Письмо о акте сверки, образец

Акт сверки с разногласиями — это документ, который формируется в ответ на протокол сверки взаиморасчетов. Его оформляют при условии, что одна из сторон не согласна с предлагаемыми сведениями.

Для чего составляют документ о разногласиях

Он позволяет вести контроль и учет всех расчетов, производимых между двумя организациями, и избежать возможности появления просрочек платежей и задолженностей. В нем фиксируются все разногласия в сфере финансовых взаимоотношений, этот документ повышает значимость платежной дисциплины хозяйствующего субъекта. Юридическим лицам необходимо внимательно относиться к его содержанию и оформлению: в случае судебного разбирательства эта бумага послужит пострадавшей стороне доказательством ее позиции.

Кто и по какой форме его составляет

В крупных компаниях с большим штатом обязанность формирования справки по сопоставлению расхождений лежит на работнике бухгалтерии. Он формирует и визирует отчетность, затем свою подпись ставит директор организации.

Бухгалтеру как материально ответственному лицу большое внимание следует уделять следующей информации:

  • дата составления;
  • период рассмотрения;
  • дебет и кредит;
  • сальдо;
  • ссылки на внутреннюю документацию.

Используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить сопроводительное письмо к акту взаиморасчетов.

Как составить документ

Унифицированной формы не предусмотрено. Организации внутренними распоряжениями закрепляют собственные формы и бланки с учетом отраслевой и организационной специфики.

Примерная структура такова:

  1. Вводная часть. Она содержит текущий номер и дату составления, ссылку на документ-основание, по которому зафиксированы расхождения.
  2. Основная. В ней приводится наименование организаций, номер и дата договора, по которому сверились стороны, отсылки к более ранним документам.

Если у сторон не одна, а несколько претензий к полученной информации, зафиксируйте их в форме таблицы: у получателя появится возможность разъяснить расхождения по пунктам. Если же прикладываете для доказательства своей позиции копии договоров, протоколы и выписки, перечислите их как сопроводительную документацию.

Образец

Можете использовать в работе следующий шаблон.

АКТ

сверки с разногласиями

№ ___ на Акт сверки № ____ от «___» __________ ____ г.

г. ___________________ «___»__________ ____ г.

«___» __________ ____ г. ________________________ получен акт сверки № _____

(наименование организации)

о ________________________________________________________________________,

(указать наименование или предмет акта)

направленный «___»__________ ____ г.

Рассмотрев указанный акт сверки, выражаем свое несогласие по следующим вопросам:

Номер пункта по акту сверки

Предмет разногласий

Предложение об изменении условий

Руководитель

_________________________ _______________/__________________

(наименование организации) (подпись) (Ф. И. О.)

М. П.

(бланк)

Другой вариант для заполнения:

Образец акта разногласий к акту сверки

Заполненный пример:

образец, как подписать акт сверки с разногласиями
образец заполнения акта сверки с расхождениями

Как подписать и отправить документ

Одна из сторон составляет документ и отправляет его организации-контрагенту. Информационный блок аналогичен вводной части первоначального договора между сторонами. В дополнение подготовьте сопроводительное письмо, которое пояснит причины составления протокола и иные организационные вопросы.

Как и сколько хранить документацию

Законом не урегулированы порядок и сроки хранения. Определите период хранения внутренними нормативными актами. По правилам Росархива бухгалтерская документация хранится минимум 5 лет (приказ Росархива №236 от 20.12.2019). Ответственность за порчу или утерю документа лежит на бухгалтерии или сотруднике, назначенном ответственным за его хранение.

(бланк)

(заполненный пример)

(заполненный пример)

Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.

Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Наиболее частые причины разногласий

Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.

При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.

Зачем нужен акт сверки с разногласиями

Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.

Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.

К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.

Подписывать или не подписывать

У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.

Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.

Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.

Кто составляет акт сверки с разногласиями

Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.

Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:

  • дату составления акта;
  • период, который рассматривается;
  • дебет и кредит;
  • сальдо;
  • ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.

Образец акта сверки с разногласиями

На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.

В начало документа вписываются:

  • его номер, дата составления;
  • ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.

Затем в основную часть вносятся:

  • дата получения предыдущего акта сверки;
  • наименования организаций, между которыми составлялся документ;
  • при необходимости – номер и дата договора, по которому идет сверка.

Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.

Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.

Акт сверки с разногласиями

Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта

Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.

Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).

Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.

Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.

Правила хранения акта

Должным образом подписанный и заверенный акт необходимо держать в числе прочих бухгалтерских документов, в отдельной папке. Длительность хранения определяется законом или внутренними нормативными бумагами организации.

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

  • Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
  • Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
  • Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
  • Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
  • Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
  • Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
  • Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

  • Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
  • Номер и дата составления.
  • При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
  • Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
  • Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
  • Период, за который сформирован акт сверки.
  • Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
  • Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Образец сопроводительного письма к акту сверки

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Зачем нужен акт сверки

Акт сверки расчетов — документ, который позволяет сверять сведения, имеющиеся у его составителя с информацией, отражаемой в учете у контрагента.

Формируют его за конкретный промежуток времени, включая сведения обо всех документах на приход или отгрузку и на платежи по ним. Сверяемые данные могут разбиваться по договорам или не учитывать такую разбивку.

Периодическое проведение сверки обеспечивает наличие в учете правильного сальдо расчетов с контрагентом благодаря исключению ошибок, вызванных:

  • неполучением или задержкой поступления в бухгалтерию первичных документов;
  • неверной привязкой документов на оплату;
  • техническими ошибками в указании сумм.

Перед составлением годовой бухотчетности сверка обязательна, поскольку на ней базируется инвентаризация расчетов с контрагентами.

Подлежащие проверке данные вносятся в акт, создаваемый в двух экземплярах, подписываются уполномоченным на это лицом и направляются в адрес второй стороны. Акт сверки не имеет утвержденной формы, но обычно в нем предусматривается возможность внесения сведений по данным каждой из сверяющихся сторон. При отсутствии разногласий получатель акта может даже не заполнять свою часть этого документа. Ему достаточно его подписать, поставить печать и отправить один из экземпляров обратно.

Наличие расхождений в данных обычно является причиной для неподписания документа сверки получателем до момента урегулирования разногласий. Такой момент фиксируется составлением нового акта с информацией и итогами, устраивающими обе стороны.

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе о том, что такое акт сверки взаимных расчетов с контрагентом и как его можно использовать. Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить его бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Как подписать акт с расхождениями — пример

Между тем существует и практика подписания акта сверки с разногласиями. Необходимость в таком документе возникает в единственном случае — когда у одной из сторон какой-либо учетный документ отражен в бухучете в ином периоде, чем у второй стороны, и это влияет на величину оборотов за сверяемый период и на сальдо (начальное или конечное), но при этом итог расчетов к моменту проведения сверки одинаковый (т. е. не требующим корректировки).

Как подписать такой акт сверки с расхождениями? Так же, как и обычно. Получатель акта заполнит своими данными предназначенную для него часть этого документа и может обойтись без каких-либо комментариев к нему, если итоговый результат по акту окажется одинаковым. В такой ситуации образец заполнения акта сверки с расхождениями будет отличаться от обычно оформляемого при сверке только наличием несовпадающих данных по отдельным строкам.

Если же итоговый остаток на дату сверки разный, то к нему придется сделать пометку о том, что такой-то документ на такую-то сумму получен позднее, но с учетом его данных получатель согласен со сведениями, приведенными в акте составителем. В этом случае пример того, как подписать акт сверки с разногласиями, отличается от документа, оформляемого без расхождений, наличием поясняющей записи.

Как подписать акт сверки с расхождениями — образец этого документа с учетом ситуации, требующей внесения комментария, посмотрите на нашем сайте:

Оформление акта (протокола) по разногласиям

Бланк протокола разногласий с актом сверки

В иных ситуациях несовпадения сведений ни отраженные второй стороной отличающиеся от приведенных составителем данные, ни пометки, сделанные ей в акте сверки, вопрос урегулирования разногласий не решают. Они могут только письменно свидетельствовать о несогласии с показанными в акте данными.

Другим вариантом письменной реакции на расхождения может стать акт (или протокол) разногласий, оформленный к полученному акту сверки. Так же, как и сам акт сверки, этот документ не имеет утвержденной формы. В нем отражают реквизиты вызывающего вопросы акта и суть моментов, по которым возникло несогласие. Как официально направляемый контрагенту документ, такой акт (протокол) подписывается ответственным лицом стороны, его оформляющей.

Посмотрите вариант образца протокола разногласий к акту сверки в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

С аналогичным содержанием можно составить и образец акта разногласий к акту сверки. Отличаться от протокола такой документ будет только названием.

Таким образом, акт (протокол) разногласий можно расценивать как своего рода претензию к сведениям, попавшим в акт сверки. У контрагента нет обязанности на него реагировать, но он тоже заинтересован в достоверности своих учетных данных.

Более конструктивным, чем обмен письменными претензиями к сведениям, попавшим в акт, представляется урегулирование расхождений при непосредственном устном общении бухгалтеров обеих сторон. Тем более что из сравнения информации, включенной в акт составителем и имеющейся у получателя, обычно достаточно легко выявляются причины несоответствий.

***

Акт сверки, согласованный с контрагентом, служит гарантией правильности отражения в учете данных по первичным документам, возникшим в процессе взаимодействия с ним. Вместе с тем в этом процессе могут возникать ситуации, приводящие к расхождению в сведениях, имеющихся у сторон. Некоторые из них (при которых правильность итогового результата на момент сверки очевидна) позволяют подписать документ по сверке с расхождениями. Если же данные сторон имеют неурегулированные расхождения, не дающие возможности говорить об их совпадении, такой акт подписывать не стоит до урегулирования несоответствий. Процесс урегулирования может осуществляться как путем обмена письменными обращениями, так и при непосредственном устном общении бухгалтеров сверяющихся сторон.

***

Еще больше статей по теме — в рубрике «Акт».

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — что это?

Акт сверки взаиморасчетов между хозяйствующими субъектами — это бухгалтерский документ, в котором отражено состояние счетов контрагентов за выбранный период.

Несмотря на тот факт, что акт взаиморасчетов на практике применяется достаточно часто, никакими законодательными актами обязанность по его использованию не закреплена. Кроме того, нет и стандартизированной формы этого документа. Как разъяснено Минфином России в письме от 18.02.2005 № 07-05-04/2, хозсубъекты имеют право самостоятельно разработать форму акта сверки, отвечающую требованиям конкретной ситуации при произведении расчетов между сторонами.

Обычно акт сверки включает следующие данные (по аналогии с требованиями ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • сведения о контрагентах: наименование, юридический и фактический адрес, регистрационные данные;
  • наименование документа;
  • период, за который осуществляется сверка состояния счетов;
  • реквизиты договора, в рамках которого производится сверка;
  • сведения о произведенных расчетных операциях в рамках названного договора за указанный период;
  • указание на факт отсутствия или наличия задолженности сторон друг перед другом (во втором случае приводится также размер такой задолженности);
  • подписи сторон;
  • печати сторон (при наличии).

Такой документ составляется одной из сторон по взаимной договоренности (закон не регулирует, какая из сторон оформляет такой акт) и направляется второй стороне на согласование и подписание.

Если вторая сторона не согласна с актом сверки, оформляется протокол разногласий. Об этом мы более подробно поговорим далее.

Как получить акт сверки по налогам, рассказывает типовая ситуация КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Как подписать акт сверки с разногласиями (образец) и составить сопроводительное письмо

Унифицированной/типовой формы протокола разногласий (далее — ПР) к акту сверки расчетов между хозсубъектами, равно как и требований к содержанию сопроводительного письма к такому ПР не утверждено.

Соответственно, при составлении данных документов хозсубъекты должны руководствоваться общими правилами оформления первичной бухгалтерской документации и практическим предназначением документа.

Обычно ПР составляется по следующей схеме:

  • реквизиты сторон;
  • наименование документа;
  • реквизиты акта сверки, к которому составляется ПР;
  • пункты акта сверки, с которыми не согласен контрагент;
  • указание на предмет разногласий и примечания соответствующего контрагента (например, указывается сумма по расчетам, изначально обозначенная в акте сверки, и прописывается верная, по мнению контрагента, сумма и т. п.);
  • подписи сторон и печати (при наличии).

Далее ПР направляется на ознакомление и подписание второй стороне.

Зачастую хозяйствующие субъекты подготавливают также сопроводительное письмо к ПР, поясняющее причины составления протокола и иные организационные вопросы.

Ниже по ссылке мы предлагаем шаблон сопроводительного письма к ПР (на его основе также можно составить образец сопроводительного письма к акту сверки): Сопроводительное письмо к протоколу разногласий к акту сверки — образец.

По представленной далее ссылке читатель может скачать образец ПР к акту сверки: Протокол разногласий к акту сверки взаиморасчетов — образец.

Рекомендуем также ознакомиться с нашими материалами «Оформление и подписание договора с протоколом разногласий» и «Образец протокола разногласий к договору».

Добавить комментарий