Показатель эффективности работы производственных подразделений организации

В работе промышленных предприятий и их производственных подразделений ежедневно может контролироваться несколько сотен параметров, особенно тех, которые связаны с производственным процессом. Менеджер в своей работе должен иметь простое и ясное представление о его ходе и понимать, какой вклад в общее дело вносит тот или иной участок или цех. Важным является сопоставимость данных по различным производственным составляющим и предприятию в целом.

Сегодня организации уделяют много внимания оценке финансовой эффективности своей работы. Определяются показатели рыночной стоимости предприятия. Но величина дивидендов по акциям зависит, прежде всего, от того, насколько результативно производство, высоко качество продукции и налажена система менеджмента на предприятии.

Как связать показатели работы отдельного цеха и отчета работника финансового отдела? Как производственная составляющая влияет на результативность предприятия в целом? Какие критерии необходимо контролировать для выявления «узких» мест производственного участка? На эти и многие другие вопросы позволяет ответить применение комплексной оценочной системы.

На основе исследования как теоретических источников, так мнений управленцев среднего звена и топ-менеджеров машиностроительных и металлургических предприятий была разработана модель оценки и управления эффективностью производственной составляющей с учетом ее роли в деятельности промышленного предприятия.

Содержание

Основные определения

Для начала необходимо определить параметры оценки. Так, под объектом оценки будем понимать функциональную производственную единицу промышленного предприятия, цех промышленного производства, первичное звено (рис. 1).

Модель системы

Эффективная работа цеха — это работа в соответствии с поставленными перед ним целями и задачами в системе производства предприятия при оптимальном использовании ресурсов. А оценка эффективности работы цеха — оценка результативности работы в системе производства предприятия в целом в соответствии с поставленными перед ним целями и задачами с учетом оптимальности использования ресурсов.

Формулировка понятия «оценка эффективности» определила, что система оценки должна включать в себя несколько аспектов. Возникла необходимость применения многокритериального подхода в экономической модели.

Комплексная система оценки

За основу оценочной системы взята концепция сбалансированной системы показателей, которая отвечает условию многокритериальности (рис. 2).

Сбалнсированная система показателей

Идея сбалансированной системы показателей была переработана и уточнена в соответствии с производственными реалиями российской действительности.

Итак, в разработанном методе комплексной оценки выделено 5 блоков показателей (рис. 3).

Структура оценки

Четыре оценочных направления являются отражением системы сбалансированных показателей.

Отражением финансовой составляющей в системе сбалансированных показателей в данном случае является выделение такого блока показателей в предложенной методике комплексной оценки эффективности работы производственного подразделения как «Оценка производственно-экономического состояния производственного подразделения».

Составляющая работы с потребителями системы сбалансированных показателей в представленной модели выражена «Оценкой качества выпускаемой продукции и работы производственного подразделения».

Проявлением такой составляющей системы сбалансированных показателей как «внутренние процессы» является блок показателей «Оценка технического и технологического состояния производства в подразделении».

И, наконец, последняя составляющая системы сбалансированных показателей «обучение и рост» представлена составляющей — «Оценка эффективности использования трудовых ресурсов и инновационной деятельности в условиях производственного подразделения».

Для учета специфики работы первичного звена предприятия выделяется пятый блок показателей — «Оценка вклада и доли производственного подразделения в производственных ресурсах и результатах работы предприятия».

Показатели оценки

Каждое направление оценки раскрывается с помощью частных показателей, которые являются индикаторами состояния цеха и участка (табл. 1).

оценки производственного прдприятия

Состав частных показателей может варьироваться в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия и специфики производственного участка. Например, такой частный показатель как «Удельный вес продукции, полуфабрикатов производственного подразделения в общем объеме реализованной по предприятию (отгруженной) продукции, полуфабрикатов» необходимо исключить из комплексной системы, если продукция цеха поступает в последующий передел для дальнейшей обработки без возможности реализации на сторону.

Обобщенная оценка

Для проведения оценки и мониторинга состояния цеха или участка устанавливаются интервалы значений частных показателей, в соответствии с которыми этим показателям присваивается рейтинг от 0 до 10 (табл. 2).

рейтинги

После того, как определено рейтинговое значение частных показателей, выводится средневзвешенное значение по каждому из 5 направлений комплексной оценки. При этом значимость каждого частного показателя устанавливается или предприятием самостоятельно или по данным рекомендациям (табл. 3).

Средневзвешенное значение по каждому направлению оценки считается как сумма произведений рейтингового значения каждого частного показателя и его весовой категории.

показатели весов

Полученные расчетные значения (от 0 до 10) по каждому из 5 оценочных направлений уже позволяют сделать вывод о состоянии цеха или участка и выявить слабые места первичного звена — отсутствие экономического потенциала, низкое качество выпускаемой продукции, изношенность оборудования, низкая производительность труда или несоответствие производственной составляющей направлению деятельности предприятия.

Следующим этапом оценки эффективности работы производственного подразделения является выведение итоговой средневзвешенной оценки, определяемой как сумма произведений расчетных значений оценочных направлений и их весовых категорий.

Данный метод оценки позволяет сделать сопоставимыми показатели работы всех цехов и участков и предприятия в целом. Можно сравнить и проанализировать работу каждой составляющей предприятия как друг с другом, так и с плановыми показателями.

При этом есть возможность мониторинга обобщенных показателей и показателей, характеризующих производственный процесс. Оценочная модель позволяет сконцентрировать внимание управленческого персонала на тех факторах, которые могут обеспечить предприятию конкурентные преимущества.

Модель управления производственным процессом

Система комплексной оценки представляет производственную программу через цепь причинно-следственных связей между отдельными показателями. Не являясь инструментом создания бизнес-стратегии, она в то же время может привести к необходимости ее переосмысления и доработки.

Использование этой системы в мониторинге и оперативном управлении цехом или участком позволяет лучше сформулировать стратегию предприятия в частных задачах ее реализации (рис. 4).

модель управления

Проведя оценку работы производственной составляющей предприятия, менеджер имеет представление как об общем состоянии цеха или участка, так и об его «узких» местах. При этом оценка ведется не только с точки зрения выгодности работы именно этого первичного звена, но и с позиции его вклада в работу предприятия в целом.

Надо отметить, что в условиях многопередельного производства, когда технологическая цепочка состоит из 3-х и более звеньев, на первый план при оценке работы заготовительного производства или участка полуфабрикатов выходит значение величины синергетического эффекта от их участия в производственном процессе. Оценка вклада производственного подразделения позволяет оценить степень значимости данного участка для предприятия и принять решение об аутсорсинге услуг.

После анализа результатов оценки экономической эффективности и оценки вклада в технологическую цепочку проводится анализ возможностей повышения результативности работы первичного звена (рис. 5).

дерево целей

В зависимости от того, какое направление развития цеха или участка выбрано, отдается приоритет тем или иным составляющим комплексной оценки и отдельным составляющим. Конкретизация этих задач происходит через выбор наиболее значимых показателей комплексной системы оценки.

Каждый показатель, включенный в комплексную систему оценки эффективности деятельности первичного звена предприятия, должен быть элементом цепи причинно-следственных связей, посредством которой менеджеры всех уровней управления получают информацию о состоянии и вкладе производственного подразделения в работу предприятия.

Формализация задач и целей, ставящихся перед первичным звеном предприятия, представлена в таблице 4.

классификация целей

Экономическая добавленная стоимость

В рассматриваемой оценочной системе есть такой показатель, как экономическая добавленная стоимость. Он характеризует чистый доход от деятельности цеха или участка.

Экономическая добавленная стоимость определяется как произведение разницы между значением рентабельности производства и требуемой нормой рентабельности, и величины инвестированного капитала. Под значением инвестированного капитала конкретного подразделения понимается сумма вложений в основные и оборотные фонды на данном участке производства. Величина требуемой нормы рентабельности устанавливается, например, на уровне среднего отраслевого значения рентабельности или среднего значения данного показателя по рассматриваемому предприятию за определенный ряд лет.

Показатель экономической добавленной стоимости позволяет определить в рублях насколько эффективно, по сравнению с планом или другим подразделением или предприятием, работает в целом рассматриваемое первичное звено. Сумма показателей экономической добавленной стоимости по всем подразделениям предприятия позволяет определить кумулятивный эффект от деятельности предприятия, например, по сравнению с предыдущим периодом. Этот метод оценки экономического эффекта хорош тем, что позволяет сопоставить результат деятельности при различных значениях инвестированного капитала.

При вложении средств в расширение производственных мощностей может увеличиваться размер дохода и прибыли за счет увеличения парка оборудования и, как следствие, увеличения объема выпуска продукции (см. формулу расчета прибыли). Увеличение валовой прибыли еще не свидетельствует об увеличении показателя рентабельности, да и не говорит о том, что есть прирост располагаемых средств. Инвестирование предполагает возвратность средств, что особенно актуально при вложении заемного капитала. В данном случае величину требуемой нормы рентабельности можно установить на уровне ставки ссудного капитала. И показатель экономической добавленной стоимости будет соответствовать величине средств, которое предприятие получит в результате реконструкции.

Процесс управления эффективностью

Итак, формализация задач по развитию производственного подразделения в процессе создания комплексной оценки позволяет построить логическую схему управлением промышленным подразделением предприятия с целью повышения его эффективности (рис. 6).

схема процесса
Условно процесс управления эффективностью работы производственного подразделения можно разделить на три этапа. На первом этапе определяются целевые показатели, которые должно достигнуть в своей деятельности первичное звено предприятия в соответствии со стратегической программой предприятия в целом и производственной программой подразделения на год. На данном этапе качественно формируется показатель комплексной оценки эффективности работы цеха или участка промышленного производства.

На втором этапе определяются возможности по реализации заданных целевых показателей в существующей системе ресурсов первичного звена. При необходимости увеличения ресурсного потенциала определяются перспективные и тактические потребности во вложениях финансовых средств в развитие промышленного подразделения и возможности их выделения.

Третий этап включает в себя оценку достигнутых результатов на основе фактических данных и уже сформулированной на первом и втором этапе комплексной оценки эффективности работы цеха или участка промышленного производства.

Таким образом, строится система мониторинга работы производственной составляющей промышленного предприятия. Она позволяет определить не только текущее положение дел в первичном звене, но и сопоставить показатели его работы с аналогичными по другим подразделениям организации. Возникает возможность оценки значимости конкретного цеха или участка для предприятия в целом, в том числе в стоимостном выражении.

ГлавнаяСтатьиKPI руководителя отдела продаж

Глава продаж – надежда и опора коллектива, главный пример для подражания. Каким бы прекрасным специалистом он не был, контролировать работу все равно нужно. Для мотивации можно использовать тот же метод, что и для рядовых коммерсантов, — внедрение показателей KPI.

KPI руководителя отдела продаж – какой он?

Зарплата главы коммерческого подразделения, как и его подчиненных, складывается из оклада (меньшей части, можно её не использовать) и премии по итогам работы. Сумма, которая добавится к окладу, зависит от выполнения плана. Коэффициент полезности старшего менеджера соответствует ряду характеристик.

KPI для руководителя отдела продаж – прозрачный и понятный

Для расчета значения не изобретайте громоздкие формулы. «Привяжите» его к сумме, которую получил начальник от клиентов за месяц, количеству встреч с заключением сделки или числу новых клиентов за период. Понятный в расчете процент удобнее использовать в управлении. А глава подразделения и так занят работой, чтобы разгадывать смысл сочиненных управленцем формул. От простоты выиграют все.

KPI для руководителя отдела продаж — соизмеримый с коллективом

Ведущий сотрудник не заставляет людей «пахать из-под палки», а подаёт пример собственными достижениями. У реализующей части компании общие цели, а, значит, и инструменты для их достижения в одинаковы. Общая система оценки делает начальника ближе к подчиненным.

KPI руководителя отдела продаж (пример) — количество звонков, итогом которых стала встреча с клиентом. В этом случае значение применяется как для менеджеров, так и для ведущего коммерсанта. Но количество звонков в месяц для последнего будет больше. Это ваш лучший сотрудник, не так ли? От рядовых коммерсантов его отличает опыт и профессионализм, поэтому минимум по результатам должен быть выше. Коэффициент дает возможность рядовому сотруднику понять разницу в своих результатах и вышестоящего коллеги. Менеджер видит, каких показателей достичь, чтобы обеспечить себе доход, аналогичный управленческому. А гуру подразделения старается не только заработать, но и подтвердить статус профессионала.

KPI лидера соответствует стратегии компании

Лучшие люди организации не занимаются решением типовых задач. Да, начальник сбыта делает телефонные звонки, но себе поручает самые «сложные» задачи. Если для компании важно привлечь новых клиентов – опытный сотрудник решит задачу. Развитие VIP-подразделения также ляжет на плечи ведущего коммерсанта. С учетом целей компании на будущее определяется система измерения эффективности.

Достижимость показателя

Даже менеджер по с десятилетним стажем — не супермен. Каких бы высоких результатов не достигал ваш сотрудник, цифры для мотивации должны быть реальны. Определяйте мотивацию исходя из опыта бизнеса. Самый простой способ: берете средний результат (например, 10 встреч в месяц, которые закончились контрактом), увеличиваете его до максимально достигнутого в отделе (например, 15 встреч). В результате получим число, к которому стремиться каждый сотрудник. При этом для начальника число увеличивается еще раз (например, до 20). «Нарисовать» можно любую цифру, но если вы хотите 200 удачных встреч в месяц, даже самый лучший коммерсант не сможет выполнить ваше желание.

KPI руководителя отдела продаж (пример для разных подразделений)

Крупные компании создают несколько подразделений сбыта. Одно действует на входящем потоке, другое – занимается активным сбытом по «холодной» базе, третье – работает с VIP-клиентами. Для главы каждого элемента компании будет свой коэффициент, зависящий от функционала сотрудников. В качестве значения подойдет количество звонков с договоренностью о встрече, число личных встреч, объем выплаченных средств, количество заполненных контрагентами анкет. Унифицировать систему мотивации для ведущих менеджеров всех подразделений можно, если перевести все значения в денежные. Но такая мера подойдет не для каждого бизнеса. Меры для мотивации разрабатываются индивидуально под управленческие задачи.

В системе управления персоналом используют ни один коэффициент эффективности, а их систему. Чем сложнее и разнообразнее функционал коммерсанта, тем больше показателей создается. Но увлекаться не стоит.

Мотивация должна учитывать и сложные схемы работы. Например, входящий звонок от клиента дает результат в виде подписанного контракта и оплаты через полгода после первого контакта.

Связь с результатами персонала

Личная прибыль важна для гуру, но командная – еще важнее. Доход ведущего коммерсанта зависит от достижений коллектива настолько, чтобы собственные достижения воспринимались как вклад в общее дело. KPI «привязывают» к показателю коллектива. Это помогает мотивировать и самого начальника, и его команду.

Другой важный момент – постоянство. Первый менеджер стремиться не только достигнуть ключевого значения со своей командой, но и повторять его из месяца в месяц. Еще лучше, если фактический уровень сбыта увеличивается с течением времени. Стабильный рост оплачивается соответственно.

Доход управленца подразделения сбыта может выглядеть так:

Деньги, полученные при выполнении собственного плана; Премия за достижения уровня KPI подчиненными менеджерами; Выплата «за постоянство».

При этом все значения для определения эффективности прозрачны и соизмеримы. Первым пунктом этой цепи может быть постоянная — окладная – часть. Не стоит отводить ей более 30%. Чем больше переменная часть дохода, определяющаяся по эффективности, тем больше подчиненные будут стремиться привлечь нового клиента и выполнить план.

Показатели – еще не всё

Внедрение системы мотивации с помощью KPI решает многие трудности с управлением и контролем подчиненных. Количество удачных сделок и прибыл за месяц на одного менеджера посчитать вполне реально. Не все измеримо даже в рабочей обстановке. Например, создать систему измерения авторитета проблематично. Но не учитывать этот фактор нельзя, ведь авторитет вышестоящего коллеги определяет итог труда.

Способность принимать решения в сложных ситуациях, умение направить развитие подчиненных в нужное русло, готовность на своем примере демонстрировать работу со сложными этапами реализации — качества, которыми обладает ведущий сотрудник. «Загнать» такие понятия в систему сложно из-за их неизмеримости.

Но не стоит забывать, что настоящий профессионал, обладающий лидерскими качествами и умением управлять людьми, будет из месяца в месяц показывать отличные результаты и в измеримом «поле». Ведь приносить стабильную прибыль компании без классических качеств гуру продаж нельзя.

Бухгалтерский отдел часто воспринимается руководством компаний как затратное звено. Главбух регулярно жалуется на большую загруженность отдела и просит принять в помощь нового сотрудника. Как руководству компании разобраться, действительно ли отдел перегружен работой или это неэффективная организация труда? В чем заключаются ключевые показатели эффективности главного бухгалтера?

Показатели работы главбуха

Хороший главный бухгалтер должен иметь возможность объективно оценивать, загружен ли сотрудник отдела работой в полном объеме. Возможно, нужно вменить сотруднику в обязанность некоторые дополнительные функции или, наоборот, снять лишнюю нагрузку. То есть равномерно распределить работу между сотрудниками для эффективного и результативного ее выполнения. Бухгалтерия является вспомогательным отделением для любого бизнеса, но именно с ее помощью компания сохраняет и преумножает полученные доходы.

Оценка работы отдельного сотрудника или целого отдела компании проводится по ключевым показателям. Ключевые показатели эффективности бухгалтерии состоят из многих пунктов:

  • вовремя сданная в контролирующие налоговые органы отчетность и правильно заполненные декларации;
  • своевременно оплаченные счета клиентов компании;
  • безошибочное ведение бухгалтерского учета;
  • общая сумма экономии (на договорах с поставщиками или подрядчиками и пр.);
  • общая сумма денежных штрафов в налоговые службы (по вине бухгалтерии);
  • затраты на заработную плату по бухотделу;
  • наличие или отсутствие жалоб клиентов и сотрудников компании на работу бухгалтерии.

Примеры КPI в бухгалтерии: бухотдел может влиять на основные бизнес-процессы компании, повышая рост прибылей и уменьшая расходы.

В бизнес-процессах ключевыми показателями по работе бухгалтерского отдела являются:

  • взаимозаменяемость работников;
  • численность сотрудников бухгалтерии;
  • минимальное количество просроченной документации в процессе работы;
  • количество работников предприятия на одного бухгалтера.

Еще необходимо учитывать квалификацию сотрудников бухотдела и их стремление к работе на результат. Руководителю нужно контролировать отсутствие перегруженности персонала, комфорт на рабочих местах и при необходимости своевременное прохождение курсов повышения квалификации сотрудниками.

Как определить загруженность работника

Перед работниками разных специальностей руководители ставят задачу и срок ее выполнения. По этим критериям проводят оценку работы этого специалиста. Исходя из этих показателей, можно определить, нужно ли расширять штат компании или, наоборот, количество работающих (в целях экономии затрат) можно сократить.

Нормирование является самым удобным способом определения количества работающих для предприятия. Рассмотрим применение нормирования для бухгалтерского отдела.

Бухгалтерская работа включает в себя такие обязательные составляющие:

  • работники отдела (бухгалтера);
  • первичные документы (входящие);
  • правила бухучета и Налоговый кодекс;
  • результаты работы (отчеты).

Для определения KPI бухгалтера, который производит расчет заработной платы, нужно взять такие критерии, как:

  • какое количество сотрудников компании он обслуживает;
  • начисление зарплаты по количеству работников (расчетных листов);
  • удержание налогов и обязательных платежей по количеству работников;
  • количество межрасчетов.

Исходя из этих показателей рассчитывается норма на одного бухгалтера. По определению норматива высчитывают, сколько бухгалтеров нужно компании. Например: если за норму KPI бухгалтера по расчету заработной платы взять 1600 расчетных зарплатных листов в месяц, то для компании со штатом более 5 000 работающих нужно три бухгалтера этого направления.

Для каждого предприятия нормы KPI для каждого подразделения свои, их формулируют исходя из задач и целей конкретной компании.

Показатели KPI определяются руководством (главным бухгалтером или директором предприятия) и могут включать в себя чуть больше или чуть меньше приведенных в статье показателей. Главный стимул для работников – это правильно определенный процент премии за выполненный KPI. Ведь при одинаковой должностной ставке добросовестные и старательные сотрудники получат зарплату выше, чем у остальных работников. Такое денежное поощрение (именно по результатам работы) дает работающим мощный стимул к увеличению производительности труда.

Стимулирование работников на достижение новых целей и эффективное выполнение задач с помощью поощрений принято практически в каждой организации. Правильная оценка достижений требует четкую постановку цели и определенные критерии значимости достигнутого результата. Для конкретной регламентации достижений сотрудников создана система, основанная на совокупности показателей эффективности. Она помогает работникам быть осведомленными о том, как они могут достичь желаемой цели (поднятие зарплаты, карьерный рост и другие бонусы), а менеджерам объективно оценивать уровень затраченных усилий персонала.

Основные обязанности бухгалтера

Бухгалтерия – одно из важнейших звеньев в цепочки функционирования предприятия. От успешной работы этого отдела и своевременного ознакомления сотрудников с нововведениями законодательства во многом зависит непрерывность и продуктивность деятельности всех подразделений организации. К основным обязанностям бухгалтера можно отнести:

  • ведение бухгалтерской отчетности с помощью современных программных продуктов;
  • своевременная регистрация денежных средств и иных ценностей, полученных предприятием, учет оборота денежных средств;
  • фиксирование расходов, поступлений от продаж, хозяйственных и финансовых операций организации;
  • расчет налоговых выплат, своевременная оплата начисленных сумм, гашение банковских задолженностей;
  • расчеты с поставщиками и заказчиками;
  • своевременное составление промежуточной отчетности, грамотное заполнение документов учета, бухгалтерской книги;
  • контроль оборота денежных ресурсов внутри кассы и на расчетных счетах организации;
  • исчисление заработной платы сотрудников и последующая ее выплата;
  • расчет и начисление выплат по больничным листам, командировочных, отпускных и других социальных выплат;
  • расчет себестоимости конечного продукта, исходя из затрат на производство;
  • подготовка и сдача в срок необходимой отчетности.

Список обязанностей бухгалтера зависит от специфики деятельности организации. Каждое предприятие имеет свой регламент должностных обязанностей бухгалтера, поэтому список может быть значительно шире, исходя из хозяйственных потребностей.

Основы KPI

KPI – это система коэффициентов. Совокупность KPI воздействует на количественные и качественные достижения относительно предполагаемого результата. Разработка показателей предусматривает разложение главных индексов для получения каждым подразделением предприятия группы своих KPI. Каждый коэффициент имеет свои параметры эффективности, четко регламентированные установленным сроком выполнения задачи. В соответствии с показателями эффективности на основе KPI каждый сотрудник получит индивидуальное вознаграждение.

Для успешного запуска системы коэффициентов эффективности предприятию необходимо провести многоэтапную подготовку.

  1. Планирование стратегии. Для начала необходимо сформировать политику достижений, продумать этапы, помогающие достичь поставленных задач и результатов.
  2. Выделение основных показателей успешной работы. Руководство компании отбирает главные, по своему мнению, нормативы достижения успеха, исчисляемые в количественном выражении.
  3. Выбор показателей достижения целей. Выделение наилучших способов достижения намеченных результатов, с помощью рассчитанных KPI.

Условия успешного функционирования системы коэффициентов:

  • уникальность каждого показателя;
  • достижимость;
  • измеримость (ед., кг, шт., руб., у. е.);
  • соответствие компетенции оцениваемых сотрудников;
  • полезность.

Виды основных коэффициентов эффективности:

  • KPI итогов – показывает объем полученных результатов;
  • KPI расходов – отражает издержки необходимых ресурсов;
  • KPI процессинга – выполнение поставленных задач без сбоев;
  • KPI времени – временные затраты на выполнение процессов;
  • KPI отдачи – соотношение полученных затрат к издержкам.

KPI главного бухгалтера – что сюда входит?

Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:

  • своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
  • отсутствие просрочек по платежам клиентов;
  • отсутствие ошибок в ведении учета;
  • итоговая экономия при работе с поставщиками;
  • штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
  • расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
  • жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.

Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.

Пример KPI главного бухгалтера

Рассмотрим пример расчета главного бухгалтера на основе 4 коэффициентов:

Z – несвоевременное выполнение расчетов: Z = Z факт./Z план, где Z факт. – действительные временные затраты на отчетность.

Zплан. – плановые временные затраты: P – объем просроченных платежей; P = (P пo/Pобщ.) × 100%, где P пo – сумма просроченных обязательств, Pобщ. – сумма неоплаченных обязательств.

N – переплаты контрагентам; N = (Nопл./Nр) × 100%, где Nопл. – сумма, оплаченных обязательств.

Nр – настоящая сумма, выставленная к оплате: O – ошибки при ведении счетов, O = O общ.выст. – O верн.выст, где O верн.выст. – объем верных счетов в денежном выражении. O общ.выст. – объем всех счетов в денежном выражении.

Пример 1. Бухгалтер A:

Z = Z факт./Z план = 56/37 =1,51,

P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%

N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%

O = O общ.выст. – O верн.выст =35 — 35=0

На основе полученных результатов можно сделать выводы: Z>0 – значит, работа выполнена не только в срок, но и запасом времени; P

Все рассмотренные показатели KPI положительные, значит, эффективность работы главного бухгалтера высокая и соответствует 4 баллам.

Пример 2. Бухгалтер B:

Z = Z факт./Z план = 42/58 =0,72

P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 560/850*100=66%

N= (N опл./Nр) × 100% = 7200/5650*100=127%

O = O общ.выст. – O верн.выст =23 — 18=5.

Подводя итоги, по полученным результатам мы видим, что Z50%, что говорит о довольно высоком уровне просрочек, N>100% рассказывает об отсутствии переплат и O>0 свидетельствует о наличии ошибок в выставлении счетов.

KPI в рассмотренном примере равен 0, нет ни одного положительного результата расчета, что говорит о низком уровне эффективности работы главного бухгалтера.

KPI – хороший стимул для сотрудников и эффективное средство контроля для руководителей. Для каждой конкретной организации количество и состав показателей результативности будет свой. Однако, чтобы система работала, важно вести справедливую оценку деятельности, придерживаясь выставленных коэффициентов, и достаточную программу бонусов для сотрудников, для высокой мотивации к достижениям целей компании.

Бухгалтерия – это не отдел продаж, но, тем не менее, и здесь можно установить измеримые показатели результатов работы (что такое система KPI — простыми словами объясняется )

Показателями KPI для бухгалтерии могут быть:
1. Сдача отчетности вовремя
Для руководителя важно понимать, что бухгалтер сдает все необходимые отчетности (балансы, сзв-м и другие) — точно в срок. Этот показатель – один из важнейших в работе бухгалтера

2. Нет ошибок в текущей работе
Все текущие счета оплачиваются правильно (например, нет «лишних нулей» в платежках). Также в этот показатель можно «зашить» — предоставление вовремя руководителю всей финансовой информации.

3. Размер штрафов от налоговой не больше такой-то суммы
Как мы понимаем, штрафы от налоговой есть достаточно часто (такие правила игры), и бухгалтер не может повлиять на их наличие или отсутствие совсем. Но, бухгалтер может стараться минимизировать штрафы – вовремя подавать пояснения в налоговую, давать комментарии и так далее

4. Нет претензий от контрагентов
Если от контрагентов, поставщиков и других лиц, с которыми у компании есть финансовые отношения, — нет никаких претензий – это и заслуга бухгалтерии.

