Аренда офиса какие расходы

Арендные платежи

Бухгалтерский учет. Принятый в аренду офис арендатор должен зачислить у себя на забалансовый счет 01 «Арендованные необоротные активы». Для учета стоимость арендованного помещения офиса следует взять из договора аренды (п. 8 П(С)БУ 14, Инструкция № 291).

Начисленную арендную плату, как правило, признают расходами на прямолинейной основе (т. е. равными частями) — в течение срока аренды офиса (п. 9 П(С)БУ14).

Учитывая, что расходы на аренду офиса являются общехозяйственными расходами (их невозможно увязать с доходом), отражать их следует в том отчетном периоде, в котором они были фактически понесены (п. 7 П(С)БУ 16).

Отражать арендную плату следует на счете 92 «Административные расходы».

Важно! В случае, когда арендатор уплачивает арендную плату авансом за несколько отчетных периодов, сразу всю сумму в расходы не относят. Сначала ее отражают на счете 39 «Расходы будущих периодов», а уже потом списывают на расходы деятельности предприятия в тех периодах, к которым она относится (п. 9 П(С)БУ14). Здесь все зависит от расчетного периода, установленного в договоре аренды.

И даже если акт предоставленных услуг подписан с опозданием (например, уже в следующем месяце), расходы отражают не по дате составления акта, а по дате начисления арендной платы согласно договору (по факту предоставления услуг),

т. е. в том периоде, в котором эти услуги собственно и предоставлены

Причем признание расходов не зависит от периода получения первичных документов от поставщиков.

Так, в ситуации, когда на основании выставленного арендодателем счета-фактуры арендатор перечислил оплату, но акт за предоставленные услуги запаздывает, то, по мнению Минфина, выставленный счет может быть основанием для отражения операции по получению услуг аренды имущества без составления акта предоставленных услуг (см. письмо Минфина от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658).

Если же двухстороннего документа (счета или акта выполненных услуг) не было и/или акт за предоставленные услуги запаздывает, то арендатор для отражения расходов вполне может оформить односторонний «самоакт» (п. 2.6 Положения № 88).

Далее, если определенная в «самоакте» расчетная величина расходов отличается от фактической суммы, зафиксированной в акте предоставленных услуг, тогда в текущем периоде получения от контрагента акта предоставленной услуги возникшую разницу отражают (п. 3.5 Положения № 88):

— в составе расходов, если фактическая стоимость выше оценочной (Дт 92 — Кт 631);

— в составе доходов, если фактическая стоимость ниже оценочной (Дт 631 — Кт 719).

Эту корректировку оформляют бухгалтерской справкой в периоде получения контрагентского акта. Детальнее о том, как «самоактом» задокументировать расходы, по которым первичка от контрагента не была получена, и отразить их в учете и отчетности, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6, № 62, с. 29, № 71, с. 14. Так что если акт на услуги аренды составлен и попал к вам в следующем месяце, но до окончания закрытия регистров за такой период, то в учете проводим его (отражаем расходы) в месяце потребления услуги.

Если по договору вы перечисляете гарантийный платеж (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта), то в расходы эта сумма пойдет только за последний месяц аренды, и то если договором предусмотрено, что сумма задатка покрывает последний месяц аренды.

Налог на прибыль. В части учета арендных платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС. Если за приобретенные услуги вы перечислили предоплату и получили зарегистрированную в ЕРНН налоговую накладную (НН), то налоговый кредит (НК) вам обеспечен на все 100 % (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 60, с. 3).

А если, наоборот, первым событием стало получение услуги плюс имеется зарегистрированная НН? Но при этом сам акт, подтверждающий факт предоставления такой услуги, получен с опозданием. Можно ли считать услугу приобретенной и отразить НК на основании такой НН, не дожидаясь акта? Или все-таки приобретателю результатов услуг лучше подождать получения запоздавшего акта? В какой момент отражать НК?

На наш взгляд, если вы задокументировали получение услуги «самоактом» и при этом у вас есть зарегистрированная НН, то вполне можете отразить НК, опираясь на п. 198.2 НКУ, т. е. по дате получения такой услуги. Подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 101, с. 45.

Если вы не составили внутренний документ, тогда стоит дождаться запоздавшего акта. Потом можно:

— или воспользоваться правилом «365 дней» и отложить свой НК на любой следующий отчетный период в течение 365 дней с даты составления НН согласно п. 198.6 НКУ;

— или подать УР к тому отчетному периоду, в котором возникло право на налоговый кредит*. Напомним, такой вариант будет весьма кстати, если из офиса вы ведете, в частности, необлагаемую деятельность и обязаны НК (не позднее последнего дня отчетного периода) компенсировать частичными НО исходя из размера доли «анти-ЧВ» (пп. 189.1 и 199.1 НКУ).

*О включении сумм НДС в НК через УР до окончания 365 дней налоговики в БЗ 101.13 ничего не говорят. Наш комментарий см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 67, с. 6.

И еще одна полезная информация, которая вам пригодится, чтобы не оплошать с налоговым кредитом.

Показать налоговый кредит вы будете вправе и из суммы перечисленного в составе предоплаты задатка/гарантийного платежа, который по договору в будущем будет зачислен в счет арендной платы (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта). Ведь сумма такого задатка облагается НДС у арендодателя на дату ее получения (см. БЗ 101.04).

Если вы проплатили задаток и договором аренды предусмотрено, что он обеспечивает исключительно исполнение обязательств и подлежит возврату по истечении срока действия договора, то НДС на такой платеж не начисляется (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.10.2015 г. № 16111/10/26-15-15-01-18, БЗ 101.04).

Но если условия договора будут пересмотрены и деньги будут пущены в счет арендной платы, то возникнут и налоговые обязательства по НДС на дату изменения направления гарантийного платежа (дату допсоглашения). В свою очередь, вы вправе рассчитывать и на налоговый кредит.

Компенсация коммуналки и допрасходов

Бухгалтерский учет. По договоренности сторон арендатор офиса может оплачивать (компенсировать) арендодателю стоимость коммунальных услуг (т. е. электроэнергии, водоснабжения и водоотведения, газо- и теплоснабжения). Кроме того, стороны часто договариваются о возмещении арендатору и других услуг, например, по уборке и охране офиса, парковке автомобилей и т. п.

Учтите! Обязанность компенсировать стоимость коммунальных и других допрасходов должна быть прописана в договоре. Причем можно это сделать и в договоре аренды. Без указания такой обязанности автоматически принудить арендатора к компенсации нельзя.

По договоренности сторон их стоимость оплачивают отдельно или же включают в арендную плату, т. е. такая компенсация может осуществляться:

— либо в составе арендной платы,

— либо отдельным платежом.

При включении стоимости коммунальных и других услуг, связанных с содержанием офиса, в состав арендной платы все проще простого — оформление документов и все расчеты происходят как собственно за аренду имущества (см. выше).

Другое дело, если стоимость коммунальных и прочих услуг, связанных с обслуживанием офиса, возмещается на основании отдельных счетов, выставленных арендодателем арендатору / отдельных актов согласования.

Так вот, сумму компенсационных выплат арендатор относит на расходы в том же порядке, что и арендные платежи, т. е. на счет 92 «Административные расходы».

То есть такая сумма ложится на расходы в таком же порядке, как и арендные платежи. Как и по расходам на аренду — отражаем в расходах в периоде потребления коммунальных услуг и прочих дополнительно возмещаемых услуг по содержанию арендованного офиса. И если акт согласования еще не получен — отражаем расходы по «самоакту», а затем, получив акт согласования коммунальных и прочих услуг, на основании бухправки в текущем периоде (периоде получения акта согласования) отражаем возникшую разницу.

Налог на прибыль. В части учета расходов на возмещение коммунальных и прочих платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС. С правовой позиции, компенсация арендатору расходов, сопутствующих аренде, не является услугой (ч. 1 ст. 901 ГКУ). Однако вполне вписывается в определение поставки услуг, в связи с чем сумма возмещения подпадает под обложение НДС. На начислении НДС настаивают и налоговики.

Причем под объект обложения НДС подпадают, в частности, суммы компенсации арендодателю земельного налога и налога на недвижимое имущество (см. БЗ 101.04). По мнению налоговиков, компенсация налога на землю и налога на недвижимость является составляющей частью арендной платы и облагается НДС в общем порядке, в том числе при условии, если между арендатором и арендодателем заключены отдельные договоры о предоставлении компенсации таких расходов.

«Коммунальную» компенсацию рассматривают как «услуги», а не, скажем, как поставку товаров: электроэнергия, газ, вода и т. п. Ведь арендодатель напрямую арендатору их не поставляет — их лицензионным поставщиком не является (см. письмо ГУ ГФС в Сумской обл. от 16.09.2015 г. № 10/18-28-15-01-39 и письмо ГФСУ от 06.01.2017 г. № 200/Р/99-99-13-01-02-14). А так как

возмещение коммунальных услуг является составляющей аренды, оно имеет тот же самый код по ГКПУ, что и услуги по аренде недвижимости, — «68.20»

То есть в гр. 3.3 НН табл. Б возмещение коммунальных услуг следует обозначать тем же «услужным» кодом, что и аренду. При этом в номенклатурной гр. 2 НН налоговики рекомендуют писать «Послуги з оренди» (см. БЗ 101.17). Хотя, на наш взгляд, такой вариант заполнения НН нельзя считать единственно возможным.

Так, если в акте согласования номенклатура компенсируемых арендатором коммунальных услуг расписана «по полной», к примеру, обозначена каждая услуга: водоснабжение, водоотведение, отопление, электричество, газ — со своим объемом потребления, единицей измерения и стоимостью, то в том же духе можно составить и НН. То есть показать сумму «коммунальной» компенсации в НН развернуто — несколькими строками (по видам потребленных арендатором услуг). Подробнее варианты заполнения НН при предоставлении услуг аренды офиса с компенсацией арендатором коммунальных услуг см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 63, с. 9.

Аналогичным образом арендным кодом «68.20», на наш взгляд, должны быть выделены в НН и прочие возмещаемые арендатору услуги — услуги охраны, уборка, парковка, компенсация земельного налога и налога на недвижимость.

Проследите за этим, ведь ошибка в коде услуги (его отсутствие) все так же опасна, несмотря на то что зарегистрированная НН уже сама по себе является достаточным основанием для отражения НК (п. 201.10 НКУ). Налоговики по-прежнему настаивают на том, что для отражения НК налоговая накладная должна содержать все обязательные реквизиты, причем заполненные правильно (см. письма ГФСУ от 11.07.2017 г. № 1095/ІПК/10/04-36-12-01-16 и от 18.08.2017 г. № 1676/6/99-99-12-02-01-15/ІПК).

Учет платежей, связанных с арендой офиса, рассмотрим на примере.

Пример. Предприятие получило в аренду помещение под офис. Стоимость офиса, оговоренная в договоре аренды, составляет 850000 грн.

Арендная плата уплачивается арендатором авансом ежемесячно не позднее 5-го числа текущего месяца в размере 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). За сентябрь 2017 года — получена в сумме 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). Акт предоставленных услуг аренды получен вовремя.

На основании отдельных счетов (актов согласования), выставляемых арендодателем, арендатор ежемесячно возмещает коммунальные и прочие платежи за содержание офиса. Акт согласования возмещений за август поступил в конце сентября на сумму 7200 грн. (в том числе НДС — 1200 грн.). В августе возмещаемые расходы определены рассчетно (отражены на основании внутреннего акта) в сумме 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн).

Учет расходов на аренду офиса

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

Получено в аренду офисное помещение

Учет арендной платы

Перечислена арендная плата за текущий месяц авансом

Отражен налоговый кредит по НДС (при наличии зарегистрированной НН)

644/НДС

641/ НДС

Начислена арендная плата за текущий месяц

Списана сумма отраженного ранее налогового кредита

644/НДС

Произведен зачет задолженности

Учет расходов на возмещение коммунальных и прочих платежей

Отражены расходы в периоде потребления коммунальных услуг (на основании внутреннего акта):

— на расчетную сумму расходов

— на сумму НДС исходя из расчетной величины

Расходы сформировали финансовый результат августа 2017 года

В сентябре 2017 года получен от арендатора акт согласования на компенсацию коммунальных и прочих платежей и на основании бухсправки отражена разница между фактической стоимостью услуг, зафиксированной в акте согласования, и их оценочной стоимостью по внутреннему акту:

— в составе расходов

— на сумму НДС с такой разницы

Получена зарегистрированная НН в ЕРНН

641/НДС

Перечислена сумма компенсации на содержание офиса арендодателю за август 2017 года

Расходы сформировали финансовый результат сентября 2017 года

Так что спокойно арендуйте офис. С учетом арендных платежей и прочих связанных с арендой офиса платежей-возмещений ваш бухгалтер наверняка справится.

выводы

  • Расходы на аренду офиса отражаем в периоде их фактического получения, независимо от получения акта предоставленных услуг или уплаты денежных средств.
  • В НН, полученной от арендатора, компенсация коммуналки и возмещение расходов на охрану, уборку арендованного офиса в гр. 3.3 должны быть отмечены «услужным» кодом по ГКПУ — «68.20».
16.09.2020 925

Скрытые затраты при аренде офиса.

Затраты при аренде офиса складываются из нескольких пунктов. Увы, арендаторы порой в самый последний момент узнают, что, помимо арендной ставки и коммунальных платежей, на них ложатся еще и иные расходы, которые в итоге могут существенно «утяжелить» стоимость аренды офиса. А так, как знание – это сила, то будем учиться правильно оценивать структуру затрат.

Прежде чем говорить о скрытых затратах, рассмотрим, из чего складывается основной платеж за аренду:

  • Базовая ставка аренды;
  • НДС
  • Эксплуатационные расходы;
  • Коммунальные платежи

И вроде все просто и понятно, и, чаще всего, арендаторы хорошо её видят и понимают. Аренда выплачивается ежеквартально либо ежемесячно, зависит от договорённостей либо существующих правил конкретного арендодателя.

Коммунальные и эксплуатационные, где же здесь «подводные камни»?

А вот числу скрытых и зачастую сопутствующих аренде офиса платежей относятся именно эксплуатационные. Заключая договор аренды офиса в бизнес-центре, арендатор дополнительно заключает с собственником (товариществом собственников) договор на оказание (возмещение) коммунальных услуг и эксплуатационных затрат.

Необходимо четко различать коммунальные и эксплуатационные платежи. Если коротко, то коммунальные платежи — это фактический объем потребленных арендатором коммунальных ресурсов (вода, электроэнергия, затраты на отопление, вывоз и обезвреживание бытовых отходов, канализацию), а эксплуатационные платежи – это затраты собственника-арендодателя, непосредственно связанные с содержанием сдаваемого в аренду объекта недвижимости (обслуживание и ремонт инженерных систем здания, уборка мест общего пользования, расходы на управление объектом недвижимости).

При этом офисы класса «А» имеют лучшее оснащение, чем офисы класса «С» (системы принудительной вентиляции, кондиционирования, климат-контроля и т.п.), вследствие чего увеличиваются и затраты на обслуживание всех этих систем.

Как упоминалось выше, коммунальные платежи оплачиваются по фактическому потреблению в помещении. Но есть одно «но»: иногда они уже входят в эксплуатационные расходы, при этом электроэнергия всегда оплачивается только по факту.

То, как это организовано, различается от здания к зданию и от собственника к собственнику. При этом собственник не имеет права продавать вам электроэнергию, завышая тарифы: его цель компенсация фактических затрат суммы счетов от города. Здесь нет возможности маневра по ценам, однако, уделить внимание тому, за что и как вы платите, стоит.

Что же касается налогов, арендодатель обычно сам их оплачивает (в том числе на землю и на недвижимость), однако бывают такие случаи, когда арендодатель может выставлять арендатору к возмещению сверх арендной платы налог на недвижимость и земельный налог, что соответственно может увеличить затраты на аренду офиса до 1 евро за 1 м2. Также различаются подходы к начислению НДС: кто-то ведет переговоры, сразу называя все платежи с НДС, кто-то — без НДС, другие же вовсе не являются плательщиками НДС.

Предприятие в связи с расширением штата решило перевести весь админперсонал (бухгалтерия, менеджеры) в отдельное помещение. Для этого арендовали старое офисное помещение, которое систематически нуждается в проведении ремонта, чтобы поддерживать его в пригодном для комфортной работы состоянии. Как в бухгалтерском и налоговом учете отражать стоимость данных ремонтных работ?

Разделяем понятия «текущий ремонт», «капитальный ремонт» и «улучшения»

В ст. 776 ГКУ определено, что текущий ремонт вещи, переданной в аренду, проводится нанимателем (арендатором) за его счет, если иное не установлено договором или законом.

В свою очередь, капитальный ремонт осуществляется арендодателем за его счет, если иное не установлено договором или законом.

При этом общее законодательство не содержит определения капитального и текущего ремонтов, равно как и не указывает на их различия. Поэтому на практике при заключении договора имущественного найма в нем следует определить, что именно относится к капитальному или текущему ремонту.

В относительно свежем письме Минрегионстроя «Относительно выполнения ремонтных работ собственными силами организации» от 15.05.2015 г. № 8/15-232-15 Министерство советовало для определения вида ремонтных работ (капитальный или текущий ремонт) применять Примерный перечень услуг по содержанию домов и сооружений и придомовых территорий и услуг по ремонту помещений, домов, строений.

Примерный перечень услуг по содержанию домов и сооружений и придомовых территорий и услуг по ремонту помещений, домов, строений, утвержденный приказом Госжилкоммунхоза Украины от 10.08.2004 г. № 150.

В частности, в разделе 1.2 упомянутого Перечня приведен подробный перечень работ, которые можно отнести к текущему ремонту, в разделе 2 — перечень работ, которые можно классифицировать как капитальный ремонт.

Подробнее о разницах между текущим и капитальным ремонтом — в материале «Как разграничить текущий и капитальный ремонт здания» газеты № 18/2015.

К тому же ст. 778 ГКУ выделяет такое понятие, как улучшение нанимателем вещи, переданной в аренду. Улучшить арендованное имущество арендатор имеет право только с согласия арендодателя. В целом граница между улучшением и ремонтом достаточно условная, и конкретного законодательного распределения данным понятиям нет. Ремонтом, по своей сути, является поддержание основных средств в рабочем состоянии. В свою очередь, улучшением логично считать именно «совершенствование» предмета аренды, его качества, функционала. Улучшение объекта аренды нацелено на рост будущих экономических выгод от его использования. И это является ключевым моментом для отражения улучшения в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете сумма ремонта арендованных основных средств учитывается в расходах предприятия (П(С)БУ 16 «Расходы»). А вот стоимость улучшений, способствующих росту будущих экономических выгод (переоборудование, модернизация, реконструкция и т.п.), подлежат амортизации в составе прочих необоротных активов (п. 6 П(С)БУ 14 «Аренда»). Учитываются улучшения арендованных объектов на субсчете 117 «Прочие необоротные активы».

Таким образом, для бухгалтерского учета следует четко разграничивать: проводились ремонты или улучшения арендованного помещения. Решение о характере работ (ремонт это или улучшение) принимает руководитель предприятия с учетом результатов анализа сложившейся ситуации и существенности данных расходов (п.п. 29–32 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина от 30.09.2003 г. № 561). При этом, принимая решение, руководителям все же целесообразно учитывать вышеупомянутый Примерный перечень услуг по содержанию домов и сооружений.

Так, замену окон здания можно рассматривать как текущий ремонт, ведь здесь практически имеет место поддержание здания в пригодном для использования состоянии. А впрочем, нельзя исключать, что, например, замена кровли здания на новую и более качественную (которая, в свою очередь, очень дорогая) может рассматриваться и как улучшение здания.

Полная замена системы отопления, скорее всего, является не чем иным, как улучшением основного средства (здания). Хотя опять-таки решение касательно этого должен принять руководитель.

Следовательно, если речь идет о ремонте арендованного помещения, расходы учитываются в расходах периода. В зависимости от того, что это за помещение, ремонтные расходы пополнят:

  • счет 23, 91 — если это производственное помещение, в котором изготовляется продукция;
  • счет 92 — если здание административного назначения;
  • счет 93 — если речь идет о торговом зале, складе и т.п. То есть используется для сбытовых нужд;
  • счет 94 — если здание используется для прочих операционных целей.

Поскольку в нашем случае речь идет о ремонте офисного помещения, используемого для админцелей, целесообразно расходы на его ремонт относить на счет 92.

В случае если осуществлялись улучшения арендованного объекта, то в соответствии с п. 8 П(С)БУ 14 данные расходы арендатор отражает как капитальные инвестиции в создание (строительство) прочих необоротных материальных активов, то есть показывает по дебету субсчета 153 «Приобретение (изготовление) прочих необоротных материальных активов». В дальнейшем стоимость ремонта попадет на субсчет 117 и будет амортизироваться.

Амортизируют такой объект по прямолинейному или производственному методу (п. 27 П(С)БУ 7). Суммы амортизации отражаются на тех же расходных счетах, что и арендные платежи (Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 132).

При этом начисление амортизации начинают с месяца, следующего за месяцем ввода объекта в эксплуатацию, в течение срока полезного использования. Обычно этот срок устанавливают на уровне срока действия договора аренды. Хотя ничто не запрещает определять срок полезного использования непосредственно для объекта улучшений.

Пример 1

Предприятие осуществило текущий ремонт (малярные работы) арендованного помещения, которое используется в административных целях, на сумму 6000 грн (в т.ч. НДС — 1000 грн). Кроме того, во всем офисе заменили окна (с разрешения арендодателя, без компенсации стоимости работ). Стоимость работ — 12000 грн (в т.ч. НДС — 2000 грн).

Таблица 1

Учет ремонта и улучшений арендованного помещения

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

Дт

Кт

Ремонт арендованного помещения

Проведены ремонтные работы (малярные работы)

631 (685)

5000,00

Отражен налоговый кредит по НДС (налоговая накладная еще не зарегистрирована в ЕРНН)

6441*

631 (685)

1000,00

Подтвержден налоговый кредит по НДС (налоговая накладная зарегистрирована в ЕРНН)

641/НДС

1000,00

Оплачены ремонтные работы

631 (685)

6000,00

Улучшения арендованного помещения

Установлены металлопластиковые окна

631 (685)

10000,00

Отражен налоговый кредит по НДС (налоговая накладная еще не зарегистрирована в ЕРНН)

631 (685)

2000,00

Подтвержден налоговый кредит по НДС (налоговая накладная зарегистрирована в ЕРНН)

641/НДС

2000,00

Оплачены работы по установке окон

631 (685)

12000,00

Капитализированы расходы на улучшение арендованного офиса

10000,00

Начислена амортизация на улучшение арендованного офиса**

250,00

* Аналитический счет 6441 «Неподтвержденный налоговый кредит».

** Сумма амортизации — условная.

Добавить комментарий