Оплата через третьих лиц

0

Если из закона или договора между сторонами не следует, что свое денежное обязательство должник обязан исполнить лично, такой должник может возложить это обязательство на другое лицо (ст. 313 ГК РФ). Для этого может быть достаточно составить письмо с просьбой уплатить определенную сумму третьему лицу. Форму и образец заполнения письма об оплате третьему лицу от контрагента приведем в нашем материале.

Содержание

Уплата долга третьему лицу: как составить письмо

Перечисление задолженности третьему лицу – удобный способ оптимизации расчетов. Покажем сказанное на примере. Организация А приобрела товар у организации В, а затем отгрузила его организации С. Чтобы не «гонять» деньги по цепочке «С ’В ’А», организация В предлагает организации С заплатить оговоренную сумму напрямую организации А.

Если срок оплаты за товар наступил и организации С не придется нести дополнительные расходы по перечислению средств организации А, то организация С вряд ли откажет в просьбе уплатить долг третьему лицу, т. е. организации А.

Чтобы информировать должника об изменении схемы расчетов, ему нужно направить письмо. Как составляется образец распорядительного письма на оплату третьему лицу? Письмо составляется в произвольной форме. В нем нужно указать, что в счет существующей задолженности кредитор просит перечислить деньги третьему лицу, а также привести реквизиты такого лица.

В платежном поручении на перечисление денег третьему лицу нужно указать, что оплата производится за другое лицо. Этим самым при оплате третьим лицом по письму риск получателя можно свести к минимуму. Ведь если такой оговорки в платежном поручении не будет, а также не будет письма от непосредственного плательщика о том, что оплата производилась от имени другого лица, такой плательщик сможет потом заявить, что перечисление было ошибочным и потребовать вернуть деньги.

При оплате по письму третьему лицу бух проводки предельно просты: каждая из сторон после подтверждения платежа отражает, как правило, на счетах учета расчетов закрытие соответствующей задолженности полностью или частично.

Вам может также быть полезна форма договора поручения на оплату в пользу третьего лица.

Приведем образец письма об оплате задолженности третьему лицу.

Скачать для оплаты долга третьему лицу письмо (образец бланка) можно здесь.

Открыть документ в КонсультантПлюс

Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
  • Я подписчик:
    электронного журнала
    печатного журнала

  • Я не подписчик,
    но хочу им стать
  • Хочу скачивать
    бесплатно и попробовать все возможности подписчика
    Получить демодоступ

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков | Журнал » книга» | № 20 за 2012 г

Сотрудник оплатил услуги своими деньгами проводки

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.

журнала № 20 за 2012 г. С полной версией обсуждения вы можете ознакомиться: сайт Audit-it.ru

28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы».

Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора).

Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день

Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

: С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формулеп. 1 приложения к Положению ЦБ от 12.10.2011 № 373-П. Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда-либо была. А в случае ее увеличения — изменять лимит так часто, как это необходимо, — хоть каждый день.

Подробнее о том, как установить лимит побольше, можно узнать: 2012, № 8, с. 48

Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее: даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий. Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены.

Если работник тратит свои деньги, а потом получает возмещение от организации — это не подотчет

В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет.

В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.

Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию? Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета? Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека?

: Минфин еще в 2006 г. пояснил: такую ситуацию не следует рассматривать как приобретение организацией материалов у работника, а возмещенную сумму — как выплату работнику дохода, с которого должен быть удержан НДФЛПисьмо Минфина от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219.

Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства, решение о необходимости этих затрат для компании и, соответственно, об их возмещении работнику должен принимать директор. Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компаниист. 183 ГК РФ.

Обратите внимание: возмещение расходов — это не выдача денег под отчет. Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. А срок, в течение которого работник может обратиться за возмещением, ничем не ограничен.

Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет.

Работник отчитался за подотчетные деньги позже срока? Матвыгоду считать не надо!

Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?

: Если работник отчитался за выданные ему под отчет деньги позже установленного руководителем срока, у организации нет обязанности определять материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ. Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст. 212 НК РФ. И рассматриваемая ситуация там не упомянута. Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований.

С этим согласен и сотрудник ФНС России.

КУДИЯРОВА Елена Николаевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

«Деньги, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку работник получил их, чтобы оплатить какие-либо расходы в пользу организации.

При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм.

Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался (пусть и с опозданием), не являются объектом налогообложения по НДФЛ. Материальной выгоды здесь нет”.

Сотрудник, купивший билеты для себя и напарника, может отчитаться за двоих

Подотчетное лицо (рядовой сотрудник) приобрело билеты для себя и своего коллеги. Кто должен отчитываться за эти билеты? Как за командировку должен отчитываться сотрудник, для которого приобрели билеты? Какие документы должны быть представлены, если билеты оплачивались по безналу через Интернет с карточки сотрудника?

Пример проводок если сотрудник расплатился своей картой

Сотрудник оплатил услуги своими деньгами проводки

Упрощенный способ Дб Кд Назначение Подтверждение 71 55.

4 Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выписке Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам. 10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.

71 Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета. Счета, билеты, квитанции, чеки, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.

Академический вариант Дб Кд Назначение Подтверждение 10, 20, 26, 44 и пр. 71 Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставления Билеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.

Оплата корпоративной картой — проводки

  • Важно
  • Компенсационные выплаты

Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
  • Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
  • Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника

Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье. Можно ли оформить авансовый отчет задним числом Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно.

Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п.

7 правил для корпоративной карты

Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Особенности расчетов по корпоративной карте Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик.

Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету.

Внимание

Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете. ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано.

Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства? Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т.
  • На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты.

    Проводка такая:ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.

    Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

    В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

    Учет компенсации работнику, рассчитавшемуся за материалы своей картой

    Особенности отражения Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4. Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: «Неснижаемый остаток» и «Платежный лимит». Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.

    4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

    В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

    Как проводятся расчеты по корпоративной карте

    ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту. После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. – 85 000 руб. – 1000 руб. + 1000 руб.).

    НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).

    Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст.

    Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

    После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73— возмещена недостача наличными в кассу.

    Когда используют счет 57 «Переводы в пути» Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.

    Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег. В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути».

    В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками. Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

    Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

    При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

    • оплата затрат работников, находящихся в командировке;
    • представительские виды расходов;
    • реализация переводов в пользу коммунальных служб;
    • проведение расчетов с контрагентами;
    • закупка малоценных активов;
    • оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

    Порядок расчетов и лимит расходов Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками.
    Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита.

    В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников. Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п.

    4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.

    При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

    Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

    ☎ Телефон +7 (925) 529-51-13 ⌚ Часы работыежедневно, круглосуточно ✉ АдресМосковская обл., Ногинский р-н, Электросталь г., ул.

    Советская, 8/1☎ Телефон +7 (496) 574-40-55+7 (496) 574-62-32+7 (495) 580-59-50+7 (496) 574-20-48+7 (496) 574-61-59 ⌚ Часы работыпн-чт 09:00-18:00; пт 09:00-16:45 Все | только с сайтами На основании закона Российской Федерации №118-ФЗ «О судебных…

    Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ответственность за отсутствие учета За…

    Размер премий и поощрений будет посчитан правильно, если он обеспечит соответствующий рост выручки и прибыли предприятия. Анализ выявляет также конкретные факторы, положительно и отрицательно влияющие на трудоёмкость. Например, перебои с поставками запасных частей, сырья и материалов, частые поломки техники,…

    Формат договора в жесткой форме не определяется, но при этом имеются некоторые разделы, присутствовать которые должны будут в обязательном порядке. Все тонкости данного типа освещаются в ст.№550. Соответственно, права собственности в обязательном порядке должны быть соответствующим образом зарегистрированы. Процесс…

    Бухгалтерские проводки для отражения расчетов с персоналом

    Сотрудник оплатил услуги своими деньгами проводки

    Ошибочная выдача заработной платы сотрудникам, выдача кредитов и удержание процентов из зарплаты, возврат больничных в кассу. Как отразить эти и другие операции в бухгалтерском учете? Примеры проводок — в этой статье.

    Итак, рассмотрим, как отразить в бухгалтерском учете различные ситуации.

    Излишне выданная заработная плата. Счет 73 проводки

    Иногда работодатель начисляет зарплату и удерживает с нее НДФЛ, но сумму за вычетом налога по ошибке перечисляет работнику дважды. В этом случае надо показать излишне выданную сумму в бухгалтерском учете. Для этого можно использовать счета 73 и 76.

    Для учета зарплаты используют счет 70. При начислении и выдаче надо сделать бухгалтерские проводки:

    Дебет 20, 26, 44 Кредит 70

    — начислена зарплата за месяц;

    Дебет 70 Кредит 51

    — зарплата перечислена на карту сотруднику.

    Ошибочно выплаченную сумму необходимо отразить, даже если ее сразу вернули в кассу. Ведь деньги списаны со счета организации. А значит, надо показать эти операции (ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Для ошибочно выплаченной суммы подойдет счет 73 или 76.

    Бухгалтерские проводки следующие:

    Дебет 73 (76) Кредит 50, 51

    — отражены суммы, выданные работнику по ошибке;

    Дебет 50 Кредит 73 (76)

    — возвращена излишне выданная сумма.

    Выдача сотруднику процентного займа. Счет 73 или 58 проводки

    Допустим, работнику выдан заем под 5 % годовых. Проценты ежемесячно удерживаются из его дохода. В таком случае отразить выданный заем можно на счете 58 или 73.

    По общему правилу выданные под проценты займы учитываются на счете 58 (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). А проценты — по дебету 76 и кредиту 91.

    Расчеты с сотрудником, которые не связаны с зарплатой или выдачей денег под отчет, отражаются на счете 73.

    Как правило, когда работодатель выдает заем работнику под небольшой процент, у него нет цели получить доход. Поэтому показать выданный заем и начислить проценты можно на счете 73. К нему стоит открыть субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

    Надо сделать проводки:

    Дебет 73-1 Кредит 51

    — выдан процентный заем сотруднику.

    Проценты по займам — прочий доход компании (п. 7 ПБУ 9/99). Начислять их надо ежемесячно. Запись:

    Дебет 73–1 Кредит 91

    — начислены проценты по займу.

    Организация вправе сама выбрать, как учитывать займы персоналу. Порядок следует закрепить в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008).

    Удержание долга из заработной платы. Счет 76 проводки

    Директор купил автомобиль и написал заявление, согласно которому организация удерживает и перечисляет из его дохода деньги в банк на погашение долга.

    Удержание займа надо отразить на счете 76. НДФЛ нужно удержать в обычном порядке и заплатить в тот же день, когда перечислены деньги в банк.

    Бухгалтерские проводки:

    Дебет 26, 44 Кредит 70

    - начислена зарплата;

    Дебет 70 Кредит 68

    - исчислен НДФЛ;

    Дебет 70 Кредит 76

    - удержан ежемесячный платеж по кредиту из зарплаты работника;

    Дебет 76 Кредит 51

    - ежемесячный платеж перечислен в банк;

    Дебет 68 Кредит 51

    - перечислена в бюджет сумма НДФЛ.

    Перерасчет отпускных. Счет 70 проводки

    Если сотрудник заболел во время отпуска и решил перенести неиспользованные дни на другой период, то отпускные надо пересчитать. Основанием для пересчета будут бюллетень, подтверждающий количество дней болезни, а также заявление от работника о переносе части отпуска (ст. 124 ТК РФ).

    Если возникает переплата по отпускным, НДФЛ и взносы с нее надо восстановить. Переплату сотрудник может добровольно вернуть или компания зачитывает ее в будущие выплаты.

    Бухгалтерские проводки следующие:

    Дебет 96 Кредит 70, 69

    — сторнированы излишне начисленные отпускные и взносы;

    Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

    — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с части отпускных;

    Дебет 76 Кредит 70

    — отражен долг сотрудника перед организацией;

    Дебет 50 (70) Кредит 76

    — переплата по отпускным возвращена или зачтена в счет будущей зарплаты.

    Возврат больничных в кассу. Счет 70 проводки

    Допустим, сотрудник принес листок нетрудоспособности, а работодатель его оплатил. Но позже выяснилось, что больничный поддельный, работник вернул деньги в кассу.

    В бухучете надо сторнировать начисленное пособие и показать возврат денег.

    Первые три дня больничного оплачивает компания, а остальные — ФСС (п. 1 ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Когда выяснилось, что работник не имел права на пособия, надо сторнировать начисленную сумму. Задолженность сотрудника отражают на счете 73. А когда он возвращает деньги, надо показать поступление в кассу.

    Кроме того, необходимо сторнировать проводки по удержанному НДФЛ. В кассу возвращены только фактически полученные деньги, то есть за вычетом налога. Значит, возникнет переплата по НДФЛ. На эту сумму вы вправе уменьшить будущий платеж.

    Проводки:

    Сторно Дебет 69 (20–26, 44) Кредит 70

    — сторнировано начисленное пособие;

    Сторно Дебет 70 Кредит 68

    — сторнирована сумма НДФЛ;

    Дебет 73 Кредит 70

    — отражена задолженность работника перед компанией;

    Дебет 50 Кредит 73

    — отражен возврат сотрудником денег в кассу.

    Выплата компенсации за неиспользованный отпуск. Счет 69 проводки

    Компенсацию за неиспользованный отпуск, выплачиваемую при увольнении, можно списать из резерва на отпуска.

    Специальных правил нет. Компания создает резерв и списывает за счет него обязательства перед сотрудником (п. 21 ПБУ 8/2010). При этом не важно, уходит работник в отпуск или получает компенсацию отпускных.

    Поэтому выплаты при увольнении надо отразить по дебету счета 96 «Оценочные обязательства» и кредиту 70, а взносы — по кредиту счета 69.

    Выплаты подрядчикам. Счет 60 проводки

    Некоторые организации используют счет 70 для вознаграждений подрядчикам. Это рискованно. Нельзя заменять трудовой договор гражданско-правовым (ст. 15 ТК РФ). За нарушение возможен штраф на компанию до 100 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ).

    На проверке ФСС может переквалифицировать договор и доначислить взносы. Договор считается трудовым, если сотрудник получает фиксированную ежемесячную оплату, которая не зависит от объема работ и т. д.

    Если вознаграждение отражено на счете 70, проверяющие будут искать в договоре и кадровых документах признаки трудовых отношений.

    А в суде способ учета станет дополнительным аргументом в пользу фонда (постановление АС Волго-Вятского округа от 25.12.2015 № Ф01-5326/2015).

    Чтобы избежать рисков, вознаграждения подрядчикам надо отражать на счете 60 или 76.

    Возврат стоимости билета. Счет 50 проводки

    Если, например, организация оплатила корпоративной картой билет на самолет для командированного, но поездка была отменена, деньги за билет авиакомпания вернет на карту. При этом перевозчик может вернуть не всю сумму, удержав штраф. В учете надо показать возврат денег на карту, а также неустойку.

    Деньги на корпоративной карте не принадлежат работнику. Их учитывают на счете 55. Но, если работник снимет наличные или расплатится картой, он должен составить авансовый отчет.

    Билет является денежным документом, поэтому его надо учитывать на субсчете «Денежные документы» к счету 50 (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

    Если приобретается электронный билет, его стоит распечатать и хранить в кассе.

    В бухгалтерском учете делают проводки:

    Дебет 71 Кредит 55

    — оплачен билет с корпоративной карты;

    Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 71

    — отражена стоимость приобретенного билета.

    Неустойку надо учесть в прочих расходах (п. 11, 14.2 ПБУ 10/99). На карту контрагент вернет стоимость билета за вычетом неустойки.

    В учете делают записи:

    Дебет 60 (76) Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

    — отражен возврат билета авиаперевозчику;

    Дебет 91 Кредит 60 (76)

    — отражена в прочих расходах неустойка, удержанная перевозчиком;

    Дебет 55 Кредит 60 (76)

    — возвращена часть стоимости билета на корпоративную карту.

    Оплата мобильной связи сотрудникам. Счет 73 проводки

    Например, компания оплачивает сотрудникам безлимитную сотовую связь. Некоторые из них пользуются дополнительными услугами, которые не входят в пакет. Стоимость услуг на основании заявлений работников удерживается из их зарплаты. А мобильный оператор выставляет документы на всю сумму.

    Дополнительные услуги сотового оператора — по дебету счета 73.

    Оплата сотовой связи — это расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Но отнести к расходам надо не всю стоимость услуг, а только ту часть, которую не будут возмещать работники.

    Всю задолженность перед оператором связи надо показать по кредиту 60. При этом стоимость услуг безлимитной связи, которые входят в пакет, надо списать на счета учета затрат. А стоимость дополнительных услуг, которую возмещают сотрудники, можно отнести на счет 73. На основании детализации по услугам и счета-фактуры надо сделать записи:

    Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 60

    — учтены в затратах услуги сотового оператора в размере стоимости безлимитного тарифа;

    Дебет 19 Кредит 60

    — отражен НДС по стоимости безлимитного тарифа;

    Дебет 73 Кредит 60

    — отражена задолженность работника за дополнительные услуги.

    Начисленную зарплату по заявлению сотрудника надо уменьшить на стоимость дополнительных услуг. В учете делают запись:

    Дебет 70 Кредит 73

    — погашена задолженность работника за дополнительные услуги.

    Возмещение расходов на рекламу. Счет 73 проводки

    Если работник оплатил со своего мобильного телефона услугу, которую контрагент оказал компании, деньги сотруднику заранее не выдаются. Значит, после оплаты у компании возникает задолженность перед работником.

    Чтобы подтвердить факт оплаты, надо взять у сотрудника заявление на возмещение расходов и детализацию с телефона.

    В бухгалтерском учете расчеты по прочим операциям отражают на счете 73.

    В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

    Дебет 44 Кредит 60

    — отражены расходы на рекламу в интернете;

    Дебет 60 Кредит 73

    — погашена задолженность перед поставщиком со счета мобильного телефона сотрудника организации;

    Дебет 73 Кредит 50, 51

    — компания возместила сотруднику потраченные деньги.

    План счетов бухгалтерского учета: инструкция по применению >>

    Как оформить оплату расходов организации банковской картой

    Сотрудник оплатил услуги своими деньгами проводки

    Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия. Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

    Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.

    Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты. Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

    В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты. Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

    Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

    Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

    На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки. Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

    Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты. Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

    В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.

    Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами. Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании.

    С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

    Оплата банковской картой сотрудника за организацию

    Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы. Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

    Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

    В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

    Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе? Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

    В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении.

    Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

    Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации. В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

    В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.

    Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

    Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

    Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

    Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

    Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

    В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

    Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты.

    Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

    Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

    Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

    Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

    Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

    При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника.

    Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.

    Как учесть в налоговом учете оплату с карты

    Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

    НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

    После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

    Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

    Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

    Заключение

    Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

    Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации. Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

    Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами. Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами.

    Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение. Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п.

    Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании. С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

    Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

    Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.

    Рекомендуется проводить оплату за Юридическое лицо с помощью безналичного расчета от Юридического лица, на чьё имя зарегистрированы услуги хостинга (VPS, регистрации доменов, услуг по разработке сайта, сопровождению сайтов, администрированию серверов и так далее).

    В случае, если Плательщик не совпадает с Клиентом (заказчиком услуг), потребуется предоставить заявление на имя Генерального директора ООО «Комтет» от лица, выполнившего платёж, о назначении платежа (см. образец).

    Уважаемый Александр Владимирович,

    Прошу Вас оплату, осуществленную «НАЗВАНИЕ ОПЛАТИВШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ» (ИНН/КПП) от (хх.хх.хххх) на сумму …. рублей за (указать услуги хостинга и номер биллинг аккаунта), зачесть в счет оплаты за «НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА» (ИНН/КПП).
    Число. Печать. Подпись.

    Письмо нужно предоставить по почте с печатью и подписью на наш адрес: 440600, г. Пенза, ул. Суворова, 92. По согласованию с отделом маркетинга можно прислать только электронную копию заявления.

    По всем возникающим вопросам вы можете связаться с Отделом маркетинга. У нас индивидуальный подход к работе с юридическими лицами, государственными и муниципальными предприятиями.

    Добавить комментарий