Делопроизводство срок хранения документов в организации

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. .

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

5 лет

Отчетность в ФСС:

  • годовая
  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сводная
  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи
карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Бухгалтерская первичка и регистры

Кассовые документы

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выдает ли налоговая оригинал устава заявителю на руки

В налоговый орган представляются учредительные документы юрлица в 1 экземпляре для проведения таких действий, как:

  • госрегистрация ООО;
  • реорганизация юрлица;
  • госрегистрация изменений в уставе.

Такую информацию можно найти в новой редакции подп. «в» ст. 12, подп. «б» п. 1 ст. 14, подп. «в» п. 1 ст. 17 закона «О госрегистрации юрлиц и индивидуальных предпринимателей» № 129-ФЗ, далее — закон № 129-ФЗ).

После проведения процедуры госрегистрации заявителю в электронной форме направляются как документ, подтверждающий факт совершения регистрационного действия, так и учредительный документ. По желанию можно запросить документы на бумажном носителе, подтверждающие содержание электронных документов.

Если комплект необходимых документов представлялся в регистрирующий орган в электронной форме, или предоставлялся непосредственно в регорган подтверждающие документы выдаются налоговой инспекцией. В том случае, если документы передавались через МФЦ или нотариуса, за подтверждающими документами следует обратиться соответственно в МФЦ и к нотариусу (п. 3 ст. 11 закона № 129-ФЗ).

Подробнее об учредительных документах ООО читайте в статье Что является учредительными документами ООО?

Где хранится устав ООО

ООО обязано хранить свой экземпляр устава и обеспечивать доступ к названной документации участникам общества в течение 5 рабочих дней со дня заявления соответствующего требования (п.п. 1, 2 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

При этом следует иметь в виду следующее:

  • отсутствие устава на хранении по местонахождению обособленного подразделения ООО не является нарушением требований закона (см. постановление ФАС Московского округа от 05.06.2009 № КГ-А40/2401-09-1-2-3 по делу № А40-60155/07-88-160 и др.);
  • место проживания (место регистрации) лица, реализующего полномочия единоличного исполнительного органа ООО, не может использоваться как место для хранения документации ООО (см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.10.2010 по делу № А59-6067/2009, постановление АС Волго-Вятского округа от 16.07.2015 по делу № А29-2248/2014).

***

Таким образом, экземпляр устава с отметкой налогового органа с 29.04.2018 направляется в форме электронного документа после проведения госрегистрации создаваемого или реорганизуемого юрлица, а также после регистрации изменений в уставе фирмы. При желании можно запросить документ на бумажном носителе, подтверждающий содержание электронных документов.

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения, является Перечень № 578. Он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.

А вот физические лица — предприниматели (далее — ФЛП) положения этого документа применять могут (но не обязаны!). Это следует из абзаца второго п. 1.4 Перечня № 578. Подтверждал рекомендательный характер указанного Перечня для ФЛП и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Какие же правила исчисления сроков хранения документов установлены Перечнем № 578

1. Все сроки хранения в указанном Перечне дифференцированы по двум группам предприятий:

— предприятия, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4 указанного Перечня);

— предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит графа 4 Перечня № 578 (п. 2.5 этого Перечня).

Напомним: НАФ представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации (ст. 1 Закона № 3814).

Большинство коммерческих предприятий в своей деятельности документы НАФ не создают, а значит, при определении сроков хранения им следует ориентироваться на графу 4 Перечня № 578.

2. Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578). Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2019 году, началось с 1 января 2020 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

3. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный отметкой «Пост.», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

4. Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578 использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 9.

По ее результатам документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578).

5. Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578 стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно.

Однако такой срок не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578).

6. Если рядом со сроком хранения определенного вида документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает п. 2.8 Перечня № 578.

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Они означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГНСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такое примечание в графе 5 Перечня № 578 относится в основном к бухгалтерской документации.

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных видов документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налоговиков, должна применяться с учетом требований НКУ.

При этом согласно п. 102.1 этого Кодекса налоговики имеют право провести проверку не позднее окончания 1095 дня*, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация подана позднее — за днем ее фактического предоставления.

* Для контролируемых операций (ст. 39 НКУ) этот срок составляет 2555 дней.

В свою очередь, в соответствии с пп. 44.3 и 44.4 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы**, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.

** К нему, в частности, относят законодательство в сфере ВЭД и РРО.

Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления (п. 44.3 НКУ).

Но указанный выше срок — не предел. В случае когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.

В связи с изложенным напрашивается вывод: если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены (сданы в макулатуру).

Но мы бы не советовали этим торопиться!

Во-первых, о запрете уничтожать непроверенные документы говорит Укргосархив (см. письма от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 и от 03.07.2013 г. № 01.2/2629).

Во-вторых, п. 102.2 НКУ предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных п. 102.1 этого Кодекса. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. А, как известно, на проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.

Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли? В этом случае передавать документы для уничтожения также нельзя.

Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 указанного Перечня № 578).

А вот продлить их можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предпри- ятия.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на следующие группы:

1) документы постоянного хранения (в частности, документы НАФ);

2) документы с установленным сроком хранения, которые по окончании такого срока могут быть уничтожены. К ним относятся:

— документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

— документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578)

Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив* (абзац второй п. 44.3 НКУ).

* О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см. в подразделе 7.5 на с. 44,

Кроме того, Перечень № 430 устанавливает виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, и сроки хранения таких документов.

Далее поговорим о том, как правильно организовать хранение документов непосредственно на предприятии.

выводы

  • При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем № 578.
  • Сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
  • Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые в случае ликвидации предприятий должны поступать в архивные учреждения, установлены Перечнем № 430.

Добавить комментарий