1С зуп начисление аванса

Опубликовано 21.03.2017 10:27 Просмотров: 34639

Согласно законодательству Российской Федерации, заработная плата сотруднику должна выдаваться не реже, чем раз в полмесяца. Для этого в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (редакция 3) и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) реализован механизм начисления и выплаты аванса, а уже затем зарплаты. Программные средства поддерживают три варианта начисления аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчетом за первую половину месяца.

Вариант начисления аванса устанавливается в документе «Прием на работу». Хотелось бы обратить внимание, что вариант устанавливается для сотрудника, а не для физического лица. Это означает, что физическое лицо может занимать основную должность и работать по внутреннему совместительству, при этом у него могут быть указаны разные виды аванса по каждой из деятельностей.

Осветим в этой статье весь цикл установки необходимых настроек и начисления аванса сотруднику расчетом за первую половину месяца, а в конце статьи я также сделаю оговорку о другом, более простом, способе выплаты аванса – фиксированной суммой.

Предварительно для любого вариант необходимо установить даты, когда будут выплачиваться аванс и зарплата. Для этого перейдем по гиперссылке «Реквизиты организации» из раздела «Настройка»:

Откроется следующее окно:

Перейдем на последнюю вкладку, там воспользуемся гиперссылкой, как показано на рисунке:

После установки даты уплаты аванса начнем работу с создания нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»:

После нажатия кнопки «Создать» в списке сотрудников:

Заполняем форму нужными данными, затем на основании создаем документ «Прием на работу»:

В открывшейся форме также заполняем необходимые поля:

Далее перейдем в раздел «Оплата труда». В этой форме и устанавливается вариант расчета аванса:

Автоматически программное средство устанавливает вариант расчета аванса — «Расчетом за первую половину месяца», если необходимо, можно выбрать другие варианты расчета, предусмотренные программой:

После принятия нового сотрудника, вся информация по нему введена и сохранена, требуется создать документы учета рабочего времени. В статье выбран вариант расчета за первую половину месяца, требуется вводить документы учета рабочего времени разбиением по 15 дней. Сделать это можно документом «Табель»:

По кнопке «Создать» в списке создаем новый документ:

Изменяем реквизит «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:

Затем по кнопке «Заполнить» автоматом сформируется рабочее время сотрудников согласно производственному календарю и графику работы. Обращу ваше внимание, что в учреждении должны быть заполнены и актуализированы все имеющиеся графики работы (заполняются раз в год).

Приступаем непосредственно к начислению аванса. В разделе «Зарплата» создаем новый документ «Начисление за первую половину месяца»:

Нужно выбрать месяц начисления, затем воспользуемся кнопкой «Заполнить», автоматом сформируем документ:

Начисление аванса закончено, теперь выплатим аванс работникам. В начале статьи при установке дат выплаты заработной платы и аванса также был выбран вид выплаты «Зачислением на карточку», без указания проекта зарплаты. Уплату аванса произведем документом «Ведомость перечислений на счета». Соответственно, для выплаты через кассу используется документ «Ведомость в кассу», а если осуществляется перечисление на лицевые счета, созданные в зарплатном проекте организации – «Ведомость в банк».

Каждому работнику требуется указывать вид выдачи зарплаты. Сделать это можно, воспользовавшись гиперссылкой из карточки, как на рисунке ниже:

Установить переключатель в нужное положение и ввести счет в банке работника:

Когда нужные настройки установлены, создаем документ «Ведомость перечислений на счета»:

По кнопке «Создать» формируем новую ведомость. В документе в строке «Месяц выплаты» пропишем текущий месяц и изменим реквизит «Выплачивать» назначение «Аванс»:

Воспользуемся снова кнопкой «Заполнить». Происходит заполнение теми работниками, которым выбран вариант «Выплата перечислением на счет в банк».

Под реквизитом «Выплачивать» имеется возможность настройки доли уплаты сумм начисления (процентов), которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса нужно установить 100 процентов:

Также хотелось бы отметить, что если в учреждении кроме стандартных начислений имеются другие, то необходимо настроить эти начисления таким образом, чтобы и они входили в расчет аванса:

В форме списка начислений выбираем нужное:

В самой нижней строке формы начисления устанавливаем флаг в реквизите «Начисляется при расчете первой половины месяца»:

В этой статье были рассмотрены все необходимые настройки и требуемые для этого документы для расчета аванса вариантом «Расчет за первую половину месяца».

И в заключение, хотелось бы добавить, что в программных средствах, помимо рассмотренного варианта расчета аванса, довольно часто используется вариант «Фиксированной суммой». Если выбран этот вариант начисления аванса, дополнительные документы по вводу рабочего времени и начисления не вводятся, сразу формируется документ выплаты.

Автор статьи: Светлана Батомункуева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Условно цикл расчета зарплаты можно разделить на этапы:

  1. Аванс

  2. Ввод изменений оплаты. Назначение новых удержаний.

  3. Ввод документов -«отклонений»(отпуска, больничные, командировки, увольнения, работа в праздники) и межрасчетные выплаты.

  4. Ввод отдельных документов на начисления.

  5. Расчет зарплаты.

  6. Проверка начислений,налогов,взносов.

  7. Выплата зарплаты.

  8. Отражение зарплаты в учете.

В списке нет договоров ГПХ, -о них отдельно

  1. Аванс.

  2. Программа предлагает 3 способа заполнения поля Аванс.

    — Фиксированной суммой;

    — Процентом от оклада;

    — Расчетом за первую половину месяца.

    Первые два способа не требуют дополнительных ежемесячных действий для расчета аванса.

    Фиксированная сумма или процент от тарифа подбирается в Ведомость на выплату (в банк, на счета, в кассу) всегда одинаковая, без учета неявок. Сотрудники с таким способом аванса не попадают в Ведомость только если приняты после 15 числа, либо если до 15 числа не было ни одного дня явок. Приходится отслеживать сотрудников с неявками и вручную изменять им сумму аванса в Ведомости.

    Способ Расчетом за первую половину месяца предполагает ежемесячный расчет суммы аванса перед его выплатой. Способ учитывает неявки и позволяет рассчитать к выдаче не только окладную часть за первую половину месяца, но и различные доплаты за этот период.

    Расчет делается документом Начисление за первую половину месяца, который находится в разделе Зарплата в отдельном журнале документов Начисления за первую половину месяца или в журнале Все начисления.

    Начисление за первую половину месяца

    Несмотря на то, что документ рассчитывает НДФЛ, при выплате аванса налог удержанным не считается. Дата получения дохода-последний день месяца, удержание НДФЛ за весь месяц производится при окончательной выплате зарплаты за месяц.

    Уплачивать этот НДФЛ в бюджет следует тоже только после окончательной выплаты зарплаты за месяц. Взносы в фонды документ не исчисляет.

    Итак, для выплаты аванса необходимо:

    — Если хотя бы у одного сотрудника назначен аванс Расчетом за первую половину месяца, создать документ Начисление за первую половину месяца;

    — В разделе Выплаты создать Ведомости на выплату (Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость перечислений на счета) с операцией Аванс и нажать кнопку Заполнить.

    Заполнение ведомости

    Проверить сумму аванса можно отчетом из раздела Зарплата, Отчеты по зарплате -Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца).

    Отчеты по зарплате
    Или отчетом Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)

    Анализ зарплаты

    Изменение аванса группе сотрудников можно выполнить специальным документом из раздела Зарплата-Изменение аванса.

    Изменение аванса

  3. Ввод изменений оплаты. Назначение удержаний.

  4. В расчетном месяце у сотрудника может измениться график работы, он может быть переведен на другую должность или в другое подразделение; ему могут быть назначены новые начисления или у имеющихся изменены показатели (например, процент премии), назначено совмещение должностей; он может уйти в отпуск по уходу за ребенком или вернуться из отпуска и т. п. На работника может поступить исполнительный лист или ему может быть назначено удержание по возмещению ущерба организации.

    Все эти изменения необходимо отразить в программе до расчета зарплаты.

    Документы содержатся в разделе Кадры, журнал Все кадровые документы.А также в отдельных журналах Приемы, переводы, увольнения; Изменения оплаты сотрудников, Отпуска по уходу за ребенком и т. п.

    Приемы, переводы, увольнения

    И в разделе Зарплата, журнал Изменение оплаты сотрудников.

    Изменение оплаты сотрудников

    Это одни и те же документы, просто программа позволяет выбрать удобный способ доступа к ним.

    Один и тот же результат можно получить с помощью использования разных документов.

    Например, изменение графика работы можно отразить как документом Кадровый перевод с флагом Изменение графика работы, так и специальным документом Изменение графика работы списком.

    Изменение оплаты (изменение состава и показателей начислений) можно отразить документом Кадровый перевод с флагом Изменение оплаты,а также документами:

    — Изменение оплаты труда (для одного сотрудника);

    — Изменение плановых начислений (группе сотрудников) и т. д.

    — Назначение планового начисления (одного-группе сотрудников).

    Кадровый перевод содержит все возможности и единственный из них имеет печатную форму,-Приказ о переводе Т-5. Но в отдельных случаях удобней пользоваться другим документом.

    Результат будет одинаков,-зафиксированы изменения, необходимые для расчета.

    Если изменения вносятся «задним числом» за прошлый месяц уже после того, как зарплата за него начислена и выплачена, нет необходимости пересчитывать прошлый месяц. Программа автоматически доначислит недостающие суммы в текущем месяце.

    Назначение удержаний

    Назначение удержаний производится в разделе Зарплата, журнал Алименты и другие удержания. Для удержаний по исполнительным документам есть отдельный журнал. Но это одни и те же документы, просто программа для удобства предоставляет к ним разный доступ.

    Алименты и другие постоянные удержания

    Порядок такой.

    — Создать документ назначения удержания:Исполнительный лист или другое удержание.

    Исполнительный лист

    — Удержание автоматически попадает в документ Начисление зарплаты и взносов и другие документы, производящий расчет (Начисление за первую половину месяца,Увольнение).

    Список доступных удержаний находится в разделе Настройки.

    Настройка удержания

    В списке уже находятся удержания, которые программа создала из перенесения базы или в результате настройки. Можно отредактировать формулы некоторых из них либо создать свои собственные удержания. Формулу удержания по исполнительному документу программа редактировать не дает, т. к. порядок расчета утвержден законодательством.

  5. Ввод документов -«отклонений»(отпуска, больничные, командировки, увольнения, работа в праздники) и межрасчетные выплаты.

  6. Документы содержатся в разделе Зарплата, журнал Все начисления.

    А также в отдельных журналах Больничные, Отпуска и т. п.

    Это одни и те же документы, просто программа позволяет выбрать удобный способ доступа к ним.

    Все начисления

    Документ на сотрудника можно создать из карточки сотрудника по кнопке Оформить документ.

    — Отсутствия;

    — Начисления;

    Оформление документа

    Начисления, удержания

    Все документы (кроме Работа в праздники, выходные) содержат поле Выплата.

    В документе Увольнение это поле называется Дата выплаты.

    Эта дата участвует в отчете 6-НДФЛ.

    Документы предлагают выбрать:

    — С авансом (подставляется дата аванса);

    — В межрасчетный период;

    — С зарплатой (подставляется дата зарплаты).

    6-НДФЛ

    Дата документа не может быть больше этой даты, иначе программа выдает сообщение об ошибке. «Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа»

    Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа

    При появлении подобного сообщения нужно дату документа сделать более ранней.

    Если выбрано «В межрасчетный период», то по кнопке Выплатить программа создает ведомость (В банк, В кассу, На счета-как настроено у сотрудника) с указанной датой и необходимой операцией.

    Выплата начисленной зарплаты

    Ведомость на выплату также можно создать и в разделе Выплаты,журнал Все ведомости-по кнопке Создать, выбрав в ведомости подходящий вид операции,-Аванс, Больничные листы и т. п.

    Выплата начисленной зарплаты

    Документ Работа в выходные и праздники.

    В отношении сотрудников, работающих по сменным графикам, у которых по графику выпадает работа в государственный праздник РФ или региональный праздник, никаких дополнительных действия по расчету не требуется.

    Доплату за работу в праздничный день программа производит автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов по кнопке Заполнить или Подбор.

    Документ Работа в выходные и праздники необходим для тех сотрудников, для которых этот день по графику является нерабочим.

    Не рабочий график

    Возможность оплаты выходных и праздников По часам появляется во документе, если выбрано: Настройки, Расчет зарплаты, Настройка состава начислений и удержаний, Почасовая оплата- флаг Применение почасовой оплаты.

    Возможность выбрать способ компенсации Отгул появляется в документе, если выбрано: Настройки, Расчет зарплаты, Настройка состава начислений и удержаний, Учет отсутствий -флаг Отгулы.

    Использование сотрудником отгула регистрируется документом Отгул из раздела Зарплата.

    После ввода документа Работа в праздники, выходные при расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов у сотрудника автоматически появится вид начисления Оплата работы в праздничные и выходные дни -с двойной (или одинарной-в случае отгула) оплатой.

    Для работников, работающих по окладу, стоимость дня (часа) программа определяет одним из 3 способов, который мы указываем в документах прием или Кадровый перевод на вкладке Оплата труда:

    — По среднемесячному количеству дней(часов);

    — По норме времени графика сотрудника;

    — По норме времени производственного календаря.

    Порядок пересчета

    В зависимости от выбранного способа стоимость дня(часа) будет разной.

    Документ Увольнение можно создать как из карточки сотрудника, так и из журнала Примы, Переводы, увольнения в разделе Кадры.

    Документ производит расчет всех причитающихся сотруднику сумм,-зарплаты за текущий месяц(и прошлые месяцы, если не начислялась), компенсации за неиспользованный отпуск (в календарных днях), выходного пособия (а рабочих днях).

    Дату выплаты программа ставит равную дате увольнения,как это требует законодательство.

    При необходимости можно зайти в расчет среднего и скорректировать суммы и показатели расчета.

    Расчет среднего

    Вкладка Начисления и удержания аналогична такой же вкладке документа Начисления зарплаты и взносов.

    Вкладка Начисления

    Из документа по кнопке Печать доступны печатные формы

    — Приказ о увольнении;

    — Записка -расчет при увольнении;

    — Расчет среднего заработка

    и др.

    Печатные формы

    Увольняемому сотруднику мы обязаны выдать:

    — Справку НДФЛ за текущий год;

    — Справку для расчета пособий (182н) за 2 прошлых года и отработанную часть текущего;

    — Форму СЗВ-СТАЖ за текущий год с данными только этого сотрудника;

    — Страницы отчета Расчет страховых взносов, Раздел 3 — за предыдущие кварталы текущего года и текущий квартал (даже если отчетность еще не сдана) с данными только этого сотрудника;

    — Отчет СЗВ-М только с данными этого сотрудника.

  7. Ввод отдельных документов на начисления.

  8. Если в организации производятся начисления выплат по отдельным документам, т.е. в списке начислений присутствуют те, у которых указано:

    Начисление выполняется-По отдельному документу;

    Вид документа-Разовое начисление

    или

    Вид документа-Премия,

    эти документы (Разовое начисление, Премия) необходимо внести до расчета заработной платы,-для корректного расчета налогов и взносов.

    Если этого не сделать, то произойдет занижение суммы НДФЛ и взносов, что может повлечь за собой санкции со стороны налоговых органов.

    Разовое начисление, Премия

    Документы Разовое начисление и Премия тоже содержат поле Выплата (С авансом, В межрасчетный период, С зароплатой) и дату выплаты, которая участвует в отчете 6-НДФЛ.

    При выборе В межрсчетный период -доступна кнопка Выплатить , которая позволяет прямо из документа создать Ведомость (в банк, в кассу, на счета) с операцией Премия или Разовое начисление.

    ВАЖНО!

    Если по каким-либо причинам дата межрасчетной ведомости будет отличаться от указанной в документе, необходимо:

    — в документе Разовое начисление или Премия исправить дату выплаты на дату ведомости;

    — после чего в Ведомости на выплату у конкретного сотрудника нажать кнопку Обновить налог;

    — для проверки нажать кнопку Изменить налог. Дата дохода должна совпадать с датой ведомости.

    Дата дохода и дата ведомости

    Выполнение этой последовательности действий позволит избежать ошибок в отчете 6-НДФЛ.

    Такой порядок действий рекомендован для всех начислений с межрасчетной выплатой,-увольнение, отпуск, больничный лист и т.п.

    Изменилась дата ведомости-исправить дату выплаты в документе начисления!

  9. Расчет зарплаты.

    Несколько слов о документе Табель.

    Программа позволяет вести учет времени т. н. «методом отклонений».

    Т.е. если не указано иное, работник считается отработавшим время, указанное в его графике.

    Документы -«отклонения» вытесняют явки видами рабочего времени из документов-отклонений.

    Т.е. вместо явки эти документы устанавливают, например, неявку по невыясненной причине, больничный отпуск, командировки и т. п. Или добавляют работу в праздники и выходные.

    Печатную форму табеля Т-9 перед расчетом зарплаты мы можем увидеть в разделе Зарплата, отчеты по зарплате.

    Учет времени

    Так что, по большому счету, документ Табель для расчета зарплаты не является необходимостью, а является дополнительным источником ошибок вида «Внесли отклонения-забыли изменить Табель».

    Кроме того, при просмотре уже введенного Табеля прошлого периода и нажатия кнопки Провести и закрыть в документе Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц появляется сообщение о необходимости перерасчета.

    Сообщение о необходимости перерасчета

    А во вкладке Доначисления, перерасчеты документа Начисление зарплаты и взносов последующего месяца появляются одни и те же суммы с плюсом и минусом.

    Результат начислений

    Без документа Табель нельзя обойтись в случаях, когда:

    -в нормальном режиме работы фактическое время явок и/или дни явок не совпадают с графиком;

    — сотрудники, работающие посменно, внепланово меняются сменами;

    — используется несколько видов рабочего времени. Например, водителю по одной ставке оплачиваются поездки, а по другой ремонт,-и в Табеле необходимо внести отдельно дни-часы поездок и ремонта.

    Чтобы программа дала возможность вносить в документ Табель изменения, отличные от графика работы сотрудника, необходимо в разделе Настройки, Расчет зарплаты-снять флаг Проверять соответствие фактического времени плановому.

    Расчет зарплаты

    В документ Начисление зарплаты и взносов по кнопке Заполнить или Подбор попадают начисления сотрудников, которые отсутствуют в других документах Начисление зарплаты и взносов за этот месяц.

    Если выбрать подразделение, то заполнятся начисления работников данного подразделения.

    Список сотрудников формируется не по алфавиту, а с учетом иерархии подразделений и должностей(т.е. сначала администрация, в ней первыми директор, главбух, а затем остальные).

    Изменить в данном документе сортировку по любому полю можно с помощью кнопки Еще, Сортировать по возрастанию.

    Сортировать по возрастанию

    Изменить сортировку сотрудников во всех документах можно в разделе Администрирование, Дополнительные настройки, оставив только По сотруднику флаг Имя.

    Дополнительные настройки

    В документе Начисление зарплаты и взносов -доступна кнопка Расчетный листок, по которой будет показан расчетный листок одного сотрудника, причем в нем будет показаны и те начисления, которые сделаны в этом месяце другими документами (больничный, премия и т. п.)

    Расчетный листок

    Расчетный листок по нескольким (или всем) сотрудникам можно сформировать в разделе Зарплата, Отчеты по зарплате.

    Удобна кнопка Показать подробности расчета. По ней в табличную часть выводятся показатели вида начисления и можно непосредственно в документе проверить правильность расчета.

    Показать подробности расчета

    ВАЖНО!

    Документ позволяет вносить изменения вручную во все вкладки, в том числе НДФЛ и Взносы. Ручные изменения будут отмечены в документе выделенным шрифтом.

    Ручные изменения

    Но.

    НДФЛ и взносы, откорректированные вручную, программа пересчитает в следующем месяце.

    Начисления, у которых вручную изменялись показатели, в следующем месяце попадают во вкладку Доначисления, перерасчеты.

    Доначисления, перерасчеты

    Можно убирать такие доначисления вручную из месяца в месяц, можно убрать их раз и навсегда, но имеет смысл изменять суммы и показатели не в документе Начисление зарплаты и взносов непосредственно, а в документах, назначающих эти показатели.

    Т.е. вместо корректировки суммы премии — изменить процент премии или вид премии документами:

    — Кадровый перевод;

    — Изменение оплаты сотрудника;

    — Изменение плановых начислений и т.п.

    Вместо ручного изменения дней начисления — документами-«отклонениями» отразить неявки и т.п. Вместо ручного изменения часов явок,-ввести документ Табель.

    Необходимость корректировки взносов можно проверить отчетом Проверка расчета взносов из раздела Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам.

    Необходимость корректировки НДФЛ можно проверить отчетом Анализ НДФЛ по месяцам или Регистр налогового учета по НДФЛ из того же раздела.

    Чаще всего программа считает правильно, а ошибаемся именно мы. Например, один сотрудник есть в двух документах Начисление зарплаты и взносов за один и тот же месяц, взносы расчитываются в обоих, а мы видим «ошибку» только в одном из них и пытаемся ее «исправить».

    Во вкладках НДФЛ и Взносы есть удобные кнопки Пересчитать НДФЛ и Пересчитать взносы. Эти кнопки позволяют пересчитать суммы налогов(взносов) без пересчета начислений.

    Выплатить зарплату «под расчет» необходимо в разделе Выплаты с помощью документа Ведомости (в банк, в кассу, на счета, -как назначено сотруднику) с операцией Зарплата за месяц.

    Если выбрать подразделение, то по кнопке Заполнить в документ попадут сотрудники только выбранного подразделения.

    Программа позволяет разделить списки сотрудников и получателей по договорам ГПХ.

    Для подбора в ведомость только сотрудников по трудовым договорам используется операция Зарплата работников и служащих.

    Для подбора только получателей по договорам ГПХ-операция Вознаграждение сотрудникам по договорам ГПХ.

    В Ведомость подбирается сумма с учетом начального сальдо за месяц.

    Т.е. если на начало месяца была задолженность за организацией, то сумма в ведомости будет больше рассчитанной за месяц, а если задолженность за сотрудником,-сумма будет меньше рассчитанной за месяц.

    В Ведомости при открытии ссылки Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ есть флаг Налог перечислен вместе с зарплатой.

    Ведомость перечислений счета

    В ведомостях окончательного расчета флаг необходимо оставить установленным.

    Можно внести только реквизиты платежного поручения для отражения в Регистре налогового учета по НДФЛ.

    Другое дело ведомости межрасчетных выплат с операциями Отпускные и Больничные.

    Законодательство разрешает перечислять НДФЛ с таких выплат не сразу после выплат, а в последнем дне месяца выплаты.

    Если организация перечисляет НДФЛ с больничных и отпускных в конце месяца, флаг необходимо снять и внести данные о перечислении НДФЛ в бюджет,-по ссылке Внести данные о перечислении НДФЛ в бюджет. Или в разделе Налоги и взносы в журнале документов Перечисления НДФЛ в бюджет создать один документ для нескольких отпускных и больничных.

    Документ для нескольких отпускных и больничных

    Данные о перечислении НДФЛ будут использоваться в отчетах 2-НДФЛ и Регистр налогового учета по НДФЛ.

    Для проверки состояния расчетов за месяц (и за любой период) можно использовать удобный отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) из раздела Зарплата, Отчеты по зарплате.

    Отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)

    (прокрутка вправо)

    Анализ зарплаты за месяц

    Отчет показывает сальдо с привязкой к месяцу начисления. Т.е. если есть ведомости на всю сумму за указанный месяц, то сальдо показывается нулевое, без учета даты ведомостей (среди которых могут быть и даты следующего месяца).

    Отчет позволяет добраться до документа, который рассчитал сумму.

    Для этого необходимо установить указатель на поле с нужной суммой, двойным щелчком мыши выбрать из списка Регистратор.

    Регистратор

    И получим список документов, с помощью которых начислена сумма.

    Список документов

    Двойным щелчком мыши на название документа -попадем в сам документ.

    В разделе Зарплата, Отчеты по зарплате можно распечатать:

    — Расчетные листки;

    — Расчетную ведомомоть Т-51;

    — отчеты Полный свод начислений и выплат, Краткий свод, Удержания из зарплаты и др.

    В разделе Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам полезны могут быть:

    — Налоги и взносы(кратко);

    — Проверка расчета взносов;

    Отчет покажет различие расчетной величины взносов и фактически исчисленных.

    — Анализ НДФЛ помесячно;

    В нем можем видеть все суммы, которые участвуют в отчете 2-НДФЛ-исчислено, удержано, перечислено.

    — Регистр налогового учета по НДФЛ;

    — Проверка Разд.2 6-НДФЛ.

    Отчет позволяет показать полную расшифровку Раздела 2, а при отборе по одному сотруднику найти причину ошибки разрыва раздела, когда доход попадает в один блок, а налог в другой блок Раздела 2 6-НДФЛ.

    Суммы попадут в этот отчет (и в 6-НДФЛ) только если вошли в ведомость на выплату (за исключением аванса).

    Отчет является полезным инструментом для выявления ошибок 6-НДФЛ еще на этапе расчета зарплаты, когда их исправление не требует больших трудозатрат.

    Последним звеном в расчете зарплаты за месяц служит документ Отражение зарплаты в учете.

    Именно этот документ служит для формирования проводок при синхронизации с программой Бухгалтерия предприятия.

    Отражение зарплаты в бухучете

    Данные в документ попадают по кнопке Заполнить.

    Кнопка Заполнить

    После этого необходимо проверить заполненность полей

    во вкладке Начисления:

    — Вид операции;

    — Способ отражения (кроме пособий за счет ФСС)

    во вкладке Начисленный НДФЛ:

    — Вид операции;

    — Регистрация в налоговом органе;

    — Код по ОКТМО.

    Начисленный НДФЛ

    Для проверки документа можно использовать отчет
    Бух.учет зарплаты из раздела Зарплата.

Рассмотрим пошагово, как выполняется расчет и выплата аванса в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Содержание

Предварительные шаги перед начислением аванса

Начисление за первую половину месяца традиционно называется «авансом». Это операция, к моменту расчета которой в программу уже должны быть введены все произошедшие за первую половину месяца кадровые изменения (приемы, переводы и увольнения сотрудников), изменения окладов и других плановых начислений, отражены все разовые начисления и проведены все неявки сотрудников за первую половину месяца.

В данной статье мы не будем рассматривать подробно, как отразить все произошедшие за первую половину месяца события в информационной базе 1С 8.3 ЗУП 3.1, при необходимости эту информацию Вы можете найти в перечисленных ниже статьях, размещенных в открытом доступе, а также в материалах рубрикатора ЗУП портала БухЭксперт8 для коммерческих подписчиков. Мы же представим, что все эти шаги уже выполнены, и теперь нам необходимо начислить и выплатить сотрудникам аванс.

Как правильно регистрировать кадровые события, разовые начисления и неявки сотрудников – см. в публикациях:

  • Прием на работу в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция
  • Изменение графика работы в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Изменение оклада в ЗУП 3.1. — пошаговая инструкция
  • Увольнение сотрудника в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Расчет отпускных в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Больничный лист в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
  • Отпуск по уходу за ребенком в ЗУП 3.1. — пошаговая инструкция
  • Разовые начисления в ЗУП 3.1
  • Материальная помощь в ЗУП 3.1

А для того, чтобы Вы всегда соблюдали правильный порядок при расчете аванса в ЗУП 3.1 мы подготовили для Вас Памятку по расчету аванса в 1С:ЗУП 3.

Настройки дат выплаты аванса и заработной платы в 1С

В ст. 136 ТК РФ сказано, что выплачивать заработную плату за месяц необходимо не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Поэтому получается, что выплата заработной платы осуществляется не реже чем через 15 календарных дней.

В программе для этих целей в карточке Организации (Настройка – Предприятие – Организации) на вкладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Бухучет и выплата зарплаты задаются даты выплаты:

  • заработной платы – можно установить переключатель в положение в последний день текущего месяца или в положение в начале следующего месяца и задать необходимую дату выплаты;
  • аванса – необходимо задать дату выплаты.

Например, в организации установлено, что аванс выплачивается 20 числа, а окончательный расчет по заработной плате производится 5 числа следующего месяца.

В этом случае настройки по датам выплаты будут выглядеть следующим образом:

Варианты расчета аванса и документы, в которых рассчитывается аванс

В 1С:ЗУП предусмотрено три возможных варианта расчета аванса:

  • Фиксированной суммой
  • Процентом от тарифа – процент рассчитывается от фонда оплаты труда (ФОТ) сотрудника
  • Расчетом за первую половину месяца – расчет производится в документе Расчет за первую половину месяца на основании данных об отработанном времени за первую половину месяца

Вариант расчета аванса может задаваться для каждого сотрудника отдельно в документах:

  • Прием на работу на вкладке Оплата труда в поле Аванс
  • Кадровый перевод на вкладке Оплата труда в поле Аванс
  • Изменение оплаты труда (Зарплата – Изменение оплаты сотрудников – Изменение оплаты труда) в поле Изменить аванс
  • Изменение аванса (Зарплата – Изменение аванса)

Например, с 1 февраля по сотруднику Комарову О.П. меняется размер оклада с 15 000 руб. до 20 000 руб. и способ расчета аванса устанавливается как 40% от тарифа.

В этом случае по сотруднику Комарову О.П. вносится документ Изменение оплаты труда, где способ расчета аванса выбирается, как Процентом от тарифа и указывается его размер – 40%:

В зависимости от того, какой способ расчета аванса задан для сотрудника, расчет суммы аванса производится разными документами:

  • Фиксированной суммой – расчет в Ведомости… со значением в поле Выплачивать – Аванс
  • Процентом от тарифа – расчет в Ведомости… со значением в поле Выплачивать – Аванс
  • Расчетом за первую половину месяца – расчет в документе Начисление за первую половину месяца (Зарплата – Начисления за первую половину месяца)

Шаг 1. Утверждение документов перед расчетом аванса

Утверждение документов-отклонений перед расчетом аванса

После ввода кадровиком документов, регистрирующих отклонения сотрудника, работу с документами продолжает расчетчик. Пока расчетчик не утвердит данные документы они не будут влиять на начисление аванса и суммы по ним не будут считаться начисленными.

Подробнее в статье — 1С ЗУП 8.3 — самоучитель для начинающих с видеоуроками — Шаг 2. Утверждение документов перед расчетом аванса

Утверждение разовых начислений перед расчетом аванса

В первой половине месяца могут вноситься документы с дополнительными разовыми начислениями. Они могут регистрироваться документами:

  • Премия
  • Разовые начисления
  • Материальная помощь
  • Единовременное пособие за счет ФСС
  • Доход в натуральной форме

Если выплату таких сумм планируется произвести в аванс, то такие документы должны быть утверждены расчетчиком, т.е. в них должен быть установлен флажок Расчет утвердил:

Если в программе 1С 8.3 ЗУП работает только один пользователь, то при проведении документов они сразу считаются утвержденными, и учитываются при начислении аванса. При этом флажки Расчет утвердил или Время учтено в документах не отображаются.

В этом случае, чтобы документы не влияли на расчет аванса или выплачиваемые в аванс суммы, их следует снять с проведения.

Например, сотрудникам Мошкину В.И. и Бабочкину И.И. в феврале начислена разовая премия по приказу руководству за январь в размере 3 000 руб. и 10 000 руб. соответственно.

Для этого оформляется документ Премия, где указываются сотрудники и суммы премий по ним. Так как выплата будет производиться вместе с авансом, то в поле Выплата следует указать С авансом, установится плановая дата выплаты аванса – 20 февраля. Автоматически в документе рассчитается НДФЛ. Расчетчику остается только утвердить документ:

Шаг 2. Расчет аванса

Начисление аванса при способах его расчета «Фиксированной суммой» и «Процентом от тарифа»

При установленном способах расчета аванса: Фиксированной суммой и Процентом от тарифа в Ведомости… при расчете аванса не учитываются внесенные отклонения от графика работы сотрудника. Однако мы рекомендуем их вносить, т.к. это позволит контролировать отсутствие сотрудников с помощью отчета Отсутствия сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты — Отсутствия сотрудников) и позволит избежать переплат:

В этих случаях придется рассчитывать аванс с учетом отклонений и вносить в Ведомость… полученную сумму вручную.

Например, у сотрудника Комарова О.П. задан способ расчета аванса – 40% от тарифа. С 14 по 16 февраля сотрудник взял отпуск за свой счет. Для этого перед расчетом аванса был внесен и утвержден документ Отпуск без сохранения оплаты (Зарплата – Отпуска – Отпуск без сохранения оплаты):

Согласно сменному графику работы сотрудника в эти три дня он работал по 8 часов в день.

Сотрудникам подразделения Торговый зал, в котором работает Комаров О.П., установлено место выплаты зарплаты — через раздатчика Ивушкина В.П. Данное место отражается в карточке сотрудника по ссылке Выплат, учет затрат:

В этом случае для расчета аванса следует создать и заполнить документ Ведомость через раздатчика, указав в поле Выплачивать значение Аванс. Однако даже несмотря на то, что документ Отпуск без сохранения оплаты утвержден, сумма аванса будет рассчитана в полном размере, без учета отсутствия сотрудника за дни первой половины месяца: 14 и 15 февраля. Поэтому следует пересчитать сумму аванса с учетом отпуска за свой счет и внести полученное значение вручную:

  • 20 000 (Оплата по окладу (по часам)) * 40% (% от тарифа) * 72 (кол-во отработанных часов за первую половину месяца) / 88 (норма часов за первую половину месяца) = 6 545,45 руб.

Начисление аванса при способе его расчета «Расчет за первую половину месяца»

Для сотрудников, у которых способ расчета аванса указан – Расчет за первую половину месяца, начисление сумм аванса производится документом Начисление за первую половину месяца. Данные документ учитывает отработанное время сотрудника с 1 по 15 число месяца начисления аванса, т.е. производится «честный расчет», с учетом всех утвержденных отклонений. Начисление производится по кнопке Заполнить:

Расчет начислений

На вкладку Начисления – попадают плановые начисления сотрудников, для которых в настройках установлен флажок Начисляется при расчете первой половины месяца:

Например, сотрудник Кашкин М.И. с часовой тарифной ставкой 100 руб. График у сотрудника сменный с ночными часами. В организации доплата за работу в ночное время составляется 20%. Для сотрудника задан способ расчета аванса – Расчет за первую половину месяца.

15 февраля сотрудник принес больничных лист с 9 по 12 февраля.

Так как документ был принесен до даты расчета и выплаты аванса (до 20 числа), то документ Больничный лист был внесен и утвержден:

Начисление суммы аванса производится в документе Начисление за первую половину месяца:

У сотрудника в качестве планового начисления назначена — Оплата по часовому тарифу в размере – 100 руб.

С 1 по 15 января с учетом дней болезни получилось 72 отработанных часа, из которых 24 часа – ночные.

Оплата по часовому тарифу за первую половину месяца составила:

  • 100 (стоимость часа) * 72 (кол-во отработанных часов за 1-ю половину месяца) = 7 200,00 руб.

Доплата за работу в ночное время составила:

  • 100 (стоимость часа) * 20 (процент доплаты за ночные часы) /100 * 24 (кол-во ночных часов) = 480 руб.

Расчет удержаний

На вкладке Удержания рассчитываются плановые удержания сотрудников, для которых в настройках установлен флажок Удерживается при расчете первой половины месяца:

Например, по Хризантемову А.А. введен документ Исполнительный лист на удержание с 1 января алиментов в размере 25% от заработка в пользу Хризантемовой Л.Ю. Перевод денег осуществляется на банковский счет получательницы, комиссия банка удерживается из заработка сотрудника по тарифу Сбербанка:

За первую половину февраля 2019 г. сотруднику начислена Оплата по окладу в размере 16 500 руб. и НДФЛ – 2 145 руб.

В этом случае на вкладке Удержания производится расчет следующих удержаний.

  1. Удержание по исполнительному документу:
    • (16 500 руб. <Оплата по окладу (по часам)> — 2 145 руб. <НДФЛ>) * 25% <процент по исполнительному листу> = 3 588,75 руб.
  2. Вознаграждение платежного агента, где сравнивается несколько значений:
    • минимальный тариф = 50 руб.
    • процент по тарифу:
      • 3 588,75 руб. (сумма исполнительного листа) * 1,75% (процент по тарифу банка) = 62,80 руб.
    • максимальный тариф = 2 000 руб.

В рассматриваемом примере Вознаграждение платежного агента составит 62,80 руб.

Расчет НДФЛ

На вкладке НДФЛ рассчитывается НДФЛ с начислений документа. Данный НДФЛ уменьшает в дальнейшем выплачиваемую сумму аванса, но к удержанию не попадает. Т.е. он рассчитывается только для того, чтобы не переплатить сотруднику в случае, если работник будет полностью отсутствовать во второй половине месяца.

Сотрудник Ивушкин В.П. уходит в отпуск с 15 февраля по 3 марта. Отпускные сотруднику были начислены в документе Отпуск. Так как отпускные для целей НДФЛ относятся к доходам, учитываемым по дате выплаты, то в документе Отпуск был сразу же произведен расчет НДФЛ.

Сумма НДФЛ в документе Отпуск составила:

  • 14 208,74 (сумма отпускных) * 13% = 1 847 руб.

Рассмотрим, как будет рассчитан НДФЛ при начислении аванса сотруднику. За первую половину февраля сотруднику начисляется оплата по окладу в сумме 15 000 руб.

В документе Начисление за первую половину месяца НДФЛ рассчитывается только с оплаты по окладу, сумма отпускных уже не учитывается, так как НДФЛ с отпускных уже был исчислен ранее.

Рассчитанный при начислении аванса НДФЛ составляет:

  • 15 000 <Оплата по окладу> * 13% = 1 950 руб.

Шаг 3. Заполнение ведомости на выплату аванса и перечисления НДФЛ в аванс с дополнительных разовых выплат

Суммы к выплате аванса

Для выплаты аванса в программе ЗУП 3.1 используются несколько видов документов, расположенных в разделе Выплаты:

  • Ведомость в кассу – для выплаты аванса через кассу
  • Ведомость в банк — для выплаты аванса в рамках зарплатного проекта
  • Ведомость на счета — для выплаты аванса вне рамок зарплатного проекта, т.е. на личные карточки/счета сотрудников
  • Ведомость через раздатчика — для выплаты аванса через ответственное лицо (раздатчика)

Для выплаты аванса в Ведомости…:

  • в поле Месяц указывается месяц, за который выплачивается аванс
  • в поле Выплачивать задается значение — Аванс

После этого нажимается кнопка Заполнить в колонка К выплате заполняется:

  • суммами аванса, которые непосредственно рассчитываются в Ведомости… для сотрудников со способом расчета аванса Фиксированной суммой или Процентом от тарифа;
  • суммами рассчитанного аванса (за минусом НДФЛ и удержаний) из документа Начисление за первую половину месяца по сотрудникам со способом начисления аванса — Расчет первой половины месяца;
  • суммами дополнительных разовых начислений (за минусом НДФЛ и удержаний), выплата которых была указана вместе с авансом.

Попадание сотрудника в тот или иной вид Ведомости… определяется местом выплаты зарплаты, который может быть указан на уровне справочников (расположены по мере увеличения приоритета):

  • Организации
  • Подразделения
  • Сотрудники

Например, при автоматическом заполнении Ведомости в банк будут включены только те сотрудники, аванс по которым выплачивается по зарплатному проекту, и не попадут те, аванс по которым выплачивается через кассу. В этом случае сотрудники, аванс по которым выплачивается через кассу, могут попасть в Ведомость в банк по кнопке Подобрать.

Место выплаты заработной платы, установленное для сотрудника, можно посмотреть в карточке сотрудника по ссылке Выплаты, учет затрат:

Если сотрудники со способом расчета аванса: Фиксированной суммой или Процентом от тарифа отсутствовали по причине неоплачиваемых отпусков и т.п. с 1 по 15 число месяца и информация по отсутствиям была внесена в программу, то такие сотрудники не попадут в табличную часть документа. Сотрудники, которые находились на больничном или в оплачиваемом отпуске, попадут в документ.

По сотруднику Мошкину В.И. в первой половине февраля 2019 г.:

  • согласно схеме принятой в организации введен, но не утвержден документ Командировка с 5 по 12 февраля (подробнее о данной схеме смотрите в статье 1С ЗУП 8.3 — самоучитель для начинающих с видеоуроками — Шаг 2. Утверждение документов перед расчетом аванса)
  • введен и утвержден документ Премия, суммы по которому выплачиваются в аванс. Сумма премии составила 3 000 руб. и НДФЛ с нее – 390 руб.

  • в документе Начисление за первую половину месяца рассчитана сумма аванса 6 250,00 и НДФЛ – 813 руб.

Выплата заработной платы сотруднице производится через кассу.

Для регистрации выплаты аванса вводится и заполняется документ Ведомость в кассу:

Так по сотруднику введен, но не утвержден документ Командировка, то рассчитанная в нем сумма не попадет к выплате. В колонку К выплате загрузится сумма:

  • 3 000 (премия) — 390 (НДФЛ с премии) + 6 250 (сумма аванса) – 813 (НДФЛ с аванса) = 8 047 руб.

НДФЛ с аванса

В общем случае НДФЛ с аванса не удерживается и не перечисляется, если только выплата аванса не приходится на последний день месяца.

Если у сотрудника были произведены разовые начисления (Премия, Разовое начисление и т.п.) с указанием выплаты вместе с авансом, то в этом случае НДФЛ рассчитывается в документах-начислениях и попадает в Ведомость… на выплату аванса. При проведении документа происходит его удержание и возникает обязанность организации перечислить этот НДФЛ в бюджет.

По сотруднику Мошкину В.И. в первой половине февраля 2019 г.:

  • согласно схеме принятой в организации введен, но не утвержден документ Командировка с 5 по 12 февраля (подробнее о данной схеме смотрите в статье 1С ЗУП 8.3 — самоучитель для начинающих с видеоуроками — Шаг 2. Утверждение документов перед расчетом аванса). НДФЛ в документе не рассчитан, т.к. выплата намечена с зарплатой;
  • введен и утвержден документ Премия, суммы по которому выплачиваются в аванс. Сумма премии составила 3 000 руб. и НДФЛ с нее – 390 руб.
  • в документе Начисление за первую половину месяца рассчитана сумма аванса 6 250,00 и НДФЛ – 813 руб.

Выплата заработной платы сотруднице производится через кассу.

В этом случае при создании Ведомости в кассу на выплату аванса в колонку НДФЛ к перечислению попадает только сумма НДФЛ из документа Премия в размере 390 руб.:

Для того, чтобы в программе зарегистрировать факт перечисления НДФЛ в бюджет в этот же день одним платежным документом, необходимо в документе Ведомость… в разделе Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ оставить взведенным флажок Налог перечислен вместе с зарплатой:

В этом случае в качестве перечисленной суммы фиксируется общая сумма из колонки НДФЛ к перечислению.

Например, по сотруднику Мошкину В.И. при выплате аванса за февраль был удержан и перечислен НДФЛ с премий в размере 390 руб. Выплата аванса и перечисление налога было произведено 20 февраля по платежному поручению № 102.

В программе информация по перечисленному налогу будет отражена в документе Ведомость в кассу, которым был выплачен аванс, следующим образом:

Будет зафиксирована перечисленная сумма из колонки НДФЛ к перечислению в размере 390 руб.

Если перечисление НДФЛ производится в другой день или несколькими платежными поручениями, то в Ведомости… флажок Налог перечислен вместе с зарплатой следует снять:

По сумме перечисленной в бюджет следует зарегистрировать документ Перечисление НДФЛ в бюджет (Налоги и взносы – Перечисления НДФЛ в бюджет – Перечисление НДФЛ в бюджет):

Ввести данный документ можно и через документ Ведомость… по ссылке Ввести данные о перечислении НДФЛ:

Шаг 4. Формирование расчетных листков и расчетных ведомостей

После расчета и выплаты аванса можно сформировать отчеты с информацией за первую половину месяца. Для этого можно воспользоваться отчетами в раздела Зарплата – Отчеты по зарплате в специальном разделе Первая половина месяца:

Так как в соответствии со статье 136 ТК РФ зарплату следует перечислять «не реже чем каждые полмесяца» и при этом работодатель обязан извещать в письменной форме работника о составных частях заработной платы, о размерах и основаниях по удержаниям, об общей сумме, подлежащей выплате, то рекомендуется расчетные листки выдавать сотруднику при выплате сумм и за первую половину месяца. Для этого можно использовать отчет Расчетный листок (за первую половину месяца):

Особенностью данного отчета является то, что сюда попадают только данные:

  • отраженные в документе Начисление за первую половину месяца;
  • утвержденные дополнительные начисления выплачиваемые в аванса;
  • выплаченные суммы в Ведомостях… с признаком выплаты аванса.

По сотруднику Комарову О.П. задан способ расчета аванса – Процентом от тарифа. В этом случае расчет аванса производится непосредственно в документе Ведомость… В аванс сотруднику была выплачена сумма 6 545,45 руб.

В этом случае в отчете Расчетный листок (за первую половину месяца) информация будет представлена в следующем виде:

По сотруднику Мошкину В.И. в первой половине февраля 2019 г.:

  • согласно схеме принятой в организации введен, но не утвержден документ Командировка 5 по 12 февраля (подробнее о данной схеме смотрите в статье 1С ЗУП 8.3 — самоучитель для начинающих с видеоуроками — Шаг 2. Утверждение документов перед расчетом аванса). НДФЛ в документе не рассчитан, т.к. выплата намечена с зарплатой;
  • введен и утвержден документ Премия, суммы по которому выплачиваются в аванс. Сумма премии составила 3 000 руб. и НДФЛ с нее – 390 руб.;
  • в документе Начисление за первую половину месяца рассчитана сумма аванса 6 250,00 и НДФЛ – 813 руб.

Произведена выплата аванса сотруднику в сумме 8 047,00 руб. и удержан НДФЛ с премии – 390 руб.

При этом в Расчетном листе (за первую половину месяца) данные отражаются так:

  1. в блок Начислено попадает сумма Оплаты по окладу из документа Начисление за первую половину месяца и сумма из документа Премия:
    • 6 250 (Оплата по окладу) + 3 000 (премия) = 9 250руб.
  2. в блок Удержано по НДФЛ суммируются сумма НДФЛ по документу Премия и Начисление за первую половину месяца:
    • 390 (НДФЛ с премии) + 813 (НДФЛ из Начисления за первую половину месяца) = 1 203 руб.
  3. в блок Выплачено попадает сумма из документа Ведомость по выплате аванса — 8 047 руб.

Также можно распечатать Расчетную ведомость Т-51 (за первую половину месяца):

Принцип заполнения такой же, как у Расчетного листка (за первую половину месяца).

См. также:

  • Лайфхаки по 1C: ЗУП 8
  • Расчет аванса и зарплаты в ЗУП 3.1 (памятка)
  • Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1: пошаговая инструкция для начинающих
  • ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1
  • Как начислить компенсацию за задержку зарплаты в 1С 8.3 ЗУП
  • Лайфхаки по расчету зарплаты (из записи эфира от 28 февраля 2019 г.)
  • Как отключить оптимизацию алгоритмов расчета зарплаты в ЗУП 3.1.9 (из записи эфира от 02 апреля 2019 г.)
  • Внимание! Ошибки в зарплатных отчетах в ЗУП 3.1.8
  • Ошибка проведения начисления зарплаты, если у сотрудника были введены отгулы, в ЗУП 3.1.7.67/87 – способ обхода
  • Группировка колонок отчета «Анализ зарплаты сотрудникам» в одну колонку или как получить общую сумму всех премий

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

  • Расчет и выплата аванса
  • Почему может не выплачиваться аванс / зарплата
  • Расчет аванса и зарплаты в ЗУП 3.1 (памятка)

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Каждый работник обязан добросовестно исполнять свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, а каждый работодатель обязан в полном объеме и своевременно выплачивать заработную плату.

Как установлено статьей 136 Трудового кодекса, зарплата должна выплачиваться минимум каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна приходиться на 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Оплата за первую половину месяца условно обозначается как «аванс»

С точки зрения гражданского кодекса выплата аванса – это предварительная оплата поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Аванс одна сторона передает другой при наличии встречных обязательств или договорных отношений как обеспечение исполнения своих обязательств до начала выполнения встречного обязательства.

Аванс необходимо отличать от задатка. Аванс от задатка отличается, что при неисполнении договора передавшая сторона, ответственная за неисполнение договора, теряет задаток. Если за неисполнение договора отвечает сторона, принявшая задаток, тогда задаток возвращается в двойном размере. При выдаче аванса такое правило не применяется. Аванс является частью исполнения обязательств, а не как форма их обеспечения.

Прямого определения термина «аванс» трудовое законодательство не имеет. Смысл этого термина можно трактовать как некоторую условную сумму, которая выплачивается работнику в середине месяца и прямо не зависит от количества и качества труда. На сумму ранее выплаченного аванса уменьшается заработная плата, рассчитанная и выплаченная по итогам месяца.

Поэтому вместо термина «аванс» зачастую используется более официальный – «заработная плата за первую половину месяца». Вместо «Выплата аванса» – «Выплата заработной платы за первую половину месяца», вместо «Начисление аванса в 1С ЗУП» – «Начисление…» и вместо «Изменить аванс» – «Изменить…» и т.д. соответственно. Из этой статьи вы сможете узнать, как провести все эти операции в 1С ЗУП 3.1 (8.3). Для выполнения этих действий подходит программа любой версии: 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, КОРП или Базовая.

Бесплатная
консультация
эксперта
Наталья Севорина
Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Расчет

Внедрение 1С:ЗУП позволяет производить подобный расчет тремя способами, и каждый из них имеет свои отличия:

  • Расчетом за первую половину месяца;
  • Фиксированной суммой;
  • Процентом от тарифа.

При выплате фиксированной суммой – расчет производится без учета отработанного времени. Если процентом от тарифа – расчет также производится без учета отработанного времени, а для расчета размера заработной платы за указанный период учитывается весь фонд оплаты труда работника (все плановые начисления, назначенные работнику). То есть, если выплата настроена процентом от тарифа, отсутствует возможность при выплате учитывать только некоторые из плановых начислений. Например, при выборе способа расчета процентом от тарифа, нельзя рассчитывать размер заработной платы за первую половину месяца только от размера оклада, без учета ежемесячной премии.

Автоматизация расчета зарплаты, аванса, премий, надбавок, налогов и взносов для сокращения ошибок и оптимизации трудозатрат

Способ начисления выплаты в 1С ЗУП 3.1 назначается каждому сотруднику. Назначение способа производится в документе «Прием на работу». Способ указывается на закладке «Оплата труда» (рис.1).

Рис. 1 Назначение способа начисления
Рис. 1 Назначение способа начисления

Если выбран способ – «Фиксированной суммой», то появится поле, куда нужно ввести сумму за период. Если «Процентом от тарифа», то появится поле, куда будет нужно ввести размер процента от нее.

Когда при помощи 1С ЗУП 3.1 начинает рассчитывать зарплату организация, в которой ранее применялась для расчета другая программа, то способ начисления можно назначить в документе «Начальная штатная расстановка» (рис. 2).

Рис. 2 Начальная штатная расстановка
Рис. 2 Начальная штатная расстановка

Увидеть способ начисления, назначенный конкретному сотруднику, можно непосредственно в карточке самого сотрудника (рис. 3) в реквизите «Аванс».

Рис.3 Увидеть способ начисления можно в реквизите
Рис.3 Увидеть способ начисления можно в реквизите «Аванс»

Поможем разобраться, как настроить корректное начисление аванса в 1С:ЗУП

Корректировка данных

Изменить ранее назначенный способ можно при помощи документов:

  • Кадровый перевод;
  • Кадровый перевод списком;
  • Изменение оплаты труда;
  • Изменение аванса.

Документы «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» находятся в журнале документов «Приемы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры». Документ «Изменение оплаты труда» находится в журнале «Изменение оплаты сотрудников» и доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата». Документ «Изменение аванса» находится в одноименном журнале и доступен в разделе «Зарплата».

Для того чтобы изменить способ расчета в документе «Кадровый перевод», нужно на закладке «Оплата труда» включить флажок «Аванс» и выбрать новый способ начисления (Рис. 4). При помощи документа «Кадровый перевод» можно изменить способ для одного сотрудника.

Рис. 4 Выбрать новый способ начисления
Рис. 4 Выбрать новый способ начисления

Чтобы изменить схему начисления в «Кадровый перевод списком», нужно заполнить табличную часть документа сведениями о работниках, у которых требуется изменить способ начисления. Дважды щелкнув мышкой по сотруднику, в появившемся окне надо выбрать закладку «Оплата труда», включить флажок «Аванс» и выбрать из списка нужный нам способ. Возможные значения списка (в порядке следования):

  • Фиксированной суммой;
  • Процентом от тарифа;
  • Расчет за первую половину месяца (рис.5).

При помощи документа «Кадровый перевод списком» можно изменить способ начисления нескольким сотрудникам.

Рис. 5 Расчет за первую половину месяца
Рис. 5 Расчет за первую половину месяца

Чтобы изменить способ расчета в документе «Изменение оплаты труда», нужно включить флажок «Изменить аванс» и выбрать нужный (Рис. 6). При помощи документа «Изменение оплаты труда» можно изменить способ расчета для одного сотрудника.

Рис. 6
Рис. 6 «Изменить аванс» и выбрать нужный

Чтобы изменить способ расчета при помощи документа «Изменение аванса», необходимо в поле «Способ расчета аванса» выбрать новое значение. Заполнив табличную часть сведениями о сотрудниках, которым нужно изменить способ расчета (методом подбора или добавления), установить новое значение суммы или процента (для способов «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа»), записать и провести. При помощи документа «Изменение аванса» можно изменить способ для нескольких сотрудников (Рис. 7). При этом прежнее значение способа для работника показывается в табличной части.

Рис.7 Документ
Рис.7 Документ «Изменение аванса»

Получить бесплатную консультацию по начислению и выплате аванса в 1С:ЗУП!

Начисление

Начисление способом «Расчетом за первую половину месяца» производится с учетом отработанного времени. Поэтому для начисления указанным способом предназначен документ «Начисление за первую половину месяца». Он доступен из раздела «Зарплата» (рис. 8).

Рис. 8 Размер
Рис. 8 Размер «Зарплата»

Для того чтобы начислить аванс расчетом необходимо:

  1. Указать месяц, за который будет начисление;
  2. Дату, до которой производится расчет первой половины месяца (по умолчанию 15-е число текущего месяца);
  3. Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то выбрать подразделение, для работников которого необходимо рассчитать аванс;
  4. Нажать на кнопку «Заполнить».

Построение системы премирования по KPI

Получите видеоинструкцию «Реализация системы KPI в программе 1С:ЗУП КОРП»

Спасибо, #USERNAME#!
Информация отправлена на указанный вами email.

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть документа попадут только те сотрудники фирмы или выбранного отдела, для которых способ – «Расчетом за первую половину месяца».

Если вам требуется помощь в настройках или регулярная поддержка работы в 1С:ЗУП по расчету заработной платы, начислениям и выплате авансов, просто позвоните на нашу линию консультаций. Мы ежедневно помогаем решать срочные, сложные и нетиповые вопросы клиентов. Узнать подробнее об услугах сопровождения можно на сайте или у наших специалистов.

Помимо этого в табличную часть попадают только те виды оплат, у которых активен флаг «Начисляется при расчете за первую половину месяца» (рис. 9). Надо учесть, что в табличную часть «Начисление за первую половину месяца» не попадут сотрудники, для которых были зарегистрированы неявки документами «Отпуск», «Больничный», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Командировка» или документом «Табель» был зарегистрирован вид времени, который соответствует отсутствию.

Рис. 9 Флаг
Рис. 9 Флаг «Начисляется при расчете за первую половину месяца»

Если работник имеет удержания из зарплаты, то в «Расчет за первую половину месяца» попадут только те из них, которые отмечены флажком «Удерживается при расчете первой половины месяца» (Рис. 10). Расчет пособий и взносов при нашем расчете не производится.

Рис. 10 Флаг
Рис. 10 Флаг «Удерживается при расчете первой половины месяца»

Выплата

Выплата регистрируется через:

  • Ведомость в банк;
  • Ведомость на счета;
  • Ведомость в кассу.

Они доступны в разделе «Выплаты». Чтобы осуществить выплату, например, через банк, необходимо (рис.11):

  • Создать новый документ «Ведомость в банк»;
  • Выбрать месяц, за который будет выплата;
  • Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то пометить требуемое;
  • В поле «Выплачивать» из списка выбрать значение «Аванс»;
  • Из справочника зарплатных проектов выбрать необходимый зарплатный проект, по которому производится перечисление заработной платы;
  • Нажать «Заполнить».
Рис.11 Осуществить выплату через банк
Рис.11 Осуществить выплату через банк

После этого табличная часть будет заполнена информацией, содержащей сотрудников и суммы их аванса. Суммы будут рассчитаны в соответствии с установленным способом. Данные можно просмотреть и отредактировать при необходимости. Например, можно ввести недостающие данные по номерам лицевого счета.

После проверки и при необходимости корректировки табличной части нужно нажать на кнопку «Провести и закрыть». Если начисление аванса вызвало у вас вопросы, обратитесь за услугами консультанта 1С в нашу компанию по телефону или оставьте заявку на сайте.

В «1С:ЗУП 3.1» автоматически не заполняется ведомость на выплату аванса?

Возможны следующие причины, по которым ведомость на выплату аванса не заполняется:

1. Возможно, что за данный месяц уже сформирована ведомость с видом выплаты «Зарплата к выплате». Если такая ведомость есть, то программа ведомость на аванс не может заполнить.

— отмените проведение ведомости «Зарплата к выплате»;

— заполните ведомость на аванс;

— проведите документы заново.

2. Возможно, сотрудник имеет задолженность перед организацией. Проверить расчетный листок на наличие долга за работником.

3. В справочнике «СОТРУДНИКИ» необходимо проверить характер выплаты зарплаты. Если, например, стоит – перечислением на счет, а выплачивают через кассу, то документ не заполнится. Проверить как выплачивается аванс (фиксированной суммой, расчетом за первую половину месяца, либо процентом от тарифа). Если расчетом за первую половину месяца, то должен быть введен документ Начисление за первую половину месяца. Если фиксированной суммой не попадает — скорее всего сотрудник не работал первую половину месяца.

Добавить комментарий