Инвентаризация компьютеров

Опубликовано в 2018, Выпуск №4(70) Апрель 2018, ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ | Нет комментариев

Наймушина О. Э.

ORCID: 0000-0002-2139-6150, Кандидат педагогических наук,

Технологический институт Национального исследовательского ядерного университета «МИФИ»

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНИКИ И ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Аннотация

Рассмотрена необходимость учета информационных ресурсов (программного и аппаратного обеспечения) на предприятиях с учетом требований нормативно-правовых актов. Затронуты проблемы ошибок и потери рабочего времени IT-специалиста и пользователя при ручной инвентаризации автоматизированного рабочего места. Дан краткий обзор наиболее часто используемых программ, выдающих сводную информацию о техническом состоянии оборудования, конфигурации рабочих станций, наличии запасных комплектующих. Рассмотрен случай, когда нецелесообразно использовать вышеприведенные программы. Дан листинг фрагмента кода для получения данных о материнской плате компьютера. Приведена рекомендация по выбору способа автоматизированного учета информационных ресурсов.

Ключевые слова: инвентаризация, учет информационных ресурсов, программа, автоматизация рабочего места.

Naymushina O.E.

ORCID: 0000-0002-2139-6150, PhD in Pedagogy,

Technological Institute of the National Research Nuclear University «MEPhI”

ORGANIZATION OF COMPUTER ENGINEERING AND SOFTWARE ACCOUNTING

Abstract

Keywords: inventory, accounting of information resources, program, workplace automation.

Автоматизация рабочего места в любой сфере человеческой деятельности приводит к уменьшению трудозатрат и повышению производительности. Если же в профессиональной деятельности специалиста, работающего за компьютером, используется некоторый повторяющийся набор действий, то ставится вопрос об автоматизации – применении программы, в которую пользователь вводит исходные данные, а после нажатия на кнопку получает результат – рассчитанные значения, тестирование программы, модель фигуры, шаблон документа и т.д. , . Но еще более продуктивно использование программ, в которых нужные отчеты генерируются автоматически. К ним относятся, например, программы по учету компьютерной техники и программного обеспечения.

В нормативно-правовых актах предъявляется требование к организации учета. Так, в п. 2 ст. 19 Федерального закона «О персональных данных» говорится о необходимости учета машинных носителей персональных данных . Как правило, такой учет проводится периодически во время инвентаризации .

Инвентаризация, как правило, охватывает обе сферы информационных ресурсов – программное и аппаратное обеспечение. Если рассматривать крупное предприятие с существующей внутри него локальной сетью, то можно отметить, что и для инвентаризации, и для определения компонентов и установленного программного обеспечения компьютера определенного пользователя при решении локальных организационных и технических задач специалисту IT-отдела обычно необходимо согласовать с пользователем время, в которое он сможет подойти и снять нужные характеристики автоматизированного рабочего места. При этом выполнение текущей работы прекращается, что приводит к потере рабочего времени обоих взаимодействующих сторон.

Как правило, при учете оборудования и программного обеспечения (ПО) специалисты информационных технологий периодически проверяют список всего оборудования и сверяют полученную информацию с результатами последней проведенной инвентаризации; результаты этой оценки отражаются в бухгалтерском учете и могут быть связаны с возмещением материального ущерба . Операции анализа и сбора данных, которые производятся вручную при регистрации оборудования и программ, приводят к ошибкам из-за того, что влияет человеческий фактор, а это сказывается на результатах инвентаризации .

Рассмотренных выше недостатков ручной инвентаризации можно избежать, если использовать программы, позволяющие практически сразу получить информацию о технических характеристиках оборудования и установленного на нем программного обеспечения, узнать о наличии к ним запасных комплектующих в виде некоторой сводной таблицы. Такие программы существуют, и далее приводится их краткий обзор.

Программа «IT Invent» позволяет проводить инвентаризацию компьютеров в сети online путем сканирования через интерфейсы WMI и SNMP . Программное обеспечение компьютеров может быть получено в ручном и в автоматическом режимах при сканировании сети. Удобством программы является работа с единой базой; права доступа разграничены. Кроме того, производится учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования и компьютеров, а также расходных материалов и комплектующих запчастей. Присутствует отображение адресов объектов на онлайн-карте. Эту программу в ее бесплатной версии (ограничение – 200 учетных единиц) используют, как правило, небольшие организации.

С помощью ПО «Учет ИТ-имущества» («система Инфраменеджер») производится сбор, структурирование и актуализация данных о конфигурациях, местоположении, использовании и перемещении IT-ресурсов . Удобствами работы с этой программой является настройка автоматической периодической инвентаризации с оповещениями об обнаруженных расхождениях с последним состоянием инвентаризации, а также формирование необходимых списков оборудования и программного обеспечения для модернизации по заданному параметру (например, количество используемых компьютеров с определенным объемом памяти). Позволяет вести отдельный список оборудования, находящегося в ремонте. Для ознакомления с функционалом предлагается демоверсия.

В программе «Учет компьютеров» предоставляется возможность закреплять объекты инвентаризации за определенными сотрудниками, при этом вышеуказанные сотрудники, в свою очередь, закрепляются за определенными отделами . С помощью этой программы фиксируются произведенные ремонты и профилактические работы, можно выявить факты замен расходных материалов, а также ознакомиться с установленным программным обеспечением. Как и в рассмотренных выше программах, присутствует возможность регистрации программного обеспечения.

Программа «10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров» рекомендуется разработчиками для проведения инвентаризации компьютеров, связанных локальной сетью . Она позволяет просматривать и фиксировать конфигурации удаленных компьютеров, учитывать аппаратное и программное обеспечение. Особенностями этой программы являются возможности мониторинга программ, установленных на компьютер, и их лицензий, а также температуры жестких дисков, осуществляемого по сети. Для апробации предлагается 30-дневная тестовая версия.

Итак, на сегодняшний день предлагается большой набор подобных программ, которые и используются в большинстве организаций.

Однако использование вышеприведенных программ для ряда организаций не всегда является целесообразным. Некоторые предприятия, имеющие определенную специфику, предпочитают сами разрабатывать приложения по учету информационных ресурсов с учетом их особенностей работы (как правило, это связано с требованиями безопасности передачи данных). В этом случае разработчики предпочитают, как правило, создавать такие программы на языках С/С++, так как на них написаны ядра большинства операционных систем (UNIX, Windows, большая часть ядра Linux и macOS X).

Основной задачей при разработке таких программ является получение сведений о комплектующих компьютера и установленного программного обеспечения по запросу, производимому с сервера, а затем передача полученных результатов в определенном формате. Приведенный ниже листинг фрагмента кода получает данные о материнской плате – основном аппаратном компоненте, на котором реализована магистраль обмена информацией.

Листинг.

//…

boolopenResult3 = reg5->OpenKey(«HARDWARE\\DESCRIPTION\\System\\BIOS\\”,0);

if (openResult3){

Label1->Caption = «Комплектующие ПК”;

}

tmpStr = reg5->ReadString(«BaseBoardProduct”);

strLstOut->Add(«<name>”+reg5->ReadString(«BaseBoardProduct”) + «</name>”);

StrLst7->Add((«Системная плата: «) + tmpStr);

//…

Аналогично можно получить информацию о других комплектующих и установленном программном обеспечении. Получение же сведений о географической позиции компьютера организуется или локально, или с помощью получения по сети имени компьютера или его адреса.

Если требования к учету IT-техники стандартные, оптимальным решением является приобретение готового программного обеспечения; при этом анализируются его возможности и необходимость наличия таких опций, как определение географической позиции, необходимость учета профилактических работ и замены расходных материалов.

Если же организация предъявляет особые требования к конфиденциальности информации, формату сохранения результирующих данных или имеют место другие причины, задача учета техники и программного обеспечения решается путем разработки собственных программ.

Список литературы / References

  1. Наймушина О. Э. Тестирование программ с учетом граничных условий и некорректности входных данных / О.Э. Наймушина // Международный научно-исследовательский журнал. Часть 4. – 2014. – № 3(22). – С. 32-34.
  2. Наймушина О. Э. Особенность разработки приложений для машиностроительной отрасли/ О.Э. Наймушина, И.Н. Наймушин // Международный научно-исследовательский журнал. Часть 2. – 2016. – № 4(46). – С. 135-138.
  3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных”.
  4. Бухарова Д.Х. Инвентаризация материальных ценностей : учебное пособие / Д.Х. Бухарова. — Электрон. текстовые данные. — Екатеринбург: Уральский федеральный университет, 2013. — 76 c. — 978-5-7996-1026-5. —URL: http://www.iprbookshop.ru/66154.html
  5. Клокова А.В. Материальная ответственность работника. Юридическое оформление и бухгалтерский учет : профессиональные рекомендации / А.В. Клокова. — Электрон. текстовые данные. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2008. — 72 c. — 2227-8397. — URL: http://www.iprbookshop.ru/1009.html
  6. Уткина С.А. Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности. Выявление и исправление : практическое пособие / С.А. Уткина. — Электрон. текстовые данные. — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2008. — 138 c. — 2227-8397. — URL: http://www.iprbookshop.ru/1062.html
  7. YuKoSoft. Учет компьютеров, оборудования и IT инфраструктуры / YuKoSoft. – URL: http://it-invent.ru/?yclid=3000745576648150117 (дата обращения: 30.10.2017).
  8. ИнфраМенеджер. Учет IT-имущества / ИнфраМенеджер – URL: http://www.inframanager.ru/functionality /itam/ (дата обращения 30.10.2017).
  9. ПростойСофт. Программы для дома и офиса. Программа «Учет компьютеров” / ПростойСофт – URL: http://www.prostoysoft.ru/CompCount.htm (дата обращения 30.10.2017).
  10. «10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров» – Программа для учета ПК в сети предприятия / 10-Strike Software – URL: http://www.10-strike.com/rus/networkinventoryexplorer/ (дата обращения 30.10.2017).

Список литературы на английском языке / References in English

  1. Naymushina O.E. Testirovanie program c uchetom granichnyh usloviy i nekorrektnosti vhodnyh dannyh O.E. Naymushina // Medzdunarodnyy nauchno-issledovatelskiy dzurnal. Chast 4 . – 2014. – № 3(22). – P. 32-34.
  2. Naymushina O.E. Osobennost razrabotki prilodzeniy dlya mashinostroitelnoy otrasly / O.E. Naymushina, I.N. Naymushin // Medzdunarodnyy nauchno-issledovatelskiy dzurnal. Chast 2 . – 2016. – № 4(46). – P. 135-138.
  3. Federalnyy zakon ot 27.07.2006 N 152-FZ (ed. of 22.02.2017) «O personalnyh dannyh” .
  4. Buharova D.H. Inventarizatsiya materialnyh tsennostey : textbook / D.H. Buharova — Electron. text data. — Ekaterinburg: Uralskiy federalnyy universitet , 2013. — 76 p. — 978-5-7996-1026-5. — URL: http://www.iprbookshop.ru/66154.html.
  5. Klokova A.V. Materialnaya otvetstvennost rabotnika. Yuridicheskoe oformlenie I buhgalterskiy uchet : professional advice / V. Klokova— Electron. text data. — Saratov: IPR Media, 2008. — 72 p. — 2227-8397. — URL: http://www.iprbookshop.ru/1009.html.
  6. Utkina C.A. Tipichnye oshibki v buhgalterskom uchote I otchetnosti. Vyyavlenie I ispravlenie : practical guide / A. Utkina — Electron. text data. — Saratov: IPR Media, 2008. — 138 p. — 2227-8397. — URL: http://www.iprbookshop.ru/1062.html.
  7. YuKoS Uchot kompyuterov, oborudovaniya i IT infrastruktury / YuKoSoft. – URL: http://it-invent.ru/?yclid=3000745576648150117 (accessed: 30.10.2017).
  8. Uchet IT-imutchestva / InfraManager. – URL: http://www.inframanager.ru/ functionality /itam/ (accessed 30.10.2017)
  9. Programmy dlya doma i ofisa. Programma «Uchet kompyuterov” / ProstoySoft. – URL: http:// www.prostoysoft.ru/CompCount.htm (accessed 30.10.2017)
  10. «10-Strike: Inventarizatsiya kompyuterov” – Programma dlya ucheta PK v seti predpriyatiya / 10-Strike Software. – URL: http://www.10-strike.com/rus/networkinventoryexplorer/ (accessed: 30.10.2017)

Инвентаризация и учет компьютеров в сети

Некоторые владельцы компаний до сих пор не понимают, почему так необходима программа для инвентаризации и учета компьютеров? Во многих организациях, которые постоянно расширяют парк рабочих ПК, остро встает вопрос о необходимости ведения мониторинга систем, а также инвентаризации техники. Специалисты должны постоянно контролировать список установленных программ, изменение основных конфигураций, а ручная опись состояния каждого компьютера иногда бывает просто невозможна. Для оптимизации процесса ведения учета была разработана специальная программа инвентаризации компьютеров в сети – Total Network Inventory 5.Нет необходимости проводить подготовку перед началом работы и стартом процесса сканирования, а набор заданных параметров может быть минимальным. Для запуска мастера сканирования требуется установка программы для сканирования локальной сети только на один компьютер. Перед стартом сбора информации необходимо лишь указать список сетевых узлов, ввести логин с паролем – и можно начинать. За несколько минут вы сможете провести удаленное сканирование по сети и собрать данные обо всех устройствах, которые могут находиться под управлением различных операционных систем.Вся информация о каждом компьютере из всей сети, которым отведены в памяти отдельные файлы, будет храниться на жестком диске. Программа для учета компьютерной техники в организации предоставляет возможность не только наблюдать за собранными данными, но и самостоятельно организовывать систему ведения учета: перемещайте созданные файлы, объединяйте их в группы и присваивайте инвентарные номера. Кроме того, программа учета компьютеров Total network inventory позволяет формировать стандартные сетевые отчеты и самостоятельно конструировать формы, которые будут содержать только самые необходимые сведения.Благодаря сводкам с узкими параметрами вы без проблем можете отслеживать установленное программное обеспечение, а также лицензии на их использование. Инвентаризация компьютеров в сети станет проще. Кроме того, программы для мониторинга системы компьютера помогают выявить неразумное использование технических ресурсов и определить оборудование, на котором установлены устаревшие компоненты. Оповещения сообщат об уязвимых местах сети, а также о компьютерах, на которых антивирусы не были установлены или устарели.Из вышеописанного материала следует, что инвентаризация компьютеров – достаточно простая задача, которая выполняется в несколько кликов мыши, нужно лишь купить описанную программу.

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени. О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе. Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент. И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра». Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?». Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

  1. определить границы учетной системы;
  2. разработать справочник категорий оборудования;
  3. разработать модель жизненного цикла;
  4. определиться с правилами идентификации оборудования;
  5. разработать атрибутную модель.

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры». Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее. В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Группа Категория
Компьютеры Персональный компьютер, ноутбук, планшет
Устройства отображения Монитор, телевизор
Оргтехника Принтер, копир, сканер

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

Событие Статус Что отслеживает статус?
Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на склад Хранение на складе Отслеживает фактический складской запас
Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейда Настройка/Ремонт Отслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы
Оборудование передано пользователю Эксплуатация Отслеживаем фактическое количество техники в работе
Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника) Хранение в подразделении Отслеживаем скрытые резервы
Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатации Подготовка к утилизации Отслеживаем хлам, который нужно утилизировать
Передали оборудование на утилизацию подрядчику Утилизация Отслеживаем выполнение договора на утилизацию

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Способ идентификации Преимущества Недостатки
Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером. Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировки Достаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок.
Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом. Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировки Не подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах.
Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом. Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования. Явных недостатков не выявил.
RFID-метка. На оборудование наносится радиометка. Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера.
Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номером Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования. Высокая стоимость оборудования и расходных материалов.

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

  • Общепринятое наименование производителя и модели оборудования. Обратите внимание, что в накладных наименования производителя и модели могут быть искажены. Старайтесь записывать именно общепринятые наименования, чтобы техническую информацию о модели было проще найти на сайте производителя.
  • Номенклатурный номер, под которым модель оборудования заведена в справочнике материалов бухгалтерской системы. Его стоит учитывать для быстрого поиска однотипного оборудования.
  • Инвентарный номер, присвоенный оборудованию при постановке на бухгалтерский учет. Его стоит учитывать для поиска оборудования в бухгалтерской базе. Обратите внимание, что по правилам бухгалтерского учета инвентарный номер может быть одинаковым у нескольких устройств (например, у ПК, монитора и принтера в составе лабораторной установки). Кроме этого, инвентарный номер обязательно присваивают только основным средствам, т.е. оборудованию стоимостью выше 40 000 рублей (подробнее в ПБУ 5/01, ПБУ 6/01). Поэтому у подавляющего количества компьютерной техники в вашей организации инвентарного номер может и не быть. Взамен его может использоваться сложно-составной номер, например <номер кладовой>/<количество этой номенклатуры на учете в кладовой>.
  • Учетный номер, присвоенный ИТ-подразделением при принятии оборудования на обслуживание. Во многих организациях ИТ-службе удобнее присваивать оборудованию свой ID, чем использовать инвентарные номера.
  • Серийный номер, присвоенный производителем оборудования. Стоит учитывать на случай гарантийного ремонта и как запасной идентификатор при невозможности определить инвентарный/номенклатурный/учетный номера оборудования.
  • Почтовый адрес здания, название или номер строения (если по одному адресу находится несколько строений), номер кабинета (или название участка и строительные оси здания, если это производственное помещение). Такой набор реквизитов поможет найти технику, в каком бы закутке она не находилась.
  • Подразделение, в котором работает пользователь, ФИО и телефон пользователя. Контакты пользователя нужны чтобы получить физический доступ к оборудованию. Подразделение, вам пригодится для группировок в отчетах и для выхода на руководителя, если пользователь окажется недоступен. Также полезно знать табельный номер и … дату увольнения пользователя. По табельному номеру удобно строить сводные отчеты, если нужно посмотреть, какие еще ТМЦ числятся за сотрудником. Дата увольнения поможет выявить бесхозное оборудование.
    В моей практике был забавный случай. На небольшом заводе начальник одного из подразделений несколько недель добивался выделения ему более производительного компьютера. Бюджета на технику не было, поэтому приняли решение поискать простаивающую технику в подразделениях. Два дня поисков и более мощный компьютер нашли … в кабинете этого начальника, за соседним столом. Компьютер остался после увольнения сотрудника. О том, что это более производительная машина проситель не знал. А ИТ-службу не предупредили об увольнении пользователя этого компьютера.
  • Технические атрибуты, по которым вы сможете принять решение о модернизации оборудования. Например, такие:

Группа Технические характеристики
Компьютеры Hostname, IP-адрес, тип и частота CPU, тип, количество и объём HDD, тип и объем RAM
Устройства отображения Диагональ, разрешение, видеовыходы
Оргтехника Цветность, возможность сканирования, скорость печати, формат, наличие USB, RJ-45, WiFi

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

  • внести в систему 200 новых записей (200×10 = 2000 минут);
  • два раза обновить статусы у 200 новых устройств (200x2x2 = 800 минут);
  • два раза обновить статус у 200 выводимых из эксплуатации устройств (200x2x2 = 800 минут);
  • два раза обновить статусы у 100 попавших в ремонт устройств (100x2x2= 400 минут).

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

AIDA64 Business
поддерживает эту функцию

AIDA64 Network Audit
поддерживает эту функцию

Автоматизированный аудит сети

Точная инвентаризация ПК — это то, без чего вы не можете обойтись в компании или организации. Управление инвентаризацией обновлений аппаратного и программного обеспечения всего компьютерного парка на бумаге или даже в электронных таблицах Excel требует существенных затрат труда и времени даже для небольших предприятий, не говоря уже о крупных корпорациях с сотнями и тысячами компьютеров. Не удивительно, что системные администраторы часто загружены этими рутинными операциями и воспринимают работу по ведению записей и статистики как бремя, не позволяющее использовать столь ценное время и ресурсы для более важных проектов.

Предлагаемая программой AIDA64 полностью автоматизированная инвентаризация сети снимает этот груз с плеч ИТ-специалистов. AIDA64 Business и AIDA64 Network Audit, предназначенные для бизнес-пользователей, позволяют выполнить подробную инвентаризацию аппаратного и программного обеспечения компьютеров на базе Windows, подключенных в одну корпоративную сеть. Объем информации, собираемый программой, можно полностью подстроить под требования пользователя, а администраторы получают возможность выбора между несколькими шаблонами (профилями отчета).

Гибкость конфигурации

Программа не требует установки, следовательно, ее можно запустить с общей центральной папки на любом клиенте в доменной среде. Конечно же, AIDA64 позволяет установить частоту создания отчетов (инвентаризации) компьютеров: отчеты можно собирать раз в месяц, раз в неделю, раз в сутки или после каждого входа пользователя в систему. Поскольку AIDA64 поддерживает параметры командной строки, процесс может быть полностью автоматизированным.

Отчеты можно сохранять в открытых форматах, готовых для дальнейшей обработки, а также в базе данных SQL. Версии AIDA64 Network Audit и AIDA64 Business поддерживают следующие форматы отчетов:

  • обычный текстовый формат (TXT)
  • HTML
  • MHTML
  • XML
  • CSV
  • MIF
  • INI
  • ADO (для вставки в базу данных)

Интегрированный администратор аудита

Администратор аудита позволяет просматривать и анализировать инвентаризацию программного и аппаратного обеспечения компьютерного парка. Здесь можно также отфильтровать данные и создать графики. Например, системные администраторы могут с легкостью определить клиентов, которые не отвечают минимальным системным требованиям новой применяемой программы, или для которых не установлены последние пакеты обновлений операционных систем и систем безопасности. В статистическом отчете (который можно отфильтровать по нескольким критериям), предоставляемом программой, можно сразу же увидеть процентное соотношение корпоративных компьютеров с определенным типом процессора, размером памяти или установленной версией Windows.

Также можно отследить изменения между снимками сетевого аудита, сделанными в разное время, и обнаружить изменения в оборудовании или программной среде компьютеров. Больше узнать о функции AIDA64 Change Manager можно .

Что говорят клиенты?

«Заменив ручную работу, программа позволяет вести записи и выполнять статистические задачи, которые были просто обузой для ИТ-специалистов, а также освобождает время персонала для других работ.»

Иозеф Сабо, системный администратор
Budapest Baths and Hot Springs Co.

Если вас интересует мнение других клиентов о программе AIDA64, обратитесь к разделу о примерах использования.

Данная функция поддерживается в следующих версиях:

Добавить комментарий