Приказы по личному составу хранятся

Приказы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и юридически закрепляют его отношения с работодателем. На основе приказов ведется трудовая книжка и личное дело, а в зависимости от их содержания назначается оплата труда, осуществляются переводы и повышения в должности.

Они являются самостоятельной группой распорядительных документов и основой кадрового документооборота.

Подшиваются эти приказы в отдельное дело, нумеруются вне зависимости от прочих приказов, систематизируются по времени создания.

Содержание

Унификация формы оформления

Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.

Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия.

Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы. Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе.

Классификация, подшивка, хранение

При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с Типовым перечнем документов 2010 года выпуска. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли. Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.

Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения. Каждое подшитое дело непременно заносится в номенклатуру дел организации.

В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.

Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания.

Предшествующие документы

Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:

Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление. Основания могут помещаться в личное дело работника, если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру. Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)». В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.

С соответствующим содержанию заголовком оформляется и обложка дела с приказами. Например, «Приказы генерального директора ЗАО «СтройИнвест» по командированию сотрудников (длительные командировки)».

Проверка, передача в архив и уничтожение

Каждый документ в обязательном порядке проходит тщательную проверку оформления. При отсутствии даты, необходимых подписей, при наличии ошибок в основном тексте приказ отправляется на доработку или исправление.

Приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, необходимо правильно передать в архив организации и включить в опись дел по личному составу.

Прочие приказы, срок хранения которых составляет меньшее время, после истечения сроков уничтожаются вместе с другими документами, о чем составляется акт об уничтожении документов. Обычно документы предприятия уничтожают централизованно. Поэтому составляется сводный акт, куда входит остальная документация со всех подразделений данного предприятия.

Консультация юриста

Результаты поиска по запросу «виды кадровых приказов рк»:

  1. Виды приказов | Экспертная группа журнала «Справочник кадровика. Казахстан»

    • Какие виды приказов существуют в Республике Казахстан и как они подразделяются (кадровые, производственные, по личному составу)? Ответ. По общим правилам приказы организации подразделяются на

    kadry.mcfr.kz

  2. Виды приказов в кадровом учете | Екатерина Лебедь: Курсы для HR и кадровиков Казахстана.

    • Мини-курс «HR-минутки»: 1 урок «Виды приказов в кадровом учете». Ситуация: Вы же помните, что Номенклатура Петровна супер-профессинал.
    • Секреты составления штатного расписания в РК Просмотры: 16 416.

    hr.kazinvoice.kz

  3. Энциклопедия Баланса :: Просмотр темы — Как классифицировать приказы на предприятии, по какому признаку?

    • Кадровое делопроизводство в Казахстане рекомендует иметь три вида приказов: можно «кадры» и «по личному составу» обединить.
    • Заголовок сообщения: Вот еще! всем кому интересен кадровый учет в РК. Автор: Nake.

    www.balans.kz

  4. Об утверждении типовых форм документов кадрового делопроизводства административной государственной службы — ИПС «Әділет»

    • Утверждены приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции от 28 октября 2016 года № 27.

      Типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы.

    adilet.zan.kz

  5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО | ПРИКАЗ

    • Делопроизводство кадровой службы для Обеспечения Норм трудового. Кодекса РК.
    • 4) «Формы и правила ведения и хранения трудовых книжек», утверж-денные приказом и.о. Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 24…

    kz.buh-nauka.com

  6. Какие приказы относятся к приказам по основной деятельности, а какие – к приказам по личному составу? | Форум

    • Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности >>. Кадровик. Гость.
    • Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О…

    www.kadrovik-praktik.ru

  7. Приказ: от создания до архива | Статьи

    • Каждый вид приказов имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года.
    • Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы…

    kadry.mcfr.kz

  8. Об утверждении типовых форм документов кадрового делопроизводства административной государственной службы — ИПС «Әділет»

    • Утратил силу приказом Председателя Агентства РК по делам государственной службы и противодействию коррупции от 28.10.2016 № 27 (вводится
    • 1. Утвердить прилагаемые типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы.

    adilet.zan.kz

  9. Приказы по кадрам: образцы, формы, бланки, какими они бывают, унифицированная форма, нумерация, срок хранения, журнал регистрации.

    • Что такое приказы по кадрам, их роль в делопроизводстве предприятия и функции в управлении персоналом. Какие бывают виды кадровых приказов и кто их разрабатывает. Учет, нумерация и особенности хранения таких документов.

    ZnayDelo.ru

  10. В чем различие следующих видов приказов: по основной деятельности, по личному составу и кадрам?

    • В соответствии с пунктом 44 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» кадровыми приказами…

    abay.dev.dogovor24.kz

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

Краткая информация:

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно.

По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении.

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *