Об электронном документообороте

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

  • уменьшить количество бумажных документов в офисе;
  • сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
  • снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
  • уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
  • избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Хочу попробовать

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами.

Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.

Соглашение с контрагентом об электронном документообороте

Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.

Пункт в договоре об электронном документообороте

Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.

11 Марта 2019 09:00 | 11 Мар 2019 09:00 | |

Поделиться

Переход многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на цифровую платформу – одна из важнейших составляющих концепции цифровизации государственного управления «Сервисное государство 2.0», принятой в конце прошлого года и рассчитанной на 2018–2024 гг. О том, как цифровая трансформация МФЦ проходит в Ульяновской области, рассказывает Сергей Макаров, директор департамента развития электронного правительства ОГКУ «Правительство для граждан». В этом регионе в МФЦ не так давно внедрили решение АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС.

CNews: Каковы былипредпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО?

СергейМакаров: Наше предыдущая система работала с 2015 года и по многим факторамне учитывала ряд требований. Кроме того, предпосылками запуска проекта сталисущественные изменения в действующем законодательстве, за которыми не успеваланаша прежняя система, а также реализованные со стороны ФОИВов электронныесервисы для взаимодействия с МФЦ. В нашем прежнем решении набор электронныхсервисов для взаимодействия с ФОИВами был ограничен и для их реализациинеобходима была его существенная доработка.

CNews: Почему было приняторешение отказаться от системы, которая использовалась ранее?

СергейМакаров: Мы фактически не отказывались от нее, просто нами былоподготовлено техническое задание на модификацию ПО, в рамках которойподразумевалась доработка АИС МФЦ для взаимодействия с электронными сервисамиФОИВов, а также приведение системы в соответствие с действующимзаконодательством.

CNews: Расскажите, пожалуйстао том, почему было выбрано решение АИС МФЦ ДЕЛО.

СергейМакаров: Мы подробно изучали существующие на рынке решения по автоматизациидеятельности МФЦ, выезжали в другие регионы и смотрели различные решения непосредственно в работе. По итогам изученного опыта на тот момент свой выбормы остановили на АИС МФЦ ДЕЛО по ряду причин.

В первую очередь – это очень гибкий и легкий дляизучения конструктор услуг, который позволяет нам своими силами разрабатыватьформы для услуг, предоставляемых в МФЦ. Второй момент – это наличие в решенииАИС МФЦ ДЕЛО огромного количества реализованных адаптеров для взаимодействия посредствомСМЭВ с федеральными органами, после внедрения которых нам сразу же удалось перейтина электронное взаимодействие по ряду федеральных услуг. Решение позволяло наминтегрироваться с различными информационными системами, как на федеральномуровне, так и на региональном.

В-третьих, интерфейс системы интуитивно понятендля сотрудников МФЦ несмотря на наличие огромного количества реализованныхфункций и дополнительных настроек. Также очень понравился реализованный всистеме механизм подсказок, который учитывал практически всю специфику работысотрудника и не позволял допускать ошибки на приёме.

CNews: Был ли у вас опытсотрудничества с компанией ЭОС?

СергейМакаров: Был и вполне успешный, в 2017 году в рамках федерального проекта»Мультирегиональность» мы выводили свои региональные услуги на федеральный порталгосуслуг. Коллеги из ЭОС нам помогали реализовывать транспорт для приема заявокс ЕПГУ: разрабатывали виды сведений для каждой из услуги, а также предоставилирешение, посредством которого принимались заявки. В 2018 году данная работабыла продолжена, дополнительно были реализованы виды сведений для другихгосударственных и муниципальных услуг.

CNews: Как проходил сампроцесс внедрения?

СергейМакаров: Контракт на модификацию был заключен с ЭОС в июле 2018 года, а ужев августе сотрудники наших МФЦ принимали в новой системе заявления по важной натот момент услуге «Прием и обработка заявлений о включении избирателя в списокизбирателей, участников референдума по месту нахождения на выборах депутатовЗаконодательного Собрания Ульяновской области шестого созыва». В целом работыпо контракту были выполнены в срок в конце ноября 2018 года, т.е. фактическоевремя реализации проекта составило менее полугода.

Переход был постепенным, в августе операторы МФЦнаряду с услугой ЦИК также вели приём в новой системе по услугам КорпорацииМСП, в сентябре-октябре к ним прибавились услуги МВД – справки об отсутствиисудимости и справки о том, является или не является лицо подвергнутымадминистративному наказанию за потребление наркотических средств. В ноябре былазапущена важная для нас услуга – государственная регистрация юридических лиц,физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских(фермерских) хозяйств. Мы одни из первых в России реализовали электронный обменс ФНС по данной услуге.

Фактически на первоначальном этапе внедренияставка делалась на услуги, где предполагалось полное электронное взаимодействиепосредством СМЭВ, то есть в процессе приёма документов по указанным услугамбыли фактически задействованы только сотрудники окон МФЦ, которые принималипакеты документов и отправляли их в СМЭВ. Не нужно было формировать реестрыпередачи, отдавать пакеты курьерам и т.п.

CNews: Были ли задействованыв процессе внедрения ваши сотрудники?

СергейМакаров: Со стороны нашей организации был задействован целый ряд структурныхподразделений. На первоначальном этапе был подготовлен фундамент для системы. Коллегииз нашего департамента по технической поддержке обеспечили подготовкутехнической составляющей для новой АИС МФЦ: была произведена настройка сервернойчасти, криптомаршрутизаторов, а также произведена установка базового ПО.

mp2ghw2xcm4-crop_600-400.jpg

Сергей Макаров: После внедрения данного решения нам удалось перейти на полный электронный обмен с рядом федеральных ведомств, с которыми ранее мы работали только на бумаге

Дальше к процессу внедрения системы присоединилсякурируемый мною отдел сопровождения АИС МФЦ, сотрудники которого выполнялинастройки системы, консультировали пользователей. Данный отдел фактически былзадействован на протяжении всего процесса внедрения. После внедрения наши сотрудникипродолжают консультировать пользователей при возникновении у них вопросов поработе с системой.

Большую помощь во внедрении нового решения намтакже оказали специалисты организационно-методического департамента, которыеосуществляли тестирование всех услуг до выпуска их в промышленную эксплуатацию.Коллеги проверяли разработанные услуги и давали рекомендации по их доработке.

На всём протяжении процесса под моим руководствомв еженедельном формате с коллегами из ЭОС проводились АКС, на которыхобсуждались реализованные за неделю доработки.

На всех этапах внедрения специалисты ЭОСоказывали нам грамотную и оперативную консультационную помощь. Ошибки,выявленные в ходе эксплуатации, устраняются в оперативном порядке. Хочетсяотметить, что программный продукт постоянно и активно развивается, в новыхверсиях учитываются пожелания сотрудников МФЦ – это очень важно.

CNews: Как была реализованаинтеграция АИС МФЦ ДЕЛО с другими используемыми в организации системами?

CIO и СTO: как меняется влияние ИТ-руководителей в компаниях?

Новое в СХД

СергейМакаров: В модифицируемом решении, которое было внедрено, уже присутствовалипрактически все модули для взаимодействия со всеми необходимыми системами. Намнужно было только внести соответствующие для нашего региона и нашего МФЦнастройки. Также формально необходимо было получить доступы к некоторымэлектронным сервисам и видам сведений, к которым на тот момент доступа не было.Однако в рамках проекта была произведена интеграция с действующими в МФЦсистемой управления электронной очередью «Дамаск» и АТС Avaya.

Дополнительно была произведена интеграция совсеми федеральными системами. Это в первую очередь, СМЭВ 2 и СМЭВ 3, ГИС ГМП,ЕСИА, ФРГУ, ЕЛК, ИАС МКГУ, ИС МДМ (в тестовой среде).

Из региональных систем взаимодействие былоорганизовано с Интеграционной информационной системой по персонифицированномуучёту граждан, проживающих на территории Ульяновской области, имеющих право намеры социальной поддержки, адресную социальную помощь и иные социальныегарантии, SiTex-«Электронный социальный регистр населения Ульяновской области»и программным обеспечением «ДЕЛО».

Я отмечал ранее, что в решении ЭОС былареализована библиотека всех необходимых для МФЦ адаптеров для взаимодействия ссервисами ФОИВов посредством СМЭВ, внедрение которых позволило перейти нам с рядоморганов на безбумажный документооборот.

CNews: Как сотрудникивосприняли переход на АИС МФЦ ДЕЛО? Потребовалось ли обучение? Как оно былоорганизовано?

СергейМакаров: Переход был безболезненным. Потребовалось некоторое время дляпривыкания к новой системе, ознакомления с новым функционалом. Обучение, естественно,было, оно предполагалось согласно нашему ТЗ. Специалистами ЭОС былоорганизовано полноценное обучение наших сотрудников. В течение двух рабочихдней было проведено очное обучение для 80 человек.

Также коллегами из ЭОС были подготовленыкачественные обучающие видеоролики и инструкции. Ими воспользовалисьсотрудники, которые не смогли принять участие в очном обучении. Для сотрудниковотдела сопровождения АИС МФЦ и организационно-методического департамента былоорганизовано несколько сеансов обучения посредством видеосвязи.

CNews: Каковы качественные иколичественные результаты проекта? Какие новые возможности появились?

СергейМакаров: В первую очередь, после внедрения данного решения нам удалосьперейти на полный электронный обмен с рядом федеральных ведомств, с которымиранее мы работали только на бумаге. Это позволило нам сэкономить время и снизитьфинансовые затраты на транспорт и бумагу. В настоящее время электронноевзаимодействие организовано с МВД, ФНС, Корпорацией МСП, ПФР, ФСС,Росимуществом, Роспотребнадзором.

Также удалось запустить новые услуги, например,услуги Корпорации МСП, обмен с которой также осуществляется в электронном виде.Одними из первых субъектов мы запустили услугу по регистрации ИП и ЮЛ, гдеобмен документами тоже электронный.

Для сотрудников бэк-офиса наиболее популярным ивостребованным оказался модуль Контроля исполнения дел, который позволяетотслеживать жизненный цикл всех принятых в МФЦ дел и в последующем приниматьоперативные решения.

Очень интересным для сотрудников контакт-центрастал модуль «Контактный центр», ведь предыдущее решение не учитывало спецификуработы сотрудников контакт-центра.

Также удобным и гибким для сотрудников оказалсяконструктор услуг, которые позволяет нам самостоятельно разрабатывать услуги ивносить корректировки в действующие в случае внесения изменений взаконодательство, регламентирующее процесс предоставления услуг.

CNews: Каковы планы подальнейшему развитию системы?

Сергей Макаров: В ближайшей перспективе планируем запустить в новойсистеме все региональные муниципальные услуги, которые были сделанысотрудниками отдела сопровождения АИС МФЦ.

На финишной прямой у нас запускэлектронного взаимодействия с ПФР по выдаче СНИЛС.

С нетерпением ждеём и ряда другихэлектронных сервисов федеральных органов, с которыми мы давно «протестировались».В первую очередь, это виды сведений МВД по паспортам и водительскимудостоверениям. Также ожидаем доработки со стороны ПФР их вида сведений «Приёмзаявлений из МФЦ», так как на текущий момент сервис предусматривает взаимодействиемежду МФЦ и ПФР только по одной услуге «Прием от граждан анкет в целяхрегистрации в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе приемот застрахованных лиц заявлений об обмене или о выдаче дубликата страховогосвидетельства». Ждём также полноценного рабочего сервиса Росреестра «Приёмобращений в ФГИС ЕГРН». Запуск всех вышеуказанных сервисов позволит полностьюперейти нам с ФОИВами на электронное взаимодействие и сэкономить финансовыесредства на бумаге и доставке документов.

В планах есть идеи по реализации всистеме оценки работы каждого сотрудника, расчета KPI взависимости от количества и сложности оказанных сотрудником услуг.

Добавить комментарий