Как списать канцтовары

Канцелярские товары: учет поступления и списания

Канцелярские товары являются одними из наиболее распространенных товаров, приобретаемых всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Такие товары нужны для работы всех отделов учреждений. Поэтому нелишним будет напомнить о том, как учитывать подобные товары в целях бухгалтерского и налогового учета.

В соответствии с Инструкцией N 157н <1> канцелярские товары могут быть отнесены как к основным средствам, так и к материальным запасам. Основным критерием отнесения канцелярского товара к тем или иным объектам нефинансовых активов является срок его полезного использования. Если он больше 12 месяцев, то товар является основным средством, если меньше — материалом. Например, такие товары, как дырокол, степлер, антистеплер, ножницы, лотки для бумаги, используются в деятельности учреждения более года, поэтому их следует учитывать в качестве объектов основных средств, а бумага, ручки, карандаши, маркеры, которые служат менее года, учитываются как материальные запасы.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.

Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Как правило, гарантийный срок использования (срок эксплуатации) канцелярского товара, рекомендуемый изготовителем, указывается на его упаковке либо в соответствующих сертификатах на товар, поэтому при приобретении товара следует внимательно изучить инструкцию по его использованию, а также иные данные о товаре, прописанные изготовителем.

Если сведения о сроке полезного использования отсутствуют и в документах производителя, его можно установить комиссионно с учетом ожидаемого срока использования этого товара.

Кроме того, в учетной политике можно закрепить положение о том, что все недорогостоящие канцелярские товары (к примеру, стоимостью до 1000 руб.) следует признавать материальными запасами. Также можно привести перечень канцелярских товаров, в отношении которых учреждение установило срок полезного использования более 12 месяцев (то есть товаров, относящихся к объектам основных средств).

Итак, в бухгалтерском учете канцелярские товары отражаются на следующих счетах (п. п. 5, 21 Инструкции N 162н <2>, п. п. 8, 31 Инструкции N 174н <3>, п. п. 8, 31 Инструкции N 183н <4>):

  • 0 101 38 000 "Прочие основные средства — иное движимое имущество учреждения" (если срок их полезного использования превышает 12 месяцев);
  • 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения" (если срок полезного использования товаров не превышает 12 месяцев).

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Приобретение канцелярских товаров

Поступление канцелярских товаров оформляется на основании следующих документов:

а) если такие товары относятся к материальным запасам:

  • товарно-сопроводительных документов поставщика (продавца), иных документов, подтверждающих получение учреждением (отгрузку, передачу) материальных ценностей, оформленных в рамках обычая делового оборота, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа.

    Такими документами являются накладные, счета-фактуры, товарные чеки и т.д.;

  • Акта о приемке материала (ф. 0315004);

б) если такие товары относятся к основным средствам:

  • Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
  • Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Обратите внимание! В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение нефинансовых активов, в том числе канцелярских товаров, следует относить на статьи 310 "Увеличение стоимости основных средств" или 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ в соответствии с критериями отнесения товаров к объектам основных средств или материальных запасов, установленными Инструкцией N 157н. Аналогичная позиция представлена в Письме Федерального казначейства от 06.06.2007 N 42-7.1-17/2.2-200.

Приобретение канцтоваров через подотчетных лиц. При таком способе приобретения канцелярских товаров подотчетному лицу выдают наличные денежные средства на их покупку. Совершив покупку, указанное лицо обязано составить авансовый отчет по израсходованным им денежным средствам и приложить к нему документы, подтверждающие произведенные расходы.

К сведению. Перечень подотчетных лиц устанавливается учетной политикой. Выдача наличных денежных средств лицам, не указанным в данном перечне, не допускается.

Кроме того, подотчетному лицу выдаются денежные средства при условии представления им полного отчета по ранее выданному авансу.

Пример 1. Иванову — работнику бюджетного учреждения — выдали 1000 руб. на покупку канцелярских товаров, срок полезного использования которых не превышает 12 месяцев (ручек, карандашей, корректирующей жидкости, бумаги для принтеров, бумаги для записей и т.д.). Согласно кассовым и товарным чекам Иванов потратил 950 руб. Оставшиеся 50 руб. он сдал в кассу. Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

Согласно Инструкции N 174н данные операции будут отражены следующим образом:

Наименование операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Выданы денежные средства из кассы на
покупку канцтоваров
2 208 34 560 2 201 34 610 1000
Приняты к учету приобретенные
канцтовары на основании кассовых и
товарных чеков
2 105 36 340 2 208 34 660 950
Осуществлен возврат
неизрасходованных денежных средств в
кассу учреждения
2 201 34 510 2 208 34 660 50

Приобретение канцтоваров путем безналичных расчетов с поставщиками. Этот способ приобретения канцтоваров является наиболее распространенным. В данном случае учреждение заключает договор с поставщиком на приобретение канцтоваров. Согласно заключенному договору, а также на основании представленного поставщиком счета-фактуры учреждение-покупатель вправе осуществить предоплату в счет предстоящих поставок канцтоваров.

В отношении учреждений — получателей бюджетных средств размер аванса по таким договорам не может быть более 30% общей суммы договора (п. 14 Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1249 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов").

Пример 2. Казенное учреждение заключило договор о поставке бумаги на сумму 5000 руб. Согласно условиям договора учреждение осуществляет предоплату в размере 1500 руб. Приобретение бумаги осуществляется за счет бюджетных средств.

Согласно Инструкции N 162н данные операции будут отражены следующим образом:

Наименование операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Перечислен аванс в счет предстоящей
поставки бумаги
1 206 34 560 1 304 05 340 1500
Оприходована поступившая от
поставщика бумага на основании
товарной накладной
1 105 36 340 1 302 34 730 5000
Зачтен ранее перечисленный аванс 1 302 34 830 1 206 34 660 1500
Произведен окончательный расчет с
поставщиком
(5000 — 1500) руб.
1 302 34 830 1 304 05 340 3500

Списание канцелярских товаров

Выбытие канцелярских товаров оформляется следующими документами:

а) если такие товары относятся к материальным запасам:

  • Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Такая ведомость заполняется при выдаче канцтоваров в эксплуатацию. Как правило, указанной ведомости достаточно для списания недорогостоящих канцтоваров, выданных на нужды учреждения. Если же после выдачи в эксплуатацию канцтовары продолжают числиться на балансе, их выбытие впоследствии оформляется актом о списании;
  • Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230);

б) если такие товары относятся к основным средствам:

  • Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (в части основных средств стоимостью до 3000 руб.). Посредством оформления указанного документа канцтовары списываются с балансового учета. Окончательное списание таких товаров с забалансового учета осуществляется на основании акта о списании;
  • Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
  • Актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Далее рассмотрим бухгалтерские записи по списанию канцелярских товаров.

—————————T—————————T—————————
Инструкция N 162н ¦ Инструкция N 174н ¦ Инструкция N 183н
—————T————+————-T————+————-T————-
Дебет ¦ Кредит ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Дебет ¦ Кредит
—————+————+————-+————+————-+————-
Списание канцелярских товаров, относящихся к материальным запасам
—————————T—————————T—————————
Пункт 26 ¦ Пункт 37 ¦ Пункт 37
—————T————+————-T————+————-T————-
0 401 20 272,¦0 105 36 440¦0 401 20 272,¦0 105 36 440¦0 401 20 272,¦0 105 36 000
0 109 61 272,¦ ¦0 109 60 272,¦ ¦0 109 60 272,¦
0 109 71 272,¦ ¦0 109 70 272,¦ ¦0 109 70 272,¦
0 109 81 272,¦ ¦0 109 80 272,¦ ¦0 109 80 272,¦
0 109 91 272¦ ¦ 0 109 90 272¦ ¦ 0 109 90 272¦
—————+————+————-+————+————-+————-
Выдача в эксплуатацию канцелярских товаров, относящихся к основным средствам
стоимостью до 3000 руб. включительно
—————————T—————————T—————————
Пункт 10 ¦ Пункт 10 ¦ Пункт 10
—————T————+————-T————+————-T————-
0 401 20 271,¦0 101 38 410¦0 401 20 271,¦0 101 38 410¦0 401 20 271,¦0 101 38 000
0 109 61 271,¦ ¦0 109 60 271,¦ ¦0 109 60 271,¦
0 109 71 271,¦ ¦0 109 70 271,¦ ¦0 109 70 271,¦
0 109 81 271,¦ ¦0 109 80 271,¦ ¦0 109 80 271,¦
0 109 91 271¦ ¦ 0 109 90 271¦ ¦ 0 109 90 271¦
—————+————+————-+————+————-+————-
21 ¦ ¦ 21 ¦ ¦ 21 ¦
—————+————+————-+————+————-+————-
Списание пришедших в негодность канцелярских товаров, относящихся к основным
средствам стоимостью более 3000 руб., но менее 40 000 руб. включительно
—————————T—————————T—————————
Пункт 10 ¦ Пункт 12 ¦ Пункт 12
—————T————+————-T————+————-T————-
0 104 38 410¦0 101 38 410¦ 0 104 38 410¦0 101 38 410¦ 0 104 38 000¦0 101 38 000
—————+————+————-+————+————-+————-
Списание пришедших в негодность канцелярских товаров, относящихся к основным
средствам стоимостью более 40 000 руб.
—————————T—————————T—————————
Пункт 10 ¦ Пункт 12 ¦ Пункт 12
—————T————+————-T————+————-T————-
0 104 38 410,¦0 101 38 410¦0 104 38 410,¦0 101 38 410¦0 104 38 000,¦0 101 38 000
0 401 10 172¦ ¦ 0 401 10 172¦ ¦ 0 401 10 172¦
—————+————+————-+————+————-+————-

Налоговый учет расходов на приобретение канцелярских товаров

Расходы на приобретение канцелярских товаров, используемых учреждением в рамках приносящей доход деятельности, включаются в состав прочих расходов на основании пп.

24 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что такие расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ:

  • обоснованные расходы — экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;
  • документально подтвержденные расходы — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом стоит отметить, что расходы на приобретение канцтоваров, осуществляемые за счет средств целевого финансирования и целевых поступлений, а при их недостаточности или отсутствии — за счет источников, полученных в результате осуществления коммерческой деятельности и оставшихся после выполнения обязательств по уплате в бюджет налога на прибыль (то есть за счет чистой прибыли), не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо УФНС по г. Москве от 03.08.2011 N 16-15/0763280@).

Л.Морозова

Эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

.

.

Учет канцелярских товаров

Все учреждения без исключения при осуществлении своей деятельности используют канцелярские принадлежности. В представленной статье рассмотрим учет канцелярских товаров в бюджетных и автономных учреждениях, в том числе порядок их приобретения и списания, а также порядок отражения операций в тех или иных случаях.

Материальные запасы или основные средства?

В основном канцелярские принадлежности относятся к материальным запасам и учитываются в их составе на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы" в соответствии с п. 118 Инструкции N 157н <1>. Напомним, что к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н). Закономерно возникает вопрос: относятся ли к материальным запасам канцелярские товары, срок службы которых больше одного года (например, дыроколы, ножницы, папки, степлеры)?

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, для осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, принимаются к учету в качестве основных средств.

Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике. Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 "Прочие основные средства". При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации". Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

Приобретение и списание канцтоваров

Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 23 Инструкции N 157н).

Объекты нефинансовых активов, в том числе и канцелярские принадлежности, могут поступать в учреждение:

  • путем приобретения за плату;
  • по договору дарения;
  • посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.

Как правило, канцелярские принадлежности учреждения приобретают за плату: либо по безналичному расчету, либо за наличные денежные средства через подотчетное лицо.

Приобретение по безналичному расчету. В этом случае учреждение заключает договор поставки с поставщиком (продавцом). Последний обязуется в обусловленный срок передать покупателю товары (ст. 506 ГК РФ).

Приобретение за наличные денежные средства. Подотчетное лицо получает денежные средства на покупку канцелярских товаров из кассы учреждения или осуществляет покупку через банковскую карточку. Для выдачи подотчетному лицу на нужды учреждения денежных средств из кассы применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П <2> подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить Авансовый отчет (ф.

0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами.

<2> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Поступление канцелярских товаров отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании Акта о приемке материала (ф. 0315004) или Требования-накладной (ф. 0315006).

Если канцелярские товары учитываются в составе основных средств, то их передача должна отражаться Актом о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) или Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее — Ведомость).

Выбытие канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов, происходит по фактической стоимости каждой единицы либо по средней стоимости. Выбранный способ закрепляется в учетной политике и применяется в течение финансового года.

Основанием для списания канцтоваров служат Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем, к указанному акту прилагается Ведомость.

Для учета операций по выбытию и перемещению материальных запасов предназначен Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Бухгалтерский учет. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение канцелярских товаров, учитываемых в составе материалов, относятся на статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов", 310 "Увеличение стоимости основных средств".

Приобретение канцелярских товаров бюджетными и автономными учреждениями отражается в соответствии с Инструкциями N 174н <3>, N 183н <4> следующей корреспонденцией счетов:

Содержание
операции
Дебет Кредит Пункт
Инструкции
N 174н
Пункт
Инструкции
N 183н
Принятие к
учету
канцелярских
товаров:
— в составе
материальных
запасов
0 105 36 000 (340) 0 208 34 000 (660)
0 302 34 000 (730)
34 34
— в составе
основных
средств
0 101 38 000 (310) 0 106 31 000 53 53
Перемещение
канцелярских
товаров между
материально
ответственными
лицами
0 105 36 000 (340) 0 105 36 000 (340) 35 35
Выдача в
эксплуатацию
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
основных
средств
стоимостью до
3000 руб.

0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271,
забалансовый
счет 21
0 101 38 000 (410) 10 10
Списание
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
материальных
запасов
0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271
0 105 36 000 (440) 37 37

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Налог на прибыль. В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В данном случае расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Таким образом, документально подтвержденные затраты на канцелярские товары, приобретенные за счет предпринимательской деятельности, учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Далее предлагаем рассмотреть операции по учету канцелярских товаров на примерах.

Пример 1. Автономное учреждение через подотчетное лицо приобрело за наличный расчет канцелярские товары (ручки, папки, блокноты) на общую сумму 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Данные расходы произведены за счет собственных средств учреждения и учитываются в составе общехозяйственных расходов (в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС).

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Выдача работнику
под отчет наличных
денежных средств из
кассы
2 208 34 000 2 201 34 000 5900 Расходный кассовый
ордер (ф. 0310002)
Принятие к учету
канцелярских
товаров,
приобретенных
подотчетным лицом
2 105 36 000 2 208 34 000 5900 Товарный чек,
кассовый чек
Списание стоимости
канцелярских
товаров, выданных
работникам
учреждения
2 109 80 272 2 105 36 000 5900 Ведомость, акт о
списании
материальных
запасов

Пример 2. В июле бюджетное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрело по договору поставки канцелярские товары на общую сумму 12 390 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В том же месяце канцелярские товары были выданы работникам.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Получены
канцелярские товары
от поставщика
2 105 36 340 2 302 34 730 12 390 Товарно-
транспортная
накладная
Погашена
задолженность перед
поставщиком
2 302 34 830 2 201 11 610,
забалансовый
счет 18
12 390 Выписка с лицевого
счета
Списана стоимость
канцелярских
товаров, выданных
работникам
учреждения <*>
2 109 80 272 2 105 36 440 12 390 Ведомость, акт о
списании
материальных
запасов

<*> В учреждении установлен порядок списания канцтоваров при выдаче их со склада работникам (материально ответственным лицам структурных подразделений). Дальнейший учет осуществляется этими лицами непосредственно в подразделениях.

Пример 3. Бюджетное учреждение за счет полученных субсидий на выполнение государственного задания приобрело 3 дырокола на общую сумму 4248 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В соответствии с положениями учетной политики учреждения канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 мес., а стоимость — 1000 руб., подлежат учету в составе основных средств.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Получены
канцелярские товары
(дыроколы) от
поставщика
4 106 31 310 4 302 31 730 4248 Товарно-
транспортная
накладная
Приняты к учету
канцелярские
товары, в том числе
НДС
4 101 38 310 4 106 31 410 4248 Акт о приеме-
передаче групп
объектов основных
средств (кроме
зданий,
сооружений)
Выданы в
эксплуатацию
канцелярские
товары, учитываемые
в составе основных
средств стоимостью
до 3000 руб.
4 401 20 271,
забалансовый
счет 21
4 101 38 410 4248

Согласно п. 373 Инструкции N 157н передача дыроколов работникам отражается на забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации" на основании оправдательных первичных документов (Ведомость) путем изменения материально ответственного лица.

М.Волкова

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *