Положение о электронном документообороте

В соответствии с подпунктом 9.9 Положения о Федеральном агентстве воздушного транспорта, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 396, и в целях исполнения постановления Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 года N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об использовании системы электронного документооборота в Федеральном агентстве воздушного транспорта (далее — Положение).

2. Заместителям руководителя Росавиации, начальникам управлений Росавиации, руководителям межрегиональных территориальных управлений Росавиации обеспечить строгое соблюдение требований Положения всеми работниками Росавиации.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росавиации А.В. Белякова.

Руководитель А.В. Нерадько

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального агентства
воздушного транспорта
от 19.10.2017 N 840-П

Содержание

Положениеоб использовании системы электронного документооборота в Федеральном агентстве воздушного транспорта

1.1. Настоящее Положение регулирует процесс создания и обмена электронными документами в Федеральном агентстве воздушного транспорта (далее — Росавиация) в системе электронного документооборота Росавиации (далее — СЭД).

1.2. К СЭД подключены все работники Росавиации, автоматизированы все процессы документационного обеспечения.

Термины и определения, применяемые в настоящем Положении

Адресат (или получатель) — физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресован документ.

Бумажная копия электронного документа — документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Делопроизводители — лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росавиации.

Доверенное лицо — лицо, указанное в листе согласования непосредственно перед подписантом. Документ попадает к подписанту только после согласования доверенным лицом.

Замещающее лицо — лицо, назначенное исполняющим обязанности другого лица в соответствии с приказом/распоряжением центрального аппарата и территориальных органов Росавиации.

Лист согласования — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) — представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов и государственных корпораций.

Оригинал документа — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные — термин, определяемый в соответствии с пунктом 1 статьи 3 главы 1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Передача прав — предоставление любому другому сотруднику, имеющему учетную запись в СЭД, доступа к личному кабинету лица, передающего права.

Подписант — лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение — структурное подразделение Росавиации.

Резолюция — реквизит, состоящий из отметки в СЭД или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания).

Службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ) — структурные подразделения в центральном аппарате и территориальных органах Росавиации, на которые возложены функции по ведению делопроизводства.

Система электронного документооборота — информационная система Росавиации, предназначенная для создания и обмена электронными документами между структурными подразделениями центрального аппарата Федерального агентства воздушного транспорта, а также между центральным аппаратом и территориальными управлениями, подведомственными организациями.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ЭП).

Электронный бланк — электронный шаблон бланка центрального аппарата и территориальных органов Росавиации, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Электронный документ — документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Электронный документооборот — документооборот с применением автоматизированной информационной системы (СЭД).

Электронная копия документа — электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронный образ документа — электронная копия (скан-копия, скан-образ) документа, изготовленного на бумажном носителе.

Общие правила подготовки и передачи документов

3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдаться правила, установленные в нормативных правовых актах и правовых актах Росавиации по делопроизводству.

3.2. В Росавиацию могут поступать документы в электронном виде и на бумажных носителях (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов. Подлежат хранению документы на бумажном носителе, поступающие и создающиеся в агентстве.

3.3. В СЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные о документах, составляющих бумажный и электронный документооборот.

3.4. К регистрационной карточке (далее — РК) должен быть прикреплен электронный документ или электронный образ со всеми приложениями. Приложения, содержащие персональные данные, передаются на бумажном носителе и в СЭД не заносятся, но при этом в РК делается пометка о наличии такого приложения и способе его доставки.

3.5. При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК, электронного образа документа, а также данных о движении и исполнении документа.

3.6. Использование электронных подписей при осуществлении электронного документооборота производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Росавиации.

3.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники службы ДОУ Росавиации выполняют проверку подлинности электронной подписи.

3.8. Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и распечатывает лист согласования, в котором указывается использование электронной подписи.

3.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в Росавиации в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки электронных подписей хранимых электронных документов.

3.11. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, которым необходимо отправить документы почтовыми отправлениями, не являющимся участниками СЭД и МЭДО, а также документы, имеющие отметку «Для служебного пользования».

3.12. Каждый участник электронного документооборота, в пределах своей компетенции, несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД:

за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в СЭД;

за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

Работа с документами, имеющими отметку «Для служебного пользования»

4.1. Для документов, имеющих отметку «Для служебного пользования» (далее — ДСП), в СЭД заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится отметка «ДСП», при этом электронный образ документа к РК не прикрепляется.

4.2. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями.

4.3. Заполнение РК входящих и исходящих документов, имеющих отметку «ДСП», находится в ведении служб ДОУ.

Прием и регистрация поступающей корреспонденции

5.1. Прием документов и регистрация документов в СЭД производятся работниками службы ДОУ, ответственными за регистрацию документов в Росавиации.

5.2. Обращения, поступающие в адрес руководителя Росавиации, регистрируются в СЭД и направляются с использованием функции СЭД «Проект резолюции» на рассмотрение руководителю Росавиации, либо лицу, имеющему право утверждать резолюции руководителя Росавиации.

5.3. Обращения, поступающие в адрес заместителей руководителя Росавиации и начальников Управлений, регистрируются в СЭД и направляются либо проставлением адресата в РК в поле «Кому», либо с использованием функции СЭД «Направление документа» на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения.

5.4. Документы, поступающие в территориальные органы Росавиации, обрабатываются в порядке, установленном пунктами 5.2 и 5.3 настоящего Положения.

5.5. При получении бумажного оригинала документа работник службы ДОУ формирует РК входящего документа, указывая реквизиты документа, ссылки на связанные документы и выполняя регистрацию документа в СЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов и прикрепление их к РК документа.

5.6. В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение руководитель структурного подразделения производит возврат документа в установленные правовыми актами Росавиации по делопроизводству сроки, с указанием причин возврата через «направление», а служба ДОУ, направившая документ, создает новое «направление» другому адресату.

5.7. В случае, если в направленном документе для его выполнения необходимо добавить ещё соисполнителей из других подразделений, руководитель структурного подразделения, получившего поручение, может через функцию «направление» обратиться к лицу, давшему поручение, с просьбой рассмотреть возможность добавить конкретных сотрудников или структурное подразделение, либо самостоятельно запросить у них необходимую информацию.

5.8. Если документ получен по электронной почте, он распечатывается и обрабатывается как документ, поступивший на бумажном носителе. При наличии файла в электронном сообщении этот файл также прикрепляется к РК.

Передача документа на рассмотрение, рассмотрение документов

6.1.1. Подготовку резолюций к документам, зарегистрированным в СЭД, в адрес руководителя Росавиации осуществляет подразделение и должностные лица, к ведению которых относится данная функция.

6.1.2. Подготовку резолюций к документам в адрес заместителей руководителя Росавиации, руководителей структурных подразделений Росавиации, территориальных органов осуществляют подразделения и должностные лица, к ведению которых относится данная функция.

6.1.3. Документы, не подлежащие сканированию согласно пункту 4 настоящего Положения и Инструкции по делопроизводству, проходят рассмотрение в бумажном виде. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК согласно резолюциям.

6.1.4. Сотрудник, ответственный за подготовку проектов резолюций (в секретариатах руководителей, подключенных к СЭД учреждений и организаций), исполнителями которых являются не подключенные к СЭД должностные лица, обеспечивает распечатку документа с резолюцией на бумажном носителе в необходимом количестве и подготовку на отправку.

6.2. Рассмотрение поступающих документов руководителями структурных подразделений

6.2.1. Если руководитель структурного подразделения указан в РК документа в качестве адресата или исполнителя утвержденной резолюции, то документ поступает по СЭД непосредственно ему или должностным лицам, замещающим его в СЭД в соответствии с исполнением обязанностей или передачей прав.

6.2.2. Руководитель структурного подразделения при работе с документом выполняет в СЭД следующие действия:

знакомится с документом и вышестоящей резолюцией, если документ поступил по резолюции;

создает резолюцию для сотрудников подразделения;

согласовывает или подписывает подготовленный проект резолюции;

проставляет отметку об ознакомлении с документом, если документ поступил для ознакомления.

6.3. Простановка отметок об исполнении документов

6.3.1. Электронный документ с утвержденной резолюцией поступает на исполнение указанным должностным лицам.

6.3.2. Сотрудник, являющийся исполнителем резолюции, при получении резолюции вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения (отчет об исполнении, тип отчета «Промежуточный результат»). После исполнения поручения сотрудник ставит отметку «Исполнение завершено» в следующих случаях:

после согласования, подписания и регистрации документа, если поручение предполагало подготовку документа;

после выполнения поручения по существу, если поручение не предполагало подготовку документа.

6.3.3. Ответственному исполнителю по поручению или резолюции автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

6.3.4. Отметка об исполнении проставляется автоматически в случае, если исполнитель подготовил ответ на документ с помощью функции «Ответить» и этот ответ был зарегистрирован.

Осуществление контрольных функций

7.1. Постановка на контроль и снятие с контроля поступающей корреспонденции и обращений граждан осуществляются в соответствии с требованиями действующего законодательства и правовыми актами Росавиации по делопроизводству.

7.2. Контрольные функции в Росавиации, её структурных подразделениях и территориальных управлениях осуществляют службы ДОУ, на которые возложен контроль исполнения документов и поручений, или сотрудники, ответственные за контроль.

7.3. Контроль исполнения поручений в СЭД включает в себя:

подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции, исполнителей, текста (при необходимости), и плановой даты исполнения резолюции;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

проверку хода исполнения;

внесение данных о выполнении документа;

просмотр документов, срок исполнения которых истек;

снятие резолюций с контроля;

подготовку отчетов об исполнительской дисциплине;

учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

7.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль.

7.5. В течение срока исполнения документа сотрудники, ответственные за контроль, осуществляют предварительный контроль направлением руководителю структурного подразделения или исполнителю напоминаний.

7.6. Плановая дата исполнения документа устанавливается после утверждения резолюции руководителем или лицом, уполномоченным давать поручение от имени руководителя.

7.7. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, являющийся автором контроля резолюции, или, по его поручению, сотрудники, ответственные за контроль. После исполнения документа, делопроизводители структурных подразделений или сотрудники, являющиеся непосредственными исполнителями по поручению, информируют лиц, ответственных за контроль, о выполнении поручения. Снятие поручения с контроля оформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения. В случае, если документ ставился на контроль вышестоящим органом, то снятие с контроля осуществляется только после снятия с контроля в этом органе.

7.8. Для осуществления предупредительного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины производится мониторинг контрольных документов и печать их списков по исполнителям, плановым срокам и другим параметрам.

7.9. После снятия документа с контроля оригинал документа списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел Росавиации, РК документа распечатывается и списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения.

7.10. К зарегистрированным приказам Росавиации, постановлениям и протоколам Коллегий и оперативных совещаний, содержащим поручения, оформляются резолюции по каждому поручению или сводные поручения, в которых автором резолюции указывается подписант документа, в тексте поручения — ссылка на соответствующий пункт документа.

8.1. Подготовка и согласование проектов документов

8.1.1. Исполнитель создает проект документа, заполняет поля РК документа и прикрепляет подготовленный проект документа, оформленный на электронном бланке (в случае, если документ не требует собственноручной подписи).

8.1.2. Для проектов документов к РК создается «лист согласования».

8.1.3. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, проходят согласование в электронном виде, за исключением документов, указанных в пункте 4 настоящего Положения.

8.1.4. Согласование проектов приказов, постановлений Коллегий производится путем электронного согласования, с обязательным подписанием ЭП.

8.1.5. При заполнении «листа согласования» указывается перечень согласующих лиц, срок согласования, режим согласования: параллельный, последовательный. При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в РК документа, либо в поле «Комментарии» в листе согласования.

В случае, если необходима собственноручная подпись, то исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;

при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;

при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Если документ подписывает один подписант не допускается ставить его в параллельное согласование. В этом случае необходимо выбирать либо смешанный тип согласования, при котором подписант будет стоять в последовательном типе согласования, а остальные в параллельном, либо все участники согласования в последовательном.

8.1.6. Если для согласующего в СЭД указаны замещающие лица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующий принимает решение по документу («Согласовать», «Вернуть инициатору», «Вернуть предыдущему участнику», «Перенаправить»).

8.1.7. Если согласующим выбрано решение «Вернуть инициатору», согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решению комментарий, который будет отражен в листе согласования в СЭД.

8.1.8. Согласующий (замещающее его лицо в СЭД или доверенное лицо) имеет возможность до вынесения решения об окончании согласования перенаправить проект документа на дополнительное согласование. Лист дополнительного согласования может включать одно или несколько согласующих лиц.

8.1.9. Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по тому же «листу согласования».

8.1.10. В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового «листа согласования» начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к «листу согласования» необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими лицами.

8.1.11. Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции «Перенаправление» (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Росавиации, осуществляющее правовое обеспечение). В случае несогласия или замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию пишет свои рекомендации.

8.1.12. В случае, если подписантом документа является руководитель Росавиации, документ в обязательном порядке должен быть направлен сотруднику, отвечающему за корректорскую работу в Росавиации. В листе согласования данный сотрудник должен располагаться непосредственно перед руководителем Росавиации строго в последовательном порядке согласования.

Согласование проектов приказов Росавиации осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.10 Регламента Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденного приказом Росавиации от 04.04.2006 N 18.

8.2. Подписание проектов документов

8.2.1. Если в СЭД для подписывающего лица настроен режим работы с замещающими лицами, документ поступает параллельно замещающему лицу. Подписант получает проект документа, подписывает проект, либо отклоняет (возвращает на доработку). Доверенные лица, назначенные подписывающим лицом, могут получать документ до получения его подписантом.

8.2.2. Если подписантом выбрано решение «Вернуть», подписант в обязательном порядке должен внести в СЭД комментарий к своему решению.

8.2.3. После подписания документа в электронном виде он направляется на регистрацию в службу ДОУ.

8.2.4. Если документ должен быть подписан собственноручно, то после подписания всеми участниками согласования «листа согласования» в СЭД с помощью электронной подписи работник распечатывает документ на бланке и передает подписывающему лицу бумажный экземпляр документа для получения собственноручной подписи. После подписания документа работник приносит документ лицам, имеющим право проставлять отметку «собственноручная подпись», либо в службу ДОУ. Служба ДОУ проверяет наличие документа в СЭД и сверяет подписанный бумажный экземпляр документа с документом, подписанным в электронном виде.

Если документ подписывается электронной подписью, то после подписания исполнитель обязан сообщить сотрудникам, ответственным за регистрацию данного типа документа, номер электронного листа согласования для дальнейшей регистрации и отправки документа.

8.2.5. Все документы, имеющие направление организациям, подключенным к СЭД и МЭДО, и не требующие собственноручной подписи, должны быть подписаны ЭП. В случае, если ответ заявителю или организации направляется в форме электронного документа, то он подлежит подписанию ЭП.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного ЭП, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

8.2.6. Если рабочее место исполнителя документа территориально удалено от рабочего места подписанта, распечатку документа на бланке выполняет работник, передающий документ на подпись (секретарь, помощник, советник).

Регистрация исходящих и внутренних документов

9.1. Если внутренний документ после электронного согласования и подписания поступает на регистрацию, то делопроизводитель структурного подразделения регистрирует его и, в случае необходимости, оформляет «направление» на дальнейшее его рассмотрение.

9.2. Если документ после подписания направляется адресату в организации, подключенные к СЭД, сотрудники службы ДОУ после регистрации документа проставляют в электронном виде на документ исходящий номер и штамп электронной подписи.

9.3. Если документ после подписания направляется адресату в организации, не подключенные к СЭД, (или отправка документа необходима на бумажном носителе с собственноручной подписью) регистрация исходящего документа осуществляется только после поступления подписанного оригинала. После проверки идентичности бумажной и электронной версии документа направляемому документу присваивается номер.

9.4. Если документ после подписания должен быть направлен адресату в организацию, подключенную к системе МЭДО, согласно приложению к настоящему Положению, то регистратор после регистрации документа проставляет в электронном виде на документ исходящий номер и штамп электронной подписи, выбирает в виде доставки «МЭДО+ЭП» и после производит отправку через функцию «Отправка документа по МЭДО».

9.5. В случае, если документ отправляется в организации, подключенные к системе МЭДО и к СЭД, но не оформлен на электронном бланке, служба ДОУ возвращает документ на повторное подписание и переоформление.

9.6. Не допускается регистрация документов числами ранее поступления документа в электронном виде или оригинала, в случае подписания собственноручной подписью.

Разграничение доступа пользователей СЭД к электронным документам

10.1. Пользователи СЭД разделяются на 4 группы: руководители, службы делопроизводства и контроля, администраторы определенных блоков СЭД, сотрудники.

Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограничены или расширены по согласованию с лицом, ответственным за документооборот Росавиации в СЭД, назначенным руководителем Росавиации.

10.2. Руководство Росавиации имеет следующие права:

просмотр РК и электронных копий документов, направленных в Росавиацию;

создание или утверждение резолюций к документам;

подписание и согласование документов;

направление документов;

установление контрольных сроков исполнения документов;

делегирование права другому пользователю СЭД: замещающему лицу, доверенному лицу для предварительного согласования проекта документа, лицу в соответствии с передачей прав для рассмотрения документов и подготовки резолюций.

Факт передачи прав фиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом.

10.3. Службы делопроизводства и контроля Росавиации имеют следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

регистрация документа;

возврат документов на подписание в случае, если документ требует доработки;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к РК документа;

внесение текста резолюции руководителя в соответствии с полномочиями;

постановка документов на контроль с возможностью изменения сроков исполнения документов;

снятие документов с контроля;

формирование отчетов;

подписание документов, требующих собственноручную подпись.

10.4. Администраторы определенных блоков СЭД внутри этих блоков имеют следующие права:

просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

регистрация документа;

возврат документов на подписание в случае, если документ требует доработки;

заполнение полей РК;

прикрепление электронных копий документов к РК документа;

подписание документов, требующих собственноручную подпись.

10.5. Сотрудники Росавиации имеют следующие права:

просмотр РК и графических образов документов, адресованных либо направленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а также всех связанных с ними документов;

согласование документов;

направление документов;

ввод резолюций/поручений исполнителям;

внесение отчета об исполнении резолюций/поручений;

внесение информации о выполнении действий по «направлению»;

создание проекта документа (в блоке «согласование»);

выполнение функций доверенного и замещающего лица.

Приложение
к Положению об использовании
системы электронного
документооборота в Федеральном
агентстве воздушного транспорта

Организации, подключенные к МЭДО

1. Администрация Алтайского края

2. Администрация Астраханской области

3. Администрация Брянской области

4. Администрация Владимирской области

5. Администрация Главы Республики Мордовия (Саранск)

6. Администрация Главы и Правительства Республики Бурятия

7. Администрация Кемеровской области

8. Администрация Костромской области

9. Администрация Краснодарского края

10. Администрация Красноярского края

11. Администрация Курской области

12. Администрация Липецкой области

13. Администрация Ненецкого автономного округа

14. Администрация Президента Российской Федерации

15. Администрации Приморского края

16. Администрация Псковской области

17. Администрация Самарской области (Самара)

18. Администрация Смоленской области

19. Администрация Тамбовской области

20. Администрация Тверской области

21. Администрация Томской области

22. Администрация Главы и Кабинета Министров Республики Адыгея

23. Администрация и Правительство Республики Саха (Якутия)

24. Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации

25. Аппарат Правительства Республики Башкортостан

26. Аппарат Правительства Российской Федерации (входящий к ним)

27. Аппарат Правительства Российской Федерации (исходящий от них)

28. Банк России

29. Верховный суд Российской Федерации

30. Генеральная прокуратура Российской Федерации

31. Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации (ГУСП)

32. Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

33. Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» (Госкорпорация «Росатом»)

34. Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России)

35. Дом Правительства Республики Северная Осетия — Алания

36. Конституционный суд Российской Федерации

37. Министерство Российской Федерации по делам Северного Кавказа

38. Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России)

39. Министерство Российской Федерации по развитию Дальнего Востока (Минвостокразвития России)

40. Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)

41. Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России)

42. Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России)

43. Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России)

44. Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России)

45. Министерство образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России)

46. Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации (Минприроды России)

47. Министерство промышленности и торговли Российской Федерации (Минпромторг России)

48. Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России)

49. Министерство сельского хозяйства Российской Федерации (Минсельхоз России)

50. Министерство спорта Российской Федерации (Минспорт России)

51. Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации (Минстрой России)

52. Министерство транспорта Российской Федерации (Минтранс России)

53. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд)

54. Министерство финансов Российской Федерации (Минфин России)

55. Министерство экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России)

56. Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России)

57. Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)

58. Национальная гвардия Российской Федерации (Росгвардия)

59. Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР)

60. Правительство Амурской области

61. Правительство Архангельской области

62. Правительство Белгородской области

63. Правительство Волгоградской области

64. Правительство Вологодской области

65. Правительство Воронежской области

66. Правительство Еврейской автономной области

67. Правительство Забайкальского края

68. Правительство Ивановской области

69. Правительство Иркутской области

70. Правительство Кабардино-Балкарской Республики

71. Правительство Калининградской области

72. Правительство Калужской области

73. Правительство Камчатского края

74. Правительство Карачаево-Черкесской Республики

75. Правительство Кировской области

76. Правительство Курганской области

77. Правительство Ленинградской области

78. Правительство Магаданской области

79. Правительство Москвы

80. Правительство Московской области

81. Правительство Мурманской области

82. Правительство Нижегородской области

83. Правительство Новгородской области

84. Правительство Новосибирской области

85. Правительство Омской области

86. Правительство Оренбургской области

87. Правительство Орловской области

88. Правительство Пензенской области

89. Правительство Пермского края

90. Правительство Республики Алтай

91. Правительство Республики Дагестан

92. Правительство Республики Ингушетия

93. Правительство Республики Калмыкия

94. Правительство Республики Карелия

95. Правительство Республики Коми

96. Правительство Республики Крым (г. Симферополь)

97. Правительство Республики Марий Эл (г. Йошкар-Ола)

98. Правительство Республики Татарстан

99. Правительство Республики Тыва

100. Правительство Республики Хакасия

101. Правительство Республики Чувашия

102. Правительство Ростовской области

103. Правительство Рязанской области

104. Правительство Санкт-Петербурга

105. Правительство Саратовской области

106. Правительство Сахалинской области

107. Правительство Свердловской области

108. Правительство Ставропольского Края

109. Правительство Тульской области

110. Правительство Тюменской области

111. Правительство Удмуртской Республики

112. Правительство Ульяновской области

113. Правительство Хабаровского края

114. Правительство Ханты-Мансийского автономного округа

115. Правительство Челябинской области

116. Правительство Чеченской Республики

117. Правительство Чукотского автономного округа

118. Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

119. Правительство Ярославской области

120. Правительство Севастополя

121. Руководство головного узла МЭДО

122. Следственный комитет Российской Федерации

123. Служба внешней разведки Российской Федерации (СВР России)

124. Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

125. Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации

126. Счетная палата Российской Федерации

127. Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций

128. Управление делами Президента Российской Федерации

129. Управление обеспечения правовой информатизации Службы специальной связи Федеральной службы охраны Российской Федерации (УОПИ Спецсвязи ФСО России)

130. Федеральная антимонопольная служба (ФАС России)

131. Федеральная миграционная служба (ФМС России)

132. Федеральная налоговая служба (ФНС России)

133. Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр)

134. Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков (ФСКН России)

135. Федеральная служба государственной статистики (Росстат)

136. Федеральная служба исполнения наказаний (ФСИН России)

137. Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России)

138. Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация)

139. Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзор)

140. Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству (ФСВТС России)

141. Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет)

142. Федеральная служба по интеллектуальной собственности (Роспатент)

143. Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)

144. Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития (Росздравнадзор)

145. Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор)

146. Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)

147. Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)

148. Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор)

149. Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (Росалкогольрегулирование)

150. Федеральная служба по тарифам (ФСТ России)

151. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю Российской Федерации (ФСТЭК России)

152. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)

153. Федеральная служба по финансовому мониторингу (Росфинмониторинг)

154. Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор)

155. Федеральная служба судебных приставов (ФССП России)

156. Федеральная таможенная служба (ФТС России)

157. Федеральное агентство морского и речного транспорта (Росморречфлот)

158. Федеральное агентство водных ресурсов (Росводресурсы)

159. Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация)

160. Федеральное агентство железнодорожного транспорта (Росжелдор)

161. Федеральное агентство лесного хозяйства (Рослесхоз)

162. Федеральное агентство научных организаций (ФАНО)

163. Федеральное агентство по государственным резервам (Росрезерв)

164. Федеральное агентство по делам Содружества Независимых Государств, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству (Россотрудничсство)

165. Федеральное агентство по делам молодежи (Росмолодежь)

166. Федеральное агентство по делам национальностей (ФАДН России)

167. Федеральное агентство по недропользованию (Роснедра)

168. Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям (Роспечать)

169. Федеральное агентство по рыболовству (Росрыболовство)

170. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт)

171. Федеральное агентство по туризму (Ростуризм)

172. Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (Росимущество)

173. Федеральное агентство связи (Россвязь)

174. Федеральное агентство специального строительства (Спецстрой России)

175. Федеральное архивное агентство (Росархив)

176. Федеральное дорожное агентство (Росавтодор)

177. Федеральное казначейство (Казначейство России)

178. Федеральное медико-биологическое агентство (ФМБА России)

179. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС)

180. Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС РФ)

181. Центральная избирательная комиссия Российской Федерации (ЦИК России)

Партнёр проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера»:

Сервис обмена электронными документами Synerdocs

Одно дело – организовать внутренний и внешний электронный документооборот, изучить все нюансы применения электронной подписи или сдачи налоговой отчётности в цифровом виде. И совсем другое – выстроить правильное хранение электронных документов.

В пятой статье проекта рассказываем, в чем разница бумажного и электронного архива. А также выясним, что делать тем, кто работает и с печатными, и с цифровыми оригиналами.

Хранение документов в электронном виде. Главные вопросы

С одной стороны, законодательством определены одни и те же правила – как для бумажных, так и для электронных оригиналов. Основные понятия и требования описывает ФЗ №125 «Об архивном деле в Российской Федерации».

С другой стороны, есть несколько важных моментов, которые нужно учесть при работе с документами в электронном виде.

Где хранить?

Во-первых, нужно подготовиться технически. Придётся решать, где именно хранить электронные оригиналы: локально, в облаке или на носителях. Последние, кстати, быстро «устаревают» и изнашиваются – через 5-10 лет может случиться и так, что вы не сможете сохранённый когда-то открыть акт или счёт. И вот мы подобрались ко второму вопросу:

Как воспроизвести?

Сохранить – это легко, но для ведения бухгалтерского архива недостаточно. Его нужно «прочитать» завтра, через месяц или 5-10 лет спустя. Плохая новость в том, что форматы постоянно меняются – недавно был .XLS, а теперь .XLSX. Плюс к тому утверждаются обязательные форматы для документов, которые переводят в статус «формализованные». Насколько быстро устареют те, что вы использовали до момента «икс»?

Важно: юридическое лицо несёт ответственность как за сохранность электронных документов, так и за их воспроизведение. В частности, такое требование содержится в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте».

Читайте также: 4 принципа построения электронного архива в ОЦО

Как организовать длительное хранение электронных документов?

Закон требует хранить некоторые оригиналы более 50 лет. Что делать с ними? Какие меры нужно предпринять, чтобы документ можно было без проблем прочитать даже спустя полвека?

