Первичный документ должен составляться

Содержание

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 4 года. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

  • договор;
  • счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг);
  • счет-фактура.

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Вывод: договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки, права и обязанности сторон, НДС, если есть.

Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Вывод: счет — это фиксация цены и иногда срока оплаты. У него нет строгой формы, можно вводить свою. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Вывод: платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты, их важно сохранять.

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре. Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, ставит в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Вывод: товарная накладная оформляется в двух экземплярах, закрепляется подписью ответственного лица и печатью обеих сторон. Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Вывод: акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг, его оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны и заверяют подписями и печатями сторон.

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Вывод: счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту. Иногда такая пара заменяется универсальным передаточным документом — УПД.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Первичный документ: его роль, значение и правила составления

 

В ходе своей деятельности предприятие осуществляет множество хозяйственных операций, каждая из которых должна быть оформлена соответствующими первичными документами. На основании таких документов указанные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете, поэтому очень важно, чтобы эти документы были составлены с соблюдением определенных требований.

Наталья БЕЛОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Роль и значение

первичного документа

Согласно

ст. 1 Закона о бухучете первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Более расширенное определение этого термина приведено в

п. 2.1 Положения № 88, где сказано, что первичные документы — это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. Хотя заметим: Минфин в письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450 четко дал понять, что распоряжение руководителя предприятия не является первичным документом, оно лишь подтверждает разрешение работникам предприятия осуществлять операции по передаче имущества (распоряжение, указание осуществить операцию по передаче имущества) и не фиксирует факта осуществления самой хозяйственной операции по передаче имущества (например, доверенность)*.

* В отдельных случаях приказ руководителя все же может выступать в качестве первичного документа. Это, например, приказ о командировке, в котором среди прочих условий установлена и сумма суточных расходов командированного работника. Если другие первичные документы, подтверждающие пребывание такого работника в командировке, отсутствуют, то сумма суточных будет определяться лишь на основании данного приказа. Подробнее об этом см. статью «Основные документы: первичные и непервичные» на с. 15 этого номера.

Напомним, что

хозяйственной операцией считается действие или событие, вызывающее изменение в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете). То есть определяющим признаком хозяйственной операции является то, что она должна привести к реальным изменениям имущественного состояния субъекта хозяйствования (см. письмо ВАСУ от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 49).

Первичные документы

являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

Кроме того, следует учесть, что на данных бухгалтерского учета базируются финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель. А значит, первичный документ в подавляющем большинстве случаев будет основой для отражения хозяйственных операций не только в бухгалтерской, но и в других видах отчетности, в том числе

налоговой.

Так, в

ст. 44 НКУ указано, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании:

первичных документов;

— регистров бухгалтерского учета;

— финансовой отчетности;

— других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам

запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных вышеуказанными документами.

А в

п. 44.2 НКУ сказано, что для исчисления объекта налогообложения плательщик налога на прибыль должен использовать данные бухгалтерского учета относительно доходов и расходов с учетом положений НКУ.

Так что для определения налогооблагаемой прибыли в большинстве случаев необходимы

первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными ст. 9 Закона о бухучете. На это обращают внимание налоговики в консультации, размещенной в разделе 110.07.20 Единой базы налоговых знаний на сайте ГНАУ: www.sta.gov.ua.

При этом важно учесть следующее. По разъяснениям ВАСУ, изложенным в

письме от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 49, любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т. д.) имеют силу первичных документов лишь в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, соответствующие документы

не могут считаться первичными документами для целей ведения налогового учета даже при наличии всех формальных реквизитов таких документов, предусмотренных действующим законодательством.

В связи с этим для подтверждения данных налогового учета могут приниматься во внимание исключительно первичные документы, составленные в случае

фактического осуществления хозяйственной операции. Однако бремя доказывания того, что фактического осуществления хозяйственной операции не было, лежит на налоговом органе. Налогоплательщику же достаточно иметь у себя подтверждающие такую операцию первичные документы, оформленные должным образом.

