Кассовый ордер

фото-1 Среди многообразия первичной документации приходный ордер или форма КО-1 является одним из важных документов среди кассовых операций.

С помощью подобной формы оформляются поступление всех денежных средств в кассу предприятия, что является нормой документального отображения денежных потоков через кассу.

Зачем нужен ПКО — понятие

В организацию деньги поступают путем перечисления их на расчетный счет (безналичный расчет) или в кассу наличными. Оприходовать купюры по кассе в соответствии с Порядком ведения операций необходимо при помощи оформления приходного кассового ордера.

Индивидуальные предприниматели, ведущие хозяйственную деятельность по упрощенной системе налогообложения, данную форму документа могут не использовать.

Для чего нужен ПКО?

Кассовый ордер осуществляет контроль кассового состояния и является важным документом, отражающим необходимые сведения в бухгалтерии.

Отрывная часть ордера — квитанция предоставляется покупателям, контрагентам, подтверждающая передачу средств.

Об оформлении расходного кассового ордера читайте .

Варианты поступления денег в кассу:

  • фото-2 поступление денежных средств с расчетного счета;
  • денежные средства от покупателей;
  • возвращение заемных средств;
  • взнос от учредителя в уставной капитал компании.

Принятие наличных в кассу без оформления приходного ордера не допускается и расценивается как нарушение кассовой дисциплины, предусматривающее наказание в виде наложения штрафа.

Нужно ли оформлять чек к приходному кассовому ордеру?

Какую форму можно использовать для заполнения?

Для оприходования наличных денежных средств Госкомстатом России от 18.08.1998 г. утверждена специальная форма (КО-1).

Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Бланк содержит сам приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая является отрывным талоном.

Порядок и правила оформления

Приходный ордер допускается оформлять рукописным способом или при помощи технических средств, предназначающихся для обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение)

Бланк КО-1 составляется бухгалтером в единственном экземпляре, подпись ставит главный бухгалтер или сотрудник, наделенный подобными полномочиями.

Следует обратить внимание на нумерацию форм: она не должна прерываться в течение всего календарного года. Данное требование зачастую пренебрегается предпринимателями.

Большинство работодателей знакомы с обязательностью оформления приходных, но особенности их составления известны не каждому.

Зачастую игнорируется тот момент, что в день оформления КО-1 деньги должны поступить в кассу, иначе ордер не считается действительным.

На практике же возникают ситуации, когда приходный ордер сначала выписывается, а денежные средства вносятся в кассу через некоторое время или наоборот — первыми появляются деньги, а необходимые бумаги оформляются позднее.

Вносить изменения и поправки в документ запрещено, при их возникновении необходимо оформить документ заново.

Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?

фото-3 Необходимо заметить, что приходный кассовый ордер включает в себя 2 компонента: ордер и квитанция.

Оформление осуществляется общим экземпляром, квитанция передается гражданину, передавшему наличность.

Для безошибочного заполнения утвержденной формы ордера следует последовательно, друг за другом, начиная с верхней строки, вносить данные.

Первый блок начать следует с вводной строки, где фиксируется полное название предприятия, структурного подразделения и его кода в соответствии с уставной документацией.

Если последнее отсутствует, то в строке ставится прочерк. Также вносится информация о коде ОКПО в соответствии со сведениями Госкомстата.

В строку «Номер документа» вписывается порядковый номер на основании журнала регистрации кассовой документации, нумерация которых начинается с начала года.

Вписывая дату составления, требуется соблюдение последовательности написания: день, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, перед однозначной цифрой проставляется «ноль». Зафиксированная дата должна соответствовать оприходованию денег.

Второй блок является основным и включает в себя сведения о финансовых поступлений в кассу компании.

