Письмо с приложениями

Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Содержание

Для чего необходимо сопроводительное письмо

В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:

  1. Соблюдение правил делового этикета.
  2. Подтверждение передачи пакета документов. В канцелярии компании-адресата должны поставить отметку на сопроводительном письме, подтверждающую получение бумаг. Кроме того, письмо регистрируется в компании-адресате в журнале входящей корреспонденции.
  3. Перечисление отправляемых документов.
  4. Напоминание о сроках подписания акта выполненных работ.

Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

  1. Полное наименование компании, ее реквизиты (адрес, телефон, ИНН, КПП, ОГРН). Если письмо формируют на фирменном бланке организации, то реквизиты так или иначе будут на нем.
  2. Должность и ФИО получателя. Им выступает руководитель компании-адресата.
  3. Дата составления.
  4. Номер, под которым письмо зарегистрировано в компании в журнале исходящей корреспонденции.
  5. Наименование документа.

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

  1. Информацию о факте отправки: получателю отправлен акт приема-передачи выполненных работ в 2 экземплярах (или больше). Нужно указать реквизиты этого документа.
  2. Просьбу о рассмотрении, подписании и возврате одного экземпляра документа.
  3. Срок возврата. Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней. Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней».
  4. Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д. или отказ от его подписания в определенный срок. Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу

Исх. №134
27.11.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Роман Романович!

Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

Приложения:

  1. Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в 2 экземплярах на 2 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич

Оформление приложений к письму по госту пример

Образец письма с приложением документов

Если учесть все эти моменты, то оформление служебных писем, в принципе, не составит особого труда. Порядок изложения Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.

Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.

Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  1. Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа.

Оформляем письма по госту

Важно Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств.

Несколько примеров указания адресата: Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А.
Внимание Великолукскому ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г.

Орел, 385001 Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д.
127, кв. 365,г.

Мурманск, 628021 Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04. или 18 апреля г.

Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Некоторые тонкости оформления приложений

При оформлении приложения учтите следующие моменты. Инструкция 1 В документе должны быть поименованы все приложения.

2 На самом приложении укажите: приложение №, указываем его порядковый номер, дату заключения, а также к какому документу является приложением.

3 Связь между приложением и основным документом обеспечивается одинаковым наименованием сторон. 4 Все приложения к договору должны содержать подписи уполномоченных лиц и печати.

5 Документ и приложения к нему сброшюруйте, страницы пронумеруйте и укажите их количество. Обратите внимание При отсутствии приложения, когда в нем определены существенные условия договора, договор может быть признан не заключенным.

Как правильно оформить приложение к письму

Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.

В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают.

Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.

Пример 1.

Как оформить приложение к документу

Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне. Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует.

Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.

30-2003 Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Загадки в оформлении приложений

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов.

Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала.

Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано. Лаконичность.

Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа.

Приложения к документам

Полезный совет Будьте внимательны и прикладывайте поясняющие документы в строгом соответствии с порядком нумерации приведенном в основном документе. Источники:

  • как правильно оформить приложение

Документ и приложения к нему рассматриваются как единый документ. Приложения, на которые имеются ссылки в тексте документа, являются его неотъемлемой частью.

Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно.

Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию. — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему.

При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.

Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия. 2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2.

Исходящий номер и дата данного письма. Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него. 2.4. Заголовок.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству: Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10). или в приказе по основной деятельности: ПРИКАЗЫВАЮ 1. … 2.

Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу). или в договоре подряда: 3.2.

Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым.

Утвердить Положения: — об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1); — о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2); — об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3); — о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4); … На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме: Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении: Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г.

Оформление приложений к документам | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многие управленческие документы имеют приложения.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему;
  • основной документ и приложение связаны содержанием:
    • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
    • приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
    • приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт).

И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

  1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:

Приложение: в 1 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

или если документ-приложение не назван в тексте:

Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительным письмом называют особый тип служебного письма, которое прилагают к разнообразным документам, лишенных сведений о получателе (адресных данных).

Оно уведомляет о направлении адресату конкретных документов, поэтому всегда содержит приложения, а вот заголовок к тексту обычно не используется.

Сопроводительные письма нередко умещаются на небольшом листе формата А5 и начинаются словами «Уведомляем», «Направляем», «Высылаем», «Прилагаем», «Возвращаем» и подобными оборотами.

Цель использования сопроводительных писем

В сопроводительном письме перечисляются все документы, отправленные адресату вместе с ним, а также содержатся конкретные действия, которые требуются от получателя этих документов.

С одной стороны, такие письма являются доказательством того, что документы действительно были отправлены (и какие именно). С другой стороны, они позволяют получателю этих документов понять, что же нужно с ними делать.

Например, проставить на них свои печати или подписи, а затем вернуть обратно отправителю.

Чаще всего сопроводительные письма прилагают к следующим документам:

  • налоговая отчетность (при ее отправке в ИФНС);
  • разнообразная исполнительная документация;
  • договоры и коммерческие предложения;
  • акты сверки;
  • важные возвратные документы (например, после их подписания);
  • кадровые документы;
  • отчеты и документы, пересылаемые в контролирующие органы.

Важно! Сопроводительные письма составляют вне зависимости от того, каким именно способом документы будут доставлены получателю — лично в руки, по электронной или обычной почте, через курьера.

Письма обычно пишут лица, ответственные за пересылаемые документы или составляющие их. Делать это может и специально уполномоченное лицо. Например, секретарь.

В большинстве случаев для заверения писем достаточно поставить подпись, но иногда ставится и печать.

Печать обязательна только при пересылке документов в различные финансовые организации.

Сопроводительные письма финансового характера обычно подписывает главный бухгалтер, правового характера — штатный юрист. Генеральный директор или начальник отдела подписывают письма к документам общего потока или к особо важной документации.

Как написать сопроводительное письмо?

Служебные письма, сопровождающие документы, пишут на бланке организации. Они обязательно должны содержать такие реквизиты как регистрационный номер и дата отправки.

Образец сопроводительного письма, равно как и примерный бланк этого документа, вы найдете по ссылкам в конце статьи.

Конкретной формы письма не существует, она может значительно отличаться в разных организациях, но есть и общепринятые нормы.

Рассмотрим основные правила составления сопроводительного письма к документам и его составные части:

  1. Шапка документа.В ней указываются основные сведения о получателе письма и прилагаемой к нему документации («В…» или «Директору…»). Здесь же может быть указана и информация об отправителе («От…»), но ее нередко опускают. Понять, от кого именно отправлено письмо, можно по его основному тексту, а также по реквизитам, указанным в конце документа (должность отправителя, его фамилия и инициалы, подпись, печать);
  2. Дата отправки письма и его регистрационный номер.Информация указывается в левой части документа, ниже блока с информацией об адресате. Если письмо является ответом на другой документ, то указывается и регистрационный номер последнего;
  3. Обращение.В сопроводительных письмах не принято проставлять заголовок, вместо этого сразу же переходят к обращению к руководителю организации. Используют стандартную вежливую форму, с указанием имени и отчества начальника. К примеру, «Уважаемый Петр Семенович!»;
  4. Основной текст.Здесь указывается цель сопроводительного письма и прилагаемые к нему документы. Текст начинается обычно со слов «Представляем…» (отправка письма в вышестоящие инстанции), «Высылаем…» — при направлении в такие же компании, «Направляем…» — при отправлении письма подчиненным подразделениям, филиалам. В этой части письма описывается его суть, а также подводятся какие-либо итоги, выражается благодарность, надежда и прочее;
  5. Прилагаемые документы (приложения).В конце основной части письма перечисляются все документы, которые к нему прилагаются. Указывается не только полное наименование каждого документа, но и дата его принятия, количество экземпляров, количество листов, вид документа (копия или оригинал) и прочая дополнительная информация. Иногда вначале делается опись документов, которые сопровождают письмо (например, в форме таблицы), а затем отдельно указывают приложения (документы, содержащие дополнительную информацию);
  6. Подпись руководителя или иного лица, который пересылает письмо и документы к нему.Указывается должность и ФИО, ставится подпись. При необходимости письмо скрепляется круглой печатью организации.

Хранение сопроводительных писем в организации

Сопроводительные письма нужны ровно до тех пор, пока не будут проверены все приложения, которые к нему идут.

Когда получатель убеждается, что они находятся в полном порядке, на письме ставится служебная отметка об исполнении и оно помещается в дело.

Лучше всего использовать отдельное дело, в котором будут храниться только служебные письма сопроводительного характера, обязательно отдельно от прилагаемых к ним документов.

В небольших компаниях может быть одна папка с сопроводительными письмами, а в крупных — несколько, в каждом структурном подразделении. Отдельно могут храниться, к примеру, сопроводительные письма к договорам, а отдельно — к актам сверки и счетам-фактурам.

Ошибки при составлении писем

Нередко при составлении сопроводительных писем прилагаемые к ним документы описываются дважды.

И в основной части письма, и в реквизите «Отметка о наличии приложений» (в самом конце письма, перед подписью должностного лица).

Однако опись пересылаемых документов должна быть одна.

Еще более грубое нарушение правил — отправка сопроводительного письма по обычной почте, а приложений к нему — через электронные каналы связи.

Разрешается использовать либо только бумажную, либо только электронную форму сопроводительных писем и документов к ним. Если же в письме указывается заголовок, то не следует писать «Сопроводительное письмо».

Вместо этого лучше использовать конкретные формулировки «О направлении оферты договора», «О передаче документов».

В качестве итога напомним, что основная цель сопроводительного письма — убедиться, что до адресата в целости и сохранности дошли все переданные вместе с письмом документы. Оформляется оно по тем же правилам, по которым составляются все служебные письма.

Если выяснится, что до адресата дошли не все документы, перечисленные в письме, то составляется специальный акт.

Работа с сопроводительными письмами ведется по правилам работы с входящей документацией.

Хранятся письма отдельно от прилагаемых к ним документов, соответственно установленным срокам.

Скачать образцы и бланки

Образец письма с приложением

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении .

Письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо — основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста — 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 2
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (26).
  • Сопроводительное письмо

    Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах.

    Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3
  • адресат (14)
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 4
  • подпись (21)
  • отметка об исполнителе (2б) 5 .
  • Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    О материалах конференции

    или

    Об отзыве на статью

    Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

    Направляем Вам.

    Возвращаем Вам.

    Высылаем Вам.

    Допускается начинать текст письма фразами типа

    В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

    Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

    Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

    Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

    Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

    Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

    В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

    Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
  • эмблема (03)
  • наименование организации (06)
  • справочные данные (07)
  • код ОКПО (04)
  • переменные реквизиты бланка письма:
  • дата (09)
  • регистрационный номер (10)
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6
  • адресат (14) 7
  • заголовок (17)
  • текст (19)
  • отметка о наличии приложения (20) 8
  • подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21)
  • печать (24) 9
  • отметка об исполнителе (26) 10 .
  • Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

    Об аренде автомобиля

    или

    О вывозе мусора

    или

    Об обучении сотрудника

    или

    О размещении рекламы

    Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.

    Далее по смыслу — «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором).

    Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

    Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

    В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

    Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

    Оплату гарантируем с р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наш р/с.

    или

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

    Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

    Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

    Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

    Стиль переписки государственных организаций

    Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

    Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к.

    должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

    О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

    Употребление языковых формул

    Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

    Сообщаем, что в период с. по.

    Установлено, что в период с. по.

    Сообщаем, что по состоянию на.

    Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам.

    Направляем Вам согласованный с.

    Направляем на рассмотрение и утверждение.

    Проверкой установлено, что.

    Считаем целесообразным.

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

    Просим Вас рассмотреть вопрос.

    Просим Вас изыскать возможность.

    Принимая во внимание, что. просим.

    В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

    Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо)

    или:

    . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

    . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

    Употребление слов в одной падежной форме

    Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») — характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном. Например:

    Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

    или

    Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

    Ограниченная сочетаемость слов

    Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

    Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

    Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

    Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    физическому лицу

    Тундрикову Г.П.

    ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

    г. Мурманск, 628021

    Оформление реквизита «дата» служебного письма

    Образец письма с приложением документов — СИЗ, нормы, инструкции

    ДокументОбразец письма с приложением документов

    Многие управленческие документы имеют приложения.

    Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

    Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

    ), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

    Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости

    Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы.

    Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

    Что это и для чего нужно?

    Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

    Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

    1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
    2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
    3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

    Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать.

    Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств.

    Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

    В каких случаях без этого документа не обойтись?

    • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
    • при уточнении налоговой декларации;
    • при подаче иска в арбитражный суд;
    • при обращении в банк (в некоторых случаях).

    Разберём перечисленные пункты подробнее.

    Зачем нужно письмо государственным служащим?

    Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС.

    Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы.

    В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

    В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации.

    Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней.

    При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек).

    В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

    При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению.

    Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п.

    Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

    Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

    Структура и реквизиты

    Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения.

    Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера.

    Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

    Структура такова:

    • наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
    • ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
    • в содержательной части следует обращение к адресату;
    • затем – список приложений;
    • в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

    Полный список реквизитов выглядит так:

    • наименование вашей организации (полное и сокращённое);
    • справочные данные о фирме;
    • код организации;
    • ОГРН/ИНН;
    • регистрационный номер письма;
    • сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
    • дата;
    • заголовок;
    • подпись;
    • отметки об исполнителе и наличии приложений.

    Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными.

    Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме.

    Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

    Образец документа: Письмо-запрос. Образец письма с приложением документов

    ДокументОбразец письма с приложением документов

    Многие управленческие документы имеют приложения.

    Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

    Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

    0

    Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота. Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.

    Требовать ли подписанный акт назад?

    Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

    Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).

    Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.

    А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

    Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.

    Составляем письмо на возврат акта

    Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.

    Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре. Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту. Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.

    Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.

    Добавить комментарий