Как высчитать дни отпуска

Средний заработок для расчета отпускных

Трудовым кодексом предусмотрен целый ряд случаев, когда за работником сохраняется средний заработок. В данной статье поговорим о том, как начислить и выплатить отпускные, какие выплаты учитываются для расчета среднего заработка, а какие нет, каковы нюансы учета премий при расчете отпускных. Также ответим на вопрос, учитываются ли период нерабочих дней

(с 30 марта по 8 мая 2020 года) и сохраненная за этот период заработная плата при расчете отпускных.

Содержание

Какие выплаты учитываются при расчете среднего заработка?

Российским законодательством установлен единый порядок исчисления среднего заработка для всех случаев, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 139 ТК РФ). Особенности порядка исчисления средней заработной платы приведены в Положении № 922. В соответствии с п. 2 этого положения для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников, в частности:

1) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам за отработанное время, выполненную работу по сдельным расценкам, выполненную работу в процентах от выручки, полученной от реализации продукции, или комиссионное вознаграждение, заработная плата, выданная в неденежной форме;

2) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;

3) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе обусловленные районным регулированием оплаты труда, повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, плата за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочной работы;

4) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Для справки

В средний заработок для расчета отпускных включают также стимулирующие надбавки, выплаченные в соответствии с постановлениями Правительства РФ от 02.04.2020 № 415 и от 12.04.2020 № 484 медперсоналу, работающему с гражданами, у которых выявлена коронавирусная инфекция (Письмо ФФОМС от 15.06.2020 № 7858/21/и).

Особым образом для расчета среднего заработка учитываются премии. В частности, порядок включения премий и вознаграждений в расчет среднего заработка зависит от периода, за который они начислены, а также от того, сколько времени трудился работник в расчетном периоде (п. 15 Положения № 922).

Вид премии

Порядок учета премии

Ежемесячная премия

Учитывается в суммах, фактически начисленных в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода

Ежеквартальная премия

Учитывается полностью, если продолжительность периода, за который она начислена, не превышает расчетный период, если превышает – учитывается в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода

Годовая премия, начисленная за предшествующий календарный год (включая единовременное вознаграждение за выслугу лет)

Включается в расчет среднего заработка независимо от времени начисления. Учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетный период

Разовая премия

Учитывается в случае, если она предусмотрена системой оплаты труда

Премия, выплаченная после увольнения (если такой порядок установлен локальным нормативным актом)

Организация обязана произвести перерасчет выплат за неиспользованный отпуск при увольнении работника. Расчет должен осуществляться пропорционально времени, отработанному в расчетный период

В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения № 922, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка следующим образом:

  • если премия начислена за фактически отработанное время в расчетном периоде (например, ежемесячная, ежеквартальная) – полностью;
  • если премия начислена без учета отработанного времени – пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (п. 15 Положения № 922) (см. также Письмо Минтруда РФ от 15.10.2015 № 14‑1/В-847).

Пример 1

Работник уходит в очередной отпуск с 10 по 23 августа 2020 года
(14 календарных дней). В течение расчетного периода (с 1 августа 2019 года по 31 июля 2020 года) ему выплачивались:

  • ежемесячная премия – 5 000 руб. (без учета отработанного времени);
  • ежеквартальная премия – с учетом отработанного времени.

В течение расчетного периода работник:

  • находился на больничном с 7 по 14 ноября 2019 года (8 календарных дней);
  • был в очередном отпуске с 3 по 16 февраля 2020 года (14 календарных дней).

Определим размер ежемесячной премии, входящей в расчет отпускных. Ежемесячная премия за полностью отработанные в расчетом периоде месяцы учитывается полностью (5 000 руб.), в не полностью отработанные месяцы – пропорционально отработанному времени. В частности, за ноябрь 2019 года она составит 3 666,67 руб. (5 000 руб. — (5 000 руб. /
30 кал. дн. х 8 кал. дн.)), а за февраль 2020 года – 2 586,21 руб. (5 000 руб. — (5 000 руб. / 29 кал. дн. х 14 кал. дн.)).

Определим размер квартальной премии, входящей в расчет отпускных. Расчетный период захватывает III квартал 2019 года (2 месяца), IV квартал 2019 года (полностью), I квартал 2020 года (полностью), II квартал 2020 года (полностью), III квартал 2020 года (месяц). Поскольку ежеквартальная премия начисляется с учетом отработанного времени, тот факт, что работник не полностью отработал ноябрь 2019 года и февраль 2020 года, не влияет на размер премии, учитываемой при расчете среднего заработка. Значит, премии за IV квартал 2019 года и за I квартал 2020 года учитываются полностью. А вот премии, выплаченные за III квартал 2019 года и за III квартал 2020 года, учитываются не полностью, а лишь в части, приходящейся на расчетный период.

Какие выплаты не учитываются при расчете среднего заработка?

Согласно п. 2, 5 Положения № 922 при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.

Также на основании п. 5 Положения № 922 при расчете среднего заработка не учитывается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не трудился в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

И уже на этом этапе у бухгалтеров возникает множество вопросов.

Вопрос

Учитываются ли при расчете отпускных доплаты в размере между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности, доплаты в размере между окладом и средней заработной платой в период командировки?

На этот вопрос ответил Минтруд в Письме от 03.08.2016 № 14‑1/ООГ-7105. Он разъяснил, что доплата в размере между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности является выплатой социального характера, предусматривающей возмещение утраченного заработка во время нетрудоспособности работника. На этом основании чиновники сделали вывод, что такие доплаты не могут быть включены в расчет среднего заработка.

В отношении доплаты в размере между окладом и средней заработной платой в период командировки Минтруд указал, что если организация системой оплаты труда предусмотрела выплату за нахождение в командировке (отразив ее в трудовом договоре работника), которая включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов в ФСС и ПФР, то данную выплату можно рассматривать как часть заработной платы и учитывать при расчете среднего заработка.

Вопрос

Учитывается ли при расчете отпускных дополнительное вознаграждение, выплачиваемое за работу в праздничные дни (если оно предусмотрено коллективным договором)?

По нашему мнению, данные суммы должны быть учтены при расчете среднего заработка, поскольку они соответствуют понятию заработной платы.

Установленный в 2020 году период нерабочих дней и дополнительные праздничные дни также вызвали у бухгалтеров вопросы о порядке расчета среднего заработка.

Вопрос

Учитываются ли при расчете отпускных выплаты за период, объявленный в РФ нерабочим в связи с распространением коронавирусной инфекции (с 30 марта по 8 мая 2020 года)?

Если организация в указанный период не осуществляла деятельность, то нерабочие дни, установленные указами Президента РФ, а также начисленные за этот период суммы не должны учитываться при расчете отпускных (пп. «е» п. 5 Положения № 922, Письмо Минтруда РФ от 18.05.2020 № 14‑1/В-585). Если же работники продолжали трудиться (в том числе дистанционно), то заработная плата за указанный период учитывается при расчете отпускных в обычном порядке.

Вопрос

Учитываются ли при расчете отпускных выплаты за 24 июня 2020 года – день, объявленный Указом Президента РФ от 29.05.2020 № 345 нерабочим с сохранением заработной платы?

По нашему мнению, в этом случае действуют те же правила, что были приведены выше. Если работник 24 июня 2020 года отдыхал, то начисленную за этот день зарплату не нужно включать в расчет среднего заработка. А если согласно графику он трудился и получил за этот день зарплату в одинарном размере, она включается в расчет среднего заработка.

Вопрос

Учитываются ли при расчете отпускных выплаты за 1 июля 2020 года – день, объявленный в РФ нерабочим?

Согласно Указу Президента РФ от 01.06.2020 № 354 1 июля объявлено днем проведения общероссийского голосования по вопросу одобрения изменений в Конституцию РФ. В соответствии с п. 5 ст. 2 Закона РФ о поправке к Конституции РФ от 14.03.2020 № 1‑ФКЗ, Информацией Роструда от 15.06.2020 этот день должен оплачиваться в соответствии с ТК РФ как нерабочий (праздничный). Следовательно, он не относится ко времени, исключаемому из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922.

Алгоритм определения среднего заработка при расчете отпускных.

Как правило, работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим работникам (ст. 115, 116 ТК РФ):

  • занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • имеющим особый характер работы;
  • с ненормированным рабочим днем;
  • работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Дополнительный отпуск может быть предоставлен и в других случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами.

Иногда отпуск предоставляется в рабочих днях.

Средний заработок работника независимо от режима его работы рассчитывается исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом согласно п. 4 Положения № 922 календарным месяцем считается период с 1‑го по 30‑е (31‑е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28‑е (29‑е) число включительно).

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода

Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода

Средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка

Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка

Средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада)

Обратите внимание: Положением № 922 определено, какую сумму заработной платы нужно использовать для расчета среднего заработка, если сотрудник работал в организации менее года. Однако ни ТК РФ, ни Положением № 922 не установлено, какой период следует брать в качестве расчетного.

Между тем в ст. 139 ТК РФ указано, что в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Таким образом, работодатель во внутренних документах может установить правило, в соответствии с которым, если работник на дату ухода в отпуск трудился на предприятии менее 12 месяцев, расчетным периодом для целей определения среднего заработка признается, например, период, равный количеству отработанных полных календарных месяцев до предоставления ему отпуска.

Но подчеркнем, что установление иного расчетного периода для целей расчета среднего заработка – это право, а не обязанность работодателя. Соответственно, если особенности определения расчетного периода для вновь устроившихся сотрудников внутренними документами организации не предусмотрены, то должно применяться общее правило – использоваться расчетный период, равный одному году.

Средний заработок определяется по следующей формуле:

Средний
заработок

=

Средний
дневной заработок

х

Количество дней (календарных или рабочих) в периоде, подлежащем оплате

Если отпуск предоставляется в календарных днях…

В большинстве случаев ежегодный оплачиваемый отпуск (основной, удлиненный, дополнительный) предоставляется в календарных днях (ст. 114, 115, 117, 119, 120 ТК РФ), как и ученический отпуск (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ).

В итоге при определении среднего заработка, в том числе с целью выплаты отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск, применяется такой показатель, как средний дневной заработок.

Согласно п. 10 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется по следующей формуле:

Средний дневной заработок

=

Сумма заработной платы, фактически начисленная за расчетный период

29,3 (среднемесячное число календарных дней)

Пример 2

Работник уходит в очередной отпуск с 10 по 23 августа 2020 года
(14 календарных дней). За расчетный период (с 1 августа 2019 года
по 31 июля 2020 года) ему была начислена заработная плата в размере 320 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Сначала следует определить размер среднего дневного заработка сотрудника. Он составит 910,1251 руб. (320 000 руб. / 12 / 29,3). По нашему мнению, на данном этапе получившийся результат можно округлить до двух знаков после запятой. И уже его использовать для расчета отпускных, которые составят 12 741,82 руб. (910,13 руб. x 14 дн.).

В примере 1 рассмотрен самый простой вариант расчета. Но он используется нечасто, поскольку обычно работники отрабатывают расчетный период не полностью. В таком случае необходимо ориентироваться на п. 10 Положения № 922. В нем сказано, что если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 данного положения, то средний дневной заработок исчисляется по следующей формуле:

Средний дневной заработок
=
Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период
/
(29,3
х
Количество полных отработанных месяцев
+
Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах
)

Положение № 922 не содержит требования об исключении нерабочих праздничных дней из количества отработанных календарных дней в месяце. Те месяцы, в которые установлены государственные праздники, по нашему мнению, не следует рассматривать как не полностью отработанные.

Поэтому при расчете количества календарных дней в неполном календарном месяце расчетного периода для целей расчета отпускных нерабочие праздничные дни считаются как календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается следующим образом:

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах

=

29,3

Количество календарных дней месяца

х

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в месяце время

Пример 3

Дополним условия примера 1. Организация в установленный Президентом РФ нерабочий период с 30 марта по 8 мая и 24 июня 2020 года не работала. Сотрудник в течение расчетного периода (с 1 августа 2019 года по 31 июля 2020 года):

  • находился на больничном с 1 по 7 сентября 2019 года (7 календарных дней);
  • был в очередном отпуске с 3 по 16 февраля 2020 года (14 календарных дней).

Размер выплат за расчетный период, включаемых в расчет среднего заработка, – 320 000 руб.

Итак, в расчетном периоде работник 6 месяцев отработал полностью и столько же (сентябрь 2019 года, февраль, март, апрель, май, июнь 2020 года) – не полностью.

  1. Рассчитаем количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, в неполных месяцах:
  • в сентябре 2019 года – 22,46 (29,3 / 30 x 23);
  • в феврале 2020 года – 15,16 (29,3 / 29 x 15);
  • в марте 2020 года – 27,41 (29,3 / 31 x 29) (с учетом нерабочих дней 30 и 31 марта количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, – 29 (31 ‑ 2));
  • в апреле 2020 года – 0;
  • в мае 2020 года – 26,46 (29,3 / 31 x 28) (с учетом нерабочих дней с 6 по 8 мая количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, – 28 (31 ‑ 3));
  • в июне 2020 года – 28,32 (29,3 / 30 x 29) (с учетом нерабочего дня
    24 июня количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, – 29 (30 ‑ 1)).

Итого количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, в неполных месяцах составит 119,81 дня (22,46 + 15,16 + 27,41 + 26,46 + 28,32).

  1. Рассчитаем средний дневной заработок. Он будет равен 1 082,5 руб. (320 000 руб. / (29,3 дн. х 6 мес. + 119,81 дн.)).
  2. Рассчитаем сумму отпускных. Она составит 15 155 руб. (1 082,5 руб. x 14 кал. дн.).

От редакции

Для упрощения примера мы не приводим расчет выплат, включаемых в средний заработок. При расчете нужно учитывать разъяснения Минтруда, в соответствии с которыми выплаты за нерабочие дни с 30 марта
по 8 мая и за 24 июня 2020 года (если работник в указанные периоды не трудился) не должны включаться в расчет отпускных.

Если отпуск предоставляется в рабочих днях…

В отдельных случаях в соответствии с ТК РФ очередной отпуск предоставляется работникам не в календарных, а в рабочих днях, например:

  • при заключении трудового договора на срок до двух месяцев (ст. 291);
  • с работником, занятым на сезонных работах (ст. 295).

В указанных случаях средний дневной заработок определяется в особом порядке: путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 11 Положения № 922).

Пример 4

Работник принят на работу на летний период по срочному трудовому договору с 20 мая по 15 сентября 2020 года. За указанный период ему начислена заработная плата в сумме 120 000 руб. Весь период отработан полностью.

В силу ст. 295 ТК РФ работникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. В соответствии с п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 16, при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

В рассматриваемом случае работник трудился три полных месяца
(с 20 мая по 19 августа 2020 года) и еще 27 дней (с 20 августа по 15 сентября 2020 года). Соответственно, применив правило округления, работодатель должен выплатить ему при увольнении компенсацию за 8 дней неиспользованного отпуска (4 мес. x 2 дн.).

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск будет следующим:

1) определяется количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели за отработанный период – 99 дней (10 + 24 + 26 + 26 + 13);

2) рассчитывается средний дневной заработок – 1 212,12 руб.
(120 000 руб. / 99 дн.);

3) рассчитывается сумма отпускных – 9 696,96 руб. (1 212,12 руб. x 8 дн.).

Если работник трудится неполную рабочую неделю…

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в соответствии с п. 10, 11 Положения № 922 (п. 12 данного документа). Это означает, что установление по соглашению между работником и работодателем неполного рабочего времени (неполной рабочей недели) никак не влияет на порядок исчисления среднего заработка для целей расчета отпускных. Иными словами, бухгалтер для расчета отпускных совершает те же действия, что и обычно:

1) устанавливает расчетный период;

2) определяет базу для расчета отпускных;

3) исчисляет средний дневной заработок;

4) рассчитывает сумму отпускных.

Пример 5

В медицинское учреждение с 3 февраля 2020 года на неполный рабочий день (с 08:00 до 12:00) принят сотрудник. В период нерабочих дней он продолжал трудиться в медучреждении. С 1 по 14 октября 2020 года работник уходит в отпуск. В учреждении применяется общее правило определения расчетного периода для сотрудников, проработавших до даты предоставления им отпуска менее года. Сумма начисленной работнику заработной платы за период с начала трудоустройства – 100 000 руб.

Средний дневной заработок сотрудника составит 284,41 руб.
(100 000 руб. / 12 / 29,3). Соответственно, сумма отпускных будет равна 3 981,74 руб. (284,41 руб. x 14 кал. дн.).

* * *

В данной статье рассмотрены вопросы исчисления средней заработной платы для выплаты отпускных. В следующем материале поговорим о порядке расчета среднего заработка для иных целей, предусмотренных трудовым законодательством.

Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

По данному вопросу существует и другая позиция. Подробнее об этом читайте в статье «Учитываются ли выплаты за период нерабочих дней (апрель 2020 года) при расчете отпускных?», № 6, 2020.