Информация об учете наличности и ее размере представлена в столбцах:

  • «дебет» — проставляется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются денежные средства (как правило, указывается 50 — «Касса»), ячейка не обязательная для заполнения и может оставаться пустой;
  • «кредит» — вписывается код отдела, куда приходуется наличность (при его отсутствии ставится прочерк) и номер корреспондирующего счета, отражающего поступления наличных денежных средств в кассу (71 — возврат подотчетных сумм, 51 — снятие суммы в кредитном учреждении, 90 — выручка, 62 — поступление от покупателей, 73 — прочие расчеты с работниками, 75 — взносы в уставной фонд).
  • «код аналитического учета» заполняется, если на предприятии утверждены коды для аналитики;
  • «сумма» — обозначается поступившая сумма денег (цифрами);
  • «код целевого назначения» — используется лишь некоммерческими учреждениями, где подразумевается целевое финансирование.

Графы с данными по кредитам индивидуальные предприниматели могут оставить незаполненными.

Под таблицей указывается фамилия, имя и отчество того, от кого поступила наличность, а также основания ее передачи.

Что писать в основании? В основании можно указать возврат неизрасходованных средств, оплата по договору, розничная выручка, оплата счета.

фото-4 Далее снова прописывается сумма, внесенная в кассу, но уже с помощью буквенного обозначения.

Целые числа пишутся с заглавной буквы, дробь после запятой – цифрами, валюта прописывается без сокращений.

Если после написания суммы в предназначенной для ее написания графе осталось пустое место, то нужно заполнить его прочерком. Это оградит от возможности фальсификации ордера.

Также необходимо указать выделяется НДС или нет (прописывается ставка налога цифрой, либо обметка об освобождении от него).

В качестве приложения обозначаются данные прикрепленных первичных бумаг (авансовый отчет), их копии прикладываются к бланку.

Как заполнить квитанцию?

Заполнив приходный ордер, можно приступать к внесению сведений в квитанцию – отрывной талон к ПКО. Вся информация записывается аналогично ордеру.

После поступления наличности в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. Сам ордер остается у кассового сотрудника.

О принятой наличности делается соответствующая отметка в кассовой книге (КО-4).

После проверки всех реквизитов кассир принимает денежные средства и пробивает их по ККА, если это является доходом компании.

Кто уполномочен подписывать?

Форму КО-1 оформляет:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер или кассир, определенный распорядительным документом компании;
  • директор организации (если в штате фирмы нет бухгалтера).

В ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и бухгалтера или руководителя и кассира.

Если ведением кассовых операций занимается непосредственный руководитель предприятия, вся документация подписывается им лично.

Как правильно ставится печать?

Оттиск печати необходимо расположить на отметке «М. П.», располагающийся на квитанции.

Возможность проставления одновременно оттиск на квитанции и на ордере действующие нормативные акты не предусматривают.

Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel

Скачать бланк приходного кассового ордера КО-1 форма по ОКУД 0310001 – в формате word, excel.

Скачать пример заполнения ПКО на внесение вклада в уставный капитал – образец.

Скачать образец оформления на получение наличных из банка – excel.

Пример на получение денег от покупателя – excel.

Образец ПКО на внесение вклада:

фото-5

Образец ПКО на получение наличных из банка:

фото-6

Образец ПКО на получение денег от покупателя:

фото-7

Срок хранения

Хранится форма КО-1, как и вся первичная документация, 5 лет после завершения отчетного периода.

Полезное видео

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер, можно узнать из данного видео:

Выводы

Расчет наличными средствами между организациями ограничен лимитом в размере 100 тысяч рублей. Если кассиру предложат принять через кассу большую сумму, он должен отказать в приеме наличности, иначе будет наказан за несоблюдение кассовой дисциплины

Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО искажают данные бухгалтерского и налогового учета.

При проведении проверки контролирующими органами, уполномоченный сотрудник расценит этот факт как грубое нарушение и привлечет к ответственности предприятие.

Статья 120 НК РФ за грубое несоблюдение норм учета доходов или объектов налогообложения, совершенное на протяжении одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, подлежит взысканию штрафа в размере 10 000 рублей.

Грубое нарушение действующих правил кассового учета является отсутствие первичных кассовых бланков.

Также их отсутствие у компании-покупателя может послужить основанием для отказа налоговой службы в признании представленных расходов предприятия в целях налогообложения прибыли или единого налога.

Кассовые операции, которые имеют место на территории России, подразумевают обязательное использование некоторых стандартизированных форм первичных документов. Требования к их структуре и содержанию закреплены законодательно. Среди них – приходный кассовый ордер. Бланк 2020 года и образец его заполнения будет в нашей статье. Рассмотрим, какие правила при внесении данных нужно соблюдать, чтобы избежать возможных проблем с контролерами.

Законодательная база

Действующие нормы обязывают фирмы и ИП, принимающие в кассу наличность, оформлять приходные кассовые ордеры (далее также – ПКО).

Главные инструкции о том, как заполнить приходный кассовый ордер (образец заполнения 2020), содержит в указание Банка России 2014-го года № 3210-У. Сама структура ПКО и состав обязательных элементов этой формы прописаны в постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г. На нашем сайте .

Когда формируют ПКО

Согласно закону, приходный ордер – это документальное подтверждение того, что в кассу фирмы поступила определенная сумма наличных. Его выписывают для следующих операций:

  • получение дохода от реализации товаров, услуг;
  • возврат остатка средств, ранее выданных подотчетникам;
  • реализация ОС, находившихся в распоряжении компании;
  • оплата долей в уставном капитале;
  • снятие денег по чеку со счета в банке;
  • передача средств из «обособок» организации в головное подразделение.

Причем не играет роли, каков источник наличных денег. На них всегда оформляют приходный кассовый ордер (скачать бланк можно по ссылке выше). Этот документ могут потребовать представители налоговой инспекции при проверке коммерческой структуры.

Компания может оформлять один ПКО по окончании рабочего дня на всю сумму принятых за этот период денежных средств, так и по своему усмотрению готовить квиток для каждой расчетной операции. Строгие законодательные правила на этот счет отсутствуют. Всё зависит от принятой в организации учетной политики.

Порядок оформления

Стандартизированная форма ПКО предполагает наличие 2-х частей:

  1. непосредственно ордер (хранят в компании – получателе средств);
  2. отрывного элемента – квитанции (возвращают вносителю наличных).

prihodnyj_kassovyj_order_vid

По действующим нормам квитанцию заверяют подписью главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), визой и печатью кассира. Затем – передают вносителю денежных средств.

Печать проставляют только на квитанции. На самом ордере ее быть не должно.

Бытует мнение, что печать должна краем «заезжать» на тело документа. Данный подход многие используют на практике. Однако контролеры признают это нарушением существующих правил заполнения ПКО.

Законодательство обязывает кассира (или бухгалтера) начать оформление документа с заполнения самого ордера. Отрывную часть оформляют во вторую очередь.

Принимая приходный кассовый ордер (образец заполнения будет представлен ниже), ответственный работник должен:

  • сверить подписи уполномоченных лиц с имеющимися у него образцами;
  • уточнить, есть ли документы, подтверждающие правомерность сделки;
  • проверить, соответствует ли сумма, прописанная в ПКО, фактически внесенному количеству денег.

Если поступившая в кассу компании сумма соответствует значению, прописанному на бланке ордера, кассир принимает документ и подтверждает всё это своей подписью и оттиском печати (штампом). Если же обнаружено расхождение, ПКО отправляют в бухгалтерию для переоформления.

Оформленный по всем правилам ордер остается в кассе предприятия. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о нем в журнал регистрации приходных документов (форма КО-3).

zhurnal_registracii_kassovyh_dokumentov

Обязательные элементы

По закону образец приходного кассового ордера обязательно содержит следующие реквизиты:

  • наименование принимающей организации в соответствии с уставной документацией;
  • порядковый номер (согласно журналу регистрации, в котором нумерация идет с начала года);
  • дата заполнения;
  • сведения для отражения в бухучете (дебет и кредит счетов, целевое назначение и др.);
  • сумма поступивших в кассу денег (с копейками);
  • данные лица, которое внесло средства;
  • основание приема денег с приложением подтверждающего документа (в случае необходимости);
  • подписи ответственных сотрудников организации (директора, главного бухгалтера принимающей стороны и вносителя денег);
  • отрывная часть документа (квитанция), которая доказывает факта приема наличности кассой;
  • указание на наличие или отсутствие НДС.

Далее вашему вниманию представлен образец заполнения приходного кассового ордера в 2020 году.

На заметку

1 ПКО обязательно формируют в одном экземпляре. Такой же правовой силы копий быть не должно.
2 Исправления и недочеты недопустимы: при их наличии документ следует уничтожить и переписать заново
3 В графах, где отсутствуют данные, проставляют прочерки
4 Подпись на ПКО проставляет главбух компании или иное уполномоченное должностное лицо

Оформление бланка приходного кассового ордера в 2020 году – зона ответственности кассира и бухгалтера, принимающих денежные средства. Если уполномоченные сотрудники отсутствуют, бланк заполняет руководитель организации.

Также см. «Как оформить по бухгалтерии сдачу денег инкассатору».

Приходный кассовый ордер может заполняться либо вручную (чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой), либо при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, позволяющими обеспечить сохранение в нем записей в течение 3-х лет с учетом проведенных налоговых проверок.

Исправления в кассовом ордере не допускаются.

— в строке «Идентификационный код ЕГРПОУ» указывается код юридического лица, приходующего наличность, из Госреестра юридических лиц и физлиц-предпринимателей;

— — в строке «Наименование предприятия (учреждения, организации)» указывается название юридического лица, которое приходует наличность (полное или сокращенное);

— в строке «Приходный кассовый ордер №» ставится номер и дата оформления кассового ордера.

Номер должен быть простым числовым (без дробей и добавления букв). Номер присваивается ордеру при его регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (такая регистрация осуществляется до передачи ордера в кассу). Нумерация кассовых ордеров ведется в хронологическом порядке, начиная с начала года, отдельно по приходным и по расходным кассовым ордерам.

Дата оформления ордера проставляется в таком формате: число и год – цифрами, месяц – словом. Дата оформления ордера должна совпадать с датой фактического поступления наличности в кассу предприятия.

— в колонках табличной части приходного кассового ордера указывается номер корреспондирующего субсчета (например, для оприходования наличных, полученных в банке, корреспондирующим будет субсчет 311 «Текущие счета в национальной валюте»), код аналитического счета (при установлении таких кодов на предприятии), полученная сумма денежных средств (цифрами, с копейками) и код целевого назначения (при наличии таких кодов у предприятия);

— в строке «Принято от» указывается информация о физическом лице (фамилия, имя, отчество, и другие данные) или о субъекте хозяйствования (наименование), от которого приняты наличные денежные средства.

В кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (например, на операцию по получению наличности из банка по чеку) реквизит «Принято от» не заполняется.

— в строке «Основание» указываются основания для приема наличности (источник происхождения – например, дата, номер и предмет договора (или счета), по которому производится оплата ). При оприходовании наличных, полученных из банка, указываются серия и номер денежного чека, по которому получены денежные средства в банке, а также цели расходования полученных из банка средств (для выплаты заработной платы, для хозяйственных нужд и т.п.);

— в строке «Приложения» указываются дополнительные документы (при их наличии), которые являются основанием для приема наличности и прилагаются к приходному кассовому ордеру (например, заявления, справки, акты, накладные). На этих документах кассир после оприходования наличности в кассу проставляет оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год);

— в строке «Сумма» указывается фактически полученная сумма денежных средств (прописью – гривни, цифрами — копейки). Сумма пишется с большой буквы, начиная с левого края соответствующего поля.

