Менеджер секретарь

Чем отличается работа секретаря от офис-менеджера, чем ни похожи, можно ли совмещать и какая должность лучше — далее в материале.

Работа в комфортных условиях мечта каждого человека. Поэтому многим предпочтителен вариант рабочего места за столом в кабинете, чем где-то еще.
Профессий и специальностей офисных работников тысячи: от делопроизводителей до юристов или бухгалтеров, судей или инженеров-проектировщиков.
Есть и те, что отличаются от них. Поговорим о секретарях и офис-менеджерах.

Кто это? Чем занимаются, почему их часто путают и они взаимозаменяемы?

Наличие специалистов хорошо, но не менее востребованы и эти перечисленные вакансии. Существует некоторый регламент, по которому офис-менеджер организатор заданий, а секретарь их исполнитель.

Также на западе секретарь и офис-менеджер по сути одно лицо. У нас они пока еще разные профессии, но именно секретари часто выполняют функции офисных управленцев. То есть передают указания начальника и контролируют результат.

Так в чем же отличие? Или его нет?
Есть. Секретарь имеет узкую специализацию и занимается ведением документации, работает со звонками, выполняет поручения шефа и сопровождает его, регистрирует множество важных бумаг и ведет журналы.
Конечно, некоторым секретарям приходится организовывать работу офиса, следить за всем и «подгонять». Тогда уже это секретарь с обязанностями офис-менеджера.
Такое случается, несмотря на то, что в трудовом договоре будет указанна должность секретаря.

Важно! Офис-менеджеры несут больше ответственности и должны выполнять более сложные задачи, чем секретарь. Поэтому заработная плата у них гораздо выше.
Если секретарь берет на себя такую нагрузку по выполнению задач офис-менеджера, то это должно быть согласованно с работодателем и оплачиваться соответственно.

Может ли секретарь стать офис-менеджером? Да, так как менеджер офиса является той ступенью, куда «растут» секретари по служебной лестнице наверх.

Важно! Менеджер офиса — это собирательная специальность, в которую входит из каждой офисной профессии понемногу. Например, делопроизводство, отдел продаж, кадровые дела, бухгалтерия и корпоративное право.

Многие офисные менеджеры в прошлом долгое время работали помощниками или ассистентами руководителя, секретарями и т. п.

Именно из секретарей получается хорошие офис-менеджеры, так как они знают работу компании изнутри, понимают и знают как происходит весь рабочий процесс с самого нуля.

Важно! Не нужно путать администратора офиса и менеджера офиса. Должности разные, задачи тоже. Первый — это только административная работа с выдачей справочных данных и информации, а второй — управленческая и исполнительские функции.

Интересуетесь профессией секретаря?

Хотите узнать больше и получить новые навыки?
Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!
Ждем Вас!

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты.

Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании.

Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора

Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности1.

Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель. Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой — Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.

На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений — в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.

Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов2.

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала.

Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя. Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом. То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право. Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п.

Должностная инструкция референта

Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.

В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта. Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как:

  • организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации;

  • организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения;

  • по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами;

  • организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний.

Рекомендации справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта.

Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи.

Общие положения

Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия.

Согласно словарному определению, референт – должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации3. Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде. Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта – информационно-коммуникативный. С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.

Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудники, сторонние организации) и ресурсы.

Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку. Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом. Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей.

1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих//утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 (ред. От 12.02.2014)

2 Приказ Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики работников организаций атомной энергетики» от 12.10.2009 г. № 977 (ред. От 12.02.2014)

3 Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь», 6-е изд., перераб. и доп. — М. (ИНФРА-М, 2011)

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье. Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей. Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.

Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них. В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции. Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи). В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь. В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол. Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания. Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

  • текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
  • редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
  • файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
  • корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
  • почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Есть расхожая формулировка «секретарь-референт со знанием иностранного языка». Умение общаться на другом языке – гарантия карьерного роста для секретаря.

Где можно сделать карьеру

Для первого опыта подойдет любая организация. Для долгосрочного развития лучше устроиться в крупную компанию, где есть много уровней руководства, а значит, и уровней мастерства секретарей.

Секретарская должность может стать пропуском и в другие профессии. Учитесь вы, например, в университете на направлении «Управление персоналом», устраивайтесь секретарем в какую-нибудь фирму, а к окончанию обучения у вас уже будет и диплом, и знание организации, и навыки работы с документами – руководитель HR-отдела первым делом обратит внимание на вас.

Куда поступить, чтобы стать секретарем

Для начала карьеры достаточно среднего профессионального или неполного высшего образования. Курсы секретарей помогут вам быстро обучиться азам профессии и скорее найти работу.

Чтобы добиться в профессии высот, лучше получить высшее образование. Подойдут такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет, лингвистика.

Добавить комментарий