Какие документы должны быть у бухгалтера

ДОКУМЕНТЫ

Вообще говоря, документ – это деловая бумага. С точки зрения бухгалтерии документ – это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации.

Документ можно изготовить разными способами, например, в готовый бланк внести нужную информацию с помощью пишущей машинки или авторучки. Но гораздо удобнее изготовить документ с помощью компьютера.

Формы документов

Если образцы форм документов утверждаются правительственными органами, то такие формы документов называются типовыми или унифицированными. Организации могут изменять унифицированные формы, усложняя их, или составлять собственные формы. Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения – реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления;

• наименование предприятия, составившего документ;

• содержание хозяйственного события;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• фамилии и должности ответственных лиц;

• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью номера удобно различать документы одного вида.

Формы документов, составленные организацией, – это часть ее учетной политики. Поэтому их образцы должны быть приложениями к приказу руководителя организации, утверждающего ее учетную политику. Кроме того, приказом руководителя должны быть определены работники, которые могут подписывать те или иные документы организации.

Право подписывать самые важные документы остается за руководителем. Денежные и расчетные документы должен подписывать главный бухгалтер.

Законодательство предусматривает способ разрешения разногласий между руководителем и главным бухгалтером, касающихся осуществления отдельных хозяйственных операций. Если главный бухгалтер отказывается подписывать какой-либо денежный или расчетный документ, то это может сделать за него руководитель организации. Но в этом случае всю ответственность за последствия хозяйственной операции по этому документу будет нести руководитель.

Типичный лист документа по своей структуре в порядке сверху вниз делится на три части: «шапку»; табличную часть; «подвал».

Если сопоставить представленную структуру листа документа с приведенным выше перечнем его обязательных реквизитов, то получится следующее (рис. 1.5):

Рис. 1.5. Типовая структура документа

Заметим, что бывают документы с более сложной структурой и с большим количеством частей, и наоборот, документ может иметь более простую структуру.

Классификация видов документов

Как говорилось выше, по соответствию хозяйственным событиям можно выделить следующие виды документов: материальные; денежные; расчетные.

Денежные документы и большинство расчетных документов печатают бухгалтеры.

По назначению документы можно разделить на следующие группы:

1) организационно-распорядительные – разрешающие проведение хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности и т. д.);

2) оправдательные (исполнительные) – составляющиеся в момент совершения операции (накладные, акты сдачи-приемки, приходные кассовые ордера и др.);

3) комбинированные – сочетающие разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер);

4) документы бухгалтерского оформления – вспомогательные документы, нужные для облегчения работы бухгалтерии (различные расчеты и справки).

По области действия документы делятся на следующие две группы:

• внутренние, предназначенные для использования только внутри организации;

• внешние, предназначенные для использования как внутри организации, так и за ее пределами.

Если документ является внешним, то помимо личных подписей работников его следует заверить круглой печатью организации.

Пример документа «Накладная на внутреннее перемещение»

Этот документ не является унифицированным. Согласно классификации он является материальным документом, по назначению – оправдательным, по области действия – внутренним.

Можно убедиться, что структура накладной на внутреннее перемещение полностью соответствует типовой структуре документа. Накладная на внутреннее перемещение содержит три части типового документа – «шапку», табличную часть и «подвал». В каждой из трех частей накладной содержатся все реквизиты, предусмотренные типовой структурой, а также некоторая дополнительная информация.

В приведенной накладной на внутреннее перемещение отражено некоторое событие хозяйственной жизни организации, заключающееся в том, что в определенный день материальные ценности в виде одного стола и двух стульев были переданы из подразделения склад отдела снабжения в подразделение торговый отдел. При этом материальная ответственность за указанные материальные ценности перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И., которая является работником подразделения склад отдела снабжения, к материально ответственному лицу Петрову А.С. – работнику подразделения торговый отдел.

По общепринятому и вполне логичному порядку, о котором уже говорилось, материальный документ заполняет та сторона, которая выдает имущество и соответственно снимает с себя материальную ответственность за это имущество. В данном случае этой стороной является кладовщик Иванова.

Кладовщик Иванова печатает накладную на внутреннее перемещение в трех экземплярах. Все три экземпляра подписываются двумя сторонами. Одной из этих сторон является сама кладовщик Иванова, а другой – заместитель начальника торгового отдела Петров. Затем Иванова оставляет себе первый экземпляр документа, второй экземпляр отдает Петрову, а третий передает в бухгалтерию организации, чтобы зафиксировать факт перехода материальной ответственности за указанные в накладной ценности от Ивановой к Петрову.

Поскольку документ накладная на внутреннее перемещение является внутренним документом, печать на нем не ставится.

Когда работник организации передает материальную ценность покупателю, возникает аналогичная ситуация. Пока материальная ценность не передана покупателю, материальная ответственность за нее возлагается, скорее всего, на этого работника. Поэтому именно этот работник заинтересован в том, чтобы передача материальной ценности была оформлена правильно.

Если организация – магазин, а покупатель – физическое лицо, то передачу товара покупателю можно оформить товарным чеком. Передача сложных и дорогих товаров покупателям в магазине оформляется более тщательно. Покупатель должен осмотреть товар и расписаться в том, что полученный им товар находится в полном порядке.

Но если покупатель – другая организация, то передача ей материальной ценности оформляться, как правило, товарно-транспортной накладной. Для оформления передачи материальной ценности могут быть использованы и другие виды документов. Документ на передачу материальной ценности печатается в той организации, которая отдает материальную ценность, в нескольких экземплярах. Все экземпляры документа подписываются работниками организации, ответственными за передачу материальной ценности, затем на экземплярах документа ставится печать организации.

Материальную ценность принимает работник другой организации и расписывается на всех экземплярах передаточного документа. Кроме того, на экземплярах документа требуется поставить печать этой другой организации.

Если работник получающей организации приехал издалека и не может поставить печать, то он должен иметь документ, называемый доверенностью.

Доверенность – это организационно-распорядительный документ, подтверждающий, что организация доверяет своему работнику от имени организации получить определенные материальные ценности. На доверенности расписываются руководитель и главный бухгалтер организации и ставится ее печать. Получая материальные ценности, работник предъявляет свой паспорт и оставляет доверенность взамен полученных материальных ценностей.

Основные виды документов

Из потока документов, которые циркулируют по организации, в первую очередь бухгалтерия работает с документами, которые подтверждают свершившиеся события хозяйственной жизни, т. е. оправдательными и комбинированными документами.

Документы, которые бухгалтерия организации получает от других структурных подразделений, как правило, являются материальными документами.

В приведенной ниже таблице указаны не все документы, которые могут оказаться в бухгалтерии организации – только унифицированных форм документов в Российской Федерации существует не одна сотня.

Но некоторые документы не указаны в таблице сознательно, т. е. это документы, которые являются важными с точки зрения руководства организации, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это договоры, заключаемые организацией с другими организациями, счета, которые организация выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим организациям для оплаты. Именно на основе договоров и счетов руководитель организует работу предприятия. По своему назначению они относятся к организационно-распорядительным документам.

С точки зрения бухгалтерии договоры, счета и любые другие организационно-распорядительные документы – это только предвестники хозяйственных событий. Скорее всего, эти события произойдут. Поэтому договоры и счета также надо подобрать и подшить в нужные папки с целью последующей их сверки с теми документами, которые уже будут подтверждать произошедшее хозяйственное событие.

Главным для бухгалтерии является документ, который отражает уже свершившееся событие, – товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение, которое печатается в бухгалтерии и представляет собой указание банку переслать некоторую денежную сумму с расчетного счета организации на расчетный счет другой организации. Причина та же: платежное поручение – это организационно-распорядительный документ, т. е. предвестник события, которое наверняка произойдет не позже следующего дня после того, как платежное поручение окажется в банке. Но документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета предприятия.

В таблице также не указаны документы, являющиеся дополнениями к каким-то другим документам. Например, когда оформляется товарно-транспортная накладная, одновременно может быть выписан пропуск на вынос имущества. Этот документ предписывает службе охраны разрешить вынос указанного имущества с территории организации. Одновременно с товарно-транспортной накладной может составляться лист отбора. Этот документ нужен кладовщику. Он указывает, что, в каком количестве и с какой полки склада надо взять при формировании комплекта отгружаемого имущества. Для бухгалтерии организации эти мелкие подробности неважны.

Вместе с товарно-транспортной накладной оформляется счет-фактура – это приложение к товарно-транспортной накладной, составленное в интересах налоговой инспекции и имеющее для бухгалтерского учета важное значение. Счета-фактуры собираются с особой тщательностью.

Основные виды документов, существенных с точки зрения бухгалтерии

Документооборот

Документооборот – это движение документов по организации от момента их создания или получения от других организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на долговременное хранение.

Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью ее учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения.

Хранение документов

Срок хранения большинства первичных документов – пять лет. Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения, должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.

Бухгалтерия организации прямо заинтересована в надежном хранении первичных документов, составляющих основу бухгалтерской летописи хозяйственной жизни организации. Любая организация может быть подвергнута налоговой проверке, и по закону эта проверка может охватывать период в пять последних лет. При этом налоговая инспекция может затребовать любой первичный документ, относящийся к этому периоду. Во избежание неприятностей, которые могут последовать со стороны налоговой инспекции бухгалтерии целесообразно организовать надежное хранение первичных документов. Руководство организации также заинтересовано в надежном хранении учредительных и всех прочих документов, в которых определены взаимоотношения организации с внешним миром: с другими организациями, государственными органами и собственными работниками. В случае любой претензии к ней организация должна иметь оправдательный документ.

Немного сложнее выглядит ситуация с хранением личных дел работников.

Размер пенсии конкретного человека определяется в зависимости от стажа, заработков и его прочих трудовых заслуг. Поэтому при определении размера пенсии конкретного человека может понадобиться самая разная информация из его личных дел, хранящихся во всех организациях, в которых он когда-то работал. В настоящее время большинство организаций стали негосударственными. Многие из них живут довольно активно: реорганизуются, разделяются, объединяются, иногда даже ликвидируются. Если организация преобразуется, то согласно законодательству ее документы должны передаваться в организацию-правопреемник. А при ликвидации организации документы должны передаваться местному органу архивного агентства.

Однако существует риск потери личных дел при подобных преобразованиях, особенно если организация ликвидируется. Государство обратило внимание на эту проблему. Поэтому теперь фонд, ответственный за государственное пенсионное обеспечение российских граждан, ежегодно собирает с организаций сведения о стаже работы работников, размере их заработков, и другую существенную информацию, которая может когда-либо понадобиться для назначения государственной пенсии. То есть информация о стаже и заработках каждого россиянина теперь накапливается в самом Пенсионном фонде Российской Федерации.

Причем государство обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. Эти дела могут быть необходимы не только для назначения пенсии.

Для хранения документов организация может создать архивную службу.

Упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

Первичные документы одного вида формируются в так называемые дела, т. е. папки.

Организации имеет смысл периодически определять свою номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

Некоторые переходящие дела не закрываются даже по завершении календарного года.

Переходящие дела – это, например, личные дела работников. На каждого работника организации заводится отдельное личное дело, в котором собираются все документы, касающиеся его взаимоотношений с организацией и трудовой деятельности. Личное дело работника закрывается только при его увольнении из организации.

Дело должно содержать опись хранящихся в нем документов. Документы следует размещать в деле в определенном порядке, например, в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

На обложке папки должно быть указано название организации и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

Срок хранения дела зависит от находящихся в нем документов.

Бухгалтерский контроль за документооборотом

Итак, все хозяйственные операции должны оформляться документами. Документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, на бухгалтерском языке называется первичным документом. После совершения хозяйственных операций все первичные документы должны поступать в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат проверке на предмет: формы, расчетов, содержания.

Проверка по форме означает контроль заполнения обязательных реквизитов документа, а также контроль отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений.

На денежных документах никакие исправления не допускаются. На других первичных документах исправления допускаются, но они должны быть подтверждены на документе подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных (неденежных) документах исправляются следующим образом:

• неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;

• над зачеркнутым текстом надписывается новый текст;

• на поле листа документа на уровне исправленного текста делается оговорка «Написанному в исправлении ошибки (указать новый текст) верить», которая заверяется подписями всех лиц, ранее подписавших документ. Также на документе проставляется дата исправления.

Проверка расчетов заключается в проверке правильности всех расчетов в документе.

Проверка содержания – это проверка на соответствие законодательству и целесообразности хозяйственной операции, которая подтверждается документом. Бухгалтер должен удостовериться в том, что документ подписан именно теми работками организации и что документ не противоречит другим документам и правилам, принятым в организации.

Например, товарно-транспортная накладная на передачу каких-либо материальных ценностей другой организации оформляется после оплаты передаваемых ценностей или заключения договора, в котором должно быть четко указано, в какой срок другая организация обязуется оплатить получаемые материальные ценности.

Некоторые договоры могут заключаться в устной форме. Но договоры, которые представляют интерес для бухгалтерии, должны иметь форму бумажного документа.

Если документ выдержал бухгалтерскую проверку по перечисленным пунктам, то затем он обрабатывается: на основании этого первичного документа делаются записи в бухгалтерских книгах или журналах.

Самые важные хозяйственные события связаны с взаимодействием организации с внешним миром. Такие события оформляются внешними документами. От других организаций внешние документы поступают в бухгалтерию обычно в бумажном виде, правильность их оформления бухгалтеры должны проверять.

Проверки расчетов, казалось бы, можно избежать, если из документа, представленного в бумажном виде, видно, что он составлен с помощью компьютера. Зачем бухгалтеру проверять на калькуляторе расчеты, сделанные на компьютере, ведь компьютер не ошибается? Компьютер работает под управлением компьютерной программы, и он действительно не ошибается в том смысле, что абсолютно точно исполняет все инструкции, которые заложены в компьютерной программе. Но программист, составлявший программу, мог ошибиться и заложить в программу какую-нибудь неправильную инструкцию. Есть еще одна причина необходимости арифметической проверки документов, сформированных с помощью компьютера. Компьютер позволяет вносить в готовый электронный документ произвольные исправления. И этой возможностью мог воспользоваться работник, готовивший документ.

Так что бумажный документ, составленный с помощью компьютера, может содержать арифметические ошибки, выявить которые обязан бухгалтер.

Бухгалтер может быть относительно уверен в правильности расчетов только тех документов, которые составлены лично им и с помощью той компьютерной программы, в надежности которой лично он неоднократно убеждался. А расчеты в любых других документах все же следует проверять.

Электронный документооборот

Выше шла речь о бумажных документах, т. е. о документах, которые печатаются на бумаге, т. е. о бумажном документообороте.

Альтернатива бумажному документу – электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.

Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.

Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.

В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.

Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на Litres.ru

Архив в PDF формате

Дата публикации статьи в журнале:
Название журнала: Восточно Европейский Научный Журнал, Выпуск: , Том: , Страницы в выпуске: —
, ,
, ,
, ,
Анотация:
Ключевые слова:
DOI:
Данные для цитирования: . СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ. Восточно Европейский Научный Журнал. Экономические науки. ; ():-.

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

  1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
  2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

Рисунок 1 — Схема документооборота организации

  1. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.
  2. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:
  • Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
  • Группировка — объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица.
  • Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.
  1. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2.

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Образец декларации представлен на рисунке 3-5. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов.

Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании

Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист

Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2

Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3

Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов

Проверка осуществляется следующими способами:

— формальная проверка;

— проверка по существу;

— арифметическая проверка;

— встречная проверка.

Формальная проверка — с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

  1. Принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
  2. При приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  3. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;
  4. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы

Таблица 1

Образец графика документооборота

Наименование документа Создание документа Проверка и обработка документа Передача документа в архив
Количество экземпляров Ответственный за оформление Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Срок исполнения Ответственный за пере-дачу Срок исполнения ежегодно по всем
Авансовый отчет 1 Подотчетное лицо- кассир Не более 3 дней после получения Бухгалтер Ежедневно Бухгалтерия По истечении 3-х лет
Акт о списании объекта основных средств 1 Бухгалтер материального отдела В момент списания объекта с учета Главный бухгалтер; бухгалтер материального отдела В день списания Бухгалтерия По истечении 3-х лет

Критерии графика документооборота представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 — Критерии графика документооборота

Функциональное назначение графика документооборота: ускорение процесса; повышение производительности труда; усиление контроля; повышение уровня автоматизации; повышение эффективности.

При составлении первичных учетных документов довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются: использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике; не заполнение обязательных реквизитов; наличие записей карандашом; отсутствие прочерков в пустых строках; наличие арифметических ошибок. При обнаружении ошибок первичные документы не должны быть приняты бухгалтером для дальнейшей обработки. Они возвращаются ответственному лицу для доработки. Возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена частью 7 статьей 9 Законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Способы устранения ошибок представлены на рисунке 8.

В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это — финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Рисунок 8 — Способы устранения ошибок

Добавить комментарий