KPI для бухгалтера – пример

Бухгалтеру в небольшой фирме можно поставить следующие показатели KPI:

  • 1. Ошибки в оформлении документов — Не более 1 за квартал
  • 2. Размер штрафов от налоговой — Не более 50 тыс. рублей в год
  • 3. Претензии от контрагентов — Отсутствуют

Если все эти показатели будут выполнены – бухгалтеру назначается .

KPI главного бухгалтера – пример

Главный бухгалтер, особенно в средней или крупной фирме сам не занимается оформлением документов, платежек и т.п.
В задачи главного бухгалтера входит:

  • – с учетом изменений законодательства
  • Оптимизация расчетов с контрагентами
  • Автоматизация бухгалтерского учета

Таким образом, и показатели KPI должны отличаться от KPI «Обычного бухгалтера»:

Показатель. Размер сэкономленных средств по итогам налоговой оптимизации
Численно показатель рассчитывается как разность между тем – сколько налогов заплатили бы по «старой схеме» и по «новой схеме»

Показатель. Эффективность отдела
Количество документов/действий на 1 сотрудника бухгалтерии

KPI финансового директора — пример

Показатели финансового директора, в целом, схожи с показателями главного бухгалтера. Но, у финансового директора больше объемы и зона ответственности, поэтому KPI более укрупненные.

Например, показателями KPI для фин. директора будут:

Процент затрат на финансовую службу от всех затрат фирмы
Чем меньше процент – тем эффективней работает финансовый отдел

Количество выигранных споров у налоговых органов
Этот показатель не только работы фин. директора, но и юристов. Тем не менее, как правило, именно финансовый директор координирует работу при судебных исках от налоговой инспекции.

Чтобы разработать адекватную систему материального и нематериального стимулирования для специалистов бухгалтерии оцените условия работы сотрудников, проведите ротацию персонала, выберите наиболее эффективные способы нематериальной мотивации и задайте KPI для каждой позиции.

Вознаграждение сотрудников бухгалтерии зависит от опыта их работы, квалификации, а также наличия профессиональных аттестатов. Уровень их заработной платы варьируется в пределах от 35 тыс. до 200 тыс. рублей (на такую сумму может рассчитывать специалист в Москве). При этом помимо фиксированной части (оклада) бухгалтерам нередко выплачивается и переменная: премиальные по итогам квартала или года в процентах от оклада, а также бонусы «за выслугу лет» (тем, кто работает в штате компании более трех-пяти лет). Такие премии зачастую воспринимаются не как бонус за результаты работы, а как само собой разумеющееся.

Другой вариант — выплата вознаграждения в зависимости от прибыли, полученной компанией. Допустим, по итогам года предприятие в убытке. Сотрудники не получили бонусов. При этом претензий к работе бухгалтерии у финансового директора нет — все отчеты в налоговую инспекцию сданы свое-временно, пени и штрафы не начислялись. Как следствие, специалисты остаются недовольны. Побочные эффекты такой системы мотивации — падение эффективности труда, высокая текучесть кадров. Этого можно избежать, если грамотно выстроить систему премирования.

Шаг 1. Проанализируйте условия работы бухгалтерии

Во-вторых, выяснить, какие задачи требуют максимальных затрат по времени. Для этого в течение дня бухгалтерам придется заполнять специальную ведомость (time sheet), вести в ней учет времени, затраченного ими на выполнение тех или иных обязанностей, обеденный перерыв и т.п. Затем данные из всех ведомостей сводятся в единую таблицу (например, в Excel), по которой финансовому директору легко сделать выводы об интенсивности работы каждого специалиста и принять решение о перераспределении нагрузки в случае необходимости.

В-третьих, провести анкетирование среди бухгалтеров, поинтересоваться, насколько они удовлетворены условиями труда и своей заработной платой. Для большего эффекта опрос лучше сделать анонимным. А его результаты помогут выбрать наиболее действенные способы материальной и нематериальной мотивации.

Шаг 2. Продумайте методы нематериальной мотивации бухгалтерии

Под нематериальной системой мотивации обычно подразумевают всевозможные компенсационные пакеты: полис добровольного медицинского страхования, оплату проезда на общественном транспорте или услуг мобильной связи. На практике для компании такие расходы не всегда целесообразны, да и позволить их могут далеко не все. Но в арсенале финансового директора есть много других методов стимулирования, не требующих дополнительных затрат, однако способных повысить лояльность персонала. В частности, более гибкий рабочий график. Например, если для всех сотрудников рабочий день длится с 10 до 19 часов, то для бухгалтеров он может начинаться и заканчиваться на час раньше (с 9 до 18 часов). Это особенно важно, когда в штате есть молодые специалисты, которые параллельно продолжают учиться.

Еще одно простое решение — ротация кадров. Желание многих бухгалтеров сменить место работы связано с тем, что они устают от рутинных операций на своем участке. Можно постепенно обучать их смежным областям учета, добиваясь полной взаимозаменяемости.

Шаг 3. Определите показатели, за достижение которых начисляются бонусы

Принимая решение о том, каким будет соотношение переменной и постоянной частей вознаграждения бухгалтеров, следует учитывать два фактора. Первый: чем выше оклад, тем меньше возможностей воздействовать на сотрудника. Второй: чем больше целевых показателей влияет на премию, тем существеннее должна быть ее доля в общем доходе. На практике мотивация бухгалтерии считается оптимальной, когда фиксированная часть — порядка 70-80 процентов, а на премию приходятся оставшиеся 30-20 процентов.

Далее, для каждого специалиста по бухгалтерскому учету устанавливаются ключевые показатели эффективности , с которыми будет увязан размер его бонуса. Главное правило — показатели должны быть достижимыми, понятными сотрудникам и измеримыми. Например, нельзя в качестве целевого ориентира для глав-буха указывать успешное прохождение выездной налоговой проверки. Как свидетельствует статистика ФНС, штрафы и пени практически неизбежны, поэтому создавать систему мотивации, исходя из предположения, что доначисления — это только результат ошибок в учете, неверно. Соответственно, нужно отбирать такие показатели, на которые работник может непосредственно влиять и которые отражают итоги именно его работы (см. таблицу). Или же увязать премию с достижением задач бухгалтерии в целом. Некоторые KPI могут быть сформулированы исходя из результатов проведенного ранее анкетирования.

Таблица. Пример КPI для сотрудников бухгалтерии*

Показатель Главный
бухгалтер
Сотрудник
среднего
звена
(старший
бухгалтер)
Рядовые
исполнители
(бухгалтер
на участке)
Своевременность:
— ввода данных в систему 0,4
— подготовки отчетов для внутреннего пользования 0,3 0,2
— сдачи отчетности в контролирующие органы 0,1
Отсутствие ошибок:
— при вводе данных в систему 0,4
— во внутренних отчетах 0,2 0,2
— в отчетах, сданных в контролирующие органы
(подача корректирующих деклараций)
0,2 0,2
Трудовая дисциплина: — отсутствие опозданий 0,1 0,1 0,1
Прочие показатели:
— успешное обучение нового сотрудника 0,05 0,1
— замена сотрудника в отпуске 0,05 0,05
— работа сверхурочно 0,05 0,05 0,05
— оптимизация работы 0,1
Итого (максимальная сумма баллов) 1 1 1

* В таблице приведены условные цифры. — Прим. ред.

Шаг 4. Составьте план действий по достижению KPI

После того как финансовым директором сформулированы цели и определены KPI, нужно ознакомить бухгалтеров с новой системой мотивации и объяснить, как именно будет рассчитываться переменная часть их дохода. Чтобы избежать проблем, стоит сразу предупредить их, что первые три-четыре месяца система мотивации будет работать в тестовом режиме. Следовательно, могут пересматриваться отдельные показатели и их удельный вес.

Кроме того, важно предусмотреть возможность корректировки KPI при изменении задач, стоящих перед отделом, или стратегических целей, поставленных перед компанией. Затем совместно с сотрудниками составляют план действий по достижению поставленных KPI.

Пример

Допустим, за февраль бухгалтер по учету заработной платы набрал из максимально возможного 1 балла только 0,7. При этом его фиксированный оклад равен 32 тыс. рублей, а максимальная сумма бонусов — 8 тыс. рублей. Тогда общая сумма его вознаграждения по итогам месяца составит 37,6 тыс. рублей (32 тыс. руб. + 8 тыс. руб. 0,7 ед.). За аналогичный период старший бухгалтер получил наибольшее количество баллов. Соответственно, его доход будет равен 45 тыс. рублей (фиксированный оклад) плюс бонус 15 тыс. рублей (45 тыс. руб. + 15 тыс. руб. 1 ед.). Итоговая сумма составит 60 тыс. рублей.

Есть некоторые вещи, которые кроме как с «пятой лапой» для собаки сравнить не получается. По сети прокатилась достаточно любопытная информация, согласно которой, «современные» работодатели, принявшиеся оптимизировать «все и вся» наконец дошли в своем рвении и до бухгалтеров. Что это значит?

Вот и нам стало интересно, чего же «они» у себя там придумали. При первом знакомстве с темой и почитав отзывы наших коллег, стало известно, что отныне часть организаций будет принимать на работу бухгалтеров на новых условиях оплаты, т.е. уменьшая должностной оклад и добавляя к нему премию за выполнение KPI.

Мы рассказывали об этой системе мотивации и пришли к выводу, что «издревле» она была и есть неотъемлемым атрибутом менеджеров, то бишь, управленцев, от которых ожидают выполнения нормативов, достижения планов и т.д.

Но куда же, спрашивается, можно «воткнуть» эту систему в бухгалтерии? Наши догадки в пользу того, что снижение «до нуля» выписанных штрафов – это тоже своего рода «показатель».

Нам важно понимать, есть ли у этой затеи перспективы развития, как это работает на практике сейчас и что об этом думают наши коллеги. Давайте разбираться в сути вопроса вместе.

Откуда появилась потребность?

Английская аббревиатура KPI на русский язык переводится как «Ключевые показатели эффективности» (Key Performance Indicator). Из одной только расшифровки можно понять, что целесообразность нахождения сотрудника в офисе организации можно оценивать по неким параметрам, которые смогут охарактеризовать качество его работы и оценить его профессиональный потенциал.

Как это уже было сказано, именно менеджеры (например, по продажам) привыкли получать свой доход по этой схеме, ориентируясь, в первую очередь, на % от полученной прибыли с оказанных услуг или от проданных товаров, вместо величины должностного оклада.

Как выяснилось, KPI в разное время вводился и для секретарей, и для кадровиков, и для юристов, и для водителей… Можно перечислять еще долго. Бухгалтер – это тот специалист, у которого достаточно регламентирован набор обязанностей и, по логике вещей, KPI ему не нужен. Его работа сводится к тому, чтобы выполнить поставленные задачи в срок и не допустить проблем с финансами (это если очень грубо сказать). Какие еще тут могут быть показатели эффективности?

Оказывается, что могут.

