Срок хранения путевых листов

Таблица по срокам хранения отдельных видов документов

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность* До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним До ликвидации организации** Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 10 лет Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников Не менее 75 лет Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы Не менее 5 лет Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации До ликвидации организации** Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) Не менее 5 лет Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами До ликвидации организации** Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок До ликвидации организации** Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор До ликвидации организации** Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 1 года**** Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников Не менее 5 лет Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения) Не менее 75 лет Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников До момента востребования, но не менее 50 лет Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 50 лет Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении Не менее 5 лет Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией До замены новым**** Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 45 лет Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ***** Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п.

2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

.

Кто должен применять путевые листы

Кто обязан применять путевые листы

В своей работе унифицированные формы путевых листов должны применять автотранспортные компании. Все другие организации могут, но не обязаны их использовать в своей деятельности.

Обязательно ли применять только унифицированную форму путевого листа

Нет, необязательно. Каждая организация может самостоятельно разработать свой бланк.

Его форму необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.
Если вы решили разработать собственную форму путевого листа, обязательно включите в него все обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152. Помимо этого, такой документ должен быть составлен с учетом требований, которые законодательство предъявляет к первичным документам.

Должна ли организация ежедневно оформлять новый путевой лист

Каждый день оформлять путевые листы должны автотранспортные предприятия.
Остальные организации могут оформлять путевой лист каждый день, но совсем не обязаны это делать. Этот документ можно оформлять на любой срок, не превышающий один месяц.

Как оформить путевой лист, если два водителя работают на одной машине

Можно в один путевой лист вписать фамилии всех водителей, а можно выписать на каждого водителя отдельный путевой лист.

Как расписать маршрут в путевом листе

Маршут необходимо расписать как можно подробней. Если поездки происходят в пределах города, то необходимо указать все пункты пребывания автомобиля. При этом обязательно следует указать время выезда автомобиля и его прибытия, а также пройденный километраж. Все эти данные необходимы для подтверждения расходов на ГСМ.

Сроки хранения путевых листов

Путевые листы, в соответствии с п.18 разд.3 приказа Минтранса от 18.09.2008 №152, должны храниться в течение пяти лет.

Похожие материалы 


Порядок применения транспортной накладной

Амортизационная премия. Спорные вопросы

Шпаргалка для бухгалтера по самым важным изменениям в учете с 2013 года

Распространенные ошибки, допускаемые при расчете налогов

Ошибки в первичных документах? Как подтвердить расходы


 Популярные материалы


Вся правда о бухгалтерских фирмах. Раскрываем секреты

Бухгалтерский аутсорсинг или бухгалтер?

Как индивидуальному предпринимателю вести деятельность в другом регионе

Обособленные подразделения — кратко о самом важном

Как ИП на УСН может распоряжаться наличными денежными средствами

Документы, необходимые для регистрации ИП в качестве работодателя в ПФР и ФСС

Отчетность ИП на ОСНО

Отчетность ИП на УСН без работников

Отчетность ИП на УСН с работниками

Штрафы ИП за несвоевременную сдачу отчетности

ЕНВД 2013

Патентная система налогообложения 2013

Упрощенная система налогообложения 2013

Льготы для УСН 2012-2013

Льготы для ЕНВД 2012-2013

Стоимость патента в Москве на 2013 год

Размер фиксированных взносов ИП

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *