Инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

ПРИКАЗ ОАО РЖД от 14.12.2017 N 120 ПРИКАЗ ОАО РЖД от 14.12.2017 N 120

Связь с администрацией сайта: contacts@cssrzd.ru
Новости ОАО РЖД Справочная информация ОАО «РЖД» Тарифное руководство #4 Распоряжения ОАО РЖД Сайты о поездах, железной дороге и РЖД

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

Об улучшении документирования управленченской деятельности и повышения исполнительской дисциплины

В целях улучшения документирования управленческой деятельности на всех уровнях управления, повышения качества издаваемых документов и исполнения принимаемых решений в устанавливаемые сроки, а также в связи с внесением в устав ОАО «РЖД» существенных изменений приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2018 г. Инструкцию по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» в прилагаемой редакции (далее — Инструкция).

2. Заместителям генерального директора и директорам ОАО «РЖД» обеспечить улучшение работы подразделений общества, находящихся в непосредственном ведении, в части:
более глубокой и тщательной проработки вопросов деятельности общества, выносимых на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, законодательные и иные органы власти, в совет директоров и на правление общества;
полного и качественного выполнения принимаемых решений в устанавливаемые сроки и избежания необходимости их продления;
исключения случаев издания документов общества, положения которых противоречат актам более высокой юридической силы и ранее изданным документам общества.

3. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества:
обеспечить изучение Инструкции и соблюдение ее требований работниками подразделений общества при ведении делопроизводства, документировании управленческих решений и организации работы по их исполнению;
производить комплектование служб делопроизводства работниками со знанием основ делопроизводства и правил деловой (служебной) переписки;
внести в документы подразделений общества изменения, связанные с введением в действие Инструкции, а неактуальные документы признать утратившими силу.

4. Начальнику департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М.:
обеспечить разработку бланков документов ОАО «РЖД»и его подразделений, согласованных с Административно-организационным aппаратом;
разместить в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД» настоящий приказ и утвержденную этим приказом Инструкцию, а также новые бланки документов.

5. Руководителю Административно-организационного аппарата Еремину B.C.:
осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства и совершенствование системы документационного обеспечения, издавая в этих целях необходимые рекомендации, разъяснения, инструктивные письма и методические указания, обязательные для исполнения подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями общества;
обеспечить соблюдение подразделениями общества установленного Инструкцией порядка документирования управленческих решений и правил работы в ЕАСД;
установить особый контроль за выполнением поручений (указаний) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и других органов государственной власти, а также решений совета директоров и правления общества.

6. Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» руководствоваться положениями Инструкции при организации делопроизводства в своих организациях.

7. Признать утратившими силу с 1 января 2018 г. документы ОАО «РЖД» по перечню согласно приложению.

Генеральный директор —
председатель правления ОАО «РЖД»
О.В.Белозёров

Добавить комментарий