Правила электронной почты

Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».

В этой статье разберемся:

  • зачем нужна подпись;
  • как ее использовать для продвижения бренда;
  • в каких сервисах можно создать красивую подпись;
  • как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.

Содержание

Зачем нужна подпись в электронном письме

Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype
Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании
Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов
Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов
Формальная подпись в рассылке психолога
Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписиКнопки соцсетей в подписи

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.

Email — в деловой переписке принято писать электронный адрес, хотя его и можно посмотреть в информации об отправителе. Это делают для удобства получателя, ведь сообщение может пересылаться и несколько раз. А если адрес в подписи указан, легче разобраться, кому отвечать.

Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

В деловой подписи принято давать ссылки на соцсети — LinkedIn, Facebook, Instagram и так далее. Будьте готовы, что вам могут написать там сообщение. Поэтому указывайте аккаунты, которые часто проверяете. Если даете ссылки на личные профили в соцсетях, просмотрите ленту: насколько профессионально она выглядит, нет ли постов, которые сыграют не лучшую роль для вашего имиджа.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Логотип

Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Советы по созданию подписи в электронном письме

Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.

1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.

Уточнение информации для читателя в подписи
Уточнение информации для читателя в подписи

2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:

  • ссылки на мобильные приложения;
  • приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
  • анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
  • ссылку на портфолио;
  • информацию о сертификатах, наградах;
  • слоган или призыв к действию.

В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.

Слоган в подписи
Слоган в подписи

3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.

4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:

Оформление подписи дизайнера
Оформление подписи дизайнера

5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:

Призыв к действию в подписи
Призыв к действию в подписи

6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.

7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.

8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.

В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:

Информация в подписи без визуального разделения на блоки
Информация в подписи без визуального разделения на блоки

Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:

Зонирование информации в подписи
Зонирование информации в подписи

Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте

Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.

Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:

Переход в раздел
Переход в раздел «Настройки» в Яндекс.Почте

В редакторе Яндекс.Почты вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пикселях и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить смайлик или цитату.
Добавление подписи в Яндекс.Почте
Добавление подписи в Яндекс.Почте

Как сделать подпись письма в Gmail

Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:

Переход в раздел
Переход в раздел «Настройки» в Gmail

Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.


Поле для вставки подписи в разделе «Настройки» в Gmail

В редакторе Gmail вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату.
Добавление подписи в Gmail
Добавление подписи в Gmail

Outlook — как сделать подпись в письме

Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.

Переход в раздел
Переход в раздел «Параметры» в Outlook

В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.

Редактор подписи Outlook позволяет:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
  • писать справа налево.
Добавление подписи в Outlook
Добавление подписи в Outlook

Когда будете создавать подпись, убедитесь, что пункт «Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым сообщениям» отмечен галочкой.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

  • выбрать шаблон;
  • указать свои данные;
  • изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
  • Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.
Создание подписи в сервисе Hubspot
Создание подписи в сервисе Hubspot

Чтобы добавить подпись в свой почтовый сервис, нужно нажать кнопку Copy Signature:

Копирование подписи в Hubspot
Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail
Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:

  • шаблоны для разных профессий;
  • иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
  • возможность указать Skype;
  • большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
  • возможность загрузить свой баннер.
Создание подписи в сервисе WiseStamp
Создание подписи в сервисе WiseStamp

Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы
Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp
Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

  • добавить произвольное поле;
  • выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
  • выбрать шрифт подписи;
  • редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp
Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature
Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse

Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:

Редактирование шаблона в SendPulse
Редактирование шаблона в SendPulse

Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.

Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:

Выбор структуры элемента в SendPulse
Выбор структуры элемента в SendPulse

Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:

Добавление элемента для создания подписи в SendPulse
Добавление элемента для создания подписи в SendPulse

Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:

Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse
Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse

Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:

Форматирование подписи в редакторе SendPulse
Форматирование подписи в редакторе SendPulse

Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:

Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse
Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse

Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:

Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulseГотовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulse

Чтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».

Сохранение блока с подписьюСохранение блока с подписью

Блок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.

Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке

Давайте подытожим основные составляющие эффективной подписи:

  1. В подписи указаны актуальные контакты, по которым с вами можно связаться.
  2. Не перегружена информацией — занимает не более 3-4 строк.
  3. Есть логотип компании или фото для более личного общения.
  4. В подписи есть кнопки соцсетей.
  5. Есть ссылка или баннер, которые продвигают определенное предложение (по желанию).
  6. Подпись добавлена в почтовый сервис, через который вы общаетесь с клиентами, — Яндекс.Почту, Gmail, Outlook. Или же в ваш сервис рассылки, например, SendPulse.

Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы с помощью рассылок превращать посетителей в клиентов, а клиентов в постоянных покупателей. Создавая шаблон, помните о подписи в конце письма — небольшой детали, которая делает сообщение более личным и помогает продвигать ваш бизнес.

Сетикет (сетевой этикет) — правила поведения, общения в компьютерной сети.

Август. Лето. Отпуск. Что может быть лучше? Забыть о работе, о делах… Но полностью забыть о бизнесе удаётся не всем. Мы берём в отпуск любимые «гаджеты» — смартфоны, планшеты, ноутбуки. Читаем и пишем электронные письма. Те, кто постоянно работает с ними, часто задают себе вопрос: а есть ли правила написания электронного письма? Тем, кому интересна эта тема, предлагаю познакомиться с электронной книгой Игнатьевой Е.С. «Международный этикет. Деловой Этикет разных стран, на примере 12 стран мира».

В этой книге подробно рассмотрены вопросы делового этикета и раскрыты нюансы делового общения с представителями США, Италии, Германии, Франции, Швейцарии, Испании, Японии, Тайланда, Китая, Гонконга и Индии. Но сегодня мне хотелось бы остановиться только на правилах поведения и общения, принятых при использовании компьютерных сетей — правилах бизнес-сетикета — сетевом этикете (Netiquette). Мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем, как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнёрами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным. Я называю это «10 правил сетикета».

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. Придерживайтесь при написании структуры делового электронного письма в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие.

3. Содержание, цель обращения.

4. Прощание.

5. Личная подпись с указанием контактов.

6. Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

Правило 2. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это его особый реквизит, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба сообщения очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней она будет, тем больше вероятности, что письмо прочтут и откликнутся на него. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо. Для ответа на полученное письмо нажимайте на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке Ваш адресат поймёт, что Вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме.

Правило 3. Во избежание преждевременной отправки, адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательны с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 4. Обязательно пишите приветствие. Оно несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо.

Правило 5. Правильно структурируйте своё письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой. Основной текст письма уже с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма — она должна быть чётко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объём, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 6. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации. Когда Вы пишете кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше всё же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Правило 7. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы . Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, а потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек. Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 8. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трёх суток. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Имейте ввиду, что, если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней, это явный отказ от общения. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать.

Правило 9. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы . ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик в интернет-пространстве. В лучшем случае его отнесут к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя. В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Правило 10. В конце письма обязательно ставьте свою подпись, она поможет Вашему респонденту однозначно идентифицировать Вас. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырёх-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в неё несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

Татьяна Голец, руководитель группы качества

Ваша подпись email — это больше, чем просто ваше имя и звание. Это часть вашего личного образа. Подпись стимулирует реакцию читателя, предоставляет контактную информацию и привлекает внимание позитивным и запоминающимся образом.

В этой статье мы подробно рассмотрим подписи email. Вот девять советов по созданию привлекательных и информативных подписей email. Ваш читатель захочет ответить, когда увидит профессиональную подпись email на отправляемых вами сообщениях.

Sending Professional Emails
Отправка профессиональных Emails ( graphic )

Основные элементы хорошей подписи электронной почты

Подпись электронной почты имеет две задачи:

  • привлечь внимание адресата
  • передать читателю информацию о вас

Вот некоторые элементы хорошей электронной подписи:

  1. Имя, должность и компания. Ваше имя говорит читателю, кто отправил email. Если вы представляете компанию, укажите своё имя и должность в компании.
  2. Контактная информация. Контактная информация должна содержать ваш бизнес-сайт, по крайней мере, один телефонный номер. Можно указать свой адрес email, хотя многие эксперты говорят, что это не нужно.
  3. Социальные ссылки. Всё большее значение приобретает включение контактной информации в социальных сетях в вашу электронную подпись. Выберите наиболее профессиональные учётные записи социальных сетей, на которые вы даёте ссылку. LinkedIn — хороший пример. Избегайте ссылок на фривольные или неуместные социальные аккаунты.
  4. Логотип (необязательно). Если вы работаете в компании или владеете собственным бизнесом, можете включить свой логотип в электронную подпись.
  5. Фото (необязательно). Многие подписи email содержат фотографию отправителя. Это может помочь читателю соединить ваш образ с именем.
  6. Отзывчивый дизайн. Увеличилось использование смартфонов и других мобильных устройств. Скорее всего, адресат откроет ваш email на мобильном устройстве. Отзывчивая конструкция настраивается для них.
  7. Правовые требования. В некоторых странах существуют конкретные юридические требования, которые должны соблюдать все деловые коммуникации. Обратитесь к своему адвокату, чтобы узнать, есть ли в стране, где находится ваша компания, специальные законы, регулирующие email подпись.

Не делайте слишком длинную подпись и не включайте подавляющее количество информации. Исследования показали, что получатели склонны игнорировать подписи email со слишком большим объёмом информации. Например, обычно достаточно одного или двух телефонных номеров.

Кроме того, будьте осторожны с добавлением лишней информации, такой как длинные цитаты или спорные высказывания. Они часто не добавляют ничего полезного для вашей подписи emai. В худшем случае цитата может оскорбить или обозлить вашего читателя, а вас — потерять бизнес.

9 советов о подписи электронной почты (с примерами)

Сегодня профессиональные подписи email заявляют о вас и вашем бизнесе. Они являются частью вашего бренда, как визитная карточка или часть канцелярских принадлежностей. Вот почему важно поставить правильную подпись.

Шаблоны подписи электронной почты могут помочь вам создать незабываемую и содержательную электронную подпись. В этом разделе есть девять советов по подписи email с вдохновляющими примерами email signature templates, доступных на Envato Market. Таким образом, вы можете получить профессиональный дизайн подписи электронной почты, который подходит именно вам.

Сохраняйте простоту

Вы слышали высказывание «чем меньше, тем лучше». Когда дело доходит до вашей email подписи, это может быть правдой. Если ваша подпись email содержит слишком много информации, адресат может отвлечься. Кроме того, некоторые компании требуют использования единой электронной подписи для деловых писем компании.

Вот два примера из simple email signature template, который станет отличным стандартом для корпорации или малого бизнеса.

Simple Email Signature Template
Simple Email Signature Template

Если вы используете простую, минималистскую подпись email, укажите достаточно информации, чтобы ваш читатель мог связаться с вами.

Подключите социальные сети

Социальные сети предоставляют ещё один способ связаться с вами, что может быть важной составляющей налаживания деловых отношений.

Если вы включаете контактную информацию о социальных сетях, ссылки на них должны быть профессиональными. Если вы не уверены в конкретной учётной записи, рекомендуется просмотреть её и удалить любые непрофессиональные сообщения. Можно попросить друга проверить ваш аккаунт в социальных сетях, чтобы уведомить вас о любых сообщениях, которые портят ваш образ.

Этот professional email signature template имеет видную информацию в социальных сетях. Вот два образца подписей emai: с информацией социальных сетей и без:

Email Signature with Social Media Links
Professional Email Signature Template — With Social Features

Значительная часть профессионалов в сфере бизнеса находится в социальных сетях. Ваши читатели оценят, что вы упростили к ним подключение.

Фотоконтент

Фотография в вашей email подписи должна выглядеть профессионально. Избегайте использования selfies или вырезок из других фотографий.

Вот несколько советов, которые помогут вам получить максимум от фотографий в вашей электронной подписи:

  • Изображение должно быть маленьким. Слишком большое изображение долго загружается.
  • Используйте нейтральный фон фотографии. Занятый фон отвлекает читателя.
  • Оденьтесь профессионально. Вид достойный, волосы аккуратно уложены.
  • Смотрите приветливо прямо в камеру.
  • Снимок только головы, а не во весь рост. (Ваше лицо будет слишком маленьким в изображении всего тела.)

Этот email signature design template отводит заметное место вашей фотографии:

Email signature design template
Email Signature Design Template — с местом для фото

Подписи с фотографиями часто воспринимаются как более дружелюбные. Это отличный выбор для профессионалов с клиентскими контактами. Некоторые примеры включают продавцов, фрилансеров и тех, кто работает напрямую.

Будьте красочным

Один из самых простых способов привлечь внимание — использовать цвет. Читатели с большей вероятностью обратят внимание на красочное пятно.

Однако нельзя перестараться. Слишком много цветов могут сделать вашу подпись email детской или неряшливой. Вот некоторые рекомендации по использованию цвета:

  • Выберите один или два цвета, которые дополняют друг друга и придерживайтесь их.
  • Не используйте слишком много цветов.
  • Избегайте конфликтных цветов (например, фиолетовый и оранжевый), если эти цвета не являются частью вашего бренда.
  • Если вы творческий работник, пользуйтесь яркими цветами. В противном случае придерживайтесь приглушенных тонов.
  • Убедитесь, что выбранные цвета соответствуют другим фирменным материалам, например веб-сайту, канцелярским принадлежностям и визиткам.

Две подписи email, приведенные ниже, эффективно используют яркие цвета, один из сотен вариантов, доступных в этом colorful email signature template:

Email signatures using color
Colorful Email Signature Designs

Хорошая красочная электронная подпись обязательно привлечет внимание. Цвет — хороший выбор для большинства предприятий. Творческие профессионалы избегают цветов в ярких тонах.

Смелей обращайтесь с чёрно-белым

Броская подпись email не подходит для некоторых отраслей и брендов. Использование большого количества цветов может противоречить корпоративной политике. Или может быть осуждено в более официальных деловых коммуникациях.

Даже без обилия цветов ваша подпись email может быть привлекательной. Чёрно-белая подпись столь же эффективна, как и цветная. Ключ в дизайне и использовании шрифтов.

Ищите дизайн с жирным, чётким шрифтом и большим количеством свободного места для контраста. Вот эффективный black and white design template:

Black and white email signature
Чёрно-белая Email подпись

Черно-белые подписи email воспринимаются, как более консервативные или формальные. Это делает их подходящими для такой профессии, как финансы или юриспруденция. В зависимости от дизайна, чёрно-белая подпись будет восприниматься как вполне современная.

6. Изобилие опций

Поскольку подпись email представляет ваш бренд, хорошо иметь выбор. Также неплохо иметь варианты, если ваша подпись email нуждается в изменении.

Например, если вы меняете работу или компанию, вам нужно изменить свою email подпись, чтобы отразить вашу новую должность. Кроме того, если вы заняты брендингом или ребрендингом своего бизнеса, рекомендуется выбрать гибкий шаблон, который можно будет настроить под конкретную деятельность.

Гибкий signature template ниже позволяет объединить 50 дизайнов с 10 цветами, что даёт вам до 500 уникальных вариантов подписи электронной почты. Вот несколько примеров:

Flexible Email Signature Template
Гибкий шаблон подписи Email

Поэтому, если вы собираетесь изменить свою email подпись, убедитесь, что шаблон, который вы используете, достаточно гибок, чтобы вместить ваши изменения.

Корпоративный образ

Если вы работаете в организации, вам может потребоваться более единообразный корпоративный взгляд на подписи email. Вам также может понадобиться отображать логотип в вашей электронной подписи.

Помните, что корпоративные электронные письма, отправленные с вашей email подписью, представляют вашу компанию. Важно соблюдать корпоративные стандарты с вашей подписью email, которая может включать в себя:

  • О конфиденциальности. Многие компании требуют включать это заявление в каждый корпоративный адрес email.
  • Корпоративные цвета и шрифты. Чтобы обобщить внешний вид корпоративных коммуникаций, ваша организация может ограничить цвета и шрифты, которые вы используете.
  • Корпоративные ссылки. Ваша компания может указать, чтобы вы ссылались на её сайт и социальные аккаунты, а не на свои собственные.
  • Адрес. Корпоративные подписи email обычно включают расположение основного офиса.

В некоторых странах существуют законы, требующие, чтобы корпоративные электронные письма содержали определенные элементы. В Великобритании, например, есть юридические требования делового общения для определённых видов бизнеса. Эти законы распространяются и на электронную почту. Проконсультируйтесь с адвокатом, знакомым с коммерческим законодательством в вашей области, чтобы узнать, какие правила могут применяться к вам.

В corporate email signature template ниже представлены десять различных подписей email, все имеют одинаковую профессиональную внешность. Вот два примера:

Corporate email signatures
Corporate Email Signatures

Пользуйтесь конструктором

Используйте шаблон подписи email с онлайн-редактором. Это позволит вам создавать и настраивать свою подпись email без необходимости иметь какие-либо навыки кодирования или знания HTML.

Пользуйтесь конструктором, чтобы быстро редактировать текст, изменять цвета, добавлять социальные ссылки, логотип компании и экспортировать настроенный результат.

Otrion e-signature builder предлагает онлайн редактор в нескольких вариантах с экспортом результата.

Email Signature Builder
Email Signature Builder

Держитесь моды

Современный дизайн подписи email хорошо подходит для многих брендов. Гладкий, чистый шрифт и свежий облик не имеют срока давности.

Если вы чувствуете, что современный стиль дизайна подходит для вашего бизнеса, поищите здесь:

  • лаконичный вид
  • чёткий, чистый шрифт (избегайте рукописных шрифтов)
  • плоский или полу-плоский дизайн (избегайте текстур или 3-D видов)
  • небольшой мазок плотног цвета
  • крупный текст

Уникальный modern email signature style:

Sample of a modern email signature
Modern Email Signature

Современный стиль email подписи отлично подходит для любой компании, которая хочет изобразить прогрессивные устремления. Это одинаково хорошо работает для технической фирмы или творческого работника.

Ваш следующий шаг

Следующим шагом будет создание привлекательной и уникальной профессиональной email подписи. Отличное место, где искать правильные email signature templates — Envato Market, там есть десятки доступных дизайнов.

При разработке вашей профессиональной электронной подписи не забудьте:

  • ссылки на соцсети
  • фото головы
  • простота или современность
  • цветной или чёрно-белый дизайн
  • корпоративные и правовые стандарты
  • шаблоны или конструкторы email подписи

Несколько последних советов

После создания email подписи сохраните её. Проверяйте почаще, чтобы убедиться, что ссылки, номера телефонов и другая информация актуальны. Замените устаревшие ссылки и добавьте новую информацию.

Подпись электронной почты с устаревшей информацией оставляет плохое впечатление о вашем бренде и вашем бизнесе.

Тестовые задания по теме «Электронная почта»

1.Электронная почта — это специальный пакет программ…

a) для доступа в internet,

b) только для пересылкисообщений между пользователями ЭВМ,

c) дляхранения и пересылки сообщений между пользователями ЭВМ,

d) толькодля хранения сообщений;

2. Каждыйпочтовый ящик e-mail имеет.

a) сетевой адрес,

b) место жительстваабонента,

c) паспортныеданные абонента,

d) нетправильных ответов;

3. Чтотакое сервер?

a) компьютер абонентаэлектронной почты,

b) компьютер,используемый в качестве почтового отделения,

c) верноа) и Ь),

d) нетправильных ответов;

4. Комуотправляются сообщения в «общем» режиме?

a) отдельному компьютерупользователя,

b) группе адресатов,сформированной каким-либо образом,

c) всемпользователям — владельцам почтовых ящиков, находящимся в
спискеконтактов,

d) пользователям — владельцам почтовыхящиков, выбранных случайным
образом;

5. Каковаструктура адреса электронной почты?

a) имя_пользователя@домены(поддомены),

b) домены(поддомены)@имя_пользователя,

c) домены(поддомены)@домены(поддомены),

d) имя пользователя@имя_почтовой_службы;

6. Какой домен является домен верхнего уровня вадресе электронной
почты?

a) самый левый поддомен,

b) самый правыйподдомен,

c) центральныйподдомен,

d) в разных случаях поразному;

7. Чтоозначает домен верхнего уровня?

a) код страны, вкоторой находится сервер,

b) научные и учебные организации илиправительственные учреждения,

c) коммерческиеорганизации,

d) все вышеперечисленное;

8. Чтодолжно указываться в настройках почтовой программы?

a) почтовый адрес,

b) имя машины, накоторой находится ваш почтовый ящик, и имя
машины,которая отправляет вашу почту,

c) верноа) и Ь),

d) нетправильных ответов;

9. С чем в большинстве случаев связаны ошибки,периодически возникающие при передаче сообщений, содержащих русский (кириллический)текст?

a) кириллические буквыне поддерживаются электронной почтой,

b) отправительиспользует заглавные русские буква,

c) использованиев одном письме кириллических и латинских букв,

d) отсутствие единогостандарта кодировки русских букв;
Ю.Обязательноли должен быть установлен межсетевой протокол ТСРЯР?

a) да, обязательно потелефонному каналу,

b) да, обязательночерез локальную сеть,

c) да, не важно накаком физическом уровне,

d) не обязательно.

Ответы

Добавить комментарий