Примечание в экселе

Из этой статьи Вы узнаете, как в Excel добавлять примечания к ячейкам, показывать, скрывать и удалять их. Вы также научитесь вставлять картинку в примечание и создавать прикрепленную к ячейке цепляющую взгляд заметку, используя настройки шрифта, формы и размера.

Предположим, Вы получили документ Excel от другого человека и хотите оставить свои комментарии, сделать поправки или задать вопросы по поводу данных. Вы можете легко сделать это, добавив к нужной ячейке примечание. Примечание часто становится наилучшим способом добавить дополнительную информацию к ячейке, поскольку оно не изменяет содержащиеся в ней данные.

Кроме этого, данный инструмент может быть удобен, когда нужно прокомментировать формулы для других пользователей или описать конкретное значение. Вместо текстового описания, Вы можете вставить в примечание картинку.

Если хотите узнать больше об этом инструменте Excel, то полный вперёд, и читайте эту статью внимательно!

  • Добавляем примечания в Excel
  • Украсьте Ваше примечание
  • Как в Excel копировать примечания в другие ячейки
  • Удаляем примечания
  • Вставляем картинку в примечание

Добавляем примечания в Excel

Первым делом хочу заметить, что методы добавления текстовых и графических заметок отличаются. Поэтому давайте начнём с более простого и добавим к ячейке текстовое примечание.

  1. Выделите ячейку, которую хотите прокомментировать.
  2. Откройте вкладку Review (Рецензирование) и в разделе Comments (Примечания) кликните иконку New Comment (Создать примечание).Примечания в Excel

Замечание: То же самое Вы можете сделать, нажав Shift+F2 на клавиатуре или кликнув по ячейке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Insert Comment (Вставить примечание).

  1. По умолчанию, каждое новое примечание подписано именем пользователя Microsoft Office, но это можете быть не Вы. В таком случае можно удалить имя, вписанное по умолчанию в поле примечания, и ввести собственное имя. Либо Вы можете вписать вместо имени любой другой текст.

Замечание: Если требуется, чтобы Вашим именем всегда были подписаны все Ваши примечания, обратитесь к статье – Как в Excel изменить имя автора, заданное по умолчанию.

  1. Введите заметку в поле примечания.Примечания в Excel
  2. Кликните по любой другой ячейке листа.Текст будет скрыт, но в верхнем правом углу ячейки останется маленький красный треугольник. Он сигнализирует о том, что ячейка содержит примечание. Чтобы прочитать его, просто наведите указатель мыши на ячейку.

Как показать / скрыть примечания к ячейкам в Excel

Я только что рассказал о том, как посмотреть одно примечание на листе, но иногда хочется отобразить их все одновременно. Для этого достаточно на вкладке Review (Рецензирование) в разделе Comments (Примечания) нажать Show All Comments (Показать все примечания).

Примечания в Excel

Одним кликом Вы отобразите все примечания на текущем листе. После просмотра всех комментариев Вы можете спрятать их, нажав Show All Comments (Показать все примечания) снова.

Если у Вас на листе содержится много примечаний, то отображение их всех может усложнить восприятие данных. В таком случае Вы можете переходить от одного примечания к другому при помощи кнопок Next (Следующее) и Previous (Предыдущее) на вкладке Review (Рецензирование).

Примечания в Excel

Если нужно, чтобы одно из примечаний осталось на некоторое время видимым, кликните правой кнопкой мыши по ячейке, в которой оно содержится, и выберите в контекстном меню Show / Hide Comments (Показать или скрыть примечания). Эту же команду Вы найдёте в разделе Comments (Примечания) на вкладке Review (Рецензирование).

Примечания в Excel

Чтобы скрыть примечание, кликните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите в контекстном меню команду Hide Comment (Скрыть примечание) или кликните Show / Hide Comments (Показать или скрыть примечания) на вкладке Review (Рецензирование).

Как украсить примечание

Прямоугольная форма, бледно-жёлтый фон, шрифт Tahoma 8… Стандартное примечание в Excel выглядит довольно скучно и не привлекательно, правда? К счастью, обладая капелькой воображения и ловкости, Вы можете сделать его более цепляющим взгляд.

Изменяем шрифт

Шрифт одного примечания изменить очень легко:

  1. Выделите ячейку, содержащую примечание, форматирование которого Вы хотите изменить.
  2. Кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Edit Comment (Изменить примечание).Примечания в ExcelПоявится поле примечания с мигающим в нём курсором.

Есть ещё два способа изменить примечание. Вы можете нажать Edit Comment (Изменить примечание) в разделе Comments (Примечания) на вкладке Review (Рецензирование), или нажать Shift+F2.

  1. Выделите текст, у которого Вы хотите изменить шрифт.
  2. Кликните по выделенной области правой кнопкой мыши и выберите команду Format Comment (Формат примечания).Примечания в ExcelНа экране появится одноименное диалоговое окно. Здесь Вы можете выбрать шрифт, начертание и размер шрифта по своему вкусу, добавить различные эффекты к тексту комментария или изменить его цвет.

    Примечания в Excel

  3. Сделайте желаемые изменения и нажмите ОК.

Если Вы уже обессилели от изменения размера шрифта по отдельности в каждом конкретном примечании, можете применить изменения ко всем примечаниям сразу, изменив настройки в панели управления.

Замечание: Такое изменение настроек отразится на примечаниях Excel, а также на заметках во всех других приложениях.

Изменяем форму примечания

Если Вы хотите использовать для примечаний какую-либо другую форму, вместо стандартного прямоугольника, то сначала нужно добавить специальную команду на Панель быстрого доступа.

  1. Откройте выпадающее меню Панели быстрого доступа и нажмите пункт More Commands (Другие команды).Примечания в ExcelНа экране появится диалоговое окно Excel Options (Параметры Excel).
  2. В выпадающем меню Choose commands from (Выбрать команды из) выберите Drawing Tools | Format Tab (Вкладка «Работа с рисунками | Формат”).
  3. В списке команд выберите Change Shape (Обрезать по фигуре).Примечания в Excel
  4. Нажмите Add (Добавить) и затем ОК.

На Панели быстрого доступа в верхнем левом углу окна Excel будет добавлена иконка Change Shape (Обрезать по фигуре), но пока что она серого цвета. Чтобы сделать её активной, кликните по границе поля примечания, когда указатель мыши превратится в четырёхстороннюю стрелку.

Примечания в Excel

Когда этот инструмент станет доступен, кликните по иконке и в выпадающем меню выберите нужную форму.

Примечания в Excel

Изменяем размер примечания

После того, как Вы изменили форму примечания, может получиться так, что текст не вместится в поле примечания. Проделайте следующие действия, чтобы решить эту проблему:

  1. Выделите примечание.
  2. Наведите указатель мыши на маркеры масштабирования.
  3. Удерживая левую кнопку мыши, потяните маркеры масштабирования, чтобы изменить размер примечания.Примечания в Excel

Теперь, когда комментарий приобрёл свой неповторимый стиль, он едва ли останется незамеченным.

Примечания в Excel

Как в Excel копировать примечания в другие ячейки

Если Вы хотите добавить одинаковое примечание ко многим ячейкам на листе, то Вы можете скопировать и вставить его в другие ячейки, не изменяя их содержимое.

  1. Выделите ячейку с примечанием.
  2. Нажмите Ctrl+C или кликните правой кнопкой мыши и нажмите команду Copy (Копировать).
  3. Выберите ячейку или диапазон ячеек, в которые нужно вставить такое же примечание.
  4. На вкладке Home (Главная) в разделе Clipboard (Буфер обмена) откройте выпадающее меню команды Paste (Вставить).
  5. Внизу открывшегося меню нажмите Paste Special (Специальная вставка).Примечания в ExcelОткроется одноименное диалоговое окно.

Замечание: Вы можете пропустить шаги 4 – 5 и вместо этого открыть это диалоговое окно нажатием клавиш Ctrl+Alt+V.

  1. В разделе Paste (Вставить) диалогового окна отметьте опцию Comments (Примечания).Примечания в Excel
  2. Нажмите ОК.

В результате в выбранные ячейки будет вставлено только примечание. Если какие-либо ячейки в выбранной области уже содержат примечание, то оно будет заменено тем, которое Вы вставите.

Удаляем примечания

Если примечание Вам больше не нужно, избавьтесь от него буквально за мгновение, проделав следующие шаги:

  1. Выберите ячейку или ячейки, содержащие примечания.
  2. Кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Delete Comment (Удалить примечание).Примечания в Excel

Вы также можете открыть вкладку Review (Рецензирование) и в разделе Comments (Примечания) кликнуть иконку Delete (Удалить), чтобы удалить все примечания в выбранной ячейке или диапазоне.

Как только Вы это сделаете, красный индикатор исчезнет и примечание будет удалено из ячейки.

Вставляем картинку в примечание

Пришло время выяснить, как вставить картинку в примечание в Excel. Картинка в примечании может быть полезна, когда Вы хотите дать пользователям наглядное представление о Ваших данных. В качестве примечания Вы можете добавить картинки товаров, логотипы фирм, диаграммы, схемы, фрагменты карт и т.д.

Эта задача отнимает некоторое время, но, я уверен, она не вызовет у Вас затруднений.

  1. Кликните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Insert Comment (Вставить примечание).

Замечание: Если ячейка уже содержит примечание, сделайте его видимым. Кликните Правой Кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите команду Show/Hide Comments (Показать или скрыть примечания).

  1. Если Вы не хотите, чтобы вместе с картинкой в примечании был какой-либо текст, то просто удалите его.
  2. Наведите указатель на границу примечания и кликните по ней правой кнопкой мыши.Примечания в Excel

Замечание: Важно кликнуть именно по границе поля примечания, а не внутри этого поля, поскольку в этих случаях диалоговое окно Format Comment (Формат примечания) будет иметь разный набор параметров.

  1. В контекстном меню нажмите команду Format Comment (Формат примечания).Примечания в Excel
  2. Откроется одноименное диалоговое окно. Перейдите на вкладку Colors and Lines (Цвета и линии).
  3. В разделе Fill (Заливка) откройте выпадающий список Color (Цвет).
  4. Нажмите на Fill Effects (Способы заливки).Примечания в Excel
  5. В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Picture (Рисунок).
  6. Нажмите Select Picture (Рисунок), чтобы найти файл рисунка на компьютере или в интернете.Примечания в Excel
  7. Когда найдёте нужный рисунок, выберите его и нажмите Insert (Вставить).Выбранный рисунок появится в поле Picture (Рисунок) диалогового окна Fill Effects (Способы заливки). Чтобы сохранить пропорции рисунка, поставьте галочку для параметра Lock Picture Aspect Ratio (Сохранять пропорции рисунка).
  8. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Fill Effects (Способы заливки) и Format Comment (Формат примечания).Примечания в Excel

Надеюсь, что после прочтения этой статьи у Вас никогда не возникнет проблем с добавлением, изменением, отображением, скрытием, копированием и удалением текстовых и графических примечаний в книгах Excel. Если всё же возникнут трудности – просто напишите для меня комментарий ниже, и я сделаю всё возможное, чтобы помочь Вам! :)

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru

Перевел: Антон Андронов
Правила перепечатки
Еще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

При составлении различных отчетов, ведения обширных баз товарной документации через Excel, в таблицах далеко не всегда можно оставлять побочный текст. Однако часто возникают ситуации, когда человеку, занимающемуся заполнением таблицы, нужно оставить какое-либо примечание для себя, своих коллег, отметить спорный момент, который можно забыть в дальнейшем. Чтобы оставить заметку или описание к определенной ячейке, рекомендуется использовать сноски. О том, что такое сноски, как их правильно создавать, просматривать, редактировать и удалять поговорим подробнее в данной статье.