Несмотря на то что этот документ издан 90 лет назад, при решении тех или иных вопросов к нему до сих пор обращаются как чиновники, так и судьи.

Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение, №7, 2020 год

Как оформить документы для отпускных

1. График отпусков. Его составляют минимум за две недели до начала календарного года, исходя из пожеланий сотрудников, требований закона и интересов работодателя. Соблюдать график обязаны как работодатель (организация или ИП), так и работники (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма № Т-7. В ней, в числе прочего, есть графы 8 и 9. Их нужно заполнить, если изначально запланированный отпуск был впоследствии перенесен.

Бухгалтерия Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

2. Заявление сотрудника. Пишется в случае, когда нужно уйти в отпуск не по графику. Если же график соблюдается, то можно обойтись без заявления.

Работник должен подать заявление заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха.

Пример заявления

Генеральному директору ООО «ЧОП «ЧеКа»

г-ну Дубинину И.О.

от охранника Симонова А.А.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней с 01 ноября 2021 года по 14 ноября 2021 года.

29 октября 2021 года

______________/Симонов А.А./

3. Уведомление о начале отпуска. Оно необходимо, если человек будет отдыхать по графику. Не менее чем за две недели до начала отпуска кадровики должны известить об этом работника под роспись (см. «Роструд сообщил, нужно ли уведомлять работников об отпусках, которые совпадают с графиком»). Если же основанием является не график, а заявление, уведомлять сотрудника не обязательно.

4. Приказ (распоряжение). Нужен и в случае ухода в отпуск по графику, и в случае подачи заявления. Существуют унифицированные формы: № Т-6 (на одного работника) и № Т-6а (на нескольких сотрудников).

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

5. Записка-расчет. Обычно используют форму № Т-60. На первой стороне проставляются даты начала, окончания, и период отдыха. На второй стороне — данные для оплаты.

6. Личная карточка. В бланке по форме № Т-2 есть раздел VIII, предназначенный для сведений об отпуске.

7. Табель учета рабочего времени. Соответствующие дни следует обозначить буквенным или цифровым кодом (для ежегодного основного оплачиваемого отпуска это «ОТ» и «09»

Бухгалтерия Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

ВНИМАНИЕ. Ранее организации и предприниматели в обязательном порядке применяли унифицированные формы кадровых документов, в частности, бланки № Т-2, Т-6, Т-6а, Т-7, Т-12, Т-13 и Т-60 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Но сейчас работодатели могут делать это добровольно, либо разработать свои формы (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

Расчет отпускных в 2021 году (в календарных днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска

Расчет среднего дневного заработка

Он зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период, то есть 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха.

Если расчетный период отработан полностью, применяется формула, приведенная в статье 139 ТК РФ:

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / среднемесячное число календарных дней (оно равно 29,3)

Если расчетный период отработан не полностью, либо были исключаемые дни (больничные, отпуск и др.), применяется другая формула. Она приведена в пункте 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922; далее — Положение):

Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка / (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + число отработанных календарных дней в неполных месяцах)

При этом:

Число отработанных календарных дней в неполном месяце = среднемесячное число календарных дней / общее число календарных дней в данном месяце × число календарных дней в данном месяце, приходящееся на отработанное время

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

ВАЖНО. Случается, что в расчетном периоде не было ни одного фактически отработанного дня, либо фактически начисленной зарплаты. Тогда средний заработок нужно считать за предшествующий отрезок времени, равный расчетному периоду (п. 6 Положения). А если зарплаты и отработанных дней не было даже в предшествующем периоде, в расчет берется фактический заработок за тот месяц, в котором начался отпуск. При отсутствии такого заработка вычисления производятся исходя из оклада (п. 7 и п. 8 Положения).

Примеры расчета

Расчетный период отработан полностью

Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб. / 12 мес. / 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).

Расчетный период отработан не полностью

Работник уходит отдыхать с 8 июля 2021 года на 14 календарных дней. Его оклад составляет 20 000 рублей.

Расчетный период — с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года.

В апреле 2021 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2021 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.

Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).

За апрель 2021 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб.(220 000 + 13 000).

Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в апреле 2021 года (не полностью отработанном месяце).

Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда сотрудник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 — 10).

Итого в апреле 2021 года отработано 19,5333 дн.(29,3 / 30 × 20)

Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Он составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).

Шаг 4. Определяем размер отпускных.

Их величина равна 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).

В расчетном периоде отсутствуют отработанные дни

Специалист уходит отдыхать с 12 ноября 2021 года. Расчетный период — с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года. В это время сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты.

Бухгалтер определил средний заработок за предшествующий период, то есть за отрезок времени с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года. Он составил 150 000 руб. Исходя из этой цифры бухгалтер рассчитал размер отпускных.

Премия в расчете отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 8 ноября 2021 года. Расчетным является период с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года. Это время отработано полностью.

В январе 2021 года работник получил премию за 2020 год в размере 40 000 руб.

Нужно ли включить эту сумму в заработок, начисленный в расчетном периоде и учитываемый при подсчете отпускных?

Да, нужно. В письме Минздравсоцразвития от 05.03.08 № 535-17 говорится, что для учета годового вознаграждения должны выполняться два условия:

  • расчетный период отработан полностью;
  • продолжительность периода, за который выплачена премия, не превышает продолжительности расчетного периода.

Раз оба условия выполнены, 40 000 руб. нужно добавить к выплатам, которые включаются в заработок при оплате дней отдыха.

Зарплата Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда Попробовать бесплатно

СПРАВКА. При несоблюдении названных условий премия все равно учитывается. Но не в полном объеме, а пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Другие примеры учета премий смотрите в статье: «Расчет отпускных: как учесть ежемесячные, ежеквартальные и годовые премии».

Расчет отпускных при повышении окладов

Отпуск работника начинается 18 ноября 2021 года. Расчетный период — с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года.

С ноября по декабрь 2020 года (2 месяца) сотрудник получал ежемесячно оклад, равный 40 000 руб. С января 2021 года в организации были повышены оклады всему персоналу. В январе — октябре 2021 года (10 месяцев) работник получал по 45 000 руб. в месяц.

Бухгалтер нашел коэффициент повышения. Он равен 1,125(45 000 / 40 000).

Заработок за расчетный период составил 540 000 руб.((40 000 руб. × 1,125 × 2 мес.) + (45 000 руб. × 10 мес.)).

Другие примеры вычислений при повышении оклада смотрите в статье: «Начисление отпускных: расчет при повышении оклада и налоговый учет при «переходящем» отпуске».

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Расчет отпускных в 2021 году (в рабочих днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество рабочих дней отпуска

Средний дневной заработок равен (п. 11 Положения):

Средний дневной заработок = фактически начисленная заработная плата / количество рабочих дней по календарю 6-ти дневной рабочей недели

СПРАВКА. Отпуск в рабочих днях полагается сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) и тем, кто подписал трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ). В указанной формуле под фактически начисленной заработной платой подразумевается сумма, начисленная с первого дня сезонных работ (или краткосрочного контракта) до момента начала отдыха (подробнее об этом читайте в статье «Отпуск при срочном трудовом договоре: когда его предоставить и как оплатить»).

Расчет отпускных при увольнении

При увольнении работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник не успел отгулять положенные ему дни. Компенсация вычисляется по следующим формулам.

Если отпуск считается в календарных днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска

Если отпуск считается в рабочих днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество рабочих дней неиспользованного отпуска

Средний дневной заработок нужно определять точно так же, как для расчета обычных отпускных.

Почему среднемесячное число календарных дней всегда равно 29,3

Данная цифра представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.

Согласно статье 112 ТК РФ, в России официально установлено 14 нерабочих праздничных дней: 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января (Новогодние каникулы), 7 января (Рождество Христово), 23 февраля (День защитника отечества), 8 марта (Международный женский день), 1 мая (Праздник Весны и Труда), 9 мая (День Победы), 12 июня (День России) и 4 ноября (День народного единства).

Таким образом, чтобы найти среднемесячное число календарных дней, нужно от 365 (или 366) дней отнять 14 дней, и полученный результат разделить на 12 месяцев. После округления итоговое значение равно 29,3.

Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отдыха приходится на понедельник, выдать деньги необходимо не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; см. «Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные?»).

ВНИМАНИЕ. Законодательство не устанавливает самый ранний срок, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Значит, компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять или большее число дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.

Компенсацию за неиспользованный отпуск полагается выдать в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

Бухгалтеру нужно начислить НДФЛ на всю сумму отпускных и удержать его при выплате денег работнику. Перевести налог в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором сотрудник получил деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Отпускные облагаются взносами: пенсионными, медицинскими, на соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносами в ФСС «на травматизм».

ВНИМАНИЕ. Нередко бывает, что начало отдыха и начисление отпускных приходятся на разные месяцы. К примеру, отдых начинается 1 декабря 2021 года, а отпускные рассчитаны и выданы на руки 26 ноября 2021 года. Когда нужно начислить взносы? В месяце начисления отпускных. В нашем примере — в ноябре.

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе

Как отражать отпускные в учете

В налоговом учете отпускные можно списать на расходы и при общем режиме (подп. 7 ст. 255 НК РФ) и при упрощенной системе (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Вопросы возникают, если отдых начался в одном месяце, а закончился в другом. К затратам какого месяца можно отнести деньги, начисленные работнику?

При методе начисления — к расходам каждого из двух месяцев пропорционально дням отдыха (письмо Минфина от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643).

При кассовом методе — к расходам месяца, в котором сотрудник получил деньги на руки или на карточку.

Подводя итог, напомним, что в 2021 году от бухгалтера требуется: правильно оформить документы, определить расчетный период, найти средний дневной заработок и рассчитать отпускные. Плюс к этому нужно выдать деньги в установленный срок, начислить НДФЛ и взносы, а также отразить отпускные в налоговом учете.

В 1С Бухгалтерия 8.3 начисление заработной платы — не очень сложная операция, так как функционал разработан для простого учета зарплаты и кадров. И все-таки, особенно у новичков, часто возникают вопросы, в том числе, по начислению отпускных.

В нашей статье мы расскажем, как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово в 2018-2019 годах. Вы узнаете:

  • где в 1 С 8 3 Бухгалтерия создать приказ на отпуск;
  • как рассчитать отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия;
  • как начислить и выплатить отпускные;
  • где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Пошаговая инструкция

21.05.2018, согласно графику отпусков, издан приказ по Организации о предоставлении отпуска Авдеевой Елене Викторовне на период с 07.06 2018 по 17.06.2018 сроком на 10 календарных дней.

04.06.2018 бухгалтер начислил и выплатил отпускные работнику.

02.07.2018 (перенос с 30.06.2018) уплачен НДФЛ с отпускных Авдеевой Е.В.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

Дата Дебет Кредит Сумма БУ Сумма НУ Наименование операции Документы (отчеты) в 1С
Дт Кт

Начисление отпускных

04 июня 26 70 13 083 13 083 13 083

Начисление отпускных

Отпуск
70 68.01 1 701 1 701

Удержание НДФЛ

Выплата отпускных на банковскую карточку
70 51 11 382 11 382 Выплата отпускных Списание с расчетного счета —
Перечисление заработной платы по ведомостям
Уплата НДФЛ в бюджет
02 июля 68.01 51 1 701 Уплата НДФЛ в бюджет Списание с расчетного счета —
Уплата налога

Как начислить отпускные в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Отпуск начисляется на основании заявления работника или графика отпусков, утверждаемого ежегодно в организации за две недели до конца декабря (ст. 123 ТК РФ).

Где найти график отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия? К сожалению, в этой программе он не предусмотрен. Поэтому специалист, занимающийся формированием графика,может воспользоваться таблицей в формате Ecxel. Форма графика утверждается в учетной политике организации. За образец можно взять бланк Т-7 Excel, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

За две недели до отпуска работника необходимо предупредить. Для этого издается уведомление в произвольной форме, например, такой Уведомление Excel, обязательным реквизитом которого является подпись будущего отпускника (ст. 123 ТК РФ).

Расчет отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия производится не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Трудовая инспекция считает, это должно быть 3 полных календарных дня (Решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 N 21-46/2018).

Подробно о расчете отпускных

Настойка автоматического начисления отпуска

Чтобы документ был доступен для работы, проверьте настройки в программе, пройдя из раздела:

  • Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты;
  • Справочники – Зарплата и кадры – Настройки зарплаты.

В разделе Общие настройки в:

  • поле Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся установите:
    • переключатель В этой программе.

В разделе Расчет зарплаты установите флажок:

  • поле Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов.

Начисление отпуска

Отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия начислите документом Отпуск. Документ находится в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Отпуск.

В документе укажите:

  • Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется оплачиваемый отпуск;
  • Отпуск с _ по — период отпуска.

По ссылке Основание, период работы отразите, на основании какого документа предоставляется отпуск сотруднику. Это может быть:

  • график отпусков;
  • заявление работника.

В поле За работу с_по — период работы, за который работнику предоставляется отпуск. При вводе периода отпуска сумма отпускных и НДФЛ рассчитаются автоматически.

  • Начислено — начисленная сумма отпускных.

По ссылке Начислено открывается форма Расчет отпуска. Здесь будет указана сумма отпускных на указанный период и формула, по которой она была рассчитана.

Заработок и Отработано дней в таблице можно откорректировать. Сумма отпускных при этом будет автоматически пересчитана.

По ссылке НДФЛ в документе Отпуск открывается форма НДФЛ, где будет показан налог с суммы отпускных, исчисленный с учетом дохода с начала текущего налогового периода.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 70 —начисление ежегодного отпуска.
  • Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ из отпускных.

Приказ на отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия

Оформление приказа на отпуск производится после того, как работник подтвердил, что извещен о предстоящем отпуске, а вы удостоверились что отпуск не будет перенесен.

График отпусков обязателен для исполнения и работодателем, и работником (ст. 123 ТК РФ). Стороны могут прийти к соглашению о переносе отпуска.

Если работника не уведомили за 2 недели о предстоящем отпуске или не выплатили в срок отпускные, он имеет право потребовать его переноса (ст. 124 ТК РФ).

Форма приказа должна быть утверждена учетной политикой. Можно использовать форму, предложенную 1С — бланк Т-6 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Приказ на отпуск в 1С распечатайте по кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) документа Отпуск.

Выплата отпускных на банковскую карточку

В 1С Бухгалтерия 8.3 есть несколько возможностей расчетов с работниками. Мы рассмотрим выплату отпускных по зарплатному проекту. На личную карточку оплата оформляется аналогично. В чем разница, посмотрите на примере выплаты заработной платы через банк (банковские карточки).

Ведомость в банк

Сформируйте документ Ведомость в банк вид операции По зарплатному проекту в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Ведомости в банк — Ведомость — По зарплатному проекту.

В документе укажите:

  • Вид выплаты — Зарплата, так как отпуск рассчитан и начислен, то это не аванс;
  • Месяц — месяц начисления отпуска;
  • Зарплатный проект — выберите зарплатный проект, указанный в справочнике Зарплатные проекты.

По кнопке Заполнить формируется табличная часть с данными к выплате по итогам указанного месяца:

  • К выплате — начисленная сумма к отпуску за минусом НДФЛ;
  • Номер лицевого счета — номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта.

Документ проводок не формирует.

Документальное оформление

При перечислении выплат сотрудникам по зарплатному проекту необходимо вместе с платежным поручением представить в банк список работников с указанием их лицевых счетов и сумм выплаты.

В 1С используется печатная форма Список перечисляемой в банк зарплаты PDF, которую можно распечатать по кнопке Список перечислений документа Ведомость в банк.

Выплата отпускных

Когда из банка придет выписка банка о перечислении средств, оформите документ Списание с расчетного счета вид операции Перечисление заработной платы по ведомостям по кнопке Оплатить ведомость внизу формы документа Ведомость в банк. PDF

В документе отразите:

  • Получатель — банк, с которым заключен зарплатный проект.
  • Сумма — сумма отпускных перечисленная банку, согласно выписке банка.
  • Ведомость — ведомость по которой была перечислена заработная плата.
  • Статья расходов — Выплата заработной платы, с Видом движения Оплата труда PDF, выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

Документ формирует проводку:

  • Дт 70 Кт 51 — выплата отпускных.

Уплата НДФЛ в бюджет

Для НДФЛ с отпускных предусмотрен особый порядок перечисления в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором произведена выплата отпускных (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с выпиской банка сформируйте документ Списание с расчетного счета вид операции Уплата налога в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

В документе укажите:

  • Вид операции — Уплата налога.
  • Налог — НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента.
  • Вид обязательства — Налог.
  • за — Июнь 2018, месяц начисления отпуска.

Изучить подробнее про отражение уплаты НДФЛ в бюджет

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.01 Кт 51 — уплата НДФЛ в бюджет за июнь.

См. также:

  • График отпусков 2019
  • Как в 1С продлить отпуск в связи с больничным
  • Отпуск без сохранения заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия
  • Начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0: пошаговая инструкция

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Начисление отпускных
  • Выплата зарплаты через банк (банковские карточки)

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Добавить комментарий