДФЛ и расчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому целесообразно, чтобы в данном регистре были отражены все данные для этих отчетов.

За образец можно взять использовавшуюся ранее налоговую карточку по форме 1-НДФЛ, утвержденную приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583 (Письмо Минфина РФ от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6 ).

Форма 1-НДФЛ (бланк) для доработки можно скачать здесь.

Видео (кликните для воспроизведения).

Образец 1-НДФЛ 2019 (бланк) можно скачать здесь.

Правила и особенности заполнения 1-НДФЛ

Форма 1-НДФЛ нужна для учета информации относительно подоходного налога и общей величины доходов. После оформления этого документа предпринимателем его отдают в ИФНС. Правила говорят о том, что формироваться 1-НДФЛ должны каждый месяц, не только, когда налог перечисляется казне, но и в момент начисления зарплаты.

Нормативная база

Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров. Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.

Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:

  1. Величинам фактических выплат НДФЛ, которые были направлены в казну.
  2. Налоговым вычетам, которые способствовали уменьшению налоговой базы.
  3. Доходам, которые физические лица получили за квартал, либо за один год.

Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.

Справки интегрированы в программу 1С. Статья 23 в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.

Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина. Она переходит на так называемых налоговых агентов.

Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.

О порядке подачи

Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий, которые не отличаются сложностью.

  1. В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
  2. Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
  3. Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.

Требования и правила

В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:

  1. Выплат, связанных с безработицей.
  2. Пособий по уходу за ребёнком.
  3. Перечислений в связи с появлением детей. Не важно, усыновление это или рождение.
  4. Пособий по беременности, родам.

О бланках и составе справки

Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.

Раздел 1: о налоговом агенте

Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:

  1. Контактный телефонный номер предприятия вместе с адресом и ОГРН.
  2. ОКТМО налогового агента, наименование полностью.
  3. Код ИФНС, к которой относится организация.
  4. КПП, ИНН.

Раздел 2: о налогоплательщиках

Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:

  1. Места жительства, адреса регистрации.
  2. Паспортных данных.
  3. ФИО, даты рождения.
  4. ИНН, СНИЛС.

Код страны регистрации понадобится, если работник не является резидентом РФ. Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.

Раздел 3: база по налогам

Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.

Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:

  1. Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
  2. Суммой по вычетам.
  3. Размером налоговых отчислений.
  4. Величиной доходов.

Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.

В четвёртом разделе описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.

Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе.

Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.

Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.

Что касается восьмой части, то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.

Алгоритм формирования

Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:

  1. Начисленных сумм по подоходному налогу.
  2. Вычетов по социальному, инвестиционному, профессиональному, стандартному и имущественному признаку.
  3. Базы для налогов в целом по всем видам деятельности, а также отдельно в случае изменения ставок.

Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:

  • личных данных физического лица;
  • реквизитов конкретных платёжных документах;
  • фактических платежей, задолженностей;
  • положенных вычетов;
  • суммы доходов.

Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.

Что делать при обнаружении ошибок

Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.

  1. Неверные данные можно перечеркнуть, если ошибка допущена в первых двух разделах. Рядом вписываются сведения, которые являются корректными. В конце документа нужно указать, что верить следует именно исправленным параметрам.
  2. Исправления недопустимы при работе с разделами с третьего по девятый. Неточности просто переносятся в декларацию по следующему налоговому периоду. Информация об ошибках содержится в восьмом разделе.

Отличия от налогового регистра

Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.

Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.

Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом расчёте НДФЛ. Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.

При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.

Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.

Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных

Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.

Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.

Как удобнее учитывать доходы

Есть несколько советов, которые облегчают работу с доходами.

  1. Не только ежемесячная фиксация, но и отдельная по каждому виду выплат. Тогда будет проще определиться с налоговой базой, суммой по исчисленному и удержанному НДФЛ. Это особенно актуально для доходов, переходящих из одного месяца к другому. К примеру, отпускные, которые выплачиваются в виде авансов.
  2. Отдельное отображение налоговых вычетов, которые предоставлены на самом деле и причитаются. Например, стандартный вычет превышает размер дохода для сотрудника за тот или иной месяц. Тогда разница в итогах просто будет перенесена на другое время. Правда, правило продолжает действовать только на протяжении одного календарного года.

О чём ещё надо помнить

В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те дивиденды, которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.

В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для резидентов и нерезидентов, ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).

В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.

Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.

Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.

Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.

Просмотр регистров расчета

Журнал «Все начисления» содержит раздел «Зарплата и кадры». Из подраздела «Зарплата» следует выбрать пункт «Начисление зарплаты». Строки содержат информацию о начислениях зарплаты, удержаниях НДФЛ. Для просмотра данных регистров расчета предназначена опция «Показать проводки и другие движения документа».

В открывшемся окне можно увидеть записи регистров расчета. Возможна настройка отображения или скрытия отдельных регистров. Эта опция регулируется после нажатия кнопки «Еще».

Для включения или исключения информации устанавливается или снимается галочка напротив соответствующего пункта.

Такая настройка удобна для исключения лишних отчетов, не относящихся к деятельности компании. Чаще всего анализируются регистры начислений, выплат, удержаний, относящихся к отдельным подразделениям или сотрудникам.

Расчетный регистр «Зарплата к выплате» содержит основные данные. Например, в феврале после проведения документа «Начисление зарплаты» появилось две строки. Это «Приход на сумму начисленной заработной платы» и «НДФЛ».