Что такое сноски?

Сноска (второе название – примечание) – специальный инструмент Excel, который предназначен для добавления комментариев для требуемых ячеек в таблицах. Данная функция является особо важной в тех ситуациях, когда в ячейках не должен присутствовать посторонний текст, нельзя изменять расположение столбцов.

Процесс создания

Создать сноску может любой новичок. Для этого нужно выполнить несколько простых действий:

  1. Левой кнопкой мыши выделить ячейку, к которой будет привязываться сноска.
  2. Нажать ПКМ, чтобы вызвать контекстное меню.
  3. Найти пункт «Вставить примечание», нажать на него.
kak-sdelat-snosku-v-excel
Создание сноски через контекстное меню
  1. После этого по правую сторону от выбранной ячейки появится свободное окно для заполнения. Верхняя строчка будет заполнена именем пользователя, через чей компьютер был создан документ.
  2. Останется написать любой комментарий, кликнуть ЛКМ по любому свободному месту в таблице. Сноска будет создана и привязана к требуемой ячейке.

Существует и другой способ создания сносок:

  1. Необходимо зайти на вкладку «Рецензирование», которая находится на основной панели с инструментами.
  2. В открывшемся блоке с настройками найти вкладку «Примечания».
  3. Выбрать функцию «Создать примечание».

После этого возле выбранной заранее клетки появится свободное поле для ввода текстовой информации.

kak-sdelat-snosku-v-excel
Окно комментариев с именем пользователя, который создал сноску

Просмотр и редактирование

Просмотреть содержимое сноски достаточно просто. Для этого нужно навести курсор мышки на ту ячейку, к которой был добавлен комментарий, немного подождать. Когда курсор будет отведен в сторону, дополнительный текст пропадет автоматически.

Для переключения между сносками можно использовать кнопки навигации. Они находятся во вкладке «Рецензирование», названия кнопок – «Предыдущие», «Следующие».

Чтобы изменить сноску, добавить новую информацию, удалить определенные моменты, необходимо научиться редактировать данный элемент. Для этого нужно выполнить несколько действий:

  1. Кликнуть ПКМ по той клетке, к которой привязана сноска.
  2. Из появившегося контекстного меню выбрать функцию «Изменение примечания».
  3. Откроется окно с уже существующим комментарием, текст из которого можно редактировать.
kak-sdelat-snosku-v-excel
Способ редактирования сносок через контекстное меню

Важно! Иногда в сноску нужно добавить слишком большой объем текстовой информации. При этом текст может не поместиться в рамки самого окна примечания. Чтобы с удобством просматривать текст, необходимо расширить границы окна, растянув его за белые кружки по периметру.

Еще один способ изменения сносок – через общую панель инструментов во вкладке «Рецензирование». В ней можно найти кнопку для редактирования комментариев к ячейкам. Она находится в блоке с функциями «Примечания».

Добавление изображений

Одна из полезных возможностей сносок в Excel – добавление изображений. Порядок действий:

  1. В первую очередь необходимо создать сноску, привязанную к определенной ячейке.
  2. Курсором мыши указать на один из краев окна для написания текста, подождать пока появится значок с четырьмя стрелками.
  3. Нажать по появившемуся значку ПКМ, из контекстного меню выбрать «Формат примечания».
  4. На экране должно появиться окно редактирования сноски. Здесь нужно зайти во вкладку «Цвета и линии».
kak-sdelat-snosku-v-excel
Начальное меню для добавления изображений в поле сноски
  1. Нажать на выдвигающийся список «Цвет». Выбрать функцию «Способы заливки».
  2. После открытия нового окна, необходимо зайти во вкладку «Рисунок». Нажать на кнопку с тем же названием в нижней части окна.
  3. Откроется дополнительное окно для выбора изображения с компьютера или съемных носителей. Нужно подобрать картинку, нажать на кнопку «Выбрать».
kak-sdelat-snosku-v-excel
Выбор изображения для примечания
  1. В предыдущем окне необходимо поставить отметку рядом с параметром «Сохранять пропорции рисунка». Подтвердить действие нажатием «ОК».
  2. Вернуться к окну редактирования сносок. Зайти во вкладку «Защита». Убрать галочку с параметра «Защищаемый объект».
  3. Перейти во вкладку «Свойства», поставить галочку напротив «Перемещать и изменять объект вместе с ячейками».