Мы спросили у наших клиентов по услуге » «, знакомы ли они с этим в своей работе? Среди десятка опрошенных нашелся один специалист, кто уже работает по этой системе. Вот, что нам рассказали:

«Когда я устраивалась в эту компанию, мне сообщили, что мой ежемесячный доход будет состоять из должностного оклада, равного 23000 рублей и премии. Я спросила, в каких случаях сотрудник получает премию, учитывая, что размер оклада очень низкий по меркам нашего региона. На это мне ответили, что если я смогу достигать показателей эффективности труда, то мой доход вырастет до 55-60 тысяч.

Далее пояснили, что речь идет об отсутствии штрафов, ошибок в декларациях, сдаче отчетности вовремя, отсутствии нарушений трудовой дисциплины – все это формирует мой доход. Конечно, у меня было немного смутное ощущение от услышанного, к этому я не привыкла. Потом поняла, конечно, что эту схему можно описать очень просто – будешь работать хорошо, значит, будешь получать «обычную» зарплату. Если будешь работать плохо – то «плохую».

«Работаю уже 7-ой месяц и могу сказать, что ничего особенного я не заметила. Может, просто потому, что я всегда стараюсь делать свою работу хорошо. Штрафы на организацию не выписывались, на работу с утра я не опаздываю, вредных привычек не имею. Вот и получаю свои 55-60 тысяч».

– Простите за нескромный вопрос, но все же 55 или 60? В случае с показателями эффективности это очень важно.

«Понимаю, о чем Вы. Да, зарплата в месяц у меня получается разной. Максимальную сумму я получаю только в том случае, если я задерживаюсь на своем месте после окончания рабочего дня. Наш директор очень ценит, когда сотрудники проявляют лояльность к общему делу. Данные о том, когда сотрудник приходит и когда уходит из офиса, фиксируются на нашем сервере».

Из этого небольшого отрывка становится понятным, из чего формируются ключевые показатели эффективности. Если вычленить их, то получится следующее:

    Эффективной работой считается та, которая не влечет за собой выписку штрафов или привлечения к административной ответственности;

    Отсутствие нарушений внутреннего распорядка, заведенного в компании, а также трудовой дисциплины;

    Выполнение должностных обязанностей точно в срок и без каких-либо пререканий.

Особо интересен платеж в размере 5000 рублей за проявление «лояльности» по отношению к «общему делу». Получается, что если бухгалтер будет перерабатывать, то как бы с «барского плеча» ему выплатят дополнительные деньги. На наш взгляд, это не совсем корректно.

    Во-первых, в трудовом законодательстве существует такое понятие, как «сверхурочная работа» и не понятно, зачем здесь придумывать что-то еще.

    Во-вторых, как показывает практика, отсутствие лояльности по отношению к руководству и компании в целом, в конечном счете, ведет к увольнению с текущего места работы (это правило нигде не отражено в «нормативке», но оно действительно есть. Кто знает, тот нас поймет).

    В-третьих, нельзя ставить сотрудника в такие условия, когда ему нужно быть «образцово-показательным» только лишь для того, чтобы получать самую «обычную» зарплату.

Вероятнее всего, если в компании предусмотрен KPI для бухгалтера, то он так же применим и к другим сотрудникам. С помощью очень удобно рассчитывать зарплату по «сложным» схемам. По какой ставке и за что платить своим сослуживцам – эти вопросы не возникают у наших клиентов, т.к. у них все данные всегда есть под рукой. Не верите? , проведите полноценный «тест-драйв» и сделайте объективные выводы!

И все же, как показалось, нашу собеседницу вполне устраивает текущее положение дел, и она готова продолжать работу в том же ключе.

Как это должно отразиться на работе?

Понимая, что введенный для бухгалтера KPI есть ни что другое, как мера по стимулированию работоспособности и сохранению должного уровня дисциплины, можно сделать вывод, что это положительно сказаться на показателях компании в целом. Но…

Если представить себе ситуацию, что только 5-7% от общего числа открытых бухгалтерских вакансий предполагают KPI, и что его выполнение приведет к получению «обычного» дохода, то бухгалтера, скорее всего, будут отдавать предпочтение тем предложениям, где работа осуществляется на достаточно привычных для них началах.

Здесь рекомендуем нашим читателям спросить самих себя: «Что вам нравится больше? Оклад 23000 с возможностью получать 60000 и быть идеальным работником или же «оставаться собой», но получать оклад, равный 50000 рублей»? Не знаем, как ответите вы, но, на наш взгляд, гораздо лучше и надежнее получать свои кровно заработанные 50000 рублей в месяц и, как минимум, не задерживаться на работе допоздна, дабы угодить своему начальнику.

Ну, это сугубо наше мнение… Никому его не навязываем…

Но плюсы очевидны

Помимо того, что от внедрения KPI для бухгалтерии выигрывает директор, как фактический «собственник» ресурсов компании, сами бухгалтера могут почерпнуть для себя из этого пользу. Давайте в тезисной форме это запишем:

    Условия оплаты труда будут держать вас в тонусе. Да, это лишние нервы, помимо тех, что происходят каждый день, но у вас будет стимул быть лучшим специалистом;

    В резюме всегда можно будет указать то, что вы работали на KPI. Работодатель оценит;

    Вы станете более конкурентоспособным на рынке труда, что в наши дни немаловажно;

    Вы не заскучаете, т.к. постоянно придется следить за своим состоянием и если в вашем подчинении находятся другие специалисты, то и на них оказывать воздействие.

Во всем же остальном реальных плюсов мы не видим. Зарплата при хорошем раскладе та же остается, а нервов и переживаний больше. Наверное, тут многое зависит от того, как смотреть на вопрос, позитивно или пессимистично.

Мы рассказали Вам все, что знали об этой теме. А как к ней относиться – решать уже вам, дорогие читатели!

Желаем успехов и до скорого!

Добавить комментарий