Акт о приеме передачи денежных средств

0

Денежные расчеты между юридическими или физическими лицами (в т.ч. ИП) происходят не только при приобретении товаров, работ или услуг, но, и например, при передаче денег по договору займа или даже по договору дарения. В общем случае, когда расчеты производятся безналичным способом, факт перечисления денег подтверждается оформляемым плательщиком платежным документом с отметкой банка о принятии его к исполнению. Требовать от получателя подтверждения перечисления ему денег необходимости нет. Но когда расчеты производятся наличными деньгами, может оформляться акт приема-передачи. О форме такого акта расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Всегда ли нужен акт приема-передачи наличных?

В том случае, когда наличными рассчитываются за товары, работы, услуги, в подтверждение факта внесения денег выдается чек ККТ или бланк строгой отчетности (БСО) (Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Такие документы являются доказательством внесения наличных денег.

А вот в том случае, когда прием-передача наличных производится не в рамках товарных расчетов между сторонами, для подтверждения передачи денег может оформляться соответствующий акт. Например, когда наличные передаются по договору займа не в целях оплаты товаров (работ, услуг). Напомним, что если заем выдавался для оплаты товаров, работ или услуг, то при получении денег в счет погашения выданного целевого займа займодавец должен применять ККТ и выдавать чек, а вот при выдаче такого займа обязанность применять ККТ возникнет у займодавца только с 01.07.2019. К слову, заемщик не применяет ККТ ни при каких условиях (Письмо ФНС от 18.09.2018 № ЕД-4-20/18186@).

В случае, когда наличные деньги получает организация, подтверждением для вносителя будет квитанция к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Но это не препятствует сторонам оформить еще и акт приема-передачи денег.

Кроме того, без акта не обойтись и в случае, когда расчеты производятся между физлицами, не являющимися ИП. Ведь применять ККТ или выдавать БСО, равно как и заполнять ПКО, они не должны. Например, в случае, когда физлица рассчитываются между собой за отчуждаемое недвижимое имущество или реализуемое транспортное средство.

Форма акта приема-передачи денежных средств

Для акта приема-передачи денег образец простой. Из него должно следовать, кто передает, а кто получает деньги, в каком размере и за что. В акте указывается дата и место его составления. Затем нужно, чтобы акт приема-передачи наличных денежных средств (бланк) был скреплен подписями лиц, его составивших.

Скачать акт приема-передачи денежных средств можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем пример заполнения акта приема-передачи денег по договору займа между организацией и физическим лицом.

Вместо составления акта приема-передачи наличных денежных средств может составляться расписка в получении денег. В отличие от двухстороннего акта расписка составляется лицом, получившим наличные деньги, но содержит ту же информацию, что и акт (в частности, указывается, от кого и на каком основании получено, сумма полученных наличных денег).

Составляется ли акт приема-передачи денежных средств в кассе?

Когда речь идет о приеме-передаче денег в кассе при смене кассира, то в этом случае обычно оформляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Такой акт составляется комиссией в 3 экземплярах: один экземпляр передается МОЛ, сдавшему ценности, второй — кассиру, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию.

Проставляя свою подпись в поле «Расписка», «старый» кассир подтверждает передачу денег в кассе, а подписью под актом «новый» кассир подтверждает прием ценностей. Составление еще и акта приема-передачи денег в этом случае не требуется.

Формирование акта приема-передачи денежных средств обычно происходит в результате исполнения какого-либо договора, поэтому акт не является самостоятельным документом, а служит к нему приложением.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

В каких случаях составляется акт

Акт может составляться в самых разных ситуациях:

  • при выполнении договора дарения, договора оказания услуг, купли-продажи, аренды, займа и т.д.
  • при передаче денег внутри компании – от одного бухгалтера (или кассира) другому, к примеру, при сдаче смены.

Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).

Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.

Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).

Почему акт, а не расписка

Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:

  • в отличии от расписки он подписывается не одной стороной, а двумя;
  • фиксирует непосредственную передачу денег, и при этом не налагая никаких обязательств ни на одну из сторон;
  • он может быть официально приложен в любому договору, став его неотъемлемой частью.

Кто составляет акт

Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

На что обратить внимание при составлении акта

Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.

Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.

  1. В «шапку» вносится:
    • наименование документа и коротко обозначается его смысл;
    • место и дата его составления;
    • если документ является приложением к договору, нужно дать ссылку на номер и дату заключения договора.
  2. После этого идет основная часть. Сюда необходимо вписать:
    • субъекты, которые составляют акт (названия организаций и ФИО ее представителей, ФИО ИП или гражданина РФ и их паспортные данные);
    • сумму, которая передается (обязательно цифрами и прописью);
    • удостоверить тот факт, что обязательства выполнены в полном объеме и надлежащим образом;
    • указать все прочие сведения, которые стороны считают нужным внести в данный документ (например, о форме передачи денег – банковский перевод, онлайн-перевод, векселя, «наличка» и т.д.).

    Если есть какие-то приложения (чеки, квитанции и прочие документы), их оригиналы или копии можно также прикрепить к акту, отметив их наличие отдельным пунктом.

  3. Заключительная часть акта должна содержать подписи обеих сторон (только «живые» — использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных при помощи различного рода клише недопустимо), а также печати, но только тогда, когда их применение обозначено в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.

Акт приема-передачи денежных средств

Нюансы оформления

Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.

Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.

Условия хранения документа

Акт, являясь неотъемлемой частью договора, должен храниться с ним вместе в отдельной папке там, куда нет доступа посторонних лиц. Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.

Особенности составления акта

Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.

Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.

Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.

Используете ящики для сбора пожертвований как инструмент фандрайзинга в своей организации? Часто встречаете ящики в торговых центрах, аптеках? А вы уверены, что этот ящик может находиться именно в этом месте?

Представьте, ящики используются уже более 100 лет, но их использование не регулировалось ни одним нормативно-правовым актом. Только 5 октября 2020 года вступили в силу правила установки и использования ящиков для сбора пожертвований.

В соответствии со ст. 16.1 Федерального закона 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)», ящик для сбора благотворительных пожертвований – емкость для сбора благотворительных пожертвований, право использования которой принадлежит исключительно некоммерческой организации (НКО), учредительными документами которой предусмотрено право на осуществление благотворительной деятельности.

Другими словами, ящики для сбора благотворительных пожертвований (далее – ящик для сбора пожертвований) могут использовать:

  • благотворительные по статусу организации, например, благотворительные фонды и благотворительные общественные организации;
  • НКО в целях и предмете деятельности которых указано осуществление благотворительной деятельности. Например, в уставе указано, что НКО осуществляет благотворительную деятельность. Правила распространяются как на ящики для сбора наличных денежных средств, так и для сбора товарно-материальных ценностей (вещей, продуктов и пр.).

Стационарный или переносной?

Ящики могут быть стационарными и переносными. Стационарные ящики можно использовать в любом помещении на усмотрение НКО.

Размещение стационарного ящика для сбора благотворительных пожертвований осуществляется на основании договора. Договор заключается между собственником помещения (либо уполномоченным им лицом) и НКО-владельцем ящика для сбора пожертвований. Если ящик находится в помещении право на владение или пользование которым есть у НКО, то такой договор заключать не требуется. Например, если ящик для сбора пожертвований находится арендуемом в офисе организации.

Переносные ящики (например, ящик в руках у волонтера) можно использовать только на время и в месте проведения мероприятия НКО. Но, если НКО-организатор мероприятия имеет право на осуществление благотворительной деятельности.

Остается открытым вопрос, как осуществлять сбор пожертвований на уличных событиях благотворительных ярмарках, которые проводят органы местной власти, а НКО являются участниками.

Как оформлять?

По сути, законодательно закреплена уже отработанная и используемая многими НКО процедура использования и оформления ящиков для сбора пожертвований, но появились некоторые уточнения. Если НКО ведет документооборот по правилам, то сложностей для не возникнет. Некоммерческая организация должна:

  1. утвердить положение о сборе пожертвований;
  2. утвердить программу, на которую собираются средства;
  3. заключить договор на установку ящиков для сбора пожертвований;
  4. издать приказы об установке ящиков для сбора пожертвований;
  5. заключить договор или выдать доверенность уполномоченному лицу для вскрытия ящиков для сбора пожертвований;
  6. оформить ящики – присвоить инвентарный номер, разместить необходимую информацию и оферту пожертвования, опломбировать.

НКО должна публиковать на сайте сведения об установленных ящиках и собранных средствах из этих ящиков. Речь именно о сайте, а не о страницах в социальных сетях.

При использовании ящика для сбора пожертвований НКО:

  1. объявляет о цели сбора, с указанием программы или иного документа, в соответствии с которым производится сбор пожертвований;
  2. размещает сведения об НКО (наименование, почтовый адрес, ИНН, номер счета);
  3. указывает контактные данные (адрес сайта, контакты по которым благотворитель может получить всю необходимую информацию).

Переносной ящик для сбора пожертвований может использоваться волонтером или сотрудником организации, который имеет доверенность или договор с организацией.

Как отчитываться?

НКО будут обязаны публиковать дополнительный отчет о суммах и использовании собранных пожертвований через ящики для сбора пожертвований. Расходы необходимо указывать за отчетный период, т.е. за год. Для утверждения порядка и формы отчетности Министерство юстиции России должно издать соответствующий приказ, но на дату написания (15 октября 2020 года) приказ в силу не вступил.

Надо ли приходовать деньги?

Процедура вскрытия ящиков изменилась. Содержимое ящиков извлекается лицом, которому выдана доверенность от организации или с которым заключен договор на вскрытие указанного ящика, в присутствии не менее 2 свидетелей. Таким образом, утверждать состав комиссии по вскрытию ящиков для сбора пожертвований больше не требуется. По-прежнему требуется составление акта вскрытия. Акт подписывается уполномоченным лицом и 2 свидетелями. Акт вскрытия ящика составляется в 3 экземплярах, 2 экземпляра из которых передаются свидетелям.

Денежные средства пересчитываются на месте, и их размер фиксируется в акте вскрытия ящика.

Наличные денежные средства, собранные с помощью ящика для сбора пожертвований, зачисляются на банковский счет организации, в течение трех рабочих дней со дня их извлечения Другими словами, вносить деньги на счет обязательно и тратить их можно только с расчетного счета НКО.

При вскрытии ящиков с имуществом (товарно-материальными ценностями) имущество упаковывается в специализированные мешки, на которых указаны адрес установки ящика для сбора пожертвований и дата его вскрытия и которые пломбируются. Номер пломбы заносится в акт вскрытия ящика. После доставки иного имущества по адресу организации производятся его взвешивание и сортировка и все данные фиксируются в акте.

Рекомендации:

  1. Если вы инициативная группа – забудьте про ящики для сбора пожертвований. Частные лица и коммерческие организации не имеют права их использовать.
  2. Если планируете заключать договор на установку ящиков для сбора пожертвований с компанией-арендатором помещения, надо внимательно изучить документы, имеет ли право эта компания заключать с вами такой договор.
  3. При использовании переносных ящиков для сбора пожертвований на мероприятиях, узнайте, кто является его организатором. Если это НКО – изучите ее устав и убедитесь, что организация может осуществлять благотворительную деятельность. Если организатор не НКО – ящики использовать запрещено.
  4. Подготовьте для сотрудников и волонтеров договоры, доверенности, подтверждающие их полномочия использовать, вскрывать ящики для сбора пожертвований
  5. Запаситесь пломбами для ящиков.
Статья подготовлена Татьяной Черняевой, консультантом по финансово-экономическим вопросам работы НКО, директором АНО "Холл", выпускницей Школы региональных экспертов. Школа региональных экспертов - это программа личного развития, которая сейчас объединяет 120 опытных и начинающих экспертов, помогая им совершенствовать профессиональные навыки, чтобы эффективнее помогать развитию НКО. 

Акт приема-передачи денежных средств — документ, подтверждающий факт передачи денежных средств в процессе исполнения договора или при ином основании передачи наличных сумм.

Когда нужен акт приема-передачи денежных средств

Документ составляют при денежных расчетах наличными, при передаче наличных во владение (подотчет) между двумя субъектами. При безналичных расчетах его не составляют, перевод денег с одного счета на другой подтверждает банк отметкой на платежном поручении или чеком.

При наличном расчете за товары, работы или услуги продавец (исполнитель) обязан подтвердить факт передачи ему денежных средств чеком или бланком строгой отчетности (ФЗ №54 от 22.05.2003), если он юрлицо или ИП. В рамках нерасчетных отношений факт передачи наличных подтверждают актом приема-передачи (выдача займа). Отметим: не все продавцы (исполнители) добросовестно выполняют обязанность по применению кассовых аппаратов и бланков строгой отчетности (БСО), поэтому при отсутствии чека и БСО рекомендуем письменно зафиксировать передачу денег.

При возникновении обязательств по договору займа между физическими лицами составляют акт, а если наличные передаются организации, подтверждением получения денег будет квитанция к приходному кассовому ордеру по форме №КО-1 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998). Наряду с квитанцией допустимо составить передаточный документ.

При расчетах между физическими лицами передаточный документ составляется всегда.

Наличные денежные средства передаются от одного субъекта к другому и в процессе эксплуатации кассового оборудования. При смене кассира обычно оформляют акт инвентаризации наличных денежных средств по форме №ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998), дополнительно ничего составлять и фиксировать не нужно.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали риски займа денег и дали рекомендации, как их избежать. Используйте эти материалы бесплатно.

Почему нельзя ограничиться распиской

Суды не всегда считают факт передачи денег и факт наличия заемных отношений доказанным при наличии только расписки в качестве подтверждающего документа (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации №18-КГ15-90 от 23.06.2015). В расписке не всегда удается полно и безошибочно указать все необходимые данные. Обычно ее пишут от руки, в простой письменной форме, забывая указать основание передачи денег (договор купли-продажи, заемные отношения), срок их возврата (при займе), обязательные реквизиты и пр. С целью исключения возможных притязаний рекомендуем наряду с распиской (при отсутствии основного договора) составить передаточный документ, который безоговорочно фиксирует момент передачи денег.

Кто и по какой форме составляет

Законом не установлена обязательная форма, поэтому допускается свободная письменная. Не следует использовать специальные бухгалтерские формы, утвержденные правительством, в процессе небухгалтерской деятельности.

Документ составляет любая сторона правоотношений на основе совместной договоренности. Закон не возлагает обязанности по составлению документа на конкретный субъект правоотношений.

Содержание акта приема-передачи

Из содержания должно следовать, кто передает, кто получает деньги, в каком размере и за что (основание). Укажите дату и место составления. Обязательно наличие реквизитов (паспортных данных), местонахождения сторон. Сумму укажите цифрами и прописью.

Поставьте подписи и печати (при наличии). В случае составления акта на нескольких листах ставьте подписи на каждом листе. Рекомендуем Ф. И. О. подписывающих лиц написать от руки. Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

Образцы

Используйте этот образец акта передачи денежных средств:

Образец акта приема-передачи денежных средств

Шаблон:

Как долго хранить документ

Специальный срок хранения законом не установлен. Рекомендуем по аналогии со ст. 29 ФЗ №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» хранить документ не менее пяти лет.

при покупке товара (пустой)

по договору займа

Добавить комментарий