Приемка товара в контракте

Из этой статьи вы узнаете:

  • Порядок приемки товара по 44-ФЗ
  • Этапы приемки товаров по 44-ФЗ
  • Создание комиссии по приемке товара по 44-ФЗ
  • Какие документы нужно оформить при приемке товара по 44-ФЗ
  • Как осуществить приемку товаров по 44-ФЗ: инструкция для заказчика
  • Как составить акт приемки товаров по 44-ФЗ
  • Что делать, если заказчик не принимает товар по 44-ФЗ

Приемка товаров по 44-ФЗ считается самым важным этапом при исполнении контрактов. От того, насколько юридически точно и грамотно проведена приемка, во многом зависит необходимость последующей защиты прав заказчика. А потребоваться она может, если предоставленный поставщиком товар или оказанная услуга не соответствует заявленным в контракте характеристикам.

Чтобы не возникло проблем и негативных последствий, приемка товаров по 44-ФЗ должна осуществляться с учетом всех юридических тонкостей. Об основных особенностях данного процесса мы вам расскажем в статье.

Порядок приемки товара по 44-ФЗ

Порядок приемки товара по 44-ФЗ

В соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ заказчик после получения товара должен произвести его осмотр в срок, установленный на законодательном уровне, в договоре поставки или обычаями делового оборота. Обязательна также проверка соответствия поступившего товара по количеству и качеству условиям контракта. Порядок проверки определяет закон. Если покупатель обнаруживает, что товар имеет недостатки или характеристики, отличные от заявленных, то он обязан сразу же отправить письменное уведомление об этом поставщику.

Как заказчик должен принимать товар, необходимо прописывать в контракте. Можно посвятить этому отдельный раздел, отразив в нем следующие моменты:

  • где должен приниматься товар;
  • как обязан действовать покупатель, принимая товар (к примеру, проверять по упаковочным листам, соответствует ли номенклатура поставленного товара спецификации и техническим требованиям, все ли оформлены сопроводительные документы и правильно ли, не повреждена ли упаковка снаружи, доставлен ли товар в полном комплекте и целостности);
  • в какие сроки должна быть проведена приемка товара заказчиком по 44-ФЗ.

Если у участников госзакупки возникают вопросы, как нужно принимать товар, то им следует обращаться к тексту заключенного ими контракта и внимательно изучать прописанные там правила приемки товаров по 44-ФЗ.

Этапы приемки товаров по 44-ФЗ

Этапы приемки товаров по 44-ФЗ

Итак, чтобы принять товар, необходимо:

1. Сформировать комиссию (этот этап не является обязательным)

Если покупатель хочет создать приемочную комиссию, то в качестве ее участников нужно привлекать сотрудников, имеющих профессиональные компетенции в области предмета контракта, а также представителей поставщика (подрядчика, исполнителя). Допускается создавать единую комиссию для приемки товаров по всем контрактам или для каждой поставки отдельную.

Возможна и не комиссионная приемка товаров, работ и услуг. В таком случае ее проводит сотрудник, имеющий такие полномочия (в соответствии с должностной инструкцией или специально изданным приказом о приемке товаров по ФЗ № 44).

2. Проверить, все ли предоставлены сопроводительные документы

Полный перечень необходимых документов содержится в контракте. Обычно требуются счета, счета-фактуры, товарные накладные, акты приема-передачи, технические и гарантийные паспорта, сертификаты, различные инструкции и т. п.

Если заказчик устанавливает, что каких-либо документов недостает, то комиссия (или уполномоченный сотрудник) составляет акт рекламации, где указывает, какие именно документы не предоставлены и в какой срок их нужно прислать.

3. Принять товар по количеству, ассортименту и комплектности

Приемку товаров по контракту 44-ФЗ нужно проводить по адресу поставки, основываясь на данных, указанных в сопроводительных документах (товарных накладных, УПД, актах и т. п.). При этом возможны два результата процедуры:

  • Товар поставлен в количестве, ассортименте и комплектности, соответствующими прописанным в контракте. В таком случае осуществляется переход приемки на следующий этап после подписания сопроводительных документов уполномоченным представителем заказчика.
  • Выявляется несоответствие количества, ассортимента и комплектности поставленного товара указанным в контракте. При этом составляется акт рекламации (претензия) и передается лично в руки представителю поставщика (подрядчика, исполнителя) или направляется в его адрес заказным письмом. Унифицированной формы претензии не существует, она составляется организацией или может быть свободной, однако в ней обязательно нужно указывать:

    — на каком основании предъявляется претензия (пример текста: «В соответствии с контрактом Ваша компания обязалась поставить товар со следующими характеристиками…»);

    — в чем суть претензии (например, несоответствие требованиям по качеству, недостача, наличие повреждений…);

    — какие требования выставляет заказчик (пример текста: «Предлагаем в течение недели поставить (заменить, выполнить, оказать) …»).

Читайте также: «Срок осуществления закупки по 44-ФЗ для разных видов торгов»

4. Проверить результаты, предусмотренные контрактом, в части их соответствия условиям контракта (провести экспертизу)

В случае самостоятельного проведения экспертизы заказчиком необходимо назначение сотрудников, которые будут полномочны проводить экспертизу результатов, предусмотренных в контракте. Чтобы они могли проверить поставленные товары, у них должны быть достаточные для этого знания, опыт и квалификация.

Оценивать соответствие поставки условиям контракта можно с помощью выборочной (частичной) или сплошной проверки.

Сплошная проверка предполагает оценку каждой единицы товара. В ходе выборочной же производится отбор нескольких экземпляров из поставленной партии, и после их проверки результаты распространяются на всю поставку.

Оформление результатов экспертизы осуществляется в форме заключения.

Создание комиссии по приемке товара по 44-ФЗ

В соответствии с ч. 6 ст. 94 44-ФЗ для приемки товара покупателем возможно создание приемочной комиссии. Единственное требование к ней – состав в количестве не менее 5 человек. И это необязательно должны быть только работники покупателя.

Однако, если в контракте указано, что заказчик должен обязательно применять Инструкцию по приемке, необходимо соблюдение еще одного требования к приемочной комиссии – в ее составе должны быть лица, имеющие компетенции в вопросах качества и комплектности принимаемого товара. В таком случае при формировании комиссии по приемке товара по ФЗ № 44 принимается во внимание род деятельности, образование, стаж работы кандидатов.

Для создания приемочной комиссии требуется утверждение положения о ее работе и издание приказа о ее формировании.

Какие документы нужно оформить при приемке товара по 44-ФЗ

Создание комиссии по приемке товара по 44-ФЗ

Если при экспертизе товаров выявляется их полное соответствие требованиям покупателей, составляется документ о приемке. Его подписывает заказчик, а в случае комиссионной проверки подпись должны поставить все члены приемочной комиссии. Требуется также утверждение документа о приемке заказчиком. Если экспертиза проводилась с привлечением сторонней компании или эксперта, то акт приемки товара по 44-ФЗ составляется с учетом выводов, изложенных в экспертном заключении. Это заключение можно прилагать к акту приемки.

Если заказчик признает поставленный товар не соответствующим условиям контракта, то ему необходимо написать мотивированный отказ принимать его. Этот документ направляется в адрес исполнителя заказа.

Обязательного шаблона отказа от приемки не существует, он составляется в свободной форме. Желательно, чтобы он содержал:

  • информацию о товаре и сумме контракта;
  • результаты экспертизы;
  • заключение приемочной комиссии с учетом экспертного мнения;
  • перечень обнаруженных несоответствий;
  • подписи членов приемочной комиссии.

Если в контракте прописано обязательное соблюдение требований Инструкции по приемке, то составление акта приемки следует осуществлять с учетом положений данного документа.

Перечисленные документы о приемке товара по 44-ФЗ необходимо оформлять в сроки, которые установлены законодательно или прописаны в контракте.

Для скачивания есть шаблон акта приемки товара, работы, услуги по 44-ФЗ

Как осуществить приемку товаров по 44-ФЗ: инструкция для заказчика

П. 1 ч. 13 ст. 34 гласит, что порядок и срок приемки товара, работ, услуг по 44-ФЗ являются обязательными условиями контракта. Поэтому при их определении следует учитывать технологическую сложность объекта договора, объем поставки и другие характеристики.

Некоторые покупатели практикуют разработку и утверждение отдельного положения приемки товаров по 44-ФЗ, включая в него принципы и правила ее проведения, формы документов и порядок создания приемочной комиссии. Принимать товар нужно в строгом соответствии с правилами, прописанными в контракте.

Итак, инструкция по приемке товара по 44-ФЗ, образец:

  1. Подготовка помещения для приемки, освобождение проезда и прохода к нему.
  2. Отправка ответственного за приемку товара по 44-ФЗ или приемочной комиссии.
  3. Получение товара в день, указанный в договоре.
  4. Проверка соответствия поставки указанным в накладной сведениям и состояния упаковки.
  5. Подписание товарной накладной в качестве подтверждения, что получено определенное количество мест товара.
  6. Сохранение товара или результатов работ/услуг при приемке.
  7. Приглашение поставщика/исполнителя или его представителей осмотреть и проверить продукцию или результаты работ/услуг, если это требуется.
  8. Проверка количества, качественных характеристик, комплектности и других параметров в установленные контрактом сроки.
  9. Проведение внутренней экспертизы поставленного товара.
  10. Оформление акта о приемке или об отказе от приемки товара по 44-ФЗ.

Если вы отказываетесь принимать поставленную продукцию или ее часть, то ее нужно обязательно сохранить до возврата поставщику (п. 1 ст. 514 Гражданского кодекса РФ).

Также вам нужно подготовить все необходимое, чтобы можно было принять товар (п. 1 ст. 513 Гражданского кодекса РФ).

При наличии в документации требования к поставщику обеспечить гарантийные обязательства оформлять акт следует только после предоставления такого обеспечения по 44-ФЗ в порядке и в сроки, прописанные в контракте (ч. 7.1 ст. 94 44-ФЗ).

Как составить акт приемки товаров по 44-ФЗ

Как составить акт приемки товаров по 44-ФЗ

Фиксация исполненных обязательств (общих или для каждого этапа в отдельности) осуществляется в документе – акте приемки товара, работ, услуг. Он необходим для документирования факта перехода продукции, результатов услуг, работ. Принять товар может как один уполномоченный сотрудник покупателя, так и несколько человек в составе приемочной комиссии. В последнем случае в акте должны поставить подпись все, кто участвовал в приемке.

В результате либо проходит приемка поставленных товаров, либо поставщику отказывают в ней, направляя бумагу с описанием причин отказа и выявленных несоответствий, подлежащих исправлению. При этом в расчет принимаются предложения, которые были разработаны в ходе внутренней экспертизы (ч. 3, 5 ст. 94 44-ФЗ).

Ч. 8 ст. 94 44-ФЗ гласит о том, что покупатель имеет право принимать результаты отдельного этапа исполнения контракта, если были выявлены несоответствия положениям контракта, при условии возможности приемки и устранения этих несоответствий исполнителем.

В 44-ФЗ не установлено обязательного шаблона этого акта, он составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

  1. Перечень поставленных товаров.
  2. Сумму контракта.
  3. Документы, составленные по результатам внутренней экспертизы.
  4. Решение покупателя с учетом мнения экспертов.
  5. Обоснование обнаруженных несоответствий (при наличии).
  6. Подписи покупателя или членов комиссии.

За отсутствие этого акта должностным лицам грозит штраф в размере 20 000 руб. (в соответствии с ч. 9 ст. 7.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Такую же сумму придется выложить заказчику, если он не направит исполнителю контракта мотивированный отказ.

Что делать, если заказчик не принимает товар по 44-ФЗ

В 44-ФЗ четко прописано, в каком порядке должна осуществляться приемка, в том числе и в какие сроки. Однако бывает, что заказчик их нарушает и не подписывает своевременно бумаги.

Если покупатель отказывается подписывать приемочные документы, нарушая сроки приемки товара по 44-ФЗ, то в первую очередь необходимо узнать у него, какие на это есть причины. Если он считает, что контракт исполнен с нарушением условий, то должен отправить исполнителю мотивированный отказ принимать товар. Форма такого отказа свободная, но он обязательно должен содержать перечень выявленных несоответствий, препятствующих приемке. Доставка отказа поставщику должна быть осуществлена не позднее окончания установленного срока приемки результата исполнения контракта.

Читайте также: «Способы закупки по 44-ФЗ: как правильно выбрать»

После получения такого документа поставщик решает, возможно ли удовлетворение требований покупателя и устранение обнаруженных несоответствий. Однако заказчик может не направить мотивированный отказ в приемке. В таком случае следует написать ему претензию. Так же нужно поступить и при несогласии с заключениями заказчика о нарушениях. Форма претензии свободная. В ней необходимо изложить все обстоятельства и факты.