Решений на рынке пока немного. На их фоне выделяется «Долговременный архив» от Directum – централизованное хранение всех документов в течение любого срока, установленного государством. При этом соблюдается легитимность процесса и их юридическая сила.

Подробнее о решении «Долговременный архив» – на сайте Directum >>

Способы хранения электронных документов

Рассмотрим самые популярные варианты, которые точно соответствуют требованиям законодательства.

Локально. На самом деле нет разницы, как именно получаете и потом работаете с документами. В этом случае вы просто сохраняете на жесткий диск своего компьютера или в специально выделенную папку в локальной сети.

«Недостаток этого способа – нет гарантии того, что документы будут в сохранности. Настроить ограниченный доступ к папкам очень сложно. При этом следить за тем, сколько уже хранится оригинал и мог ли кто-то внести в него изменения, придётся самому пользователю. Плюс для того, чтобы можно «воспроизвести» акт или счёт, придётся озаботиться соответствующим ПО – как минимум редакторами. И наконец, уже через год-два вы увидите, насколько масштабным стал архив. Найти в нём нужный документ будет очень сложно».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Электронный архив. Речь о специально разработанных под эти задачи решениях. Как правило, их предоставляют в рамках ECM- и других систем.

Приятных моментов здесь уже больше. Во-первых, работать с документами в так намного комфортнее. Найти необходимый акт или договор можно в пару кликов. Если нужно оставить какой-либо документ в тайне от сотрудников, которым знать о нём не положено, можно ограничить права доступа.

При этом не нужно устанавливать другие программы. Система отобразит документ в читаемом виде и предоставит дополнительную информацию о нём. А сроки для разных видов документов реализуются автоматически.

Пример – «Финансовый архив» Directum. Благодаря решению можно сократить сроки подготовки к проверке ФНС в 12 раз.

Хранение документов в облаке. Вариант подходит компаниям, для которых покупка ECM-системы пока не по карману или не является первоочередной задачей.

Более того, хранить электронные оригиналы в облаке могут клиенты оператора ЭДО. Если ваша компания использует сервис обмена, то наверняка замечали – всё, что вы отправляли или получали, хранится прямо там же. И если под рукой будет интернет, то сможете с ними ознакомится – даже удалённо (дома, в отпуске и т.д.).

Часто операторы хранят документы, даже если абонент их об этом не просит. Обратная ситуация – дополнительные настройки облачного хранилища. Допустим, вам нужно изменить правила доступа к файлам или обеспечить какими-либо дополнительными гарантиями, придётся обратиться к провайдеру. Такие функции оплачиваются отдельно.

Читайте также: Что учесть при создании электронного архива документов

Сроки хранения документов

Как долго нужно хранить электронные документы, определяет законодательство. В частности, требования к срокам содержатся в ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте». Согласно закону первичные документы нужно хранить в течение 5 лет после года, когда их в последний раз использовали для отчётности.

Логичное наблюдение: чем значимее для государства (контролирующих органов) документ, тем дольше его необходимо хранить:

Архив и электронная подпись

Пока вы храните электронный документ, он должен иметь юридическую силу. На протяжении всего срока, что ему отведено государством. Главным гарантом его легитимности является электронная подпись.

Вопрос: что делать, если документ будет храниться ещё 2 года, а ваш сертификат подписи уже недействителен? Действительно, его выдают только на год. А сроки обеспечения сохранности зачастую намного больше.

Однако трагедии в этой ситуации нет. ФЗ №63 «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

«Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД».

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

А если коротко

Закон определяет сроки хранения документов одинаково – что для бумажных, что для электронных оригиналов. Архив можно организовать прямо на жестком диске своего компьютера, в облаке (сервисе оператора ЭДО) или специализированном решении от разработчиков информационных и иных систем.

Какой вариант подойдет вашей компании, зависит от того нюансов – от необходимости обеспечить конфиденциальность коммерческих данных до желания ускорить процесс в работе с документами.

Читать ещё:

  • Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?
  • Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии
  • Часть 3. Электронные бухгалтерские документы — факты, законы и важные нюансы
  • Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
  • Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>

Добавить комментарий