К заполнению первичных документов следует подходить очень внимательно, поскольку лишь при наличии обязательных реквизитов они имеют юридическую силу и доказательность как в бухгалтерских, так и в налоговых целях, а иногда и в целях решения судебных споров.

Вместе с тем считаем, что мелкие недочеты при оформлении первичных документов

не должны становиться основанием для признания их недействительными. Подтверждение своей позиции находим, в частности, в постановлении ВАСУ от 30.06.2010 г. по делу № К-15247/07 и в определении Днепропетровского апелляционного админсуда от 18.03.2010 г. по делу № 9/578/07-АП, где сказано, что незначительные недостатки не делают налоговые накладные недействительными и не свидетельствуют об их непринадлежности и недопустимости как доказательств. Аналогичные выводы содержатся также в письме ГНАУ от 30.06.2000 г. № 9070/7/16-1220-26 и письме Госкомпредпринимательства от 16.07.2003 г. № 4229.

Напоминаем, что

ответственность за:

— организацию бухгалтерского учета и

обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете);

несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете).

Обязательные реквизиты первичного документа

Согласно

п. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичный документ может быть составлен на бумажных или машинных носителях и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);

дату и место составления;

название предприятия, от имени которого составлен документ;

и объем хозяйственной операции;

единицу измерения хозяйственной операции;

должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или прочие данные, которые дают возможность идентифицировать личность, принимавшую участие в осуществлении хозяйственной операции.

Похожий перечень обязательных реквизитов первичного документа приведен и в

п. 2.4 Положения № 88. При этом в нем уточняется, что:

— единица измерения хозяйственной операции приводится в

натуральном и/или стоимостном выражении;

— кроме личной подписи лица, участвовавшего в осуществлении хозяйственной операции, может использоваться его

электронная подпись.

Кроме того, в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичный документ могут быть включены и

дополнительные реквизиты (см. абзац второй п. 2.4 Положения № 88):

— идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;

— номер документа;

— основание для осуществления операции;

— данные о документе, подтверждающем личность получателя, и т. д.

Обратите внимание: документ должен быть подписан

лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Хотя налоговики против использования электронной цифровой подписи в каких-либо других случаях, кроме подачи отчетности в электронном виде (см. консультацию, размещенную в разделе 020.06 Единой базы налоговых знаний на сайте ГНАУ: www.sta.gov.ua).

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства (

п. 2.5 Положения № 88), т. е. путем обмена с контрагентом образцами личных подписей с заключением соглашения об использовании факсимиле. Впрочем, использование факсимиле или другого аналога собственноручной подписи возможно не всегда. Например, не предусмотрено проставление факсимиле на кассовых документах, документах на перечисление безналичных денежных средств, бланках строгой отчетности.

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (

подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия.

Печать на первичном документе

ДСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов»

причисляет печать к необязательным реквизитам документа, при этом указывая, что оттиском печати удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, определяют организации на основании нормативно-правовых актов. Он приводится в инструкции по делопроизводству организации (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003).

Как видим, чтобы определиться, на каких документах необходимо проставлять печать, следует обратиться к нормативно-правовым актам. В

Законе № 996 в перечне обязательных реквизитов первичного документа такой реквизит, как печать, не назван. Что касается Положения № 88, то в его п. 2.5 указано, что подпись может быть скреплена печатью. Из этого можно сделать вывод: в общем случае проставление печати на первичном документе не обязательно.

Так, без печати можно обойтись при оформлении, например:

— счета-фактуры (забегая вперед, укажем, что счет-фактура — не первичный документ, подробнее см. ниже);

— расходной накладной;

— приходных и расходных кассовых ордеров;

— актов выполненных работ (предоставленных услуг).

Вместе с тем в некоторых нормативно-правовых актах, регулирующих правила заполнения отдельных типовых и специализированных форм,

содержатся требования относительно наличия печати либо место для оттиска печати предусмотрено самой формой документа. Это касается, в частности:

— платежного поручения (см.

п. 2.7 Инструкции № 22 и приложение 2 к данной Инструкции);

— квитанции к приходному кассовому ордеру (см.

п. 3.3 Положения № 637 и приложение 2 (типовая форма № КО-1) к данному Положению);

— налоговой накладной (см.

п. 16 Порядка № 969);

— типовых форм № КБ-2в «Акт приймання виконаних будівельних робіт» и № КБ-3 «Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати», утвержденных

приказом Министерства регионального развития и строительства Украины от 04.12.2009 г. № 554;

— путевого листа служебного легкового автомобиля, типовая форма которого утверждена

приказом Государственного комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74;

— товарно-транспортных накладных на перемещение спирта этилового, высокооктановых кислородсодержащих примесей и алкогольных напитков, формы которых утверждены

приказом Министерства транспорта и связи Украины от 28.04.2005 г. № 154;

— некоторых других бланков типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти (

п. 2.7 Положения № 88);

— некоторых других первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества, порядок создания которых предусматривается другими нормативно-правовыми актами (

п. 2.8 Положения № 88).

Аналогичным образом рассуждают и налоговики, указывая, что

п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете наличие оттиска печати на первичном документе не предусмотрено в качестве общего правила. В то же время печать становится обязательной, если она указана в качестве обязательного реквизита в утвержденной типовой форме (см. консультацию, опубликованную в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 30).

Форма первичного документа

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием

самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

То есть предприятие может пользоваться бланками

любой формы. Главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88.

На то, что в типовые формы первичных документов могут вноситься необходимые дополнения, но при этом доработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты, в свое время указывал и Государственный комитет статистики Украины (см.

письмо от 27.11.2006 г. № 14/2-25/89).

Хотя следует помнить, что порядок создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектах имущества, а также порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности и круг хозяйственных операций, оформление которых проводится на таких бланках, устанавливаются

отдельными нормативными актами (см. пп. 2.8, 2.9 Положения № 88).

Записи в первичных документах должны осуществляться только чернилами

темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими сохранение записей в течение установленного срока хранения документов и невозможность незаметных несанкционированных исправлений.

В свободных строках первичных документов ставят

прочерки с учетом специальных правил для отдельных документов, в частности налоговой накладной (подробнее об этом см. статью «Основные документы: первичные и непервичные» на с. 15 этого номера).

Электронные документы создаются с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (

пп. 2.10, 2.11, 2.12 Положения № 88). Подробнее см. статью «Первичка» в электронном виде: основы применения» на с.26 этого номера.

Язык первичного документа

Как предусмотрено

п. 1.3 Положения № 88, все первичные документы должны составляться на украинском языке. Вместе с тем, кроме украинского, может использоваться и другой язык в порядке, предусмотренном ст. 11 Закона о языках. Документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете и составлены на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод.

В соответствии со

ст. 11 Закона о языках в случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 3 этого Закона, языком работы, делопроизводства и документации наряду с украинским языком может быть и национальный язык большинства населения других национальностей (в местах их проживания) либо язык, приемлемый для населения таких местностей (если оно не владеет в надлежащем объеме украинским языком).

Заметим, что согласно

ст. 3 Закона о языках в случаях, когда граждане другой национальности, составляющие большинство населения отдельных административно-территориальных единиц, населенных пунктов (города, села, района и т. д.), не владеют в надлежащем объеме национальным языком либо когда в пределах административно-территориальных единиц, населенных пунктов компактно проживает несколько национальностей, ни одна из которых не составляет большинства населения данной местности, в работе органов и организаций может использоваться украинский язык либо язык, приемлемый для всего населения.

Минфин считает, что при составлении украинскими предприятиями первичных бухгалтерских документов должен применяться

украинский язык. Этот категоричный вывод основывается на положениях Конституции Украины и Закона о языках. Вместе с тем, если документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете, составлены на иностранном языке, то они должны иметь упорядоченный аутентичный (т. е. равнозначный) перевод на украинский язык (или на другой законно применяемый в делопроизводстве) (см. письма от 22.07.2002 г. № 043-512/13-6449; от 14.03.2008 г. № 31-28000-03-21/8604; от 13.06.2007 г. № 31-34000-10/23-3986/4424).

А вот Госкомтелерадиовещания в

письме от 03.07.2002 г. № 75/9 и НБУ в письме от 23.05.2003 г. № 28-111/2563-3707 не возражают против использования в делопроизводстве наряду с украинским и русского языка.

Как видим, полной определенности в языковой теме нет. Поэтому считаем, что при заключении договоров и ведении предприятием другой документации целесообразно использовать все же

государственный язык. Однако если по согласованию контрагентов документ составлен, например, на русском языке, то такой документ не может быть признан недействительным.

Что же касается

налоговой накладной, то ГНАУ склоняется к тому, что ее лучше заполнять исключительно на украинском языке (см. письмо от 06.04.2011 г. № 9497/7/16-1517 в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 35).

Подробнее данная тема освещена в статьях

«Языковый вопрос в хозяйственной деятельности» и «Язык заполнения налоговой накладной — только украинский?» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 79 и 2011, № 35 соответственно).

Дата составления первичного документа

Первичные документы составляются

в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

То есть бухучетные правила фактически позволяют составлять первичный документ не в момент осуществления операции, а позднее, но датой проведения этой операции. Так часто бывает в ситуации с предоставлением услуг (например, арендных, коммунальных, связи и т. п.).

При этом

согласно ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Такое отражение осуществляется на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Положения № 88 (см. п. 1.2 данного Положения).

В то же время такой документ, как налоговая накладная, должен быть составлен исключительно

в момент возникновения налоговых обязательств, поскольку в этом отношении специальные правила устанавливает Порядок № 969.

Таковы основные требования к составлению первичных документов.

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • Содержание документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

  1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
  2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

  1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
  2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Заказать услугу

Налогоплательщику, получившему от налогового органа требование представить пояснения о несоответствии данных в налоговой декларации по НДС, необходимо выполнить следующие действия.
Во-первых, подтвердить электронно получение требования налогового органа, так как несоблюдение данного порядка может обернуться приостановлением операций по счетам в банке и переводов электронных средств.
Затем в течение пяти дней нужно представить пояснения и, при необходимости, представить уточненную налоговую декларацию с соответствующими исправлениями.
Порядок и форма представления пояснений Налоговым кодексом в настоящее время не определены.
Поэтому налогоплательщик может представить пояснения в любой форме, передав их в налоговый орган любым способом.
ФНС России, однако, рекомендует свои формы ответа на требование налогового органа.
Для уточнения сведений каждого раздела декларации с 8 по 12 и приложений к разделам 8 и 9 ФНС России предложила две таблицы, содержащие графы, полностью идентичные строкам соответствующих разделов налоговой декларации.
Таблица № 1 «Сведения соответствуют первичным учетным документам» – заполняется в том случае, когда вызвавшие сомнение у налоговых органов регистрационные сведения полностью соответствуют учетным данным и документам налогоплательщика. (В этом случае налогоплательщик еще раз повторяет в таблице те сведения, которые отражены в декларации по НДС и которые были ему направлены налоговым органом для уточнений, тем самым подтверждая их достоверность).

Таблица № 2 «Сведения, поясняющие расхождение (ошибки, противоречия, несоответствия)» — заполняется в том случае, когда налогоплательщик обнаружил у себя ошибки, связанные с регистрацией счетов-фактур.
В этой таблице для каждой регистрационной записи предусматривается наличие двух строк: «Расхождение» и «Пояснение».
При подготовке ответа в строку «Расхождение» налогоплательщик переносит сведения, которые поступили ему из налогового органа в Требовании и которые он должен уточнить, а в строке «Пояснение» — указывает правильные значения.
Причем в строке «Пояснение» заполняются только те графы, в которых обнаружены ошибки, а остальные графы с правильными показателями не повторяются.
Если в ходе проверки сведений, указанных в требовании налогового органа, будет обнаружена ошибка, приводящая к необходимости уточнения итоговых показателей налоговой декларации (строк 040, 050 раздела 1 налоговой декларации), то ответ на требование не составляется, а формируется корректировочная налоговая декларация по НДС, которая представляется в налоговый орган в обычном порядке.

Добавить комментарий