Разработка системы защиты электронного документооборота

Гарантии при оказании консультации

Гарантии при покупке готовой работы

Гарантии при заказе дипломной работы

Дипломная работа — это итог обучения в Вузе, поэтому в случае, если по какой-то причине у Вас возникают вопросы при ее выполнении, мы можем Вам в этом помочь.

Сайт diplom-it.ru начал свою работу 18.08.2010 года, но и до этого наш коллектив занимался выполнением дипломных работ по информационным технологиям и защите информации на заказ. То есть мы обладаем уже достаточно солидным опытом в данном направлении образовательной деятельности. Наши программисты – это не студенты или какие-то другие случайные люди, а профессионалы, для которых программирование – основное занятие. Опыт помогает правильно оценить сложность работы, посоветовать клиенту лучшую тему или направление разработки, правильно выполнить, а в некоторых случаях и предугадать требования руководителя.

Таким образом, первой гарантией является наш опыт и продолжительная работа в подготовке дипломных работ на заказ. Прежде чем взяться за консультацию, Вам, как клиенту будет задано максимальное количество уточняющих вопросов по требованиям к дипломной работе (если это необходимо). На основании полученной информации мы определяем, сможем ли мы вообще на нужном уровне проконсультировать Вас. То есть мы не беремся за любой заказ, а только за тот, который мы сможем выполнить и выполнить хорошо, и это является следующей гарантией выполнения качественной работы.

Немаловажное значение имеет и финансовая сторона вопроса. В настоящее время у нас принят такой порядок оплаты, при котором для начала работы нужна предоплата в размере всего лишь 20% от общей стоимости, то есть размер предоплаты невелик. Предоплата служит доказательством серьезных намерений клиента и позволяет нам быть уверенными в том, что работа не будет остановлена после того, как какая-то часть диплома уже будет готова.

Далее оплачиваются только готовые части консультации и только после того, как они высланы клиенту.

Все замечания выполняются бесплатно, причем срок доработок неограничен – Вы можете заказать консультацию летом (когда цены на диплом самые низкие), а сдать следующей весной (когда цены на диплом самые высокие). При этом доработки будут выполняться также быстро и в также же полном объеме, как если бы Ваш диплом закончили писать вчера.

Администратор нашего сайта постоянно находится на связи и Вы сможете написать или позвонить ему – он в курсе всех подробностей каждой из работ. Поэтому если вдруг Вашему руководителю понадобилось добавить в диплом схему потоков данных или логическую модель базы данных, или же диаграмму компонентов – это не страшно, мы все сделаем вовремя.

В наших консультациях разъясняются все схемы, таблицы, сравнения, рисунки — всего то, что так нравится преподавателям и из чего потом можно будет сделать хорошую презентацию и нормально защититься, без всяких заумных вопросов.

Дипломные работы обычно проверяют на содержание заимствованного текста, для каждого Вуза определен свой порядок такой проверки. Наиболее часто это сервис Антиплагиат.Вуз. Мы обязательно подвергаем работы такой проверке, и если не выдвинуто других требований, это сервис antilagiat.ru, минимальное значение — 75%. Клиент может указать любое другое значение или сервис. В наших работах — высокий уровень оригинальности.

Таким образом, нашими гарантиями в качественном выполнении консультации являются:

1. Имеющийся у нас опыт в выполнении именно консультации по информационным технологиям и защите информации;

2. Мы не беремся за консультацию, которую не сможем выполнить на качественном уровне, поэтому будьте готовы к вопросам);

3. Небольшой размер предоплаты и тот факт, что оплачивать полученные части диплома надо после их получения;

4. Строгое соблюдение сроков и задания на дипломную работу;

5. соблюдение требований при проверке работы на плагиат (если не задано другое, диплом проверяется в системе antiplagiat.ru, минимальное значение оригинального текста – 65%).

6. Ну и конечно же, отзывы наших клиентов — их Вы можете почитать на любом независимом сайте. Ссылки на два сайта с отзывами приведены внизу страницы.

Гарантии при покупке готовой дипломной работы

Как у любого покупателя интернет-магазина, у наших клиентов часто возникает вопрос – а какие гарантии Вы даете тому, что работа, описанная на сайте:
1. Действительно существует;
2. Действительно содержит все элементы (программу, презентацию и так далее), указанные в описании;
3. Программа действительно работоспособна;
4. Весь комплект будет действительно выслан после оплаты.

Итак, будем отвечать по пунктам.
1. Чтобы убедиться в наличии работы, Вы можете запросить демо-версию работы (примерно вот такую) ;
2. Чтобы убедиться в наличии всех элементов работы, Вы можете запросить скриншот папки с дипломной работой (как ) ;
3. Чтобы убедиться в работоспособности программы, Вы можете запросить видео с работой программы (подготовка видео осуществляется в максимально короткие сроки).

4. Также Вы можете связаться с администратором сайта по Skype и просмотреть работу в режиме демонстрации экрана (логин Skype- diplom-it.ru).

По ведущейся нами статистике, около 75% процентов клиентов обращаются к нам по совету своих товарищей, друзей, знакомых, одногруппников.
Часто заказывают корректировки работы под требования своего ВУЗа или доработки программ. Поэтому мы заинтересованы в том, чтобы:
• Не просто продать готовый дипломный проект, но еще и заработать на этом дополнительно (за выполнение корректировок);
• Совершивший покупку клиент посоветовал наш сайт своим знакомым, товарищам, и так далее.
Каждого клиента мы просим оставить отзыв (которые можно самостоятельно найти в интернете или посмотреть или ).

Кроме того, Вы можете купить интересующую Вас дипломную работу по частям.

Таким образом, наличие, соответствие работы описанию на сайте и получение Вами работы в течении 10 минут после оплаты – гарантированы.

Оправданно ли внедрение СЭД (систем электронного документооборота) в кризис, и каким компаниям стоит начать его в первую очередь? Сегодня желание максимально снизить операционные (да и вообще, любые) расходы бизнеса – не редкость. Эксперты единодушны в том, что одним из путей экономии является налаживание прозрачного, быстрого и эффективного документооборота в компании.

Образцовая СЭД

Развитие бизнеса характеризуется постоянным ростом объема информации и документооборота, организацией новых филиалов и возникновением территориально распределенных организационных структур. Управление всем этим требует надлежащего уровня развития в компании информационных технологий, оптимизирующих бизнес-процессы, автоматизирующих документооборот.

? Электронный документооборот как ключ к повышению эффективности бизнеса

Внедрение СЭД , сегодня становится все более актуальным, призваны создавать единое информационное пространство организации и обеспечивать централизованный доступ к корпоративной информации. Система электронного документооборота представляет собой программный продукт для автоматизации всего жизненного цикла документа, начиная от его создания или получения до исполнения или отправки в архив. Собственно, внедрение СЭД обоснованно как в коммерческих, так и в государственных организациях.

В государственных структурах отличительными чертами документооборота, как правило, являются внушительный поток бумажных документов в организации, невозможность получить информацию о нахождении того или иного документа и, как следствие, невозможность контролировать исполнение поручений в срок и значительные потери во времени из-за несвоевременного исполнения данных поручений. В коммерческих организациях, помимо уже упомянутых проблем, связанных с нарастающим потоком бумажных документов и невозможностью его эффективного контроля, распространены частые изменения к требованиям бизнеса – изменяются типы документов, с которыми производится работа, изменяются схемы обработки этих документов и т.п. Таким образом, система электронного документооборота, внедряемая на предприятии, должна не только решать свои прямые задачи, но и легко и быстро адаптироваться к новым требованиям бизнеса.

Исследование аналитического портала InvestmentNews.com (США) среди тысячи финансовых консультантов и независимых брокеров о приоритетности расходов на те или иные средства автоматизации показало, что 23,8% респондентов планируют в 2010 году потратить средства на решения в области управления документацией и технологии «безбумажного офиса». В целом, в 2010 году финансисты потратят больше денег на IT, чем в 2009 (об этом заявили 63,1% респондентов). Украинские эксперты сходятся во мнении, что эти тренды можно перенести и на отечественный рынок.

Внедрение СЭД

Эксперты «ИНТАЛЕВ» применяют процессный подход и технологию workflow чтобы описать, оптимизировать и затем автоматизировать процессы и документооборот. Они поделятся опытом и создадут для заказчика эффективную систему управления процессами и документами.

Кому нужна СЭД

Оптимистические для СЭД прогнозы экспертов показывают неотвратимость в будущем всеобщего перехода от бумажного документооборота к электронному. И в недалеком будущем системы автоматизации документооборота будут на предприятиях таким же привычным явлением, как и системы автоматизации бухгалтерского учета, которые уже достаточно давно являются необходимыми для любой организации.

Однако, во времена экономической нестабильности такое будущее могут существенно отодвинуть соображения руководства наподобие «пока ничего не будем покупать, переждем». Вопросы окупаемости и обоснованности внедрения сегодня выходят на первый план при принятии решения о покупке СЭД. Понятно, что в зависимости от многих факторов, характеризующих масштабы бизнеса и особенности его процессов, эффект от внедрения СЭД в разных компаниях будет различным. Каким же компаниям в первую очередь стоит подумать о внедрении систем электронного документооборота?

Эксперты считают, что автоматизация документооборота интересна, в принципе, всем предприятиям, так как документ в том или ином виде – это понятие, которое неразрывно связанно с любым функционирующим предприятием или организацией.

Владислав Масло, директор отделения «Проектные решения» компании «АМИ», констатирует, что наибольший интерес к системам электронного документооборота проявляют предприятия с достаточно большим бумажным документооборотом и компании, в которых скорость обработки информации и ее сохранность необходимы для нормального функционирования. С ним солидарен и Вадим Матвеев, руководитель департамента консалтинга украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ». Он отмечает, что, во-первых, системы документооборота крайне важны для компаний, которым необходимо быстро принимать решения на основании большого количества разнообразной информации. Во-вторых, такие системы важны для компаний, где критической является безопасность данных – как с точки зрения их сохранности и целостности, так и с точки зрения несанкционированного доступа. Кроме этого, при бумажном документообороте по статистике теряется по различным оценкам от 2-3 до 20% первичных документов. Прямые убытки крупных компаний от таких потерь могут превышать общие затраты на владение системой электронного документооборота во много раз.

Вадим Матвеев, руководитель департамента консалтинга украинский офис ГК

«К примеру, в нашей компании любой сотрудник может получить доступ к любому документу группы компаний (11 офисов, которые расположены в России, Казахстане, Украине) за несколько минут. Для этого необходим лишь компьютер и интернет. Также стоить учесть, что центральный сервер вашей системы может быть физически размещен где-нибудь в Германии или Швейцарии (есть компании, которые предоставляют подобные услуги), а первичные документы могут централизовано храниться в специализированном защищенном хранилище. Вся же работа производится исключительно с электронными копиями документов в режиме удаленного доступа. В нашей практике мы неоднократно сталкивались со случаями, когда просто клочок бумаги в мусорной корзине или завалявшийся файл в ноутбуке сотрудника, попавшие в руки заинтересованных лиц, имели для компании самые серьезные последствия»

Вадим Матвеев,
руководитель департамента консалтинга украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

В кризис особенно необходим качественный скачок эффективности работы каждого сотрудника

Что есть кризис? Мы наблюдаем сжатие в той или иной степени практически всех рынков. Количество игроков на этих рынках несколько уменьшилось, но не настолько, насколько упал рынок – добровольно уходить никто не хочет. Поэтому все компании пытаются работать более интенсивно, чтобы преодолеть негативные рыночные тенденции. Однако, на наш взгляд, этого недостаточно, так как это делают все одновременно. Более интенсивная работа с прежней эффективностью позволяет в лучшем случае сохранить позиции. Но для того чтобы увеличить свою рыночную долю и укрепить позиции, компаниям необходим качественный скачок эффективности работы каждого сотрудника и компании в целом. И именно IT-технологии и системы автоматизированного документооборота, в частности, на наш взгляд дают шанс добиться выполнения этой задачи, – подчеркивает господин Матвеев.

«СЭД нужны всем, кто хочет систематизировать информацию в своей компании и вести мобильный образ жизни», – резюмирует Роман Ваврик, директор департамента систем документооборота «Софтлайн». Если офисное помещение представляет собой одну небольшую комнату, в которой сидят все сотрудники, то в такой компании внедрение СЭД не настолько оправданно, как, к примеру, в компаниях с сотнями сотрудников и распределенной организационной структурой.

Тем не менее, и тем компаниям, у которых есть как минимум два сотрудника, вполне имеет смысл переходить на электронный документооборот. Вопрос в том, какой объем функциональности системы будет внедряться, и насколько она будет покрывать существующие бизнес-процессы. Любая компания не может существовать изолированно, ведется переписка с клиентами, партнерами, в любом случае существуют документы, которые необходимо учитывать и получать к ним удобный доступ. Кроме того, СЭД обеспечивает максимальную независимость от человеческого фактора – все в единой базе, в единой системе, и что бы ни происходило, каждый документ в любой стадии может быть найден в любой момент.

Выбор и внедрение системы электронного документооборота

Внедрение СЭД – непростой процесс, к которому необходимо подходить серьезно, только при всестороннем и обдуманном выборе системы, можно рассчитывать на максимальную отдачу от проекта. Прежде всего, внедрение включает в себя предпроектное обследование организационной структуры предприятия и бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать, выявление критичных потоков информации и схем движения документов. Только после такого обследования можно рационально подобрать платформу и адаптировать ее для получения максимального экономического эффекта.

Вадим Матвеев делает акцент на том, что при выборе СЭД, как и при выборе любой IT-системы, в первую очередь необходимо понимать совокупную стоимость владения. То есть стоимость приобретения всего необходимого ПО, аппаратного обеспечения и дальнейшего сопровождения системы. Далее по важности следуют функциональные возможности – в первую очередь, гибкость, наглядность и простота настроек. Тут, конечно же, выбор субъективен – чтобы понять, насколько система подходит компании, необходимо внимательно ознакомиться с различными системами. Господин Матвеев советует обращать внимание не на красивые слайды презентаций и заученные тексты продавцов, а на живой показ системы, отзывы уже работающих клиентов, возможность самостоятельно ее пощупать, сымитировать какие-то ваши схемы документооборота. «Если компания крупная, то важнейшими факторами являются производительность и масштабируемость системы. Если у вас большой документооборот, то не пожалейте времени и денег и потребуйте от поставщика провести масштабные тесты, имитирующие реальную нагрузку (в том числе, пиковую) – такую же, какая ожидается в реальной системе. В этом случае вы убьете двух зайцев сразу – и аппаратную часть протестируете, и программное обеспечение. То есть покупать будете уже не кота в мешке, а совершенно конкретные параметры производительности», – подытоживает он.

«Надо понимать принципиальное отличие электронного документооборота от автоматизации бумажного. Бумаги в компании «ходят» по определенным маршрутам, которые могут быть прописаны (что маловероятно), и в большинстве организаций сотрудники попросту запоминают все необходимые инстанции для документов. Здесь завизировать, в этом кабинете подписать, здесь – печать, затем отправить. Система для автоматизации бумажного документооборота контролирует этот процесс: она ставит «галочки» – что вот этот бумажный документ переместился, поставилась такая-то виза, в этом документе сказано то-то. Эти данные просто фиксируются в базе данных. Такой подход уже имеет преимущества в плане контроля исполнительской дисциплины и быстрого поиска документов. Но с точки зрения ускорения процесса система автоматизации бумажного документооборота не действует. А теперь представьте себе, что бумага просто исчезает. Система ЭД должна обладать совершенно другими функциями. Она должна понять, как «заменить» функции человека, который носил документ для подписей и печатей, должна проанализировать электронный маршрут. Системе следует понять, как отобразить на экране документ, чтобы человеку было удобно его рассматривать. Следующий момент: документ в электронном виде нельзя подписать обычной подписью. Соответственно, один из критериев выбора СЭД -легитимность, использование соответствующей электронно-цифровой подписи (ЭЦП), совместимость со всеми основными центрами сертификации ключей.

Еще одна проблема при переходе на полностью электронный документооборот – перенести все, зачастую неформализованные, процессы в систему. Процесс «похода за подписями» в документ должен быть удобно формализован. Электронные процессы ни в коем случае не должны стать ущербными по отношению к тем, которые были в бумажном виде. Организация должна быть готова к тому, что не просто внедряет у себя СЭД – она меняет свои процессы документооборота», – объясняет господин Ваврик.

Эффект от внедрения СЭД, который можно подсчитать

Очевидно, что внедрение системы электронного документооборота как минимум сокращает расходы компании на бумагу. Этот эффект внедрения СЭД лежит на поверхности. Формализация, оптимизация процессов документооборота, мобильность бизнеса, экономия рабочего времени сотрудников – вот только некоторые выгоды от внедрения СЭД, которые можно подсчитать.

«Чтобы правильно рассчитать экономическую эффективность от внедрения систем электронного документооборота, нужно учесть очень много факторов», – сообщает Владислав Масло.

«При правильно выбранной платформе и успешном внедрении за счет автоматизации рутинных операций связанных с обработкой документов сотрудники могут более эффективно использовать свое рабочее время, что, в свою очередь, позволит оптимизировать деятельность как отдельных отделов, так и предприятия в целом. Вместе с тем, есть еще ряд факторов и выгод, которые не всегда проявляются в явном виде, но влияют на экономическую эффективность», – рассказывает он.

Вадим Матвеев подчеркивает, что только прямые эффекты внедрения СЭД включают ликвидацию (или существенное снижение) потерь первичных документов, экономию на оплате труда персонала (меньше сотрудников делают больше работы и более эффективно), повышение точности принимаемых управленческих решений, за счет более оперативной и точной картины состояния компании. «К косвенным эффектам следует отнести общее снижение издержек минимум на 3-5% при внедрении комплексной системы управления компанией (ERP), включая и систему документооборота. На практике, если говорить о сроках окупаемости, для крупных компаний речь идет о месяцах, для средних – от полугода до года», – добавляет господин Матвеев.

Светлана Романюк, менеджер по продажам отдела систем электронного документооборота «Банкомсвязь», описывает несложный и достаточно понятный расчет эффективности, позволяющий убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, основанный на существенном уменьшении времени обработки документов: «Средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на различные операции таков: поиск документов – 20%; согласование и утверждение документов – 20%; передача (пересылка) документов между подразделениями и филиалами – 10%; подготовка стандартных аналитических и статистических отчетов – 10%. Таким образом, суммарное время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов, – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании СЭД эффективность достигается за счет того, что на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – они одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим право доступа. Кроме того, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачным и происходит в онлайновом режиме, а время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем, у кого есть право доступа. Подготовка отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки, и отсутствие руководителей в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами – СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами».

К вышеизложенным критериям эффективности при внедрении системы электронного документооборота Светлана Романюк добавляет повышение прозрачности движения документов: сотрудники получают возможность видеть все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители могут следить в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании. Движение документов и работа сотрудников с ними становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Также внедрение СЭД обеспечивает организацию единого корпоративного информационного пространства. Удаленные офисы, филиалы и представительства связываются как с центральным офисом, так и между собой, и степень их взаимодействия существенно повышается.

Следует отметить такой эффект от внедрения системы электронного документооборота, как объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Она сохраняется в системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если они увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.

Функционирование СЭД приводит к ускорению информационных потоков и уменьшению числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных, что ведет к повышению управляемости компании в целом.

Тенденции рынка СЭД

Эксперты уверены, что в самом ближайшем будущем будут востребованы системы электронного документооборота, которые можно будет не приобретать, а брать в аренду (модель SaaS).

Gartner отмечает, что модели реализации прикладных систем на базе SaaS и Open Source пока не представляют серьезной конкуренции традиционным решениям. Но уже сегодня многие вендоры стараются обеспечить возможность применения своих программных пакетов в режиме SaaS.

«Будут востребованы системы класса ECM (Enterprise Content Management). В них обеспечивается управление и доступ ко всему информационному контенту, который есть в организации, а не только к документам. Электронно-цифровая подпись появилась достаточно давно, но организаций, реально отказавшихся от бумаги, единицы. В прошлом году мы построили безбумажный документооборот в Главном управлении государственной службы Украины. Сейчас этим кейсом очень активно интересуются другие госструктуры. Вообще, можно сказать, что на данный момент очень маленький процент организаций Украины использует электронный документооборот. Потенциал у этого рынка огромный», – утверждает Роман Ваврик.

Важной тенденцией развития рынка ECM в целом является растущая доля заказчиков из числа организаций средних размеров, а также повышение значимости вертикальных сегментов (государственное управление, здравоохранение, финансовые услуги, высшая школа и пр.).

В конце 2009 года аналитическая компания Forrester Research провела опрос среди заказчиков ECM-решений. Согласно его результатам, этот рынок сохраняет высокий уровень спроса – 72% компаний планируют покупать ECM-системы в 2010. Главные мотивы инвестирования в ECM -совместное использование контента, обеспечение соответствия нормативным требованиям и улучшение технологий поиска. В отчете Forrester Research также выделены несколько ключевых сфер ECM, которые будут давать компаниям наибольший прирост производительности – управление вэб-контентом (WCM), записями (RM) и цифровыми активами (DAM). Аналитики Forrester констатируют, что сегодня в компаниях используется больше, чем одно ECM-решение или его компонент – 51% установили три и более таких продуктов. В свою очередь, 59% компаний планируют внедрить комплексный пакет подобных приложений, хотя 27% опрошенных остались неудовлетворенными от применения таких решений. Помимо этого, в отчете говорится, что все больше организаций используют в роли ECM-системы Sha re Point и проявляют интерес к SaaS и Open Source-разработкам.

Источник: СЕТИ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ № 3’2010

Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды.

Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами.

Рис.1 Преимущества ЭДО
Рис.1 Преимущества ЭДО

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.

Рис.2 Электронный документооборот
Рис.2 Электронный документооборот

Электронный документ – это данные, представленные в электронном виде, при этом пригодные для восприятия человеком с помощью ПК или мобильного устройства, для обмена по телекоммуникационным каналам связи и обработки на электронных устройствах.

Электронная подпись (ЭП) – реквизит электронного документа для его защиты от подделок и визирования. В ЭДО можно пользоваться всеми видами подписей:

  1. Простой – для писем и спецификаций (разрабатывается посредством кодов и паролей);
  2. Усиленной неквалифицированной – для документов с идентификацией подписанта (разрабатывается посредством криптографического преобразования данных с применением ключа электронной подписи);
  3. Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды. То есть этот вид не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, для обмена документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.

Электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к аналоговому документу на бумаге с подписью от руки.

Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота

Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.

При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.

Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.

Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.

Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.

Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов.

Бесплатная
консультация
эксперта
Наталья Севорина
Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Достоинства кадрового ЭДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.

При помощи кадрового документооборота можно:

  • Вести личные карточки сотрудников;
  • Оформлять все без исключения перемещения персонала;
  • Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
  • Организовать кадровый резерв;
  • Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
  • Легко выводить на печать любые отчетные формы.

Внедрим кадровый ЭДО в соответствии с законодательством РФ

Этапы создания системы внешнего ЭДО

Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.

Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.

После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.

Рис.3 Этапы внедрения ЭДО
Рис.3 Этапы внедрения ЭДО

Преимущества ЭДО между организациями

Электронный документооборот между организациями представляет собой совокупность процессов по совместной передаче, получению, хранению и использованию документов. Важным этапом этого процесса является гарантийная проверка целостности документа и подтверждение факта его получения квалифицированными операторами ЭДО.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным неоспоримы:

  • Сокращение времени на обработку документа в десятки раз, сокращение затрат на канцелярию и отправку/доставку документов, а также на оплату труда сотрудников канцелярии и архивариусов;
  • Исключены потери документов;
  • Возможность быстро подготовить пул необходимых документов к налоговой проверке или любым другим мероприятиям;
  • Своевременная доставка и получение документов. Длительный обмен документами исключен, документ «не опоздает» к оговоренному сроку;
  • Снижение налоговых рисков: моментальная, подтвержденная отправка документов по налоговым обязательствам исключает штрафы и пени;
  • Ускорение расчетов и платежей;
  • «Прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документом. Легкий доступ к любому документу;
  • Повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки, согласование и т. д.

Быстро внедрим ЭДО любой сложности: любая отрасль, любой размер бизнеса

Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой

Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.

На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.

На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Плюсы электронного документооборота мы обсудили, теперь о недостатках, обусловленных, в первую очередь, тем, что данные системы все еще переживают стадию бурного развития, и правила работы в таких системах только формируются.

  • Вероятность повреждения базы данных или файловых хранилищ. Предотвратить это можно правильно настроенным планом резервного копирования данных.
Рис.4 Система электронного документооборота
Рис.4 Система электронного документооборота
  • Сложность адаптации и обучения возрастных сотрудников работе в системе преодолевается четкими указаниями руководства и наличием постоянной поддержки специалистов.
  • Стоимость. Цена СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 500-10000 долларов, поэтому, прежде чем решаться на внедрение, следует взвесить все за и против.
  • Эффективность ЭДО снижается в случае отсутствия такового у контрагентов организации. Этот вопрос решиться со временем.
  • Преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются.
  • Необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами. Но скорость поиска и сохранность документа в системе сильно облегчает этот процесс.
  • Отсутствие прямого роуминга между всеми операторами ЭДО. Например, если вы используете оператора, входящего в Хаб 1С (Калуга Астрал, Линк-сервис, Тензор, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), а ваш контрагент подключен к Контур.Диадок, то роуминг придется настраивать «руками». Такая настройка роуминга может в среднем занимать 5-6 дней, а проверять статус настройки надо будет самостоятельно, автоматически он не отображается. Если у вас много контрагентов и они часто меняются, то отсутствие автоматического роуминга между рядом часто используемых операторов может оказаться серьезной проблемой.

Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду. Но тенденции рынка свидетельствуют о том, что уже совсем скоро без полноценно функционирующего ЭДО невозможно будет себе представить современную развивающуюся компанию.

К тому же уже сейчас появились технологии, которые позволяют нивелировать ряд недостатков использования ЭДО. Специалисты компанииWiseAdvice разработали технологию WA:ЭДО, которая позволяет настраивать автоматический роуминг с различными операторами ЭДО благодаря прямой интеграции с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. При этом технология предоставляет ряд дополнительных возможностей, включая работу с документами в едином интерфейсе и отправку исходящих наиболее дешевым маршрутом.

Внедрим простой, удобный и дешевый ЭДО без роуминга в кратчайшие сроки

Самым значимым критерием оценки преимуществ от внедрения электронных систем документооборота является экономический эффект. Есть различные способы оценки этого критерия, но все они однозначно указывают на несомненную экономическую эффективность таких внедрений. Например, по данным фирмы 1С документооборот из 110 тысяч документов в бумажном виде потребует затрат, составляющих в сумме более 6 миллионов рублей, а электронный оборот того же количества документов потребует чуть более 300 000. Такая значительная разница только подтверждает тот факт, что цифровые технологии давно заняли место в ряду основных конкурентных преимуществ бизнеса, поддерживая глобальные векторы развития бизнес-среды компаний разного масштаба и направлений деятельности.

Добавить комментарий