В процессе внесения документа-основания используется дата начала периода, связанная с регистром. Например, для февральской «Зарплаты к выплате» графа «Период взаиморасчетов» будет заполнена «01.02.2019». Если информационный массив является годовым, приводится дата на начало года, – «01.01.2020». Вид регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками» содержит сведения по начисленным и удержанным суммам, относящимся к каждому сотруднику.

Вид регистра «Начисления удержания по сотрудникам» включает все возможные виды расчетов.

На основании «Ведомости в банк» были выплачены авансы. После проведения платежей изменяется регистр «Зарплата к выплате». Появляются новые записи «Расход», соответствующие суммам выплаченных авансов, уменьшается задолженность перед сотрудниками.

Для автоматического расчета итоговых сумм к выплате составляется «Ведомость в банк». После выбора опции «Заполнить» 1С:Бухгалтерия использует данные соответствующих регистров и указывает суммы, подлежащие выплате.

В примере сотруднику было выплачено 10180 руб. (Начисление – 21660, минус НДФЛ 2816 с авансом 8664). Виды регистров «Зарплата к выплате», а также «Взаиморасчеты с сотрудниками» отражают информацию о выплате текущей задолженности.

При внесении данных очень важен правильный ввод месяцев выплат. Если даты некорректны, или информация исправляется вручную, возможен неверный расчет значений ведомости. При правильном заполнении задолженность рассчитывается автоматически.

В текущем периоде не должны вноситься записи, относящихся к выплате долга по предыдущим месяцам. Если пользователь вместо устранения недочетов вручную меняет данные, ошибки накапливаются.

Полная информация по каждому работнику отражается в данных расчетных регистров по НДФЛ. Сведения заполняются на основании «Начислений зарплаты». Меню включает два вида документов – «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ», а также «Учет доходов для исчисления НДФЛ». Таблицы содержат данные о кодах доходов, представленных вычетах, ставках налога, другую информацию.

Упорядоченная информация используется для формирования справок, аналитических и налоговых отчетов. Например, чтобы составить «Справку 2-НДФЛ для передачи в ИФНС», необходимо открыть соответствующий пункт меню. Возможны два варианта – «Отчеты», «1С-Отчетность», «Регламентированная отчетность», или альтернативный «Зарплата и кадры», «НДФЛ». Готовый вариант содержит уже известную информацию – начисления зарплаты 21660 руб. и НДФЛ 2816 руб. Не отражены операции по удержаниям и перечислениям.

Эти поля заполняются после проводок других видов документов. «Ведомость в банк» не предназначена для отражения в регистрах данных, связанных с перечислением НДФЛ. Следует использовать опцию «Оплатить ведомость».

Для оплаты ведомостей используется отдельный вид документов «Списание с расчетного счета».

Эти платежи – основание для внесения данных в соответствующие регистры. После проведения «Списания с расчетного счета» изменяются данные строк «Расход» в «Расчетах налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

После проведения «Списания с расчетного счета», если составить «Справку 2-НДФЛ для передачи в ИФНС», то в графе «НДФЛ удержанный» возникнут перечисленные суммы.

«Списание с расчетного счета» должно относиться к виду операции «Уплата налога». После проведения происходит изменение регистров «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ», а также «Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению)». Эти сведения необходимы для формирования налоговых отчетов.

Откройте сформированные «Справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Суммы перечисленных налогов должны корректно отразиться в отчетах.

Если раскрыть строку, относящуюся к выбранному сотруднику, появятся данные по месячным начислениям, удержаниям, уплате, а также итоговые суммы налога на доходы с ФЛ.

Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%

Удаленно за 1 час 2000 ₽ 4000 ₽
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров

  • Неправильное указание НДС в документах;
  • Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
  • Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
  • Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
  • Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
  • Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
  • Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
  • Проверка корректности договоров в проводках.

Анализ регистров

Чтобы получить подробную информацию, относящуюся к различным регистрам, используется «Универсальный отчет». Для составления документа необходимо открыть подменю «Отчеты», «Стандартные». В качестве основания следует выбрать «Регистры накопления». Необходимо указать конкретный вид регистра. Опция «Настройки» используется для отбора обязательных параметров.

Для выбора любого доступного элемента предназначена опция «Отбор». Чтобы внести новый параметр, например, «Физическое лицо», используется опция «Добавить отбор».

Разделы закладки «Структура» предназначены для определения и фиксации размера полей таблицы, отображающихся в отчете. Правильный выбор, оптимальное распределение параметров ускорит обработку и анализ информации.

Чтобы изменить степень детализации, для добавления или удаления полей используются галочки. Если в списке по умолчанию нет необходимого параметра, нажимается кнопка «Добавить». Для вывода данных о документах-основаниях отмечается пункт «Регистратор».

Отчет «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ» оптимален для проверки корректности операций. Например, может оказаться, что февральское «Списание с расчетного счета» относится к январскому перечислению НДФЛ. В действительности документ отражает уплату НДФЛ за февраль. Следует проанализировать, почему нет проводок по НДФЛ за январь.

Понимание роли регистров в формировании отчетов поможет избежать многих ошибок. Очень важно использовать корректные первичные документы, правильно вводить все необходимые данные. Если обнаружены проблемы с информацией, относящейся к прошлым периодам, переносом данных из предыдущих версий, производится корректировка регистров.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Добавить комментарий