Покупатель отказывается платить

Ст. 34 закона 44-ФЗ гласит, что срок оплаты госконтракта составляет 30 дней с даты подписания акта о приемке. Если исполнитель контракта – предприятие из числа СМП или СОНО, то рассчитаться за поставку заказчик должен в течение 15 дней. Если он задерживает оплату, то обязан выплатить неустойку согласно п. 5 ст. 34 44-ФЗ.

Итак, оплата заказа своевременно не была осуществлена. В таком случае поставщик должен написать покупателю претензию. Если она не возымеет действия, то правомерно обращение исполнителя в суд для взыскания с заказчика оплаты.

Однако существуют механизмы, позволяющие решить проблему и без привлечения суда. Так, поскольку заказчики по 44-ФЗ являются бюджетниками, иногда достаточно просто обратиться в вышестоящую организацию. К примеру, если закупку проводила школа, можно попробовать воздействовать на нее через региональное отделение Министерства образования. Для этого необходимо направить ему обращение с указанием всех обстоятельств. А именно – написать, что конкретный заказчик отказывается проводить оплату и объясняет это тем, что в бюджете недостаточно средств. И попросить разъяснений по этой ситуации и содействия в ее разрешении.

Куда еще можно обратиться в таком случае:

  • в аппарат уполномоченного по правам предпринимателей в данном регионе;
  • в местное представительство Общероссийского народного фронта.

Допустим, заказчик оставляет претензии без внимания и не называет причину отказа принимать товар. Тогда поставщик может подписать акт о приемке товара по 44-ФЗ со своей стороны и направить почтой заказчику.

Таким образом, существует несколько механизмов досудебного урегулирования с заказчиком проблем с приемкой товаров, работ или услуг. Если их применение не дает положительного результата, выходом может стать обращение в арбитражный суд.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?

Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.

При составлении акта в произвольной форме нужно обязательно отметить, какое количество товара указано в транспортных документах и товарной накладной, сколько было принято по факту и сколько составила недостача. Те товары, по которым расхождений не выявлено, в акте перечислять не нужно. Акт подписывают члены комиссии, представитель поставщика (перевозчика) и эксперт (если привлекался), а затем руководитель организации-покупателя утверждает акт. В товарной накладной желательно сделать отметку о том, что при приемке выявлены расхождения по количеству, а также указать номер и дату составления акта.

На следующем этапе нужно оформить претензионное письмо (претензию) в адрес поставщика. В нем нужно обозначить свои требования: либо допоставить товар, либо вернуть деньги, если была предоплата п. 1 ст. 466, п. 3 ст. 487, п. 1 ст. 511 ГК РФ.

К претензии покупатель прикладывает один экземпляр акта о расхождениях. Второй экземпляр акта остается у покупателя, третий — передается представителю поставщика (или иной организации), который присутствовал при приемке, а четвертый — забирает перевозчик, доставивший товар (если был договор перевозки).

Зарегистрируйте в книге покупок имеющийся счет-фактуру только на стоимость реально поступившего товара. Если поставщик выставит корректировочный счет-фактуру с уменьшением количества товара, то регистрировать его в книге покупок уже не нужно Письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48.

Претензионное письмо может выглядеть так.

ООО «Апрель»

107370, г. Москва, ул. Бойцовая, д. 6

Руководителю ООО «Март»
Подснежкину А.Е.
142500, Московская обл.,
г. Павловский Посад, д. 7

Требование (претензия)
в связи с недостачей количества переданного товара

5 июля 2016 г. при приемке товара, отгруженного вашей организацией в наш адрес по договору от 29.03.2016 № 58/р (товарная накладная от 05.07.2016 № 98), обнаружено, что 3 (Три) коробки с плиткой керамической доставлены вскрытыми. Поштучный пересчет содержимого коробок с нарушенной упаковкой выявил недостачу 20 (Двадцати) штук плитки керамической (артикул 10558965), что подтверждается отметкой в товарной накладной и актом от 05.07.2016 № 2.

В соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ требуем вернуть на наш расчетный счет предоплату за недопоставленный товар в размере 7080 руб., включая НДС (300 руб. x 20 шт. + 300 руб. x 20 шт. x 18%), в течение 10 рабочих дней со дня получения претензии. Банковские реквизиты для перечисления указаны в договоре.

В случае невыполнения указанных требований мы будем вынуждены обратиться в суд.

Приложение: акт о выявлении расхождений по количеству товаров при их приемке от 05.07.2016 № 2 на 1 листе.

Генеральный директор ООО «Апрель» А.А. Молодцов

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий