Форма заполнения штатного расписания

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
«Класс365» — онлайн программа для всех:
  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
Бесплатно для одного пользователя

Содержание

Как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:

— перечень существующих на предприятии должностей;
— количество единиц в штате;
— месячный фонд оплаты труда;
— суммы должностных окладов и надбавок;
— перечень структурных подразделений.

При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.

Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.

Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

  • устав организации;
  • структура предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

Как разработать штатное расписание

Шаг 1. Заполняем шапку

Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как это значится в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, а также количество внесенных ставок. Указываем реквизиты приказа об утверждении штатного расписания, период и начало его действия.

Шаг 2. Заполняем графы штатного расписания

Все данные указываются без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельно структуры нет, то столбцы заполняются в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений также должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваиваются в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.

Если выполнение работ сопряжено с предоставлением компенсаций, льгот или наличием противопоказаний, то наименования должностей, специальностей, профессий и требований к квалификации сотрудников должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это важно соблюдать, составляя новое штатное расписание МЧС на 2019 год и организаций похожего толка.

Важно помнить, что соответствие наименований профессий и должностей, содержащихся в штатном расписании и вписанных в трудовую книжку работника, спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей могут давать право на льготное и досрочное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).

Несоблюдение этих требований трудового законодательства влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Соответствие наименований профессий и должностей

Количество ставок

При заполнении штатного расписания указывают количество ставок — штатных единиц, в том числе неполных. Составляя штатное расписание на 2019 год, оформляем по всем правилам 0,5 ставки. В трудовом договоре с сотрудником, принятым на 0,5 ставки, и в приказе о приеме указывается полный оклад, прописываются условия о неполном рабочем времени и условия оплаты пропорционально отработанному времени.

Можно заранее предусмотреть ставки, которые комплектуются не сразу, но будут необходимы к концу отчетного периода при расширении штата. Этот вариант подходит, например, при планировании, как рассчитать количество ставок в штатном расписании ДОУ, когда будущая наполняемость детских групп еще не известна. В этом случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ» (пункт 3 статьи 25 закона).

Штатный и внештатный работник

Трудовое законодательство не содержит понятия «внештатный сотрудник». Отношения с внештатными работниками регулируются в договорах гражданско-правового характера, в которых обозначен конкретный вид поручаемой им работы, а не должность. Тогда как штатное расписание содержит наименование профессий и должностей, но не вид работ. Если у работодателя возникает необходимость временно принять человека на должность, не предусмотренную в штате, например, для передачи опыта уходящего сотрудника, можно оформлять договор на выполнение конкретной работы, услуги либо оформлять его в штат на какую-нибудь свободную должность.

Шаг 3. Оплата труда и прочие выплаты

Система оплаты труда, необходимая для заполнения штатного расписания, утверждается в каждой организации. В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается штатный оклад в рублях (оклад, часовая тарифная ставка). Компенсационные выплаты, доплаты и надбавки необходимо устанавливать и указывать отдельно. Если штатный работник имеет сдельную оплату труда и размер месячной выплаты заранее не определить, в графу вносится фраза «Сдельная оплата труда». Обращаем внимание на размер окладов, тарифных ставок по одинаковым наименованиям и квалификациям профессий и должностей. Не может быть в одном отделе несколько специалистов одной квалификации с разными окладами, поскольку это нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 132 ТК РФ). При этом надбавки, доплаты и другие выплаты могут быть разными, в зависимости от квалификации работника, объема, сложности работ, а также от условий труда.

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами, с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «секретно» и др. Если доплаты не имеют постоянного размера, об этом должно быть указано, например, в виде ссылки на нормативный акт.

Штатное расписание не может включать премии, т. к. они могут меняться и рассчитываются от трудового вклада работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в Положении о премировании работников.

Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании (образец 2019 года)

Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия документ подписывает ответственный за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.

Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляются в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставится. Хранится «штатка» все время в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Образец приказа о штатном расписании 2019 г.

Все изменения в штатном расписании оформляются отдельными приказами. Ниже представлены несколько примеров таких документов.

Образец приказа об изменениях в штатном расписании в целях совершенствования организационной структуры

В связи с сокращением штатов и перераспределением функциональных обязанностей

В целях повышения мотивации (повышение окладов)

При переименовании должностей и подразделений

Штатное расписание – это локальный корпоративный документ, определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.

Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?

Подвиды штатного расписания

Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей статье.

Для ООО

Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 «итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Для бюджетной организации

Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам.

Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.

Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Таким образом, в п. 19 «рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.

В п.35 «рекомендаций” рекомендуется создание целостного штатного расписания в организации, вне зависимости от характера финансовой активности подразделений организации.

Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

Для индивидуального предпринимателя

В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет, в отличие от бюджетных учреждений и ООО.

Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие — оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Заключая с сотрудником трудовой договор предприниматель учитывает его трудовые должностные обязательства, соответствующие штатному расписанию (статья 57 Федерального Трудового кодекса).

ИП, в ведомстве которого отсутствует штатное расписание, может быть расценен нарушителем трудового законодательства и оштрафован от одной до пяти тысяч рублей.

Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?

Стандартная форма №Т3 «Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

Шаблон штатного расписания в формате WORD можете скачать .

Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.

Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 «Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.

Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона «О бухучете”.

Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).

Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.

Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?

Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.

Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

Кто составляет штатное расписание?

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

С чего начать – порядок оформления

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.
  2. В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

    Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

    ПРИКАЗ

    О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

    Приказываю:

    Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

    Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

    Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

    Подпись, печать, дата.

  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
  4. С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
  5. Создается структура предприятия.
  6. При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

  7. Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.
  8. К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

  9. Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
  10. Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.
  11. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Правила и инструкция заполнения

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Продолжаем разбираться в вопросах, связанных со штатным расписанием организации. В журнале «Я – специалист по кадрам», № 2, мы писали о том, какие функции выполняет штатное расписание организации, какие правила нужно соблюдать при составлении и хранении данного документа и т.д.

В этой статье рассмотрим ситуации, возникающие в процессе работы специалиста по кадрам.

1. Нужно ли включать в штатное расписание рабочие профессии или вносятся только работники ИТР (инженерно-технические работники)?

Нужно.

В ст. 1 и 19 ТК предусмотрено заключение с рабочими трудовых договоров в соответствии со штатным расписанием, из чего следует вывод, что профессии таких рабочих, равно как и других категорий работников, должны содержаться в штатном расписании.

2. Как в штатном расписании указывать повышение тарифной ставки, установленное подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29, с учетом применения норм Декрета № 5, который предусматривает лишение выплат стимулирующего характера, в т.ч. тарифных надбавок, доплат?

Повышение тарифной ставки по контракту является индивидуальной выплатой стимулирующего характера (устанавливается конкретному работнику в контракте) и к должности прямого отношения не имеет.

Указание повышения тарифной ставки по контракту в штатном расписании, как в локальном нормативной правовом акте, не соответствует его природе. Однако на практике многие наниматели указывают повышение тарифной ставки в штатном расписании. Если следовать логике такой практики, то при лишении работника данной выплаты ее необходимо убрать из штатного расписания на период такого лишения.

3. Можно ли составлять отдельные штатные расписания по структурным подразделениям?

Филиалы, представительства и другие структурные подразделения в отношении своих работников не являются нанимателями, так как не являются юридическим лицом, а только выполняют его функции либо их часть и действуют на основании утвержденных положений.

Штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (нанимателя) (с указанием ее составных частей). Составление штатного расписания по структурным подразделениям не соответствует правовой природе документа. Кроме того, нигде в ТК штатное расписание не упоминается во множественном числе.

Однако стоит отметить, что в отношении филиала в данном вопросе может быть сделано исключение. Филиал может осуществлять функции юридического лица (п. 2 ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь), утверждение штатного расписания руководителем филиала возможно в случае, если такое право ему предоставлено. При этом в графе «Наименование организации» штатного расписания нужно будет указывать не только наименование филиала, а также наименование головной организации в соответствии с уставными документами. Утвержденное штатное расписание филиала доводится до сведения головной организации (нанимателя).

4. Должен ли размер оклада быть одинаковым по одинаковым должностям (например, в штатном расписании 2 должности «бухгалтер»)?

Размер оклада должен быть одинаковым (в целях обеспечения равных условий при выполнении одинаковой работы), если речь идет о «голом» окладе без повышений (в т.ч. за квалификационные категории и т.п.), и, как правило, при применении в организации ЕТС. Оклад формируется путем умножения тарифной ставки 1-го разряда, применяемой в данной организации, на тарифный коэффициент. При этом при наличии обоснованных причин, например при разной сложности выполняемой работы в разных структурных подразделениях, данный коэффициент может быть разным по одинаковым должностям.

5. Надо ли отражать в штатном расписании только те должности, которые есть в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее?

Штатная единица отражает потребность нанимателя в определенной работе (трудовой функции), и соответственно штатные единицы могут быть заполненными или нет на данный момент, т.е. быть вакантными. В штатном расписании могут быть предусмотрены штатные единицы на ближайшее время. Только при этом следует помнить об обязанности уведомить о вакансиях органы по труду, занятости и социальной защите, которая установлена ст. 21 Закона № 125-З.

6. По одной должности работают 3 специалиста на полную ставку и 1 – на полставки.

В этом случае надо указать 3,5 штатные единицы? Может ли не совпадать количество сотрудников, работающих по определенной должности, и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании?

Да, может не совпадать, поскольку в штатном расписании отражается количество должностей, а не количество работников (например, при замещении временно отсутствующего работника, т.е. при заключении срочного трудового договора по п. 4 части первой ст. 17 ТК).

Кроме того, у нанимателя могут быть вакансии, поэтому количество штатных единиц может не совпадать с количеством работников. В обычной ситуации, при отсутствии замещения и вакансий, количество штатных единиц и количество работников совпадают.

7. Если тарифный оклад в трудовом договоре (контракте) отличается от тарифного оклада, указанного в штатном расписании, то исходя из какого документа следует рассчитывать заработную плату работнику?

Заработную плату работнику необходимо рассчитывать исходя из трудового договора (контракта). Такой вывод следует из норм ст. 19 ТК. Она гласит, что к обязательным условиям при заключении трудового договора относятся условия оплаты труда. Кроме того, формы, системы и размеры оплаты труда работников устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора (ст. 63 ТК). Таким образом, трудовой договор (контракт) первичен по отношению к штатному расписанию, поэтому выплачивать заработную плату работнику необходимо исходя из условий трудового договора (контракта).

8. Можно ли в трудовом договоре не указывать размер оклада, а ограничиться формулировкой «оплата согласно штатному расписанию»?

Нет, это будет нарушением.

Обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда, в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (п. 7 части второй ст. 19 ТК).

Формы, система и размеры оплаты труда работников устанавливает наниматель на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора (ст. 63 ТК).

В силу изложенного в трудовом договоре в обязательном порядке должна быть запись об условиях оплаты труда работника, а именно указан размер тарифной ставки или должностного оклада работника, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

Формулировка в трудовом договоре «оплата согласно штатному расписанию» будет являться нарушением трудового законодательства, за которое наниматель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

9. Можно ли ввести в штатное расписание должность начальника управления – начальника отдела, если отдел находится в структуре управления?

При определении служащему трудовой функции по двум или нескольким должностям наименование его должности может быть установлено (часть восьмая п. 4 Общих положений ЕКСД):

– по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ;

–как двойное наименование должности. Условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» ОКРБ 006-2009, утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (например, заместитель начальника управления – начальник отдела).

При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника. Указанная должность имеет код должности по первому ее наименованию.

К категории «Руководители» (код категории – 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности (п. 6 Общих положений ЕКСД).

Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов (руководитель организации, руководитель обособленного подразделения, руководитель структурного подразделения, другие руководители, их заместители).

Обязанности по должности «начальник управления» (код должности – 24091) и «начальник отдела» (в составе данного управления) (код должности – 23883) родственны по содержанию и, возможно, равны по уровню квалификации работника (если иное не установлено в локальных нормативных правовых актах организации), но они не совсем равны по сложности. В данном случае имеет место, в частности, различный уровень управления (с одной стороны – самостоятельное структурное подразделение, включающее в себя другие структурные подразделения, как правило, минимальная численность не менее 7 человек и т.п., с другой – несамостоятельное структурное подразделение с меньшей численностью работников). Как правило, руководство такими отделами поручают заместителю руководителя управления, так как начальник несамостоятельного структурного подразделения фактически является заместителем руководителя более высокого уровня управления. То есть в подобной ситуации соблюдается третье условие установления двойного наименования – равная по сложности работа.

По мнению автора, в данном случае нецелесообразно введение двойного наименования должности, лучше установить совмещение по должности начальника управления или по должности начальника отдела.

Владимир Самосейко, юрист

Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)

Закон Республики Беларусь от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 125-З).

Добавить комментарий