Факсимильные подписи на документах

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14.

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозоперациях, включая распоряжения и разрешения на их проведение (п.п. 2.1 Положения № 88*).

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. №. 88.

Такие документы должны содержать, в частности, личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозоперации (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства (п.п. 2.5 Положения № 88).

Предписаниями ч. 3 ст. 207 ГКУ предусмотрено, что использование при совершении правовых сделок факсимильного воссоздания подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Вывод: использование факсимильного воссоздания подписи при оформлении первичных документов** по письменному согласию сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательства Украины.

** Исключение — первичные документы типовых и специализированных форм, которыми не предусмотрено использование факсимильного воссоздания подписи (см. письмо ГФСУ от 04.05.16 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14). Подробнее читайте в Теме недели «Первичная документация» // «БН», 2017, № 34-35.

По материалам ЗІР ГФСУ, категория 135.06

 Изготовление факсимиле на ручном корпусеФаксимиле — (от латинского «fac simile» — «делай подобное») — точное воспроизведение оригинала: рисунка, надписи, подписи, картины.
В в штемпельной области, изготовление факсимиле — это штамп (печать) с подписью, при этом подпись может быть в натуральную величину, а так же отличаться по желанию заказчика.
Факсимиле используют в основном, когда есть необходимость многократного заверения документов или требуется поставить подпись в отсутствии ответственного лица.

Факсимильная печать проставляется в основном на документах, не подразумевающих материальной ответственности

Для изготовления факсимиленеобходима просто выбранная подпись или документ.
Достаточно расписаться на листе бумаги, несколько раз и после выбрать наиболее удачный образец, потом определиться на какой корпус она будет крепиться , но перед этим замерьте линейкой размер вашей подписи и подберите себе необходимый размер (основные размеры автоматических штампов). Корпус для факсимиле можно посмотреть На практике, если планируете интенсивное использование факсимиле, то советуем остановить выбор на автоматический оснастке или флеш технологии.

Небольшой совет тем, кто часто использует факсимиле :
изготовить факсимиле не одно, а два-три отличающихся между собой, так как подпись в «живую» каждый раз чуть отличается друг от друга. Возможно изготовление по отсканированному документу, при этом файл сканирования должен быть в формате TIF (не менее 300 dpi). В натуральную величину.
Пожелания — что не надо делать!
— сканировать с разрешением выше 600dpi;
— изменять размеры изображения (в НАТУРАЛЬНУЮ величину, а не на весь экран );
— нельзя использовать факсимиле на векселях, доверенностях, договорах, платежных документах.

 Изготовление факсимиле на автоматическом корпусе Выдержка из статьи 160 части второй Гражданского кодекса:
«Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.(в ред. Федерального закона от 06.04.2011 N 65-ФЗ)»

Во избежание недоразумений обычно в организации создается инструкция, в которой четко описаны следующие пункты:
1.Сотрудники, имеющие право использования и обеспечивающие сохранность факсимиле.
2.Перечень документов, на которых оно может проставляться.
3.образец оттиска факсимиле.

Как долго длится изготовление факсимиле?

Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи. Качественное факсимиле позволяет воссоздать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручной. Для руководителя, с одной стороны, это удобно: можно срочно подписать массу бумаг; а с другой – опасно: если не организовать работу на должном уровне, то документ, подписанный посредством факсимиле, может оказаться недействительным.

На каких документах законодательство разрешает ставить факсимиле и какова позиция суда в отношении факсимиле?

Факсимиле на договоре

Гражданское законодательство не определяет и не раскрывает понятие факсимиле, но при этом разрешает использовать факсимиле при совершении сделок. Так, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 ГК). В настоящее время случаи и порядок использования факсимильной подписи гражданским законодательством не предусмотрены, соответственно у субъектов есть только один способ «узаконить» факсимильную подпись: предусмотреть возможность ее проставления в договоре.

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Важно!

Обязательно решите вопрос об уничтожении факсимиле в случае увольнения работника, подпись которого была воспроизведена. Факт уничтожения лучше оформить приказом и актом об уничтожении факсимиле.

Рекомендация

Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст договора. Рекомендуем не только установить в договоре саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Только в этом случае факсимиле будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Важно!

Соглашение об использовании факсимильной подписи необходимо подписать собственноручно.

Важно!

Не допускается использование факсимиле для подписания кадровых документов.

У специалистов, высказывающих мнения в публицистической литературе по поводу факсимиле, очень разные взгляды на юридическую силу договоров, подписанных с ее использованием: от категорического неприятия до приравнивания к юридической силе подлинной подписи. Споры по этому вопросу длятся уже не один год. Но практика показывает, что субъекты хозяйствования, работники государственных органов и банков в подавляющем большинстве случаев отказываются принимать документы, а уж тем более договоры, подписанные факсимиле, либо принимают, но в качестве копии, требуя при этом в дальнейшем представить оригинал. Таким образом, практика хозяйственной деятельности показывает, что факсимильная подпись не выполняет функции надлежащего удостоверения документа или договора, поскольку она не дает возможности достоверно установить, что именно тот человек, чья фамилия стоит под документом (договором), поставил данную подпись.

Обратимся к судебной практике.

Ситуация

Общество с ограниченной ответственностью «А» (далее – ООО «А») предъявило иск к коммунальному унитарному предприятию «Б» (далее – КУП «Б») о взыскании 8 767 317 руб. долга и процентов. В исковом заявлении ООО «А» указало, что представитель КУП «Б» подписал договор поставки, заключенный указанными сторонами 15 октября 2008 г., посредством факсимильной подписи. На основании этого ООО «А» требовало признать договор поставки незаключенным и взыскать указанные денежные средства.

Суд удовлетворил исковые требования.

Позиция суда

Рассмотрим, какие были использованы доказательства и почему суд вынес такое решение.

Сделки совершаются устно или в письменной форме (ст. 159 ГК). Сделка, для которой законодательными актами не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно (ст. 160 ГК). В силу ст. 163 ГК сделки между юридическими лицами подлежат заключению в письменной форме. Следовательно, в рассматриваемом случае договор поставки между спорящими сторонами должен был быть заключен в письменной форме.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В силу ст. 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Суд исследовал договор и другие документы, представленные сторонами, и пришел к выводу, что ни договором, ни каким-либо иным соглашением сторон использование факсимиле подписи при заключении сделки как в письменной, так и устной форме не было предусмотрено.

Согласно ст. 49 ГК право на заключение сделки предоставлено руководителю юридического лица в соответствии с учредительными документами.

В процессе исследования доказательств было выяснено, что директор КУП «Б» Иванов И.И. с 14 октября по 15 ноября 2008 г. (т.е. в период подписания договора) находился в трудовом отпуске. Исполнение обязанностей директора на период его отпуска было возложено на главного инженера Петрова П.П., который вправе был выступать от имени юридического лица. Главный инженер при заключении договора вместо своей собственной подписи поставил факсимильную подпись директора. Таким образом, суд констатировал, что со стороны ответчика (КУП «Б») договор нельзя считать подписанным надлежащим образом, поскольку было использовано факсимиле подписи директора при отсутствии соглашения сторон о его использовании.

Дополнительно на судебное заседание был вызван директор КУП «Б», который данный договор не одобрил и пояснил, что никого не уполномочивал на заключение данного договора и проставление факсимиле его подписи. Таким образом, суд установил отсутствие волеизъявления должностного лица на использование факсимиле.

На основании изложенного суд сделал вывод о том, что договор поставки № 212 от 15.10.2008 в установленном порядке между сторонами не был заключен.

Таким образом, при установлении факта заключенности или незаключенности договора суд выясняет 2 обстоятельства:

1) заключалось ли сторонами в любой форме соглашение об использовании факсимильной подписи;

2) согласны ли обе стороны в момент судебного разбирательства на правомерность использования факсимильной подписи.

И, если между сторонами отсутствует такое соглашение и хотя бы одна из сторон оспаривает применение факсимиле, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы, а договор признает недействительным.

Справочно:

по взаимной договоренности сторон в договоре можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений.

Случаи, когда суд соглашается признать факсимиле

Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это редкое исключение из правил. Мы не нашли в открытых источниках ни одного подобного дела из практики белорусских судов, но есть решения российских судов, которые имеет смысл рассмотреть, чтобы выяснить позицию суда при принятии положительного решения.

Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (т.е. выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора. Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет для его сторон правовые последствия.

Пример 1

Федеральный арбитражный суд Московского округа, рассматривая дело № КГ-А40/5478-07, указал, что согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, вопрос снимается.

Документ:

Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Кроме того, суды при вынесении положительных решений учитывают специфику отношений между контрагентами.

Пример 2

При рассмотрении Федеральным арбитражным судом Дальневосточного округа дела № А51-13268/2006-24-417 выяснено следующее: на спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В связи с этим суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК РФ*.

Рассмотрение российской судебной практики имеет смысл для белорусских субъектов хозяйствования, так как, во-первых, спор по заключенному с российским партнером договору может рассматриваться российским судом, и, во-вторых, при практически аналогичных нормах законодательства наших стран по вопросу юридической силы факсимиле позиция белорусских судов также может оказаться схожей.

Рекомендация

Субъект хозяйствования, в судебном разбирательстве по вопросу юридической силы документа, подписанного с использованием факсимиле, может воспользоваться российской судебной практикой и обосновать свою позицию теми же аргументами, которые использовались российским арбитражным судом.

Как правильно составить договор, чтобы факсимильная подпись имела юридическую силу?

Включить в договор условие о признании юридической силы факсимильной подписи. При этом следует перечислить документы, в которых она будет использоваться, но не вносить в этот список финансовые документы или документы строгой отчетности (платежные поручения или требования, накладные и др.), поскольку для таких документов законодательство предусматривает только личную подпись.

Примеры формулировок:

«Стороны допускают воспроизведение подписей уполномоченных на заключение договора лиц с помощью средств механического или иного копирования подписи (факсимиле), а также электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Кроме того, Стороны позволяют использовать факсимиле на документах, указанных в настоящем Договоре как обязательные, при проведении всей сделки или ее этапов. При этом факсимиле и ЭЦП будут иметь такую же юридическую силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица».

«Стороны вправе использовать факсимильное воспроизведение подписей уполномоченных лиц Сторон (факсимиле) при подписании следующих документов, прилагаемых к настоящему Договору: спецификации, ассортиментного перечня, счет-фактуры, акта выполненных работ. Указанные документы, подписанные с использованием факсимиле, считаются оригиналами и имеют юридическую силу».

Юлия Кудрявец, юрист

Архив хозяйственного суда Витебской области за 2009 г. – Дело № 591-3/2008.

Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07.

* Постановление ФАС ДО от 03.05.2007 г., 25.04.2007 г. № Ф03-А51/07-2/893 по делу № А51-13268/2006-24-417.

Добавить комментарий