Положение об экспертной комиссии

Экспертная комиссия при организации создается для проведения экспертизы ценности документов, которые образуются в ее деятельности. Посредством протокола заседания экспертной комиссии фиксируется ход заседания и принятые в процессе обсуждения решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола заседания экспертной комиссииОбразец протокола заседания экспертной комиссии

Задачи экспертной комиссии

Деятельность экспертной комиссии в организации регулируется Положением об экспертной комиссии. Сама комиссия является, как правило, постоянно действующей, и назначается приказом руководителя предприятия.

Экспертная комиссия призвана решать следующие задачи (они же обычно и ложатся в повестку ее заседания, только в более конкретизированном виде):

  • отбор документов, имеющих историческое, экономическое, социальное значение для передачи их в госархив (если организация комплектует архив);
  • определение срока хранения документов, имеющих значение в деятельности организации;
  • утверждение акта о выделении документов к уничтожению. Более подробно о процедуре оформления акта вы можете прочитать в специальном материале нашего сайта;
  • рассмотрение описей дел и номенклатуры дел, подготовка их к утверждению и т.п.

Состав экспертной комиссии

Комиссия создается из числа работников отдела документационного обеспечения, кадровых специалистов, иных руководителей (в зависимости от специфики работы организации).

Председателем комиссии может быть руководитель предприятия или его заместитель по соответствующему направлению деятельности. Секретарем является, как правило, работник, ответственный за архив. Он же ведет протокол заседания.

Дата заседания экспертной комиссии определяется распорядительным документом.

Оформление протокола

Унифицированной формы протокола заседания экспертной комиссии не существует. Форма протокола разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается вместе с Положением об экспертной комиссии. Вы можете воспользоваться имеющимся на нашем сайте бланком и образцом протокола для своих нужд.

Протокол заседания комиссии составляется на обычном листе формата А4 и должен содержать в себе следующие обязательные элементы:

  1. «шапку», в которой указываются реквизиты организации (наименование, адрес, для юрлиц – ИНН/КПП);
  2. дату и место составления протокола;
  3. номер протокола;
  4. данные о составе комиссии, участвующей в заседании (председатель, члены комиссии, секретарь);
  5. ссылку на приказ, которым утвержден состав комиссии;
  6. повестку. Если повестка объемная, допускается ее приложение в качестве дополнительного документа;
  7. краткое содержание обсуждения по каждому вопросу повестки (опционально);
  8. результаты по каждому вопросу повестки, например: «Согласована опись дел по личному составу отдела кадров за 2024 год», «Выделено к уничтожению 120 единиц дел в соответствии с Приложением №2 к протоколу»;
  9. подписи председателя и секретаря.

Что делать с протоколом

Дата и номер протокола заседания экспертной комиссии вносятся в соответствующие:

  • номенклатуру дел;
  • описи дел;
  • акт об уничтожении документов и т.п.

Сам протокол хранится в организации постоянно.

Утверждено
Приказом
Генерального директора
Российского космического агентства
от 14.12.93 N 79

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) РОССИЙСКОГО КОСМИЧЕСКОГО АГЕНТСТВА (РКА)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Примерного положения о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, одобренного Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве и утвержденного приказом Государственной архивной службы России (Росархив) от 8 октября 1993 г. N 84.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Российского космического агентства, включая управленческую, научно-техническую, кинофотофоновидео, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на хранении в РКА, его структурных подразделениях и в организациях Российского космического агентства.

1.3. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве Российского космического агентства. Решения Комиссии вступает в силу после их утверждения руководством РКА.

1.4. Персональный состав ЦЭК назначается приказом Генерального директора РКА из числа руководителей и специалистов структурных подразделений центрального аппарата РКА под председательством одного из заместителей Генерального директора РКА.

В качестве экспертов и консультантов к работе ЦЭК могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, нормативно-методическими документами Росархив, приказами и указаниями руководства РКА и настоящим Положением.

2. ФУНКЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Центральная экспертная комиссия РКА осуществляет следующие функции:

2.1. Рассматривает методические и практические вопросы экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности центрального аппарата РКА, проекты инструкций и методических рекомендаций по делопроизводству, а также вопросы организации документов в делопроизводстве и архивном деле и принимает соответствующие решения.

2.2. Рассматривает вопросы организации отбора документов на хранение или уничтожение в структурных подразделениях центрального аппарата и в организациях РКА и дает рекомендации.

2.3. Представляет на рассмотрение Государственной архивной службы России списки организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России, а также проекты перечней документов, классификаторов, примерных номенклатурных дел, примерных положений об ЭК организаций РКА, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.4. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.5. Осуществляет методическое руководство работой ЭК организаций РКА.

2.6. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности РКА и организаций Российского космического агентства.

2.7. Рассматривает предложения и дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.8. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда России (в том числе НТД и спецдокументации) в центральном аппарате и в организациях РКА.

2.9. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов РКА:

по выявлению владельцев личных архивов по тематике РКА, по возможности передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявления и возврату в Россию документов по истории России и РКА, которые по различным причинам оказались за границей России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории РКА.

2.10. Рассматривает и выносит решения об одобрении:

сводных записей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение (для источников комплектования государственной формы собственности);

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции о делопроизводстве, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

списков организаций РКА, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.11. Обязательному утверждению учреждениями системы Росархива подлежат:

описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уничтожении или изменении сроков хранения документов;

перечни документов постоянного срока хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;

списки организаций РКА, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.12. Согласованию (перед утверждением руководством РКА) с утверждениями Росархива подлежат:

положения о ЦЭК,

примерные и индивидуальные номенклатуры дел,

описи на документы по личному составу.

2.13. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. ПРАВА ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНОЙ КОМИССИИ

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям центрального аппарата и организациям РКА по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений центрального аппарата и организаций РКА, а также представителей Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство Российского космического агентства и организаций РКА по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке Российское космическое агентство в учреждениях Государственной архивной службы России.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

4.1. ЦЭК РКА работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и ЭПК РНИЦ КД.

4.2. ЦЭК работает по планам, утвержденным руководством РКА.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания Комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем Комиссии.

4.4. Заседания ЦЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решения принимает председатель ЦЭК и руководство РКА (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива). Особое мнение членов Комиссии отражается в протоколе или в приложении к нему.

4.5. Решения ЦЭК по результатам рассмотрения работы экспертных комиссий организаций РКА доводятся до сведения их руководителей.

4.6. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря Комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.7. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря Комиссии.

Управляющий делами РКА
А.И.ЗАЙЦЕВ

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

  • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
  • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
  • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.

Добавить комментарий