Акт уничтожения БСО

Цитата: Издательство «Главная книга», 15.07.2014. КАК ХРАНИТЬ И УНИЧТОЖАТЬ БСО?
Чистые бланки строгой отчетности (БСО) должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность. В конце рабочего дня место хранения БСО опечатывается или опломбировывается (п. 16 Положения о наличных расчетах без ККТ).
За хранение БСО отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения о наличных расчетах без ККТ).
1. В день поступления БСО из типографии работник, ответственный за хранение БСО, в присутствии комиссии, созданной по приказу руководителя организации (п. п. 13, 15 Положения о наличных расчетах без ККТ):
— проверяет соответствие количества, серий и номеров полученных БСО сведениям, указанным в сопроводительных документах типографии;
— оформляет акт приемки БСО. Этот акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель организации;
— заносит сведения о принятых БСО в книгу учета БСО. Книга учета БСО должна быть прошита, пронумерована, подписана руководителем, главным бухгалтером и скреплена печатью организации.
2. Если наличные расчеты с использованием БСО ведет другой работник, то он получает чистые БСО от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке. Ответственный за хранение БСО в день выдачи их другому работнику заносит сведения о выданных БСО в книгу учета БСО.
3. В день получения от работников, ведущих наличные расчеты, копий выданных клиентам БСО или отрывных корешков (частей) БСО, а также испорченных бланков работник, ответственный за хранение БСО, делает записи об этом в книге учета БСО (п. 8 Положения о наличных расчетах без ККТ).
Испорченный БСО при этом перечеркивается и прилагается к книге учета БСО за тот день, в котором он заполнялся (п. 10 Положения о наличных расчетах без ККТ).
4. Копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки упаковываются в опечатанные мешки и хранятся не менее 5 лет со дня их использования (порчи) (п. 19 Положения о наличных расчетах без ККТ).
5. По истечении срока хранения, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО (она проводится одновременно с инвентаризацией наличных денег), копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки уничтожаются на основании акта в произвольной форме. Его составляет комиссия, созданная по приказу руководителя организации (п. п. 17, 19 Положения о наличных расчетах без ККТ).

фото-1 Физическая ликвидация бланков строгой отчетности (БСО) считается важным аспектом их применения и учета в организации или у индивидуального предпринимателя.

Процедура уничтожения таких документов регламентируется нормами специального положения, утвержденного правительственным постановлением №359 от 06.05.2008. Речь идет о девятнадцатом пункте данного нормативного акта.

Как и многие другие моменты, связанные с эксплуатацией БСО, физическая ликвидация этих бланков должна проводиться с соблюдением определенного порядка, сроков и правил документального оформления.

Особенности осуществления этой процедуры хозяйствующим субъектом следует изучить более подробно.

В каких случаях уничтожаются БСО?

Хозяйствующий субъект – как юридическое лицо, так и частный предприниматель – вправе уничтожить любой расчетный документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, только в том случае, если для такой бумаги уже завершился минимальный пятилетний срок, на протяжении которого её следовало хранить. О порядке и сроке хранения.

Еще один важный нюанс – ревизия БСО, подлежащих списанию и ликвидации, должна была проводиться не менее чем за 30 (тридцать) дней до даты предполагаемого уничтожения.

На практике факт выполнения инвентаризационной проверки бланков, пятилетний срок хранения которых уже завершился, считается своеобразной отправной точкой при их списании и последующем уничтожении.

Вышеперечисленные требования относятся не только к корешкам и копиям бланков, использованных по назначению, но и к испорченным формам документов, подлежащих строгому учету.

Речь идет о некомплектных БСО, о расчетных документах, при заполнении которых были допущены ошибки, а также о корректно заполненных бланках, по которым указанные суммы денежных средств не были получены от клиентов в силу тех или иных причин.

Таким образом, установленный порядок хранения, списания и последующего уничтожения БСО распространяется на использованные, испорченные и некомплектные бланки, подлежащие в организации строгому учету.

Как проводится процедура?

фото-2 Физическая ликвидация БСО осуществляется хозяйствующим субъектом в строгом соответствии со следующим порядком:

  1. Необходимо дождаться, когда для бланки строгой отчетности, подлежащих списанию и дальнейшему уничтожению, истечет минимальный пятилетний период хранения.
  2. Руководитель хозяйствующего субъекта издает приказ о проведении ревизии (проверки) бланков, для которых завершился пятилетний срок хранения. Этим распорядительным актом утверждаются состав и полномочия ревизионной комиссии, причины проводимой инвентаризации, сроки её выполнения.
  3. Инвентаризационная комиссия выявляет бланки, подлежащие списанию и дальнейшей ликвидации, проверяет их комплектность (состав) и фактическое количество. Реальные сведения вносятся в инвентаризационную опись и сопоставляются с имеющимися учетными данными. Если обнаруживаются какие-либо несоответствия между фактом и учетом (по комплектности или количеству), составляется сверочная (сличительная) ведомость, в которой отражаются излишки/недостача.
  4. Если при инвентаризации обнаруживается излишек/недостача бланков строгой отчетности, подлежащих списанию и последующему уничтожению, ревизионная комиссия получает письменные объяснения у материально ответственного сотрудника (МОЛ), проводит внутреннее расследование, определяет виновных лиц с целью последующего наложения на них необходимого взыскания (такие санкции накладываются на основании приказа руководства).
  5. Итоги проведенной ревизии БСО оформляются актом инвентаризации, в котором расписываются ответственные сотрудники и все участники комиссии.
  6. По истечении тридцатидневного периода, прошедшего с момента проведения последней инвентаризации БСО, подлежащих списанию и ликвидации, допускается уничтожение бланков, пятилетний срок хранения которых уже завершился. Приказом руководителя хозяйствующего субъекта назначается особая комиссия, предназначенная для проведения процедур списания и последующего уничтожения. Приказ регламентирует состав, полномочия, задачи, срок деятельности такой комиссии.
  7. Комиссия составляет акт на списание бланков, который имеет строгую форму для бюджетных организаций и свободную форму для любых других хозяйствующих субъектов. Однако такой документ (акт) должен содержать обязательные сведения, без которых его оформление не будет считаться корректным. Речь идет о наименовании организации, её главных реквизитах, данных о МОЛ (должность, ФИО), данных об уполномоченной комиссии (состав, регламентирующий приказ), перечне списываемых/уничтожаемых бланков, дате заполнения акта. В документе должны расписаться все участники этой процедуры. Здесь же указываются сведения о сериях/номерах БСО, причинах списания, датах ликвидации.
  8. Руководство хозяйствующего субъекта документально регламентирует и оформляет ликвидацию документов строгой отчетности. Речь идет о составлении приказа об уничтожении соответствующих бланков. В назначенное время БСО уничтожаются любым доступным способом. Это может быть измельчение, сожжение, уничтожение специализированной организацией. Факт физической ликвидации оформляется соответствующим документом – актом об уничтожении.

Как составить приказ?

Приказ об уничтожении БСО издается руководством хозяйствующего субъекта в отношении списанных бланков, подлежащих строгому учету.

Такой приказ составляется в свободной форме и включает следующие сведения:

  • основания для уничтожения (к примеру, проведенная инвентаризация, списание по факту завершения обязательного срока хранения);
  • перечень документов строгой отчетности, подлежащих физической ликвидации;
  • методы уничтожения;
  • ответственные исполнители (комиссия);
  • дата издания, подпись руководителя.

Как оформить акт?

Актом об уничтожении БСО оформляется факт физической ликвидации списанных бланков, подлежащих строгому учету. Составляется такая бумага в свободной форме.

Акт содержит следующую информацию:

  • наименование хозяйствующего субъекта с указанием его основных реквизитов;
  • дата и место заполнения бумаги;
  • сведения о МОЛ (ФИО, должность);
  • ссылка на приказ об уничтожении БСО (дата, номер);
  • сведения об уполномоченной комиссии (поименный состав с указанием должностей);
  • перечень уничтоженных бланков с указанием по каждой позиции серии/номера, единицы измерения, фактического количества, условной стоимости за единицу, общей стоимости, причины списания;
  • общее количество и совокупная стоимость всех уничтоженных бланков;
  • дата ликвидации (утилизации), метод уничтожения;
  • факт присутствия комиссии при этой процедуре;
  • подписи участников уполномоченной комиссии и ответственного сотрудника.

Пример

Скачать образец акта об уничтожении – word.

Так выглядит образец:

фото-4

Выводы

Физическая ликвидация (уничтожение, утилизация) выполняется для документов БСО, у которых уже завершился пятилетний период обязательного хранения.

Данная процедура совершается хозяйствующим субъектом в строгом порядке, предусмотренном общеобязательными нормативными актами.

Факт уничтожения списанных бланков подлежит корректному документальному оформлению.

16. В случаях утраты или хищений бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). При этом
назначенной комиссией производится проверка и составляется акт суказанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и
номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства финансов Республики Беларусь
21.02.2002 № 21
ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования бланков строгой отчетности
В соответствии с Инструкцией о порядке разработки,производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (утверждена постановлением
Минфина, МНС и Минсвязи от 16.04.2002 № 61/47/7) (далее — Инструкция), при обнаружении брака, порчи, утраты, хищения документов материально ответственное лицо должно немедленно сообщить об этом руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю для создания комиссии по проведению проверки обнаруженного факта. По результатам проверки комиссия составляет акт
списания бланков первичных учетных документов с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих экземпляров. Акт подписывается членами комиссии и утверждается
руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем. На следующий рабочий день его представляют в налоговую инспекцию для исключения указанных в акте бланков из электронного банка данных в течение пяти дней со дня утверждения акта.
Если установлена вина материально ответственного лица, то за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей оно
несет ответственность, предусмотренную Трудовым кодексом и иными законодательными актами Республики Беларусь.

Беларусь

Добавить комментарий