Документы в личное дело муниципального служащего

Содержание

Как вести правильно личное дело на муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления «Автобиографии» и подпись работника. 3. Лист ознакомления с материалами личного дела подшивается в конце личного дела и состоит из надписей «С личным делом ознакомлен, Дата, подпись». На оборотной стороне листа делаются отметки о проверке личного дела, состоящие из записи «Личное дело проверено. Дата, подпись». 4.

Личное дело — правила ведения

Персональные данные, внесенные в личное дело муниципального служащего, иные сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащего, членстве в общественных организациях, в том числе в профессиональных союзах, запрещены.
Передача персональных данных муниципального служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия муниципального служащего, за исключением случаев, установленных законодательством. 4.

Ардатовского муниципального района

Ведение личных дел муниципальных служащих возлагается на специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области.

Возложение на специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области полномочий на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих оформляется распоряжением администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области.

Внимание Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается. 5. Сведения, содержащиеся в личном деле лиц, замещающих должности муниципальной службы, являются конфиденциальными.
2. Структура личного дела муниципального служащего 6.

Как правильно сформировать личное дело работника

Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность; В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком. Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.
Осуществляет хранение личных дел муниципальных служащих.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

  • Личное дело работника
  • Об утверждении порядка ведения личных дел в администрации города тюмени
  • Документы для личного дела работника и его формирование
  • Личное дело государственного служащего. кадровая работа
  • Как правильно оформить личное дело муниципального служащего

Личное дело работника Плюсы системы личных дел для предпринимателя Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Об утверждении порядка ведения личных дел в администрации города тюмени оригинал или копия.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др. Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу.

В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается.

Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 2 настоящего Положения. 2. При назначении на должность, приеме на работу муниципальный служащий пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Автобиография составляется работником собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок.

Как правильно формировать личное дело муниципального служащего

Личные дела могут выдаваться во временное пользование только в случаях предусмотренных законодательством на основании письменного запроса с письменного разрешения главы администрации. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое личное дело (приложение 4).

Важно Факт проведения проверки фиксируется в личном деле. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки кадров в обязательном порядке доводятся до главы администрации сельсовета.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Российской Федерации; 25) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению; 26) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; 27) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащих сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральным законом. 28) данные об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела. 2. В личное дело вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Порядок ведения и хранения личного дела муниципального служащего муниципальной службы в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области (далее — Порядок) в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 года N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» устанавливает порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих 2. Личное дело муниципального служащего включает в себя документы, содержащие сведения о поступлении муниципального служащего на муниципальную службу, ее прохождении и увольнении с муниципальной службы.

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления «Автобиографии» и подпись работника. 3. Лист ознакомления с материалами личного дела подшивается в конце личного дела и состоит из надписей «С личным делом ознакомлен, Дата, подпись». На оборотной стороне листа делаются отметки о проверке личного дела, состоящие из записи «Личное дело проверено. Дата, подпись». 4.

Статья 30. порядок ведения личного дела муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу. 9. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются.

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, необходимо также указать их прежние фамилию, имя, отчество.

Степень родства Фамилия, имя,отчество Год, число, месяц и место рождения Место работы (наименование и адрес организации), должность Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания) 14.

Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие, постоянно проживающие за границей и (или) оформляющие документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество, с какого времени они проживают за границей) 15.

Пребывание за границей (когда, где, с какой целью) 16. Отношение к воинской обязанности и воинское звание 17. Домашний адрес (адрес регистрации, фактического проживания), номер телефона (либо иной вид связи) 18. Паспорт или документ, его заменяющий (серия, номер, кем и когда выдан) 19.

МУ; о) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства); п) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), об увольнении (расторжении трудового договора); р) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору; с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений); т) документы о результатах аттестации; у) копии документов о государственной регистрации актов гражданского состояния; (пп. «у» в ред.

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения образец

Личное дело хранится в администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области в течение 10 лет со дня увольнения с муниципальной службы, после чего передается в архив.

В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело иного муниципального служащего.

При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом органе местного самоуправления либо при поступлении на государственную гражданскую службу специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области по запросу передает личное дело муниципального служащего с нарочным под роспись или пересылает заказным письмом кадровой службе по новому месту замещения должности муниципальной службы либо гражданской службы.

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения образец скачать

Личное дело муниципального служащего образцы документов — СИЗ, нормы, инструкции

Личное дело муниципального служащего и порядок его ведения

Плешкова Елена Викторовна 64 Плякина Татьяна Александровна 65 Погорелова Ольга Викторовна 66 Полева Надежда Ивановна 67 Полуполтинных Татьяна Ивановна 68 Потапчук Антон Викторович 69 Рослякова Наталья Викторовна 70 Рубцова Юлия Николаевна 71 Слакаева Галина Федоровна 72 Саркисян Анаит Рубиковна 73 Северинова Наталья Михайловна 74 Седова Елена Николаевна 75 Семенова Ирина Александровна 76 Скуратович Алексей Георгиевич 77 Степанова Светлана Алексеевна 78 Тарасенко Дарья Ивановна 79 Томчанина Лилия Игоревна 80 Фатеева Татьяна Ивановна 81 Федорова Анна Степановна 82 Феоктистова Елена Анатольевна 83 Харламова Елена Анатольевна 84 Цветкова Валентина Александровна 85 Чугункова Анна Вячеславовна 86 Чугунова Татьяна Николаевна 87 Шапошникова Людмила Васильевна 88 Шубина Татьяна Ивановна 89 Шугаева Наталья Алексеевна 90 Щербакова Татьяна Васильевна 91 Ярметова Фаинат Рафиковна Сокращения: Л.Д.

Пример акта передачи дел | образец

Внимание Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Акт приема-передачи дел образец бланк

Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон.

Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Акт приема-передачи дел Акт приема-передачи дел — документ, передающийся от одного лица к другому, в котором содержится перечень документов, отображающих финансовое состояние предприятия. Составление данного документа необходимо во избежание споров и разногласий, которые могут возникнуть в будущем.

Лицами, заинтересованными в составлении данного документа является руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение об увольнении, а так же вновь прибывший бухгалтер, который принимает дела предприятия.

Справочник адвоката

За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94″.

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Как организационно-распорядительный акт, документ имеет ряд необходимых к указанию данных:

  1. заполняется на фирменном бланке организации;
  2. полное название компании;
  3. вид документа;
  4. номер, согласно регистрации;
  5. место составления;
  6. пометка об утверждении;
  7. сам текст акта;
  8. указание на наличие приложений;
  9. подписи двух сторон.

Место хранения такого документа определяется руководителем: может находиться в канцелярии, в отделе кадров, может быть приобщено к личному делу сотрудника или отправлено архив отдела, в рамках которого было организовано мероприятие по передаче. Ниже расположен типовой бланк и образец акта приема передачи дел вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт приема-передачи дел

статьи

  • 1 Приём передача кадровой документации
  • 2 Создаём комиссию
  • 3 Начинаем проверку документов
  • 4 Акт приёма передачи кадровой документации
  • 5 Акт приёма передачи трудовых книжек
  • 6 Если документы передать некому
  • 7 Заключение

Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.

Акт передачи личного дела муниципального служащего

Участвуют две стороны: первая — это, как правило, временно отсутствующий или уже уволившийся сотрудник, вторая — это новый работник или специально назначенное работодателем лицо. Последний, для того, чтобы избежать обвинений в ошибках предшественника, может инициировать создание описи документов, которые он принимает.

Передаваться дела должны не позже крайнего рабочего дня уходящим сотрудником. Законом не регламентируется процесс передачи дел, но работодатель может установить свои стандарты, обязательные к исполнению внутри коллектива.

Они могут иметь свое закрепление в: • инструкции, необходимой для делопроизводства; • положении, регулирующем работу персонала; • правилах, регламентирующих внутренний трудовой распорядок работника; • положении, относящемся к определенному подразделению в структуре. Возможны и другие варианты их фиксирования, этот вопрос отдается на усмотрение работодателя.

  • Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  • Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  • Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  • Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  • Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
  • номер подпункта;
  • наименования документов и дел;
  • периоды или годы ведения документов/дел;
  • количество документов;
  • общее количество страниц;
  • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так: «Передаются: 1. Приказы по личному составу.

Акт передачи личных дел работников

Важно Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г.

N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер), Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего Акт приема-передачи дел (образец) 13 января 2013, просмотров: 12816, Раздел: Документы Акт приема-передачи дел – акт, который документально фиксирует передачу всех документов предприятия другому лицу.

Акт приема-передачи личного дела муниципального служащего образец

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2016 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов? Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов? Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Акт приема передачи личных дел образец

В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г.

Индекс личного дела работника

Индекс личного дела сотрудника

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях.

На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.

Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

  • имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
  • автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
  • документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
  • подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
  • при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
  • изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
  • документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
  • трудовой договор, при наличии — дополнительные к нему соглашения;
  • документальное свидетельство аттестационной проверки;
  • сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
  • должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
  • отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа .
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.

Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры.

Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей. Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.

Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел.

Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения.

Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.

>Индекс документов личного дела

Индекс документа в описи личного дела что это — вопросы к юристу — 2019

Индекс личного дела сотрудника

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про полное оформление дел находится по ссылке). Это:

  1. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  2. дела со сроком хранение более 10 лет,
  3. дела с постоянным сроком хранения,

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том. Форма описи документов приведена в Правилах работы архивов от 2015 года (Приложение №27).

Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной.

Внутренняя опись документов личного дела

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

К ним относятся

    те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет), а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа.

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?

  • Как присваивается номер личного дела?
  • Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?
  • Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи?

Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?

Личное дело хранится в отдельной папке на каждого сотрудника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст.

Индекс личного дела

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме.

В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.

Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Опись документов

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело.

Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления.

Печать организации на бланке не требуется.

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Индексация дел

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого входит ус­ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» (02).

Как формируется и ведется личное дело работника?

В соответствии с требованиями законодательства на работников, являющихся служащими государственных учреждений, обязательно должно заводиться дело, ч свою очередь юридические лица или предприниматели могут это делать по своему желанию. Однако оформление и последующее хранение документов в форме личного дела очень удобно, так как необходимая информация о работнике в таком случае находится в одном месте.

Личное Дело сотрудника

Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).

В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования дел на основе существующих требований нормативных документов.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Опись дел по личному составу

– учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной «Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Документы, включаемые в состав (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.

Правила формирования личного дела на сотрудника

дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу .

Заведение дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.

Индекс документа в личном деле сотрудника

Образец заполнения описи Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел,
  • индекс документа — согласно номенклатуре личных дел,
  • дата составления документа,
  • дата принятия документа в дело,
  • примечание.

Хранение Информация из личного дела строго конфиденциальна.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.

архива, наименование архива. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.

То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Для определения сроков хранения используют: В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же».

Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей.

Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

Личное дело работника

Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.

В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу?

Требования к оформлению». В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Личное дело: формируем и оформляем

14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.

К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.

Как провести внутреннюю опись личного дела

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника.

На обложке личного дела индекс что это

Индекс личного дела сотрудника

Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  1. служебные записки,
  2. различные акты и уведомления.
  3. копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  4. объяснительные записки,

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. Есть несколько ключевых моментов.

д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  1. (экземпляр компании);
  2. Договор о материальной ответственности;

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  1. Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  2. Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  3. Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  4. Заявление о предоставлении вычетов;
  5. Справки о последующих медосмотрах;
  6. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
  7. Должностная инструкция;

Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

в формате Word. в формате Word., в формате Word.Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Это упростит поиск нужной папки.

  • Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
  • Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.
  • Хранение личных дел можно производить такими способами:

    • По структурным подразделениям компании(отделы).
    • Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.
    • В алфавитном порядке.

    Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

    Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины.

    Порядок формирования личного дела работника

    Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв.

    постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

    Индекс документа в описи личного дела что это

    Индекс личного дела сотрудника

    В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно.

    При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

    Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 2.

    Составление внутренней описи документов личных дел

    Важно Во внутренней описи дата вписывается цифровым способом независимо от того, каким способом она оформлена на подлиннике или копии документа, включенного в личное дело, например: 08.09.2008. В графе 4 указывается индекс документа.

    Регистрационный индекс — это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п.

    , а также другими поисковыми признаками.

    Помощь: оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

    Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

    Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

    Внутренняя опись документов дела

    Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.

    Скачать бланк описи дел постоянного хранения Скачать бланк описи дел постоянного храненияСкачать пример заполнения описи дел постоянного хранения Требования к составлению описи документов личного дела Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения.

    Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.

    Падежные согласования названий некоторых видов документов, включаемых в состав личного дела, и формулируемых к ним заголовков приведены в таблице.

    Название видадокумента На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка приказ о чем? о приеме на работу список чего? научных трудов и изобретений диплом о чем? об окончании высшего учебного заведения кого? доктора наук аттестат о чем? об окончании общеобразовательной школы кого? профессора заявление о чем? о переводе на другую работу характеристика кого? Сидорчука Андрея Николаевича протокол чего? общего собрания трудового коллектива об избрании на должность Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях.
    В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

    Внутренняя опись личного дела индекс документа что это

    Индекс личного дела сотрудника

    Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

    Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем.

    Примечание (делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.) Итоговая запись (цифрами и прописью указывается количество документов, количество листов внутренней описи.) Внутренняя опись представлена в приложении 20.

    Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

    Акт передачи дел представлен в приложении 21.

    Добавить комментарий