Как лучше участвовать в выставке

Если за подготовку к выставочному мероприятию отвечает человек, не имеющий опыта в вопросе, как подготовиться к выставке, то все допущенные промахи неизбежно проявляются во время самого мероприятия. Если основные пункты подготовки может выполнить человек без специального образования, то список мелочей, которые необходимы для выездной деятельности, могут подсказать только профессионалы.

  1. Полиграфическая продукция. Часто новички не в состоянии правильно рассчитать необходимое количество буклетов, листовок, анкет, сувениров. Часто расход информационных и рекламных материалов зависит от спонтанных факторов. Именно поэтому опытный стендист всегда имеет при себе электронные версии всей необходимой полиграфической продукции и адрес ближайшей типографии, которая при необходимости примет заказ со срочным исполнением. Если есть возможность доставить буклеты и каталоги из офиса, то именно так и стоит поступить, когда информационные материалы начинают заканчиваться. Аналогичным образом стоило позаботиться о наличии необходимого количества промопродукции (папки, пакеты, подарки с изображением бренда).
  2. Все, что нужно для работы с посетителями стенда. Для работы с целевой аудиторией понадобятся анкеты, опросные листы, ручки, карандаши, скрепки, файлы, скобы и антистеплер, также стоит иметь при себе ножницы и скотч.
  3. Все необходимые документы. С собой необходимо иметь договоры на свет, воду и прочую инфраструктуру на стенде, также необходим договор аренды выставочного места. Все документы рекомендуется иметь как в оригинале, так и в виде копий, аналогичным образом поступают с оплаченными счетами.
  4. Командировочные удостоверения, пропуск на стояку транспорта, приглашения на выставку и пропуски на выставку для сотрудников. Также необходимо иметь документы на ввоз/вывоз выставочных экземпляров продукции, именные бэйджи.
  5. Ноутбук и информационные носители (диски, флешкарты), камера, фотоаппарат, диктофон, калькулятор.
  6. Принтер с расходниками к нему.
  7. Техника для демонстрации рекламных роликов и презентаций – экран и оборудование к нему, как вариант, может присутствовать проектор с оборудованием
  8. Фонарик и батарейки к нему.
  9. Электрический чайник, посуда, сладости и напитки.
  10. Удлинитель.
  11. Зеркало, мешки для мусора.
  12. Аптечку со стандартным набором средств от желудочных расстройств, аллергии, головной боли и пр.
  13. Нитка с иглой и фирменная одежда.
  14. Навесной замок.

Для того чтобы ориентироваться не только на выставке, но и в незнакомом городе, нужно иметь план выставочного центра с указанием мест расположения стендов и карту города. Также по приезду на выставку необходимо узнать такие вещи первой необходимости: где расположен гардероб и медпункт, администрация, кафе, туалеты, пункт обмена валют, ресторан, камера хранения, а также место расположения городского телефона и факса. Также в любом выставочном комплексе всегда есть возможность дать радиообъявление.

Обязанности персонала на выставках

Чтобы персонал знал, как подготовиться к выставке до ее открытия, проводится подробный инструктаж. Вообще, на самой выставке все должны быть на местах за полчаса до открытия и решать все накопившиеся вопросы – собираться на стенде во время выставки не стоит, исключением являются только экстренные случаи.

До начала работы выставки необходимо проверить работоспособность оборудования – если в технике имеются неполадки, которые часто являются следствием небрежной транспортировки, то до начала мероприятия будет время на ремонтные работы.

Состояние выставочного и демонстрационного оборудования нужно проверять ежедневно, также нужно отслеживать наличие полиграфической и промопродукции на стенде. Желательно, чтобы на стенде присутствовали технолог и/или конструктор. При любой подготовке стендист будет не в состоянии ответить на узкоспециализированные вопросы, особенно это касается конструкции оборудования и технологических процессов, в которых техника может использоваться.

Если нет возможности укомплектовать команду такими специалистами, стоит обеспечить прямой канал связи – проще все это сделать через интернет, воспользовавшись программой он-лайн разговоров.

Вообще, что касается работы персонала, то менеджер должен следить не только за качеством их работы, но и за выполнением графика смены работников. Чтобы выставка прошла успешно, стендисты должны не только пройти грамотную подготовку, но и быть заинтересованными в результате своей работы. Именно потому, что от качества работы стендистов зависит 60% успешности мероприятия, необходимо заранее проработать систему мотивации работников, которые будут находиться на стенде, и донести эту систему до стендистов.

Ещё интересные ссылки на статьи

Научные и технические выставки
Экспозиция выставки: подготовка, основные правила
Интерактивная выставка

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Найти свою аудиторию — не просто. Но вполне возможно, что ваш клиент ищет вас, а вы — его. И одна из площадок таких судьбоносных встреч — это профильная выставка. Участие в выставках — очень эффективный инструмент, если избежать ошибок и не упустить деталей. Это всегда вызов и будем рады, если наш опыт будет вам полезен.

Выбор выставки

Прежде всего нужно определить профиль выставки: что там выставляется, кто туда приходит, какая у выставки история и репутация.

  1. Отрасль
    Задайте себе вопрос: кто покупает мой продукт, кому он нужен и чем может помочь покупателю. Иногда ответ очевиден, и чтобы выставить узкоспециальное устройство для производства компонента пластиковой упаковки, вам нужно идти на промышленные выставки. Иногда продукт может иметь неочевидные функции применения или побочные аудитории, которым ваш товар тоже будет интересен. Изучите свои возможности — ваша карта целевых выставок может расшириться.
  2. Масштаб и престиж
    По фото и видео легко понять уровень выставки и стоит ли на нее идти. Если вы видите полупустые площади и немногочисленных скучающих людей, то это того не стоит. Изучите, были ли публикации СМИ о выставке: анонсы, репортажи. Как долго она проводится — чем дольше, тем престижнее.
  3. Отзывы
    Вспомните кто-нибудь из ваших коллег по отрасли упоминал эту выставку? Если выставка известна в узких профессиональных кругах — это хорошо.

Цель

Участие в выставке может быть полезно в трех направлениях:

  • Продвижение компании
  • Продажи
  • Партнеры

Советуем сосредоточиться на одном из этих направлений или же поставить на каждое направление по человеку.

Как правильно участвовать в профильных выставках и привлекать людей на стенд

Стенд: положение и застройка

Большой стенд — это не всегда хорошо. Выбирать место стоит исходя из проходимости. Самыми проходимыми местами являются места в начале выставочного зала, у входа, в центре зала.

Важно при застройке учесть три ключевых позиции:

  • место для демонстрации товара
  • место для заключения договоров
  • пространство для удобного перемещения по стенду

Маленький стенд — от 6 до 12 кв.м. — позволит разместить необходимый минимум: плакаты, информационную стойку, стул.

Средний стенд — от 12 до 18 кв.м. — уже позволит разместить витрины с образцами продукции и некоторую мебель: столы и стулья.

Большой выставочный стенд — от 20 кв.м. и более — большая выставочная площадь пригодится для работы группы менеджеров, площадь позволит оборудовать зоны для переговоров и демонстрационные витрины.

Ваш стенд — это лицо компании. Он расскажет посетителям о положении компании на рынке, потенциале, амбициях, возможностях. Построить эффектный, яркий стенд сейчас не сложно, но привлечь внимание и удивить — не просто.

Если вам удастся создать атмосферу, то вы не только привлечете посетителей, но и удержите их. В этом поможет освещение: яркое позволит детально ознакомиться с продуктами, неяркое — создаст камерность. Уделите внимание качеству материалов, используемых в оформлении. Возьмите на стенд необычную мебель. Добавьте интерактивные элементы.

Как правильно участвовать в профильных выставках и привлекать людей на стенд

Привлечение внимания

Чем креативнее вы выберете инструменты, тем больший эффект получите.

Уже не стоит использовать:

  • Девушки-модели на стенде: отсеивают большую часть аудитории
  • Аниматоры в ростовых костюмах: за исключением тех случаев, когда ваша целевая аудитория — дети
  • Музыка и прочие звуковые ухищрения: на выставках всегда много звука, ваш звук будет теряться и вызывать раздражение

Попробуйте:

  • Распространение брендированных угощений: их с охотой возьмут посетители, особенно те, кто уже много времени провел на выставке.
    Себестоимость чая и стаканов невелика, и только представьте, сколько людей соблазнится бесплатным чаем и посетит ваш стенд, даже если они не задержатся, то стаканы с вашим лого увидят многие.
  • Яркие детали, на которых остановится взгляд — так называемые ай-стопперы (eye-stopper). Это могут быть элементы оформления стенда или необычные объекты — все, что не останется незамеченным и побудит остановить взгляд, играет вам и вашему стенду на руку.
  • Интерактивные элементы — все, что можно потрогать, понюхать, полистать, с чем можно поиграть, привлекает внимание и запоминается.

К слову, робот Промобот является и ай-стоппером, и интерактивным элементом, с которым посетители разговаривают, фотографируются, играют, танцуют.

Как правильно участвовать в профильных выставках и привлекать людей на стенд

Работа с посетителями стенда

Встречают по одежке — провожают по уму. Так вот, на выставке вашу компанию встретят по стенду, а проводят по качеству работы ваших сотрудников.

Они должны производить благоприятное впечатление: быть опрятны, коммуникабельны, хорошо осведомлены о деятельности компании, ее продуктах и услугах.

Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников — следует объяснить им цели участия в выставке, функции каждого. Расскажите им, кто представляет вашу целевую аудиторию и т.д. Согласованность действий сотрудников позволит сделать участие в выставке эффективным.
Люди, которые работают на стенде, должны быть коммуникабельными. Прекрасно, если это будут опытные продажники. Ваш стенд посетят самые разные люди, а если вашим сотрудникам удастся понять тип клиента и найти к нему подход — это успех.
Даже если посетитель проходит мимо вашего стенда, ему важно чувствовать, что он вам интересен. Тогда он заинтересуется вами. В ожидании посетителей не увлекайтесь гаджетами и чтением — так вы можете не заметить посетителя, а он вас не захочет беспокоить. И пройдет мимо, на другой стенд, где будет замечен.

Введите персональную ответственность. Если за достижение задачи отвечают все, то это значит, что за нее никто не отвечает; распределяйте задачи и обозначьте зоны ответственности + введите формы отчетности.

Во время общения проявляйте свой интерес, ведите активный диалог, предлагайте посетителю отправить материалы по электронной почте – вы заранее получаете его контактную информацию и даже экономите полиграфию, которую зачастую отказываются брать из-за внушительного веса.

Пообещав связаться с собеседником после мероприятия, обязательно сделайте это. Если вы хотите, чтобы в памяти человека осталось название вашей фирмы, письмо должно поступить к нему в течение 48 часов. В течение выставки контакты стоит систематизировать, чтобы запомнить их обладателей и не упустить ничего важного.

Как правильно участвовать в профильных выставках и привлекать людей на стенд

Оценка эффективности

Классические критерии — это ROI (return on investment) — показатель возврата на инвестиции в участие в выставке, для расчета материальной отдачи и ROO (return on objective) — показатель достижения задач участия в выставке, покажет нематериальную отдачу участия.

  • Как рассчитать ROI?
    Необходимо вычесть себестоимость продаж и расходы на участие, потом полученную чистую прибыль разделить на расходы на участие и умножить на 100%. Например:
    • Общий объем продаж по итогам выставки = 5 у.е.
    • Себестоимость продаж = 2 у.е.
    • Расходы на выставку = 1 у.е.

Из общего объема продаж вычитаем себестоимость продаж и расходы на выставку = 5 — 2 — 1 = 2 у.е., таким образом чистая прибыль равна 2 у.е.

Теперь чистую прибыль (2 у.е.) нужно разделить на сумму расходов (1 у.е.) на выставку и умножить на 100% = 2/1*100% = 200%
Для наиболее адекватной оценки итоги следует подводить не ранее чем через три месяца после окончания выставки (некоторые компании подводят итоги через шесть месяцев и даже через год после выставки в зависимости от цикла продаж).
По данным опросов от 60 до 80% посетителей выставок формата b2b совершают покупки в течение трёх-шести месяцев после выставки, в то время как от 20 до 40% посетителей могут совершать покупки в более долгосрочной перспективе (отложенный спрос).

  • Как оценить ROO?

В зависимости от поставленных задач критериями оценки могут служить:
— план/факт — достаточно сравнить планируемые результаты с фактическими;
— качество контактов по следующим параметрам: степень важности / ценности / заинтересованности клиентов;
— процент привлечённых посетителей — расчитывается через отношение количества контактов с целевыми посетителями на общее количество посетителей выставки, входящих в целевую аудиторию;
— процент контактов, приведших к продаже — количество продаж, деленное на общее количество контактов установленных на выставке.

Как правильно участвовать в профильных выставках и привлекать людей на стенд

Таким образом:

  • Успешное участие в выставке начинается с выбора этой самой выставки — выберите отрасль. Причем, это может быть не только прямая сфера деятельности компании, но и смежные отрасли и даже самые неожиданные. Если вам есть, что предложить даже самым разным аудиториям, — то предложите.
  • Оцените масштаб и престиж выставки: спросите знакомых и коллег, посмотрите фото- и видео с выставки, причем будут полезны материалы не только с официального сайта, но и из социальных сетей посетителей выставки — их можно найти по хештегам и геотегам. Изучите, что писали СМИ о выставке.
  • Определите цель участия и сосредоточьтесь на ней. Не распыляйтесь на все сразу: выберите или покупателей, или партнеров, или СМИ. Или разделите эти аудитории между разными сотрудниками.
  • Облекаем наше участие в плоть — выбираем место и площадь, застраиваем стенд. Нужно учесть, что вам нужно демонстрировать товар, вести переговоры и пространство, чтобы те, кто смотрит товар, не мешал тем, кто уже договаривается о приобретении. И наоборот.
  • Создайте атмосферу на своем стенде, чтобы хотелось не только зайти к вам, но и остаться.
  • Чтобы привлечь посетителей к стенду, используйте необычные приемы — необычные объекты, которые хочется рассматривать или потрогать, брендированные угощения, в общем, все, что подскажет вам ваша фантазия.
    Главное, не набирайте штат моделей или ростовых кукол — ими уже мало кого удивишь и подойдут к ним не многие.
  • Проинструктируйте сотрудников стенда: зачем компания участвует, что говорить, как говорить и что делать. Разделите ответственность: обозначьте зоны ответственности каждого сотрудника на стенде и его KPI.
  • Не отвлекайтесь на гаджеты во время работы на стенде и проявляйте интерес к посетителям. Общайтесь и после выставки связывайтесь с собеседником не позднее 48 часов.
  • Оцените эффективность участия — подойдут коэффициенты ROI и ROO.

Желаем удачи в ваших начинаниях и пусть ROI и ROO превзойдут все ожидания!

Организация пространства выставочного стенда определяет комфортность работы стендистов и нахождения посетителей на стенде. Ответ на вопрос «как оформить стенд на выставке», напрямую зависит от выбранной конфигурации арендованной выставочной площади.

При выборе места для экспозиции в выставочном зале необходимо изначально определиться с предпочтительной организацией пространства стенда. Пространство может быть как открытым, закрытым или совмещенным.

Профессиональные хитрости оформления стендов

Наиболее предпочтительным с точки зрения привлечения посетителей на стенд является открытый стенд – конфигурация типа «остров» имеет 4 открытых для посетителя стороны, а потому он открыт для взглядов потенциальных посетителей со всех сторон.

Что касается совмещенного пространства, при котором открытыми остаются 1 или 2 стороны, то такие выставочные боксы являются наиболее распространенными на выставках.

Что касается закрытых павильонов, то они вызывают интерес своей таинственностью – когда со стороны невозможно увидеть, что расположено за стендом, возникает естественное желание заглянуть в огороженное пространство. В таком ограниченном пространстве, защищенном от внешнего шума, света и взглядов, можно создать любую атмосферу, которая поможет продвижению бренда, позволит спокойно поговорить с посетителями.

Дополнительный плюс закрытого стенда – это возможность фильтровать посетителей, не пропуская на входе зевак. Применение закрытого стенда уменьшает количество посетителей, но позволяет увеличить потенциальных клиентов, за счёт более детального обсуждения дел с каждым, посетившим стенд. Такой подход к организации работы с посетителями на выставке оправдан при небольшом количестве целевых посетителей, что обусловлено особенностями рынка В2В.

Закрытый стенд – отличное место для проведения не только переговоров, но и закрытых корпоративных мероприятий.

Как показывает практика, приглашение на такую закрытую вечеринку или акцию для узкого круга приглашенных ценится гораздо выше, чем приглашение на обычный стенд.

Возможность избирательно подходить к выбору посетителей для стенда делает закрытый стенд идеальным выбором для производителей товаров VIP категории. На такой товар покупателей действительно немного, так что стендисты имеют возможность уделить каждому целевому посетителю максимум внимания.

Также не стоит игнорировать вопрос безопасности. Производитель уникальных дорогих товаров должен позаботиться о сохранности демонстрационных моделей, а в закрытом боксе сделать это на порядок проще.

Как вариант, закрытый стенд используется для сохранения коммерческой тайны новых разработок – их демонстрируют только потенциальным покупателям, при этом посетитель может пройти на стенд только после демонстрации приглашения. Кроме того на закрытом стенде как внешняя, так и внутренняя поверхность стенок используется для размещения рекламы, что дополнительно привлекает внимание.

Если есть желание создать видимость закрытого стенда, имея в наличии обычный комбинированный бокс, можно добиться желаемого результата за счет цвета, формы витрин и стоек. Такая атмосфера так называемой «зоны недоступности» вызывает любопытство у проходящих мимо гостей выставки.

Чтобы у прохожих появилось желание заглянуть на стенд, достаточно сделать любой психологический барьер – это могут быть как столбики с лентой, так и небольшой подиум, цветовой контраст напольного покрытия внутри стенда.

Как оформить стенд на выставке для VIP-клиентов?

Если компания предлагает товар, который не относится к разряду VIP, то стенд должен быть по максимуму открытым, с комфортными условиями для всех посетителей. При этом в команде стендистов необходимо выделить несколько человек, которые будут заниматься нецелевыми и целевыми клиентами. Запомните, чем проще доступ на стенд, тем больше на нем соберутся людей, которые пришли получить просто положительные эмоции или бесплатные сувениры. Любителей получить промо-сувениры, опытный стендист должен отмечать сразу, не тратить на них всё время, но и не потерять целевых посетителей.

Часто важны детали. Например, чтобы не создавать психологический барьер для целевой аудитории, необходимо подобрать такое ковровое покрытие на стенде, которое будет максимально близким по цвету к материалу на проходе. При этом стоит учитывать сезонность – зимой и осенью светлый ковролин очень быстро превратится в грязно-коричневый, а многие вообще будут стесняться заходить на стенд в грязной обуви. Это негативно скажется на посещаемости стенда, поэтому такой выбор нецелесообразен.

Особенности оформления стенда на выставке

ЦВК «Экспоцентр» давно занимается выставочной деятельностью. «Экспоцентр» имеет более полувековой опыт в организации как национальных, так и международных экспозиций.

Компания «Экспоцентр» предоставляет собственные площадки для проведения мероприятий и крупных рекламных кампаний различной направленности и величины, а официальные партнеры-застройщики также помогут изготовить и оформить стенд на выставке.

ООО «Экспоконста» – генеральный застройщик стендов ЦВК «Экспоцентр». Стенды можно в дальнейшем арендовать а можно сделать новый под заказ. Организация предлагает эксклюзивные, яркие выставочные, рекламные стенды различных видов.

«Экспоконста» радует своих клиентов двухэтажными, модельными конструкциями, и другими вариантами этих приспособлений. Кроме того, «Экспоконста» занимается сооружением выставочных стендов, вывесок, стоек, баннеров и другой экспозиционной продукции на собственном производстве. Это является большим преимуществом, потому что заказчики будут ждать свое изделие минимальное количество времени.

«Экспоконста» для создания всего оборудования использует современные материалы и качественное сырье, таким образом, повышая надежность произведенной конструкции.

Разрабатывая дизайн выставочных стендов, квалифицированные специалисты компетентно согласовывают с заказчиками все их пожелания и требования.

Важным моментом является то, что если выставка проводится на территории комплекса, то работники помогут осуществить самостоятельную сборку и разборку стендов, составить схему по их расположению на участке.

Удачные тактики оформления стендов на выставки

Выставочное оборудование – это надежный ;и эффективный способ привлечения необходимого внимания к фирме для ее дальнейшего продвижения.

Постоянное развитие приспособлений маркетинга, сформировало базу для появления современных и усовершенствования старых видов выставочного оборудования. Необходимость в использовании такого вида рекламы, зависит от постоянной конкуренции, без которой нынешний бизнес не может функционировать.

Чтобы оформить стенд на выставке необходимо придерживаться множества правил, потому что продукция на стенде будет отыгрывать основную роль в создании имиджа компании. Стенд должен быть ярко оформлен, чтобы потенциальные клиенты заинтересовались изделиями, которые экспонируются. Если осуществлять декор конструкции, то вся подготовка рекламных ресурсов и дизайн стенда должны быть сделаны в одном стиле.

Для того чтобы выделить свое выставочное оборудование среди массы других, необходимо заранее подумать об оригинальных деталях: подставки, сувениры, стеллажи и т. д. Все эти элементы станут незаменимыми помощниками и при организации будущих экспозиций.

Но стенд не должен быть ярче самих товаров, его основная функция – это привлечение внимания. Если выставленная продукция удачно расположена на площадке, плюс к ней добавлено освещение, то это только поспособствует привлечению внимания основной массы клиентской аудитории.

Тактика воздействия выставочного стенда на потенциального покупателя и потребителя:

  • Привлечь внимание основной массы клиентской публики;
  • Отыгрывать роль в заключении сделок и подписании важных контрактов;
  • Подвигнуть потенциальную клиентскую аудиторию осуществить определенные действия.

Стоит упомянуть, что интерес посетителей к выставочному стенду может привлечь и персонал, который его обслуживает. Для этого «Экспоцентр» организовывает обучающие тренинги и проводит мастер-классы с целью качественной работы своих специалистов во время экспозиции.

Нужно также уделить внимание на выставочном мероприятии и подаче информации, будет большим плюсом удобное расположение текстового и видеооборудования в демонстрационных залах.

Наличие телевизора, компьютера, визуального табло только способствует привлечению внимания посетителей и их оперативному восприятию информации.

Самыми часто применяемыми деталями оформления выставочных конструкций являются яркие изображения, плакаты, самоклеящаяся пленка, наклейки, логотипы и т. д.

Все свободные вертикальные участки стенда нужно максимально применить, но при этом не стоит перезагружать стенд декоративными элементами. Все дизайнерские материалы не должны отвлекать внимание клиентской аудитории от выставленной продукции.

Нужно сказать, что любая экспозиция – это также и постоянный процесс учебы и приобретения новых знаний и навыков. Получают новую информацию все и организаторы, и персонал, и партнеры и конкуренты. Каждая очередная выставка меняет методы проведения и дизайн оформления.

Появляются инновационные технологии, модернизированные устройства, эффективные способы продвижения продукции на экспозиционном стенде. Самое главное в оформлении выставочных конструкций – это быть оригинальным и запоминающимся.

Ещё интересные ссылки на статьи

Эксклюзивные стенды: основные параметры и зоны
Стенды: требования, технологии, как выбрать, застройщики
Стенд на выставку

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Добавить комментарий