Сумма наличности, указанная в приходном кассовом ордере, должна соответствовать сумме, указанной в корешке чека денежной книжки, а также в выписке банка (в день получения денежных средств в банковской выписке приводится сумма снятой с текущего счета наличности и номер денежного чека из чековой книжки). Эта же сумма должна быть указана при отражении данного ордера в кассовой книге.

— в строке «Главный бухгалтер» ставится подпись главного бухгалтера, указывается его фамилия и инициалы. Если в штате нет главного бухгалтера, документы подписывает лицо, уполномоченное для этого руководителем предприятия;

— в строке «Получил кассир» сразу же после получения наличных ставится подпись кассира, получившего денежные средства, указывается его фамилия и инициалы. Если в штате должность кассира не предусмотрена, выполнение его обязанностей по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Если в штате предприятия есть только один работник – руководитель, то он имеет право подписывать кассовые документы отдельно как кассир и как главный бухгалтер;

Во время получения от бухгалтера приходного кассового ордера кассир обязан проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера (или другого работника, уполномоченного для этого руководителем предприятия), правильность оформления, наличие всех реквизитов и перечисленных приложений. И если хотя бы одно из таких требований к оформлению кассовых документов не выполнено, кассир не подписывает такой ордер и возвращает его для соответствующего оформления.

— поля Квитанции (правая отрывная часть приходного кассового ордера) заполняются аналогично левой части, которая остается у юридического лица. Дополнительно на квитанции ставится печать. Такая печать должна располагаться только на квитанции (а не на левой части ПКО и не посередине документа). Квитанция, удостоверенная подписями главного бухгалтера и кассира, с печатью юридического лица является подтверждением о приеме наличности в его кассу и выдается лицу, внесшему наличные. При снятии денежных средств с текущего банковского счета такая квитанция остается у юридического лица и хранится вместе с выпиской банка.

Печать на приходном кассовом ордере

Обязательно ли печать должна цеплять корешок приходного кассового ордера?

(г. Харьков)

Нет, не обязательно, так как такого требования «кассовое» законодательство не содержит.

Правила приема наличных денежных средств в кассе предприятия оговорены

п. 3.3 Положения № 637. Так, согласно этому пункту прием наличности в кассу производится по приходным кассовым ордерам (ПКО), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия. При этом о приеме предприятием наличных в кассу по приходным кассовым ордерам выдается заверенная оттиском печати этого предприятия квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем. Итак, как видим, оговаривая особенности заполнения ПКО, нюансы проставления при этом на нем печати Положением № 637 не уточняются.

Вместе с тем, обратившись к форме приходного кассового ордера, состоящего из корешка (остающегося у предприятия) и квитанции (отрывной части, выдаваемой на руки лицу, вносящему наличность), можно увидеть, что такой реквизит, как «место печати», помещен исключительно на его отрывной части — квитанции. А вот корешок ПКО такого же реквизита не содержит. В результате, следуя самой форме ПКО, выходит, что печати отведено место именно на отрывной части приходного кассового ордера — квитанции, поэтому захватывать одновременно еще и корешок она не обязана.

Кстати, аналогичные разъяснения на этот счет можно встретить и в

Методрекомендациях № 210, в п. 4.1 которых, когда речь идет о заполнении кассовых документов, и в частности, приходных кассовых ордеров, отмечается, что оттиском печати при этом заверяется отрывная часть приходного кассового ордера — квитанция. Остается добавить, что по большому счету именно такой порядок проставления печати также и в интересах лиц, вносящих наличность и получающих в подтверждение этого отрывную квитанцию с «полноценной» печатью, что тем самым исключает возможность появления к ней каких-либо придирок со стороны контролирующих органов при проверках.

Добавить комментарий