Карточки складского учета для чего нужны?

Структура бланка карточки складского учета материалов

В документе указываются:

  • название организации, владеющей складом;
  • наименование структурного подразделения, в котором ведется учет объектов, вид его деятельности;
  • номер склада, стеллажа и ячейки, где осуществляется хранение материала;
  • сведения об учитываемом объекте (его марка, сорт, профиль, величина, номенклатурный номер);
  • код и наименование единицы измерения объема материала;
  • стоимость материала;
  • срок эксплуатации материала;
  • сведения о поставщике материала;
  • конкретное наименование материала;
  • дополнительные сведения о материале в случае, если он классифицируется как драгоценный;
  • дата, номер внесения записи в карточку;
  • сведения о субъектах, передавших материал либо получивших его;
  • учетная единица поставки товара (работ, сервисов);
  • размер прихода либо расхода по материалу, остатка.

Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.

О том, как оформляется наличие материальной ответственности, читайте в материале «Договор о материальной ответственности – образец 2020 — 2021 годов».

Где можно скачать образец карточки складского учета

Загрузить образец рассматриваемого документа вы можете на нашем портале.

Итоги

В целях учета движения материалов на складах может применяться унифицированная форма М-17, утвержденная Госкомстатом. Она заполняется материально ответственным сотрудником и заверяется им же.

Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что относят к складским документам

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

  • накладные;
  • ведомости;
  • акты;
  • описи;
  • журналы;
  • другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Этап учета ТМЦ на складах

Образцы складских документов

Рекомендации по заполнению

Поступление

ТОРГ-12

Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.

Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).

М-15

М-4

Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.

ТОРГ-2

Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.

Товарный чек или накладная

Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.

С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.

Справки, акты, ведомости и иные бланки

Образец складской справки

Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.

Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.

Фактический учет

Партионная карта

МХ-10

Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.

Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.

Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.

Карточка учета материалов

М-17

Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.

Внутреннее перемещение

М-11

Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.

М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации

(ИНВ-22)

Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:

  • цель инвентаризации;
  • причину проведения;
  • подконтрольные объекты;
  • сроки проведения;
  • членов и председателя комиссии.

С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.

Инвентаризационная опись

(ИНВ-3)

Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.

Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Сличительная ведомость

(ИНВ-19)

Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.

Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

(ИНВ-26)

Хранение

МХ-1

При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.

МХ-2

По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.

Выбытие

Лимитно-заборная карта

(М-8)

Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.

Накладная об отпуске материалов на сторону

(М-15)

Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.

Требование-накладная

(М-11)

Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.

Товарная накладная

(ТОРГ-12)

Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

  1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
  2. При смене материально ответственного лица.
  3. При выявлении фактов хищения активов.
  4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
  5. При ликвидации экономического субъекта.
  6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

  1. Складскую квитанцию.
  2. Простое складское свидетельство.
  3. Двойное складское свидетельство.

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

От оперативного получения информации о количестве имеющихся товарно-материальных ценностей у компании зависит планирование и результативность работы не только отделов закупок и продаж, но и производства в целом. Ведение складского учета в 1С позволит получать актуальные данные, используя необходимые фильтры.

Настройка складов

Если у компании несколько складов, настройку складского учета необходимо начинать с введения двух и более мест учета. Для этого нужно в меню «Справочники» — «Товары и услуги» найти раздел «Склады».

Рис.1 Настройка складов
Рис.1 Настройка складов

По умолчанию установлен Основной склад.

Рис.2 Основной склад
Рис.2 Основной склад

При нажатии кнопки «Создать» открывается окно ввода данных.

Рис.3 Окно ввода данных
Рис.3 Окно ввода данных

Последовательно заполняем поля группы, наименования, ответственного лица. Аналогично создаем Склад №2 с указанием наименования как «Розничный».

Рис.4 Склад №2
Рис.4 Склад №2

Таким образом, мы сформировали два склада: №1 и №2. Если у вас остались вопросы по настройке складов, обратитесь к нашим специалистам, консультирующих пользователей 1С, мы с радостью вам поможем.

Ввод остатков

Для корректного учета необходимо ввести остатки на начало года. Для этого в меню «Главное» находим вкладку «Помощник ввода остатков».

Рис.5 Помощник ввода остатков
Рис.5 Помощник ввода остатков

Открывается окно помощника ввода остатков, в котором мы выбираем остатки, по какому счету мы хотим ввести. В нашем случае это счет 41 «Товары».

Рис.6 Вклада основных счетов плана счетов
Рис.6 Вклада основных счетов плана счетов

Дата документа 31.12.2017 года устанавливается автоматически, так как у нас в настройках задано, что остатки были видны на 01.01.2018 года (если дата документа будет 01 января, сумма остатков попадает в обороты текущего года).

Последовательно заполняются поля номенклатуры, количества и стоимость.

Рис.7 Ввод остатков
Рис.7 Ввод остатков

Остатки товаров можно проверить в меню «Склад» — «Отчеты» — «Остатки товаров».

Рис.8 Остатки товаров
Рис.8 Остатки товаров

В открывшемся окне устанавливаем дату, на которую хотим проверить остаток, и нажимаем на кнопку «Сформировать».

Рис.9 Отчет по остаткам
Рис.9 Отчет по остаткам

Поступление товара в организацию оформляется в разделе «Покупки» документом «Поступления (акты, накладные)», при регистрации которого имеется строка «Склад».

Рис.10 Накладная
Рис.10 Накладная

Наведение курсора на строку «Склад» приводит к возможности выбора, на какой именно склад оприходовать поступающий по накладной товар.

Рис.11 Склады
Рис.11 Склады

Мы выбираем Склад №1 «Оптовый». Для примера заполним наименование и количество поставленного товара – «Компьютер в комплекте» в количестве 80 штук.

Перемещение товаров

Наиболее распространенный вид перемещения товаров – это перемещение с Оптового склада на Розничный (передача со склада в магазин, например). Для этого перейдем в разделе «Склад» в подраздел «Перемещение товаров». Открывается журнал регистрации перемещенных товаров, в котором необходимо сформировать электронный документ «Перемещение товаров».

Рис.12 Перемещение товаров
Рис.12 Перемещение товаров

После заполнения даты перемещения товара заполняем графу «Отправитель», выбирая Оптовый склад, а затем графу «Получатель» – это в нашем случае Розничный склад. В строке «Номенклатура», пользуясь кнопками «Добавить» или «Подбор», переведем 50 штук «Компьютеров в комплекте» со склада «Оптовый» на «Розничный».

После проведения данного документа снова формируем отчет «Остатки товаров».

Рис.13 Формируем отчет
Рис.13 Формируем отчет «Остатки товаров»

Списание (выбытие) товаров со склада

Программа 1С для складского учета максимально упрощает процедуру выбытия материалов и товара со склада. Далее рассмотрим пример списания в производство материалов. Списание материала в производство оформляется документов «Требование-накладная».

Для его оформления необходимо перейти в раздел «Склад», затем подраздел «Склад», далее найти строку «Требования накладные».

Рис.14 Требования-накладные
Рис.14 Требования-накладные

В открывающемся окне можно сразу выбрать склад, откуда собираемся списать на производство материалы. Эта функция активна до нажатия кнопки «Создать».

Рис.15 Выбор склада
Рис.15 Выбор склада

При нажатии кнопки «Создать» строка наименования склада заполняется автоматически.

Рис.16 Создание требования-накладной
Рис.16 Создание требования-накладной

При заполнении необходимых реквизитов справа имеется строка «Склад», позволяющая выбрать, с какого именно склада совершается списание в производство материалов. В нашем примере Склад №1 – Оптовый.

Рис.17 Заполненный документ
Рис.17 Заполненный документ

Так мы спишем 350 кг цемента в производство и сформируем остатки товаров.

Рис.18 Отчет по остаткам
Рис.18 Отчет по остаткам

Обратите внимание! Мы специально проставили количество материалов, превышающее фактическое наличие на складе. Система позволяет списать материалы с превышением, так как нами в меню «Администрирование» — «Проведение документов» (Рис.19) установлена галочка в строке «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

Рис.19 Проведение документов
Рис.19 Проведение документов
Рис.20 Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета
Рис.20 Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета

Если убрать данную галочку, программа установит запрет на проведение документа на списание материалов. Ниже мы расскажем, как в системе осуществляется контроль отрицательных остатков.

Инвентаризация товаров

Автоматизация складского учета подразумевает также электронное оформление результатов инвентаризации. Для этого предусмотрены следующие документы в разделе «Инвентаризация»:

  • Инвентаризация товаров;
  • Оприходование товаров;
  • Списание товаров.

Рассмотрим подробнее все три документа.

Проведем инвентаризацию товаров по Складу №1. Для этого выберем документ «Инвентаризация товаров».

Рис.21 Инвентаризация товаров
Рис.21 Инвентаризация товаров

Нажатием кнопки «Заполнить» в документе отражаются сведения по остаткам на основании данных бухгалтерского учета. Напомним, что после перемещения товаров у нас на складе оставалось 40 «Компьютеров в комплекте». Предположим, что фактически на складе оказалось 39 компьютеров. Для этого редактируем графу «Количество фактическое». Программа автоматически рассчитывает сумму отклонения со знаком минус и выделением красным цветом.

Далее последовательно заполняем вкладку «Проведение инвентаризации», указывая период проведения, документ, а также причину проведения инвентаризации.

Рис.22 Вкладка
Рис.22 Вкладка «Проведение инвентаризации»

Далее необходимо заполнить вкладку «Инвентаризационная комиссия». Напомним, что ее состав должен включать не менее 3 человек и материально ответственное лицо. У нас это Иванов Петр Сергеевич.

Рис.23 Вкладка
Рис.23 Вкладка «Инвентаризационная комиссия»

Для дальнейшего отражения в учете результатов инвентаризации нужно провести документ «Списание товаров».

Рис.24 Списание товаров
Рис.24 Списание товаров

В строке «Инвентаризация» программа позволяет выбрать документ, послуживший основанием для списания недостающего товара. После выбора данного документа нажимаем кнопку «Заполнить», 1С Предприятие предусматривает автоматическое перенесение данных из выбранного документа без повторного ввода.

Рис.25 Автоматическое заполнение документа
Рис.25 Автоматическое заполнение документа

Далее проверим остаток, сформировав отчет «Остаток товаров» по складу, после проведения списания одного компьютера.

Рис.26 Остатки компьютеров в отчете
Рис.26 Остатки компьютеров в отчете

Отчет показывает наличие на складе 39 штук компьютеров.

Предположим, что по результатам инвентаризации у нас наоборот возник излишек в 2 компьютера.

Рис.27 Выявленные излишки
Рис.27 Выявленные излишки

Как и при списании товаров, в «Оприходование товаров» нужно выбрать документ-основание «Инвентаризацию товаров», сведения из которой также автоматически подтягиваются в новый документ.

Рис.28 Оприходование товаров
Рис.28 Оприходование товаров

Сформированный после этого отчет по складу информирует нас о наличии уже 42 штук компьютеров на складе.

Рис.29 Остатки на складе в отчете
Рис.29 Остатки на складе в отчете

Контроль отрицательных остатков

На представленных выше картинках обратим внимание, что по номенклатуре товара ДТ (Дизельное топливо) имеется отрицательное сальдо в размере 2000 л, то есть мы отгрузили товар, которого у нас фактически на складе не было. Из этого делаем вывод, что в программе не нашло отражение поступление дизельного топлива от наших поставщиков. Для исключения таких моментов автоматизированный складской учет дополнен документом «Контроль отрицательных остатков», который можно найти в меню «Склад»- «Отчеты».

Рис.30 Контроль отрицательных остатков
Рис.30 Контроль отрицательных остатков

Далее устанавливаем период, за который нам нужно составить отчет, и нажимаем кнопку «Сформировать».

Рис.31 Отчет по контролю отрицательных остатков
Рис.31 Отчет по контролю отрицательных остатков

Когда контроль отрицательных остатков отключен, этот отчет позволяет эффективно и своевременно отследить поступление и отражение в бухгалтерском учете материальных отчетов ответственных лиц, а также исключает пересортицу в номенклатуре товаров. В противном случае программа не дает провести соответствующий документ.

Если помимо трудностей с настройкой складского учета у вас регулярно возникают вопросы, обратитесь к нашим специалистам, оказывающих услуги сопровождения и внедрения программ, а также реализующих проекты по доработке 1С. Мы обязательно вам поможем!

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:
I. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
3. Товарная книга.
4. Заказ-заявка.
5. Договор поставки.
6. Журнал регистрации заказов покупателей.
7. Карточка неудовлетворенного спроса.
8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.
9. Счет-фактура.
10. Упаковочный ярлык.
11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.
12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.
13. Товарно-транспортная накладная.
14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.
15. Заявка на автотранспортные перевозки.
16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.
17. Карточка учета инвентарной тары.
18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.
19. Карточка учета исполнения договоров поставки.
20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.
Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.
Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).
Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.
Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.
В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове.
В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:
• наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
• основные недостатки, обнаруженные в продукции;
• время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
• количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.
Унифицированные формы первичной документации по учету продукции включают:
Доверенность:
• применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
• служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.
Реквизиты доверенности:
• номер и дата выдачи;
• срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);
• наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);
• банковские реквизиты плательщика;
• наименование поставщика;
• должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
• номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.
Причины, по которым доверенность считается недействительной:
• доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
• доверенность имеет поправки и помарки;
• не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;
• окончился срок действия доверенности;
• поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.
Приходный ордер – документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводи тельных товарно-транспортных документов поставщиков.
Акт о приемке материалов – применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).
Лимитно-заборная карта – документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:
– для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;
– для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.
Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для контроля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.
Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.
Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска продукции:
– структурным подразделениям своей, организации, расположенным за пределами ее территории. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение продукции, заполненной в установленном порядке;
– сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия иди лиц, им на то уполномоченных.
Карточка учета материалов:
– применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
– заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
– ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.
Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции – немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.
Реквизиты Акта о недостаче продукции:
а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, – причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;
в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;
д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной’ (коносамента);
ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
к) условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;
л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция – отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
м) при выборочной проверке продукции – порядок отбора продукции для проверки с указанием основании выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции – фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);
о) транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
п) способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;
с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;
т) заключение о причинах и месте образования недостачи.
Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:
– условия хранения на складе получателя;
– состояние упаковки в момент осмотра;
– наличие упаковочных листов и пломб;
– количество и полное наименование продукции;
– подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;
– перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
– заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.
Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.
Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку – директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.
Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:
– порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
– содержимое коробки;
– место и дата производства упаковки;
– указания по следованию продукции (груза);
– контактный телефон получателя;
– адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).
Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:
– заборный лист;
– расходная накладная и др.
Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:
– ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
– отчет по срокам годности продукции;
– ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
– ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
– особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
– отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
– отчет о переупакованной бракованной продукции;
– отчет об уничтожении бракованной продукции;
– отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);
– отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.
Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:
– баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
– все поступления продукции на склад за рабочий день;
– все отгрузки продукции за рабочий день;
– новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
– остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.
Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:
– предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
– сроки годности по каждому наименованию продукции;
– список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).
Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следующую информацию:
– все поступления продукции за день;
– сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);
– сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.
Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:
– все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
– все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
– сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
– копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

В начало

Добавить комментарий