Под документом в делопроизводстве понимается

— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Централизованная форма

Cтраница 1

Централизованная форма имеет ряд преимуществ по сравнению со смешанной и децентрализованной: выше уровень специализации и механизации ремонтных работ; шире возможности для внедрения передовых методов ремонта; лучше оснащенность ремонтной службы современным оборудованием и инструментом; выше уровень организации производства, так как механики освобождены от снабженческих функций и оформления заказов; меньше потери рабочего времени ремонтного персонала по организационно-техническим причинам. 

Централизованная форма характеризуется, тем, что все виды ремонта, включая и межремонтное обслуживание, осуществляются силами общезаводских ремонтных цехов. При децентрализованной форме все виды ремонта осуществляются отделениями ( мастерскими), входящими в состав цеха ( корпуса), выпускающего основную продукцию завода. При этом в централизованном порядке производятся капитальный и почти всегда средний ремонты оборудования; цеховыми ремонтными отделениями — малый и гораздо реже средний ремонты оборудования, а также межремонтное обслуживание. Наиболее совершенная форма организации ремонта оборудования — это ремонт специализированными ремонтными предприятиями, которые входят в состав заводов, выпускающих оборудование, используемое в цехе. Эти предприятия осуществляют главным образом капитальный ремонт оборудования. В Чехословакии, например, более половины всех капитальных ремонтов оборудования производится заводами, выпускающими это оборудование. Ремонт оборудования специализированными предприятиями обеспечивает повышение качества ремонта, лучшую загрузку ремонтного оборудования, повышение производительности труда и снижение себестоимости, но вместе с тем требует высокой четкости работы и уверенности в том, что все виды ремонта будут выполняться в срок и не произойдет задержек, могущих отрицательно сказаться на работе цеха. 

Централизованная форма предполагает проведение всех ремонтов заводского и цехового оборудования силами специализированных ремонтных энергоцехов или участков. В этом случае в функции энергетического персонала предприятия входит только эксплуатация оборудования. При децентрализованной форме ремонтный персонал и ремонтные средства рассредоточиваются по производственным цехам и энергоцехам предприятия, где создаются ремонтные мастерские. Недостатком этой формы обслуживания является то обстоятельство, что цеховые базы пока не могут быть оснащены всем необходимым оборудованием, приспособлениями, инструментом, которые требуются для качественного выполнения ремонта; отсутствует специализация ремонтных работ. 

Централизованная форма — минимальные трудозатраты, необходимость транспортирования оборудования; целесообразна для сложных видов ТО и ТР, ремонта агрегатов, КР. 

Централизованная форма организации характерна для предприятий единичного и мелкосерийного производства, децентрализованная — для предприятий крупносерийного и массового производства, смешанная — для предприятий серийного производства. Смешанная форма организации технического обслуживания и ремонта находит все большее распространение по мере повышения требований к качеству выпускаемой продукции и увеличения доли сложного, прецизионного и автоматического оборудования в станочном парке предприятий. 

Централизованная форма организации планирования чаще всего реализуется на крупных диверсифицированных организациях с относительно устойчивым профилем деятельности и стабильными темпами технологического прогресса. 

Централизованная форма организации планирования чаще всего реализуется в крупных диверсифицированных организациях с относительно устойчивым профилем деятельности и стабильными темпами технологического прогресса. 

Централизованная форма организации ремонтного хозяйства наиболее прогрессивна. Она позволяет использовать специализированную ремонтную технику и применять наиболее совершенную технологию ремонтов, а также повышает загрузку ремонтного персонала. 

Описанная централизованная форма нормализационного контроля пока не принята на некоторых крупных заводах индивидуального и мелкосерийного машиностроения по тем мотивам, что для распространения ее на весь объем технической документации, выпускаемой конструкторскими отделами, необходим большой штат контролеров, укомплектованный из числа конструкторов, и что содержание такого штата повысит стоимость конструкторских работ. Против таких соображений напрашиваются следующие возражения: очевидно, что независимо от того, кем будет проводиться нормализационный контроль — конструкторами КБ или контролерами ОСН, для проверки одного и того же объема технической документации потребуются одинаковые затраты труда и никакого повышения стоимости конструкторских работ первая форма организации контроля не повлечет. 

Наиболее эффективная централизованная форма организации ремонтов, при которой все виды ремонта выполняются специализированными ремонтными цехами и участками, находящимися в составе отдела главного механика ( ОГМ) завода, и специализированными ремонтными трестами и заводами. 

Централизованная форма дифференцированной переработки производственных отходов осуществлена на предприятиях Ре-готмас, принимающей и перерабатывающей отходы нефтепродуктов. Централизация переработки данного вида отходов стимулирует развитие высокоэффективной технологии, а также создание специализированного оборудования, как основного, так и вспомогательного, с целью не только обеспечить максимально возможный сбор отходов, но и быть основой в развитии безотходной технологии. Образцом вспомогательного оборудования является разработанная несколько лет назад компактная и высокопроизводительная установка Кристалл, предназначенная для очистки сточных вод, содержащих нефтепродукты и механические примеси. 

Централизованную форму применяют, как правило, в учреждениях IV категории, децентрализованную — в учреждениях, где структурные подразделения территориально разобщены. Большинство учреждений I-III категорий используют смешанную систему делопроизводства. 

13 Организационная структура канцелярии малого предприятия.  

Централизованную форму организации, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную — в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях. В большинстве учреждений используют смешанную форму. 

Сохранение централизованных форм распределения нефтепродуктов для ряда министерств ( ведомств) не является целесообразным с точки зрения как объемов потребления, так и ассортиментного состава используемых потребителями этих министерств ( ведомств) нефтепродуктов. При этом также нецелесообразно сохранение в числе фондодержателей целого ряда министерств и ведомств, доля которых в объеме потребления является незначительной. 

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

По ГОСТ Р 51141-98: Документирование = часть делопроизводства – запись информации на различных носителях по установленным правилам; Документооборот – движение документов по организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (движение и учет документов).

Рис. Классификация делопроизводства

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия, учреждения.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документальноподтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось:документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печатиуничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Оченьпросто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколькочеловек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мырасскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу,чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданнойкомиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результатыпроверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержиткак минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших еголиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменениюситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этотвид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно,это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнатькаждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

4.10. Акт составляетсянесколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события.Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ,на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительномпадеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составленииакта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий иинициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Внеобходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющихличность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилиичленов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание»,»Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, атакже выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количествеэкземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров актаопределяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах,регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта онесчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решениемКоллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

  • акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению;
  • акта о выдаче дел во временное пользование;
  • акта проверки наличия и состояния дел;
  • акта о миграции и перезаписи электронных документов;
  • акта приема-передачи документов на государственное хранение;
  • акта о необнаружении документов, пути розыска которыхисчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формыакта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики ивнести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный ворганизации с определенной целью: проверка деятельности подразделения,экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной. В этом случае ее составзакреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении обэкспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертнойкомиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляетсяначальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером,то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какиеуничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения неимеет.

Комиссия может создаваться разово. Например, если в компанииза несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков итребуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющиекомиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно(Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу,зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменныхбланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание: председатель комиссии тоже назначается»сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайнооказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемыхотносительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуетсядокументально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела,комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в томже кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствиякомиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником,передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должностиначальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначениемна должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 №432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

  1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
  2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013год (подлинник).
  3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год(подлинник).

Документы передала Документыприняла

Румянцева А.П.Румянцева Федорова О.В. Федорова

В качестве присутствующих при составлении акта обычноперечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт одисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равнокак и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (АКТ);
  • дата события ;
  • место составления документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подписи.

Если какое-то событие актируется не в первый раз, актполучает регистрационный номер. Это касается, например, актов уничтоженияпечатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документовс истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляютсявнутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этомкаждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат грифутверждения.

В актах, составляемых на основании другого (обычноорганизационно-распорядительного) документа, содержится ссылка нарегистрационный номер и дату этого документа.

Если к акту прикладывают какие-то документы, на немпроставляется отметка о наличии приложения.

В случае если акт составляется в отношении кого-то изработников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визыознакомления.

В случаях направления в организацию без сопроводительногописьма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путьвходящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка оконтроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на немпроставляется отметка о помещении в дело.

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который можетпроизойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менеена основе информации, представленной в государственных стандартах поделопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который взависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этотшаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы непредлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: .

Комиссия в составе:

Председатель: .

Члены комиссии:

,

,

Присутствовали:

,

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – ;

2-й экземпляр – .

Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

В дело №

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительносвободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников,ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных заделопроизводство в структурных подразделениях организации

Закрытоеакционерное общество «Профиль»

наименование организации

АКТ

07.10.2013

2

Генеральныйдиректор

Москва

место составления наименование должности руководителя организации

проверки деятельности работников,ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях организации

Васильев

М.В. Васильев

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Основание: график проверки деятельности структурныхподразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управленияГаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведенапроверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство вструктурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

  • нормативное и методическое обеспечение структурныхподразделений организации по вопросам делопроизводства;
  • правильность и своевременность выполнения работникамифункций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

  • работа по ведению делопроизводства в структурныхподразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводствуЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующимипроцессы делопроизводства в организации;
  • структурные подразделения обеспечены копиями всех локальныхнормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
  • Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре»Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов всоответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденнымприказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
  • работники своевременно выполняют функции по ведениюделопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказао назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделетехнического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационногообеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С.Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются длятого, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнятьпоручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном спорес работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий.Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первыйдень на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенныйдень его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестведоказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов поличному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенномразмере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплинынедостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основномэто касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотическогоили токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеетсвои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тожеотсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственныйза работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины –его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственногоруководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в своюочередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьимучастником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочемместе (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон «Солярис”»

(ООО «Автосалон «Солярис”»)

АКТ

19.10.2013 №5

Москва

об отсутствии на рабочем месте менеджера по продажам В.П.Лебедева

Мной, начальником отдела кадров ООО «Автосалон «Солярис”»Синицыной А.Л., в присутствии начальника отдела продаж Герасимова М.В. иадминистратора торгового зала Титовой Г.К. составлен настоящий акт оботсутствии на рабочем месте менеджера по продажам Лебедева В.П. с 14.00 по 15.45сегодня, 19.10.2013.

Своего непосредственного руководителя – начальника отделапродаж Герасимова М.В. – о своем отсутствии Лебедев В.П. не предупреждал. Нателефонные звонки по номеру, указанному в телефонном справочнике ООО «Автосалон «Солярис”», Лебедев В.П. не отвечал.

Явившись на работу в 15.45, Лебедев В.П. от объясненийотказался.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в отдел кадров;

2-й экземпляр – Лебедеву В.П.

Содержание настоящего акта подтверждаем:

С актом ознакомился и получил один экземпляр на руки:

Лебедев В.П.Лебедев

Работник может отказаться от ознакомления с актом. В этомслучае делается соответствующая запись, которая отдельно подтверждаетсяподписями составителя акта и присутствующими (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Заверение подписями отказа работника от ознакомления с актом(фрагмент акта)

От ознакомления с настоящим актом под роспись Лебедев В.П. отказался.

Подписи:

Синицына А.Л. Синицына 19.10.2013

Герасимов М.В.Герасимов 19.10.2013

Титова Г.Г.Титова 19.10.2013

Таким образом, получив задание составить акт, в первуюочередь нужно определить, имеется ли для этого вида актов унифицированнаяформа, закрепленная в нормативном документе. Если таковой не обнаружилось, актсоставляется в относительно свободной форме – стоит лишь придерживаться общихправил создания этого вида документов. И в любом случае главное – это максимальноточно и правильно описать случившееся.

Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации повнедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов идр.; Общ. ред. М.В. Ларина, А.Н. Соковой; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Здесь и далее выделено автором.

Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» датой документа для акта является дата события.

В данном случае № 5 не означает,что это уже пятый по счету акт в отношении работника Лебедева В.П. Это пятыйакт об отсутствии работника на рабочем месте в ООО «Автосалон «Солярис”» затекущий год.

Добавить комментарий