Останется сохранить внесенные изменения нажатием кнопки «ОК».

Удаление

Если комментарий больше не нужен для ячейки, его можно быстро удалить. Для этого необходимо воспользоваться одним из двух доступных способов. Первый вариант – через правую кнопку мыши. Нужно кликнуть ПКМ по клетке с привязанной сноской, выбрать функцию «Удалить примечание».

kak-sdelat-snosku-v-excel
Самый простой способ удаления сносок на ячейках

Еще один способ удаления комментариев к определенным ячейкам – через основную панель инструментов. Перейти на вкладку «Рецензирование», выбрать функцию – «Удалить примечание». Комментарий будет удален.

Сноски являются полезным вспомогательным инструментом для создания, заполнения таблиц в Excel. С их помощью можно не нарушать внешнего вида столбцов, расположения отдельных ячеек, добавлять комментарии к определенным фрагментам таблиц. Если речь касается оформления списка с определенными товарами, сноска позволяет добавить в скрытое описание изображения различных предметов, которые будут представлены покупателям.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

На днях работал с большим файлом, где помимо прочего было множество примечаний. Владельцы файла помнили почти всю информацию, поэтому легко могли найти данные в этом файле, в том числе и в примечаниях. Но я, как человек не знающий файл так хорошо, затруднялся сделать поиск по примечаниям в этом excel файле. В итоге я вспомнил возможность инструмента найти заменить. А так же предложил перевести все примечания в ячейки — т.к. с ними значительно проще работать. Как это сделать читаем далее.

Примечания — довольно интересная возможность табличного редактора. Очень подробно о них вы можете прочитать , в том числе как печатать примечания, добавить картинку и так далее.

Как сделать поиск по примечаниям в Excel?

Вызываете окно Найти и заменить (ctrl + f), нажимаете кнопку Параметры

Поиск по примечаниям

В открывшемся поле Область поиска выбираете Примечания, как показано на картинке в заголовке страницы.

Жмете Найти далее или Найти Все — находим нужную информацию.

Вот в принципе и все.

Но! Примечания — это средство рецензирования, а не хранения информации. Поэтому если примечаний много, то их лучше хранить в отдельных ячейках. Что делать если примечаний уже много?

Как скопировать примечание в ячейку?

Чтобы копировать примечания между ячейками вам достаточно просто скопировать ячейку.

Но для того, чтобы скопировать значения примечания ячейки A1 в другую ячейку, например А2, придется это делать руками — т.е. копируем текст примечания и вставляем в ячейку. Как быть если примечаний сотни? Не вручную само собой.

Наверное самое простое — это создать пользовательскую формулу в VBA.

Включаем макросы, заходим в редактор макросов Вкладка Разработчик — Просмотр кода и вставляем в открывшееся окно код по примеру ниже

Function prim (Ячейка As Range)  prim =Ячейка.Resize(1, 1).comment.Text End Function

Как видно из маленького кода, мы задаем формулу и присваиваем ей возможность получать комментарий из ячейки.

Теперь в нужную ячейку введите формулу

poisk-po-primechaniyam3

Такая формула вернет нужное значение примечания, если таких ячеек сотня — протяните формулу как обычно. Со значениями теперь можно сделать все, что вам необходимо.

Не забудьте сохранить файл с поддержкой макросов или двоичной книгой.

Удачи!

Добавить комментарий