Хранение счетов фактур в электронном виде

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Обязанность продавцов и покупателей хранить счета-фактуры (в т.ч. корректировочные и исправленные) в хронологическом порядке по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период установленап. 10 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981). Данная норма действует в отношении счетов-фактур, выставленных как на бумажном носителе, так и в электронной форме.

Электронные счета-фактуры – это оригиналы документов, поэтому они должны храниться именно в электронной форме без распечатки на бумажном носителе (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@, письмо Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Электронные счета-фактуры должны храниться вместе:

  • с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
  • с подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки (п. 2.9 Порядка № 174н).

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и электронных) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137. Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета,п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года.

Полезно

Подробнее о том, какие налогоплательщики и по каким операциям обязаны оформлять ЭСФ в статье «Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ)?»;

Сроки выписки счетов-фактур подробно расписаны в статье «PRO сроки выписки ЭСФ»

Можно ли взять в зачет НДС по ЭСФ оформленной поставщиком с нарушением срока выписки?

Кодексом РК от 5 июля 2014 года № 235-V установлена ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур.

Ответственность за невыписку ЭСФ

В случае невыписки электронного счета-фактуры в первый раз (в течение года), налогоплательщика ждет предупреждение.

При повторной невыписке ЭСФ в течение года, ответственность ужесточается и налогоплательщику выписывается штраф.

Величина штрафа зависит от категории субъекта предпринимательства и составляет следующие размеры:

  • субъектам малого предпринимательства — 40 МРП (в 2019 году 101 000 тенге);
  • субъектам среднего предпринимательства — 100 МРП (в 2019 году — 252 500 тенге);
  • субъектам крупного предпринимательства — 150 МРП (в 2019 году — 378 750 тенге).

Ответственность за выписку ЭСФ с нарушением установленного срока

Помимо невыписки, налогоплательщик может выписать ЭСФ, но, при этом, нарушить законодательно установленные сроки.

В случае нарушения установленных сроков, налогоплательщика также ждет ответственность.

При первом нарушении срока выписки (в течение года), налогоплательщику выдается предупреждение.

При повторном нарушении сроков в течение года, выписывается штраф, который также зависит от категории субъекта предпринимательства:

  • субъектам малого предпринимательства — 20 МРП (в 2019 году 50 500 тенге);
  • субъектам среднего предпринимательства — 50 МРП (в 2019 году — 126 250 тенге);
  • субъектам крупного предпринимательства — 100 МРП (в 2019 году — 252 500 тенге).

Как определить категорию субъекта предпринимательства (малая, средняя и крупная)?

В соответствии с Предпринимательским Кодексом РК от 29 октября 2015 года, выделяются 3 категории:

  • субъекты малого предпринимательства (в т.ч. микропредпринимательства);
  • субъекты среднего предпринимательства;
  • и субъекты крупного предпринимательства.

Критериями определения категории является среднегодовая численность работников и среднегодовой доход.

Субъектами малого предпринимательства являются индивидуальные предприниматели со среднегодовой численность работников не более 100 человек и среднегодовым доходом не более 300 000 МРП.

Субъектами среднего предпринимательства являются индивидуальные предприниматели и юридические лица со среднегодовой численностью работников от 100 до 250 человек или среднегодовым доходом от 300 000 до 3 000 000 МРП.

Субъектами крупного предпринимательства также могут быть как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица со среднегодовой численностью более 250 человек или среднегодовым доходом свыше 3 000 000 МРП.

«Электронный счет-счет-фактура – обязательный документ для осуществления расчетов по налогу на добавленную стоимость

В текущем году в нашу жизнь прочно вошло понятие «электронный счет-фактура».

Прошло уже более пяти месяцев как плательщики налога на добавленную стоимость используют в своей деятельности электронные счета-фактуры, служащие основанием для осуществления расчетов по НДС между продавцом и покупателем и принятия к вычету сумм НДС.

Такая норма закреплена в статье 106-1 Налогового кодекса Республики Беларусь.

В то же время, несмотря на установленную обязанность, в период адаптации к работе в новых условиях плательщики НДС имеют возможность в исключительных случаях осуществлять вычет сумм входного НДС на основании первичных учетных документов, что в 2016 году предусмотрено пунктом 20 статьи 106-1 Налогового кодекса. Порядок применения положений, установленных указанным пунктом, разъяснен письмами Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 22.06.2016 №2-1-9/1289 и 01.08.2016 №2-1-9/01539 «Об информировании» (размещены на официальном интернет-сайте МНС (http://www.nalog.gov.by) в разделе «Электронные счета-фактуры»).

При этом субъектам хозяйствования необходимо предпринимать соответствующие меры по устранению возникших обстоятельств, препятствующих формированию, выставлению (направлению на Портал) электронных счетов-фактур, направляя в адрес своих контрагентов в произвольной форме уведомления с указанием конкретных причин невозможности выставления, направления ЭСЧФ, подписанные уполномоченным должностным лицом субъекта.

Начиная с 1 января 2017 года, никакие причины не позволят плательщикам не выставлять электронные счета-фактуры, так как года нормы пункта 20 статьи Налогового кодекса кардинально изменятся. С указанной даты даже в случае невозможности выставления (направления) электронных счетов-фактур в связи с недоступностью Портала (в том числе из-за отсутствия электропитания и (или) выхода из строя оборудования (его части)), недостаточностью ресурсов Портала, недоступностью и (или) отсутствием каналов связи с Порталом, включая недостаточность ширины каналов связи с Порталом, плательщик обязан будет не позднее пяти рабочих дней со дня возобновления работоспособности Портала выставить (направить) электронный счет-фактуру.

Обращаем внимание также на то, что статьей 13.8 Кодекса об административных правонарушениях Республики Беларусь с 1 января 2017 года будет предусмотрена административная ответственность за не выставление электронного счета-фактуры».

Добавить комментарий