Сроки отчета по командировке

В командировку — по новым правилам

“Бухгалтерия и кадры“, 2008, N 12

В КОМАНДИРОВКУ — ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

Правительство РФ наконец-то выполнило предписание ст. 166 Трудового кодекса и установило особенности направления работников в служебные командировки. Принятый документ пришел на смену советской Инструкции по командировкам, которая была утверждена более 20 лет назад и продолжала действовать лишь в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

С 25 октября 2008 г. в силу вступило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение N 749). Оно будет регулировать вопросы служебных поездок работников как по территории России, так и за границу.

В нашей статье мы рассмотрим, какие изменения вносит новое Положение в порядок командирования работников, что оно уточняет по сравнению с ранее действовавшим порядком и что оставляет по-старому.

Изменения…

…по срокам командировки…

Раньше срок командировки работников не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“ (далее — Инструкция N 62)). Эта норма являлась основанием для того, чтобы налоговые органы не принимали в целях налогообложения прибыли командировочные расходы, если срок служебной поездки работника превышал 40 дней (Письмо УФНС России по г. Москве от 3 июля 2007 г. N 20-12/062183). Вернее, налоговики не считали такую поездку командировкой вообще. А раз нет командировки, не может быть и расходов на нее. Теперь срок командировки может быть любым (хоть пару месяцев или даже лет). Ведь его определяет руководитель организации самостоятельно — с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749).

…по перечню расходов, возмещаемых командированному

Согласно п. 11 Положения N 749 командированным работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Надо сказать, что довольно часто командированный работник заранее бронирует номер в гостинице того города (населенного пункта), куда он направляется в служебную поездку. При этом гостиница может потребовать за бронирование дополнительную плату. В п. 14 Положения N 749 указано, что стоимость такой брони при командировках по России также должна компенсироваться работнику. Справедливости ради нужно отметить, что п. 11 Инструкции N 62 также позволял возмещать работникам стоимость брони за гостиничный номер. Но не более 50 процентов стоимости места за сутки. Сейчас же такое ограничение снято.

При поездках за границу работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения N 749):

— расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Уточнения…

…по срокам представления авансового отчета
по командировкам…

И по внутренним, и по зарубежным командировкам работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки (п. 26 Положения N 749). Эта норма является отражением нормы п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г.

N 40.

В ней срок отчета по командировкам также составляет три рабочих дня.

При этом работник обязан представить в бухгалтерию:

— авансовый отчет об израсходованных суммах, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (когда это необходимо), а также документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

…по вопросу оформления командировочного удостоверения

Раньше, как того требовал п. 2 Инструкции N 62, при направлении работника в командировку ему обязательно выписывалось командировочное удостоверение. Ведь именно оно позволяет определить точный срок командировки, а значит — рассчитать размер суточных. Хотя при заграничных командировках роль командировочного удостоверения выполняют отметки пограничников в загранпаспорте работника. Однако, следуя букве закона, налоговики могли проявить формальный подход к делу и не признать в целях налогообложения суточные по поездке, не подтвержденной командировочным удостоверением. Раз такое удостоверение необходимо — будьте любезны его оформить. А нет бумажки — нет документального оформления операции (ст. 252 НК РФ).

Теперь командировочное удостоверение обязательно лишь при командировках по России и в страны СНГ, с которыми у России подписаны межправительственные соглашения о безвизовых перемещениях между странами. Если же работник направляется в поездку за границу, то командировочное удостоверение можно не оформлять (п. 15 Положения N 749).

Что осталось прежним…

…лица, которых можно направить в командировку…

Пункт 2 Положения N 749 сохранил норму о том, что в командировку можно направить лишь работника, с которым заключен трудовой договор. Это означает, что если физическое лицо выполняет работу по гражданско-правовому договору, то оно не может быть командировано.

Вернее, для выполнения работы (оказания услуги) сотрудник может выехать в другую местность, даже за границу. Но в этом случае на него не будут распространяться нормы о командировках. И расходы, произведенные сотрудником для такой поездки (стоимость проезда, проживания), могут компенсироваться организацией, но только если подобная норма включена в договор с сотрудником. А вот суточные все равно выплачиваться не должны. Они покрываются за счет вознаграждения сотрудника по гражданско-правовому договору.

…выдача аванса…

Как и прежде, п. 10 Положения N 749 устанавливает обязанность организации выдать командированному работнику перед поездкой денежный аванс. Он рассчитывается исходя из суммы расходов по проезду, проживанию и нормы суточных.

…расчет продолжительности командировки…

Как и прежде, днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса) от места постоянной работы командированного лица. А днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Наша справка. Служебной командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин и работников, которым еще не исполнилось 18 лет (ст. ст. 259, 268 ТК РФ).

Следующих сотрудников работодатель может направить в командировку лишь с их письменного согласия:

— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением);

— матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

— работников, имеющих детей-инвалидов;

— сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Указанные лица должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если поезд, самолет, автобус отправляются до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. А если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда командированного работника до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения N 749).

…порядок выплаты суточных…

Если срок командировки составляет всего один день, суточные командированному работнику не выплачиваются. Исключение сделано только для загранкомандировок. В этом случае командированному работнику суточные выплачиваются в иностранной валюте. Но только в размере 50 процентов от установленной нормы (п. 20 Положения N 749).

В остальных случаях суточные выплачиваются за каждый день поездки. При этом, как указано в п. 17 Положения N 749, за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

…сохранение среднего заработка за командированным

За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, за ним сохраняется средний заработок. Совместителю средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работника направили в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

И.Фурсина
Аудитор

Подписано в печать
09.12.2008

.

На командировочные расходы — 3 дня после командировки.
На остальные по приказу.
http://www.klerk.ru/buh/articles/65317/:
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Обратите внимание, что Порядком ведения кассовых операций (Приложение !) не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц работников торговой организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *