Командировочные расходы в налоговом учете

Содержание

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

Заключить контракт с зарубежными партнерами, закупить оборудование или организовать работу филиала в другом регионе — эти и многие другие производственные задачи можно решить только отправив сотрудников в командировку.

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

При этом работникам возмещают расходы на проживание в гостинице, проезд и, кроме того, выплачивают суточные. Перед бухгалтером фирмы встает вопрос: в каких регистрах налогового учета их нужно отразить? Можно ли не вести регистры, а использовать для расчета налога на прибыль данные бухгалтерского учета? Ответы на эти вопросы вы узнаете из нашего материала.

Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?

Скажем сразу, что учесть при налогообложении расходы на командировку вы сможете только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы. На это указано в п.9 разд.5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ "Налог на прибыль организаций". Но сначала давайте разберемся, какие затраты организации считаются командировочными. Для этого обратимся к п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в состав прочих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, включают следующие затраты: на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в гостиницах, суточные, на оформление виз, паспортов и приглашений. Кроме того, к командировочным расходам относят различные сборы: консульские, аэродромные, за право въезда, транзита и т.д. На самых распространенных из них остановимся подробнее.

Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также деньги, уплаченные за услуги по предварительной продаже (бронированию) билетов и за страховку пассажиров. Кроме того, это оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. То есть у вас на руках должны быть билеты, квитанции и другие документы. А как быть, если, скажем, билеты утеряны, но директор все же решил оплатить проезд командированному? В этом случае учесть затраты на проезд при налогообложении вам не удастся. Впрочем, можно обратиться в кассы вокзала или в авиакомпанию, где покупали билеты. И если вам там помогут — выпишут документы, подтверждающие, что работник действительно купил билеты, тогда, рассчитывая налог на прибыль, можно будет на их стоимость уменьшить доходы.

Теперь поговорим о затратах на проживание в гостиницах. Сюда же относят и стоимость дополнительных услуг, оказываемых отелями. Скажем, суммы, потраченные в парикмахерской или прачечной гостиницы. Все расходы на проживание также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы. А как быть с затратами на жилье, если нет подтверждающих документов? Если речь идет о командировках в России, то бухгалтер должен возместить работнику расходы из расчета 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729). Если же ваш сотрудник не привез соответствующие документы из-за рубежа, тогда нужно руководствоваться нормами, указанными в Приказе Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Правда, учесть такие расходы при налогообложении вы, разумеется, не сможете. Ведь расходы на жилье, возмещенные командированному, документами не оформлены.

Теперь о суточных. Их размер для целей налогообложения нормируется. Норматив установлен Правительством РФ в Постановлении от 8 февраля 2002 г. N 93. Здесь сказано, что организация вправе выплатить своему работнику не более 100 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок — здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США (Приказ Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н). Отразить суточные в налоговом учете несложно. Вам достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают.

Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?

В этом случае нужно взять дебетовый оборот субсчета "Командировочные расходы" счета 26 "Общехозяйственные расходы" (или счета 44 "Расходы на продажу").

Однако может быть, что командировка связана с покупкой какого-то имущества, скажем, партии материалов, и расходы на командировку включены в их стоимость. Ведь на счете 10 "Материалы" учитываются все фактические затраты по приобретению материалов. В этом случае нужно взять сумму, списанную с кредита субсчета "Расчеты по командировочным" счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 10 "Материалы".

Однако суммы командировочных расходов, которые взяли из бухучета, для целей налогообложения придется скорректировать. Ведь в бухгалтерском учете суточные не нормируются. Значит, суммы, отраженные там, нужно уменьшить на сверхнормативные суточные, а также на те расходы командированного, которые не подтверждены документами. Для этого составляют специальный расчет. Его можно составить в произвольной форме.

Пример 1. ЗАО "Продэкспорт" 23 мая 2003 г. направило своего сотрудника, Лалетина А.П., в Венгрию на 4 дня (с 23 по 26 мая 2003 г.). Цель командировки — заключить контракт на импорт в Россию консервированных овощей.

В приказе руководителя было сказано, что при командировках в Венгрию работникам выплачивают суточные из расчета 53 долл. США в день (то есть в пределах установленных норм), а по территории России — 500 руб. Сотруднику выдали аванс — 600 долл. США и 25 000 руб.

23 мая 2003 г., когда валюту получили в банке и выдали ее работнику, курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составил 30 руб. 83 коп. Такой же курс сохранился и на день, когда был утвержден авансовый отчет (26 мая 2003 г.).

Вернувшись из командировки, Лалетин А.П. представил в бухгалтерию: отчет (форма N Т-10а) о выполнении задания, копию загранпаспорта, авиабилет Москва — Будапешт — Москва стоимостью 23 700 руб.

А вот документа, подтверждающего расходы на проживание, то есть счета из гостиницы, у Лалетина А.П. не было. Поэтому бухгалтер рассчитал расходы по найму жилого помещения исходя из норм, установленных Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Для командировок в Венгрию эта норма составляет до 75 долл. в сутки. Итого затраты на проживание составили 300 долл. США (4 дн. x 75 USD), а суточные за рубежом — 159 долл. США (53 USD x 3 дн.).

Всего работник израсходовал:

  • 23 700 руб. — стоимость билета на самолет;
  • 500 руб. — суточные за день прибытия в Россию;
  • 4901,97 руб. (159 USD x 30,83 руб/USD) — суточные за рубежом;
  • 9249 руб. (300 USD x 30,83 руб/USD) — затраты на проживание в гостинице.

То есть бухгалтер включил в общехозяйственные расходы предприятия командировочные в сумме:

23 700 руб. + 500 руб. + 4901,97 руб. + 9249 руб. = 38 350 руб. 97 коп.

В учетной политике для целей налогообложения записано, что налогооблагаемая прибыль рассчитывается путем корректировки данных бухгалтерского учета. А отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, первое полугодие и 9 месяцев.

Чтобы упростить пример, предположим, что больше в первом полугодии командировок не было.

В бухгалтерском учете ЗАО "Продэкспорт" были сделаны записи.

23 мая 2003 г.:

Дебет 71 Кредит 50

  • 25 000 руб.

    — выданы Лалетину А.П. деньги в рублях на командировочные расходы;

Дебет 71 Кредит 50

  • 18 498 руб. (600 USD x 30,83 руб/USD) — выдана Лалетину А.П. валюта на командировочные расходы.

26 мая 2003 г.:

Дебет 50 Кредит 71

  • 800 руб. (25 000 — 23 700 — 500) — внесены в кассу оставшиеся рубли;

Дебет 50 Кредит 71

  • 4347 руб. 03 коп. ((600 USD — 159 USD — 300 USD) x 30,83 руб/USD) — внесена в кассу неизрасходованная валюта;

Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы" Кредит 71

  • 38 350 руб. 97 коп. — включены в состав общехозяйственных расходов затраты на командировку в Венгрию.

Чтобы скорректировать данные бухучета для целей налогообложения, бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" составил следующий расчет.

Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года

N
п/п
Показатели Сумма,
руб.
1 Общехозяйственные расходы, списанные с кредита
субсчета "Командировочные расходы" счета 26
в дебет субсчета "Себестоимость продаж" счета 90,
в том числе:
1.1 — расходы на проезд 23 700
1.2 — затраты на проживание 9 249
1.3
1.4
суточные
— по России
— за рубежом
500
4 901,97
Итого по строке 1: 38 350,97
2 В целях налогообложения сумма командировочных
расходов уменьшается на:
а) сумму, превышения фактически выплаченных
суточных над их нормативной величиной
по территории России (100 руб/сут.)
400
б) сумму превышения фактически выплаченных
суточных над их нормативной величиной за границей
(по нормам Постановления Правительства РФ
от 8 февраля 2002 г. N 93)
в) сумму возмещения затрат на жилье в России,
которые документами не оформлены
г) сумму возмещения затрат на жилье за границей,
которые документами не оформлены
9 249
Итого по строке 2: 9 649
3 Командировочные расходы, учитываемые при
налогообложении прибыли (строка 1 — строка 2)
28 701,97

Бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" 28 701,97 руб. покажет по строке 010 Приложения N 3 к листу 02 Декларации по налогу на прибыль организаций за первое полугодие 2003 г.

Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?

Теперь рассмотрим, как отразить командировочные расходы организации, которая ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского. В этом случае часто применяют регистры, которые разрабатывают по рекомендациям МНС России. Их можно найти на сайте в Интернете по адресу www.nalog.ru/system.shtml.

Как мы уже отмечали, командировочные расходы отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому в налоговом учете сумму, которая уменьшает налогооблагаемый доход, нужно указать в Регистре учета прочих расходов. А как определить такую сумму? Специального регистра для расчета этой величины МНС России не предлагает. Поэтому расчет можно оформить в произвольной форме. А уже из этого расчета информацию переносят в регистр.

Пример 2. Изменим условия примера 1.

Предположим, что ЗАО "Продэкспорт" ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского в регистрах, разработанных по рекомендациям МНС России.

В конце мая 2003 г. бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" составил справку:

——————————————————————¬
¦ Расчет величины командировочных расходов, ¦
¦ которая уменьшает налогооблагаемые доходы ¦
¦ за полугодие 2003 г. ¦
¦ ¦
¦ 1. Фактические командировочные расходы — 38 350,97 руб. ¦
¦ 2. Суточные, которые превышают норматив, — 400 руб.¦
¦((500 руб. — 100 руб.) x 1 дн.). ¦
¦ 3. Затраты на проживание, рассчитанные по нормам и не¦
¦подтвержденные документами, — 9249 руб. ¦
¦ 4. Сумма командировочных расходов, учитываемая в целях¦
¦налогообложения в составе прочих расходов, связанных с¦
¦производством и реализацией, — 28 701,97 руб. (38 350,97 — 400 -¦
¦9249). ¦
¦ Расчет составил ¦
¦главный бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" Оботнина Ж.О.¦
L——————————————————————

В конце июня 2003 г. командировочные расходы, которые уменьшают налогооблагаемый доход, бухгалтер ЗАО "Продэкспорт" отразил в таком регистре налогового учета.

Регистр учета прочих расходов текущего периода

Дата
операции
Вид расхода Наименование
объекта
(операции)
Сумма,
руб.
Общая сумма
расходов, руб.
30.06.2003 Расходы на
командировки
Командировка
Лалетина А.П.

в
Венгрию в с
23 мая по
26 мая 2003 г.

28 701,97 28 701,97

И.А.Феоктистов

Налогообложение командировочных расходов

В предыдущем номере журнала, в рубрике "Труд. Оплата труда", на с. 76 — 81 мы рассмотрели документальное оформление командировочных расходов. В данной статье поговорим о налогообложении.

Налог на прибыль

Когда мы говорим о расходах для целей налогообложения прибыли, необходимо помнить о требованиях п. 1 ст. 252 НК РФ. Данный пункт указывает, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при соблюдении следующих условий: расходы должны быть обоснованны, расходы должны быть документально подтверждены, и расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Исходя из этих требований можно сделать вывод, что очень важно документально подтвердить производственный характер расходов. Необходимо отметить, что многие организации игнорируют написание сотрудниками отчетов после командировок, отделываясь написанием краткого отчета в служебном задании (форма Т-10а).

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

В результате они рискуют, что при проверке инспектор не примет данные расходы в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу. Эту позицию поддерживает и арбитраж, который в данном вопросе стоит на стороне налоговых инспекторов (например, Постановление ФАС МО от 13.03.2002 N КА-А40/1219-02).

Командировочные расходы признаются в том налоговом периоде, к которому они относятся. Датой осуществления командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения и расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (на данный момент действует Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией");
  • оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы,
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта,
  • сборы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями,
  • иные аналогичные платежи и сборы.

Командировочные расходы включаются в расходы в полном объеме, за исключением суточных, которые являются нормируемыми, а значит, уменьшают прибыль в пределах установленных норм.

Обращаем ваше внимание, что с 1 января 2006 г.

суточные будут учитываться по новым нормативам, установленным Постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 N 299.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются: суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также:

  • фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы по оплате услуг связи;
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
  • расходы по получению виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Наиболее проблемным, на наш взгляд, является вопрос о налогообложении суточных. Дело в том, что законодательно не утверждены нормы суточных командированным сотрудникам. А раз их нет, то согласно ст. 168 ТК РФ работодатель сам утверждает данные нормы в коллективном договоре или приказе по организации. К такому же мнению пришел ВАС РФ в своем Решении от 26.01.2005 N 16141/04, в котором указал, что в целях исчисления налога на доходы физических лиц нормы суточных могут быть утверждены работодателем. Налоговые органы и Минфин придерживаются иного мнения. Так, согласно Письму Минфина России от 21.03.2005 N 03-05-01-04/62 Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения. Другими словами, работодатель не имеет права устанавливать нормы суточных для целей налогообложения НДФЛ.

Кроме того, Минфин утвердил собственные нормы суточных своим Приказом от 02.08.2004 N 64н. Согласно Письму Минфина России от 20.10.2004 N 03-05-01-04/49 данные нормы должны применяться с 1 января 2005 г. для целей налогообложения НДФЛ. Однако, по нашему мнению, организация должна все-таки придерживаться мнения Высшего Арбитражного Суда и применять собственные нормы суточных.

При утверждении норм суточных необходимо учитывать тот факт, что суточные имеют компенсационный характер, то есть они направлены на возмещение работнику расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Суточные, превышающие норму, установленную коллективным договором, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц по налоговой ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму налога на доходы физических лиц непосредственно из доходов работника при их фактической выплате.

Единый социальный налог

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению:

  • суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;
  • фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы на оплату услуг связи;
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Если организация документально не подтвердила командировочные расходы, то они не будут учитываться при расчете налога на прибыль, а значит, не будут облагаться ЕСН (п.

3 ст. 236 НК РФ).

Нормы суточных для целей налогообложения ЕСН также утверждаются коллективным договором организации. Таким образом, расходы, связанные с командировками, не будут облагаться ЕСН в полном размере, поскольку в пределах установленных норм исключаются из объекта налогообложения на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Что касается сверхнормативных суточных (суточных, которые превышают нормы, указанные в коллективном договоре), то они не облагаются ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, так как не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Обращаем также ваше внимание, что мнение Минфина по этому вопросу другое. Минфин России в своем Письме от 20.10.2004 N 03-05-01-04/49 указал, что организации должны пользоваться нормами, утвержденными Приказом от 02.08.2004 N 64н, а не коллективным договором.

Взносы на обязательное пенсионное страхование

Организация не начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на суммы командировочных расходов, так как в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

С суточных, выплачиваемых сверх норм, указанных коллективным договором, начисляются и уплачиваются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по установленным страховым тарифам (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", п. п. 3, 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). На основании п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, за исключением вознаграждения, выплачиваемого гражданам на основании гражданско-правового договора, если указанным договором предусматривается уплата страховых взносов.

Таким образом, сверхнормативные суточные должны облагаться взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

А.Д.Мусина

Консультант по налогообложению

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *