Лекции по курсу безопасность электронного документооборота

Президент компании Docsvision, входящей в группу компаний Digital Design и являющейся разработчиком одноименной ECM/BPM-платформы, подготовил обучающий курс, который будет полезен как тем, кто первый раз столкнулся с понятием СЭД, так и опытным специалистам. Курс носит учебно-просветительский характер и в нем рассказывается не только о Docsvision, а в общем об электронном документообороте. Курс начинается с общих понятий том, что такое СЭД, зачем она нужна на предприятии, ее месте в инфраструктуре компании и других основ электронного документооборота. В дальнейшем на курсе рассматриваются более узкие темы: способы защиты данных в СЭД, реализации управления бизнес-процессами, архитектуре системы и т. д.

Мы предлагаем вам ознакомиться с этим курсом либо полностью, либо только с темами, которые вам интересны. Курс разбит на 15 уроков, каждый из которых посвящен отдельной теме. Длительность каждого видео составляет от 15-20 минут, а весь курс занимает 3,5 часа.

Содержание

Часть 1. Введение. Роль СЭД в цифровой трансформации

В первом выпуске Владимир Андреев рассказывает о курсе и о том, какими знаниями он будет делиться со слушателями. Затем он переходит к самым основам электронного документооборота.

Часть 2. История развития СЭД в России

Во второй части Владимир рассказывает об истории развития СЭД в России, выделяет текущие тренды и помогает разобраться в терминологии и выборе варианта цифровой трансформации бизнеса.

Часть 3. Что такое электронный документ?

В третьей лекции Владимир Андреев рассказывает о понятии «документ», типах документов и как они обрабатываются в СЭД.

Часть 4. Что такое приложение СЭД?

Тема четвертой лекции – приложение в разрезе системы электронного документооборота: как устроены СЭД, что такое «модели управления», чем отличаются документы, правила, задания и конструкторы.

Часть 5. 7 принципов идеальной СЭД?

В этом видео Владимир рассказывает о семи основных принципах, на которых должна строиться идеальная система электронного документооборота.

Часть 6. Работа с документом в СЭД

В шестом видео Владимир Андреев рассказывает о роли понятия «документ» в современной СЭД. Из чего он состоит? Какие типы документов используются в системе? Что можно (и что нельзя) делать с документом в СЭД? Какие у них бывают артефакты? Также Владимир расскажет о «жизненном цикле документа», затронет темы контента и атрибутов, управления версиями, комментирования и обработки, перечислит типы метаданных и опишет логику обработки данных в СЭД.

Часть 7. Работа с заданием в СЭД

В этом видео Владимир рассказывает о задачах и маршрутизации в СЭД. Откуда берутся задания? Как ими управлять? Кто отвечает за выполнение, постановку, проверку заданий? Зачем нужны различные «состояния» заданий, их реальные примеры? Как осуществлять контроль исполнительской дисциплины через современную СЭД?

Часть 8. Управление процессами в СЭД

Тема восьмой лекции – подсистема управления бизнес-процессами. Мы обсудим как реализуется BPM в современной СЭД, структуру и функции BPM-системы, нотации моделирования бизнес-процессов, их параметры и применение, функции процессов, их предназначение и возможности расширения BPM-системы.

Часть 9. Поиск и навигация в СЭД

В девятой лекции Владимир рассказывает про поиск и навигацию в системе электронного документооборота и нескольких основных видах поиска – по атрибутам, по классификаторам, а также полнотекстовый поиск.

Часть 10. Представления и отчеты в СЭД

Десятая лекция посвящена 4-му компоненту модели приложения СЭД – групповым представлениям и отчетам. Владимир расскажет о возможностях конструировать различные виды представлений и кратко остановится на средствах аналитической отчетности, расскажет о том, какие витрины данных могут быть созданы для приложений СЭД, обозначит средства контроля исполнительской дисциплины.

Часть 11. Средства безопасности в СЭД

Одиннадцатое видео посвящено информационной безопасности в СЭД. Владимир Андреев раскроет темы авторизации и аутентификации и поговорит о способах защиты данных в СЭД. Часть лекции будет посвящена ЮЗДО (юридически значимый документооборот), как перейти на «безбумажный» документооборот, и какие именно инструменты могут этому способствовать. Также несколько слов будет сказано об электронной подписи и интеграции СЭД с внешним электронным документооборотом, т. е. обмене электронным документами с контрагентами.

Часть 12. Какие задачи решает и не решает СЭД?

Это видео будет посвящено приложению системы электронного документооборота. Владимир расскажет, какие решения можно создавать на базе платформы СЭД, и в каких случаях нужно выбирать другие IT-платформы. Отдельно будут представлены пять классов решений на базе СЭД:

  • Автоматизация делопроизводства;
  • Электронные архивы;
  • Автоматизация бизнес-процессов;
  • Поддержка групповой работы с документами;
  • Реализация специализированных решений.

Часть 13. Требования к архитектуре СЭД

13-я лекция курса посвящена архитектуре системы автоматизации документооборота. В ней Владимир расскажет о масштабируемости различных компонентов платформы, необходимости реализации сервисной архитектуры и вариантах доступа к системе, возможных клиентских сценариях (Web, on-premise) и необходимых для этого сервисов.

Часть 14. Как внедрять СЭД

В этом видео Владимир ответит на вопрос, как, внедряются системы электронного документооборота в средних и крупных предприятиях? В лекции будут рассмотрены аспекты формирования команды проекта, критерии выбора платформы СЭД и первые шаги по внедрению. Кроме того, слушатели научатся выбирать задачи для автоматизации, узнают, как сделать процесс внедрения максимально эффективным и итеративным, разберутся, как заранее запланировать масштабирование системы.

Часть 15. 7 трендов развития СЭД

В последней лекции курса Владимир расскажет о трендах развития систем электронного документооборота: изменении в позиционировании классических ECM, поддержке групповой работы в системе, интеграции с другими корпоративными системами, новых подходах к организации интерфейсов СЭД и концепции цифровой ловкости (Digital Dexterity), инструментах Low-Code и использовании технологий машинного обучения в СЭД.

Автор данной статьи – специалист в области ИТ – хотел бы поделиться опытом со своими коллегами, решившими взяться за сложную, но очень интересную задачу установки системы документооборота в компании.

text

Сразу стоит отметить, что «плохих» программных продуктов, обеспечивающих ведение электронного документооборота, не бывает! Есть определенные СЭД, которые подходят (или не подходят) определенным компаниям. Мы остановили свой выбор на системе «ТЕЗИС». Этот программный продукт был разработан нашими самарскими коллегами – ООО «Хоулмонт» и написан на языке программирования Java. Система построена по трехзвенной архитектуре: браузер-клиент, сервер приложений и сервер баз данных.

Архитектура системы документооборота «ТЕЗИС»

Положительный момент: для работы в «ТЕЗИСЕ» не требуется дополнительных инвестиций в покупку оборудования или программного обеспечения. Подойдет любой браузер, установленный на вашем компьютере: Internet Explorer, Google Chrome и им подобные. В качестве сервера приложений используется Apache Tomcat, а сервером базы данных служит PostgreSQL, хотя принципиального различия между типами используемых баз данных нет. Apache Tomcat, PostgreSQL и OpenOffice.org – это бесплатно распространяемое программное обеспечение, не требующее лицензирования.

Как и для многих систем документооборота, количество необходимых для работы лицензий системы «ТЕЗИС» определяется по числу активных пользователей. Иными словами, это означает, что вы оплачиваете максимальное количество активных пользователей, которые одновременно могут находиться и работать в системе электронного документооборота. Допустим, у вас в компании работает 100 человек, но одновременно в системе будет работать не более 30 пользователей; соответственно вам нужно приобрети только 30 лицензий. Основные функции системы документооборота реализованы в трех редакциях: базовой, стандартной и расширенной. Во всех редакциях возможна работа с задачами, документами и канцелярией компании.

Установка системы документооборота

Система документооборота «ТЕЗИС» устанавливается на выделенный либо существующий сервер компании; сервер может быть как физическим, так и виртуальным. После установки всего необходимого программного обеспечения пользователи будут подключаться к серверу с помощью браузеров на персональных компьютерах. Система «ТЕЗИС» поставляется в виде нескольких дистрибутивов. Дистрибутивы программы и инструкции по установке подготовлены разработчиками как для Windows-, так и для Linux-платформ. Наша компания выбрала для установки пакет дистрибутивов для установки на Windows-платформе.

В дистрибутив входят: JDK, PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice.org. Теперь я расскажу подробнее об этапах установки СЭД:

Создание базы данных для нашей системы документооборота. Она создается в свободной объектно-реляционной системе управления базами данных PostgreSQL.Далее мы устанавливаем Apache Tomcat – контейнер, который позволяет использовать интернет-приложения. Его установка осуществляется из командной строки. По завершении установки Apache Tomcat в «Службах» появится служба Apache Tomcat.Приложение Apache Tomcat 6 состоит из двух частей: webapps/app-core – среднего слоя приложения, который содержит бизнес-логику, и webapps/app – компонента, обеспечивающего работу пользователей в системе через веб-браузер. После установки данное приложение нужно настроить согласно инструкции, находящейся в комплекте с дистрибутивами, это необходимо для корректной работы нашего сервера. OpenOffice.org потребуется установить только на сервер: он понадобится при работе с отчетами. Далее запускаем установленное нами приложение, для этого в адресной строке браузера набираем: http://localhost:8080/app (вместо localhost можно использовать ip-адрес сервера). При подключении мы видим окно приветствия системы документооборота «ТЕЗИС» с предложением ввести имя пользователя и пароль. Введя имя пользователя и пароль, мы попадаем в главное окно системы.

Хочу подчеркнуть, что также можно приобрести и мобильные лицензии, которые позволят вам подключаться с различных мобильных устройств к системе документооборота. При подключении к мобильной версии мы увидим немного облегченный интерфейс системы электронного документооборота, специально разработанный для мобильных устройств.

Нужно отметить, что ООО «Хоулмонт» предоставляет достаточно подробную инструкцию по установке всех компонентов, входящих в дистрибутив программы. И у меня как у ИТ-специалиста установка данного ПО со всеми его дополнительными настройками не вызвала особых затруднений.

** Создание пользователей в системе документооборота **

После того как мы установили систему электронного документооборота, нам нужно создать пользователей в системе и определить их роли и группы. Наверняка в вашей компании существуют списки пользователей в различных системах, будь то служба каталогов, предназначенная для управления информацией о пользователях Windows, группах и других ресурсах – Active Directory, либо адресная книга компании. На этот случай разработчиком предусмотрен вариант загрузки пользователей из Active Directory либо файла шаблона. Если у вас нет таковых, то вам придется создавать пользователей вручную. Я же выгрузил список пользователей с должностями, адресами почтовых ящиков и паролями из адресной книги организации, затем после нескольких манипуляций по загрузке пользователей в систему документооборота, описанных в инструкции, успешно поместил данные в систему.

Определение ролей пользователей в системе документооборота

Затем я приступил к определению ролей пользователей в системе. Для того чтобы добавить новую роль, необходимо открыть карточку пользователя и нажать на кнопку «Добавить», при этом отобразится список всех существующих в системе ролей. В разделе «Роли» можно добавить или удалить роли пользователя. По умолчанию всем создаваемым пользователям назначается запрещающая роль SimpleUser, лишь затем добавляются остальные роли. В системе «ТЕЗИС» разрешающие роли стоят выше запрещающих.

Управление группами доступа

Группы доступа определяют, какие задачи, документы или договоры пользователь может видеть. Для того чтобы предоставить пользователю возможность работать с теми или иными видами документов, администратор должен назначить ему соответствующие роли. Таким образом, проведя установку и минимальную настройку системы документооборота, мы уже смогли приступить непосредственно к работе. Как видно из вышеперечисленных действий, первоначальная настройка системы документооборота довольно проста и не требует специфических навыков. Но все же отмечу, что это только вершина айсберга: данная система документооборота имеет множество различных функций и возможностей, которые в дальнейшем будет необходимо настроить. Как любой программный продукт, СЭД требует полноценного внедрения на предприятии, поэтому ИТ-специалист должен в идеале как разбираться в бизнес-процессах и их тонкостях, так и обладать достаточными техническими знаниями, которые помогут компании реализовать все востребованные ею функции СЭД.

Автор статьи: Ю.В. Ануфриев, начальник отдела информационных технологий страховой компании.

Статья опубликована в журнале «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №5//2014

Диадок можно интегрировать в любую учетную систему с помощью 9 готовых решений, а также через API или специальный Коннектор.

Интеграция Диадока с учетной системой дает пользователю возможность отправлять, получать и подписывать электронные документы прямо в привычной для сотрудника программе. Интеграция может быть полной или частичной, то есть охватывать лишь определенные процессы документооборота компании.

Интеграция систем позволяет клиенту максимально автоматизировать документооборот. Сформированные документы он может отправлять контрагенту из учетной системы; входящие документы учитываются в ней автоматически. Это дает компании:

  • быстрый документооборот;
  • минимум ручной работы при формировании и учете документов;
  • отсутствие ошибок в электронных документах и как следствие — своевременное закрытие отчетных периодов.

Заказать внедрение

Готовые интеграционные решения

Разработаны готовые решения для интеграции Диадока с наиболее распространенными учетными системами:

  • 1С 7.7, 8.1, 8.2 и 8.3,
  • SAP,
  • Oracle,
  • MS Dynamics,
  • Directum,
  • Docsvision,
  • архивом «Элар»,
  • «Парусом»,
  • архивом EnSol.

Интеграционный комплекс с SAP

Контур-ERP — представлен в двух конфигурациях: с возможностью подписи документов на сервере и с возможностью подписи документов на рабочих местах. Контур-ERP интегрируется с SAP бесшовно и обеспечивает клиенту возможность прямо в интерфейсе SAP:

  • подписывать документы;
  • получать и отправлять документы;
  • отслеживать статус отправленных документов;
  • быстро находить нужный документ по заданным параметрам.

Интеграционное решение для Oracle

Интеграционное решение LegalDoc для Oracle E-Business Suite дает пользователю возможность прямо в OeBS:

  • формировать счета-фактуры, ТОРГ-12, акты выполненных работ, акты сверки и договоры, используя справочники OeBS;
  • подписывать и отправлять документы;
  • передавать дополнительную информацию, в частности, дату и номер документов, сведения о комиссионере и др.

Интеграция на программном уровне

Со специализированными и самописными учетными системами Диадок интегрируется средствами полнофункционального программного интерфейса (API) и коннектора.

Полнофункциональный API

С помощью API функциональность Диадока очень просто интегрируется в любую из современных учетных систем. В результате интеграции посредством API сотрудники клиента прямо в своей учетной системе смогут выполнять те же действия, что и в веб-интерфейсе Диадока:

  • формировать документы: счета-фактуры, запросы на корректировку счетов-фактур, акты, накладные;
  • отправлять и получать документы;
  • подписывать документы КЭП;
  • отслеживать статусы документов;
  • проверять, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке: по названию или ИНН, а также с помощью массового поиска, загрузив список ИНН из 1С;
  • приглашать контрагентов к обмену электронными документами;
  • согласовывать документы;
  • искать документы по заданным параметрам и делать выборки по фильтрам.

Диадок.Коннектор

Также возможна интеграция посредством коннектора — приложения, которое обеспечивает отправку и получение файлов из учетной системы пользователя через API Диадока. Коннектор запрашивает данные из источников файлов, получает их, обрабатывает, определяет получателя и доставляет документы в ящик Диадока. Обмениваться данными он умеет с почтовым сервером, файловой структурой, FTP-сервером.

Интеграция посредством коннектора дает пользователю возможность:

  • создавать документы в учетной системе;
  • подписывать документы КЭП, в том числе и автоматизировать данную функцию;
  • получать и отправлять документы.
28.01.2020

Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:

  • Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
  • Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
  • Ведение истории изменений документа.
  • Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
  • Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
  • Аналитические функции.
  • Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
  • Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.

Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.

По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.

Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота

Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».

Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.

Как выбрать СЭД с нужным функционалом

На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.

Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.

Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.

Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.

Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:

  • у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
  • разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
  • по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).

Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.

Добавить комментарий