Документ для служебного пользования

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

1.1. Настоящая Инструкцияопределяет общий порядок обращения с документами и другими материальныминосителями* информации (далее — документами), содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях,предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения сиными материальными носителями служебной информации ограниченногораспространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носителиинформации).

Инструкция нераспространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретнымидокументами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности вминистерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утвержденаПостановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированнойслужебной информации ограниченного распространения относится несекретнаяинформация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространениекоторой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоениядокументам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяетсяисполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, всоответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимоотносить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителеморганизации).

Документированная служебнаяинформация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов ираспоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации, а также других служебных документах, неподлежит разглашению.

1.3. К документированнойслужебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства,устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций,общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядоких реализации;

сведения о чрезвычайныхситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая,гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечениябезопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, атакже производственных объектов;

описание структуры органаисполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а такжеего адрес;

порядок рассмотрения иразрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям иобращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые воткрытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые дляреализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурныхподразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение оботнесении документированной служебной информации к разряду ограниченногораспространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятогорешения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, атакже за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространенияи использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебнаяинформация ограниченного распространения без санкции руководителя организацииили его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашениедокументированной служебной информации ограниченного распространения, а такженарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или инойпредусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлениемучета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом»Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другиеподразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службамидокументационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций,имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебногопользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией,устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченногораспространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям),работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещаетсясообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документахи изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами»Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственнойинструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной иразработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов», регламентирующим требования к формам документов и правила ихоформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация)документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми жеструктурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретнойдокументации.

2.2. Вся поступающая ворганизацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается ивскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этомпроверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а такженаличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия вконвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений кним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылаетсяотправителю.

Ошибочно поступившиедокументы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документыи изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации,которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службыдокументационного обеспечения.

Запрещается доставлять внерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, неимеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат всевходящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебногопользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания(книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП»учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеметаких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретнымидокументами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документапроставляется отметка «ДСП».

Требование однократностирегистрации распространяется и на документы и издания «Для служебногопользования».

Учет документов и изданий»Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) илив журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы сгрифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов иизданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналахили на карточках.

2.5. На каждомзарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям»Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываютсянаименование организации, регистрационный номер документа и дата егопоступления.

2.6. Тираж издания «Дляслужебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под однимвходящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженныеэкземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа(издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и вучетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производитсяот последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистомслужбы документационного обеспечения организации (управление делами, общийотдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом»ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этомработа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей(дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу сдокументами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием налицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждогоэкземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя иномера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, датапечатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрацииспециалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющемуих учет;

передаются специалистамструктурных подразделений организации под расписку. Передача документов сгрифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому,осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделенияорганизации;

пересылаются сторонниморганизациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценнымипочтовыми отправлениями;

не могут передаваться понезащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, атакже по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанныедокументы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантамипередаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики иварианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожениязаписью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата.Подпись».

3.3. На исходящих документах (внеобходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебнуюинформацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземплярапроставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке ититульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма ктаким документам.

При необходимостинаправления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляетсяуказатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов всем адресатам.

Указатель рассылкиподписывается исполнителем, руководителем структурного подразделенияорганизации, готовившего документ (предварительно согласованный ссоответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов иизданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только списьменного разрешения руководства организации и под контролем службыдокументационного обеспечения организации. Учет размноженных документовосуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Дляслужебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут бытьразмножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования»должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использоватьконверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте)указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенныхдокументов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010,Москва, К-10, Организация п/я У-087,№ 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898,г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указыватьфамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименованияструктурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Дляслужебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Дляслужебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок ихгруппировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел вобязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документыи издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Дляслужебного пользования» в зависимости от производственной необходимостидопускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретнымидокументами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда ворганизации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел(приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» ибез этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование вдела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами»Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел Заголовки дел

1-1 Приказы по основной

деятельности

1-1/ДСП То же.

При включении документа сгрифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, неимеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебногопользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущегогода.

В организациях, вдеятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебногопользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела,которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такогодела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры делпроставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончанииделопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования»просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости,принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документыпостоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), котороеполучает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатурудел.

Если в дело «Документы «Дляслужебного пользования» включены документы только временных сроков хранения,оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается помаксимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» вграфе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненнымсроком хранения.

4.4. Дела с документами «Дляслужебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срокахранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий.Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Дляслужебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношениедолжностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся врезолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников,допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты понаучно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам ит.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоватьсясведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытыхвыступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио ителевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках,демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители другихорганизаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебногопользования» с разрешения руководителей организаций (структурныхподразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличииписьменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темывыполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Дляслужебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под распискув «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных,машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий»Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится сразрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для стороннихорганизаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится наосновании письменных запросов с разрешения руководителя организации(структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного ивременного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодическипросматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется припередаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессехранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянногосрока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятиигрифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленномпорядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службыдокументационного обеспечения организации, режимно-секретного органа(спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляетсясоставляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителеморганизации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебногопользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе сделами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — вгосударственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Дляслужебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием датыи номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» надокументах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметкии информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения ик уничтожению

6.1. Проведение экспертизынаучной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования»рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии стребованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основныеправила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурныхподразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этомдела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись(приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебногопользования» постоянного хранения передаются в государственный архив вустановленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в нихдокументов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела»Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившиепрактическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общийакт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом вграфе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП»(приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкойна соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел иизданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания»Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежнозапираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданынадлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правилаработы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела»Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационногообеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Дляслужебного пользования» с разрешения руководителя службы документационногообеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого длявыполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюденияправил хранения.

7.3. Передача документов, дел иизданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится толькочерез службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из делили перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного делав другое без санкции службы документационного обеспечения или лица,осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещенияхделаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выноситьдокументы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещенийдля работы с ними на дому.

7.5. При смене в организацииспециалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется актприема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службыдокументационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличиядокументов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации,проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказомруководителя организации. В состав комиссий включается специалист,ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организациипроверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одногораза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов,изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашенияинформации, содержащейся в этих документах, ставится в известностьсоответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации иназначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации,назначившему комиссию.

На утраченные документы,издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, наосновании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Приложение1

к п. 2.4.

КАРТОЧКА регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Контроль

Гриф

Корреспондент

Адресат

Дата поступления и входящий номер

Дата и исходящий номер документа

Вид документа

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

2 . Порядок приема и учета документов и изданий

2.1 . Прием и учет (регистрация)документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми жеструктурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретнойдокументации.

2.2 . Вся поступающая ворганизацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается ивскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этомпроверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а такженаличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия вконвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений кним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылаетсяотправителю.

Ошибочно поступившиедокументы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3 . В нерабочее время документыи изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации,которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службыдокументационного обеспечения.

Запрещается доставлять внерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, неимеющие постоянных дежурных.

2.4 . Регистрации подлежат всевходящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебногопользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания(книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП»учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеметаких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретнымидокументами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документапроставляется отметка «ДСП».

Требование однократностирегистрации распространяется и на документы и издания «Для служебногопользования».

Учет документов и изданий»Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) илив журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы сгрифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов иизданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналахили на карточках.

2.5 . На каждомзарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям»Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываютсянаименование организации, регистрационный номер документа и дата егопоступления.

2.6 . Тираж издания «Дляслужебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под однимвходящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3 ).

Дополнительно размноженныеэкземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа(издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и вучетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производитсяот последнего номера ранее учтенных экземпляров.

к п. 2.4.

Контроль

Гриф

Корреспондент

Адресат

Дата поступления и входящий номер

Дата и исходящий номер документа

Вид документа

Добавить комментарий