Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержденным Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами — это проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

· соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;

· состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

· правильность и полноту документального оформления операций по рас-: четам с подотчетными лицами;

· правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;

· тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;

· регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Вопросы для самопроверки

1. В каких случаях и кому могут выдаваться наличные деньги под отчет?

2. Какая поездка признается служебной командировкой?

3. Какие расходы оплачиваются работникам, направляемым в служебные командировки?

4. Какие формы первичной учетной документации оформляются при направлении работника в командировку?

5. Какие расходы относятся к представительским? Какими первичными документами подтверждаются расходы на представительские цели?

Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда.

К моменту составления годовой отчетности должна быть проведена инвентаризация, в том числе ревизия расчетов с персоналом. Каждое учреждение устанавливает собственные правила инвентаризации расчетов по оплате труда персонала с учетом особенностей данного учреждения.

Инвентаризация расчетов по оплате труда проводится во всей организации.

Руководитель учреждения издает приказ о создании ревизионной комиссии, устанавливает количество и даты проведения инвентаризаций в текущем году, а также перечень подлежащего ревизии имущества и финансовых обязательств.

Правила проведения инвентаризации устанавливаются в учетной политике.

В задачу инвентаризационной комиссии входит сопоставление сведений о начисленных работникам в году суммах с выплаченными суммами. Для установления суммы, которая была начислена работнику, необходимо проверить ведомости: расчетные, платежные или расчетно-платежные. Факт выплаты зарплаты должен подтверждаться расходными кассовыми ордерами (РКО) при наличной оплате и платежными поручениями при безналичном расчете.

Те суммы , которые не были выплачены работающим, должны быть отражены как кредиторская задолженность на счете 70. Суммы, которые сотрудники вовремя не получили, должны быть депонированы.

Это выясняется в результате работы инвентаризационной комиссии.

Проверяют не только расчеты по зарплате

инвентаризация расчетов по оплате труда. Затем комиссия проверяет отдельные случаи выплат и подтверждающие их документы: болезнь сотрудника, получение вычета на ребенка, отпуск работника, взыскание алиментов и иные документы.

В ходе инвентаризации проверяется правильность начисления дополнительных выплат работникам, это различного рода премии, доплаты к окладам, надбавки за квалификационный разряд, оплата сверхурочной работы, оказание материальной помощи, вознаграждения, другие аналогичные расходы.

В процессе ревизии проверяются командировочные документы и различные виды компенсаций.

Оформление результатов

Итогом работы инвентаризационной комиссия является акт проверки.

На основании акта полезно выработать корректировочные мероприятия.

Все выявленные отклонения, то есть отличия данных инвентаризационных описей от показателей бухучета, должны быть отражены в сличительных ведомостях.

Рекомендации по проведению инвентаризации

В ревизионную комиссию не следует включать заинтересованных лиц.

Инвентаризация должна проводиться минимум раз в год, а лучше проводить ее два раза в год с целью уменьшения количества ошибок.

Не стоит пренебрегать инвентаризацией расчетов с персоналом. Ошибки в расчетах по оплате труда персонала могут привести к таким неприятным вещам как доначисление налогов, споры с персоналом, наличие дебиторской и кредиторской задолженности в учете и документационные ошибки.

От всего этого может предостеречь инвентаризационная проверка.

 

 

Все статьи Следует ли проводить инвентаризацию расчетов с сотрудниками учреждения? (Валова С.)

В редакцию нашего журнала обратилось учреждение с просьбой разъяснить следующую ситуацию. В ноябре 2012 г. в учреждении запланирована инвентаризация активов организации. Проведение инвентаризации расчетов с контрагентами запланировано на декабрь, обычно она проводится посредством подписания актов сверок с поставщиками. Учредитель в этом году прислал указания, согласно которым расчетные обязательства должны быть сверены и с сотрудниками учреждения. Правомерны ли данные требования? Если правомерны, каким образом администрация должна подтверждать свои обязательства?

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств изложен в Методических указаниях по проведению инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).
Пунктом 3.44 Методических указаний установлено, что инвентаризация расчетов должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов. Таким образом, требования учредителя правомерны, что подкреплено законодательной базой.
Что касается проверки расчетов с сотрудниками учреждения, должна быть проверена задолженность по следующим счетам:
— 302 11 «Расчеты по заработной плате» (обоснованность расчетов по заработной плате);
— 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (обоснованность расчетов по компенсациям и иным аналогичным выплатам);
— 302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда» (обоснованность расчетов по больничным листам, а также пособиям, связанным с материнством и детством);
— 304 02 «Расчеты с депонентами» (обоснованность расчетов по заработной плате, стипендиям, не полученным в срок);
— 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» (обоснованность расчетов по авансовым суммам, выданным в подотчет).

Проверяем расчеты по начислению и выплате зарплаты

В соответствии с п. 256 Инструкции N 157н <1> для расчетов с сотрудниками учреждения по заработной плате используется счет 302 11 «Расчеты по заработной плате». По кредиту данного счета отражается начисление выплат, входящих в систему оплаты труда. В силу ст. 129 ТК РФ это плата за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки или оклада, компенсационные и стимулирующие выплаты. По дебету счета отражаются удержания, производимые из начисленных выплат, а именно: НДФЛ, алиментные обязательства работника, профсоюзные взносы, выданная часть заработной платы.
———————————
<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Задача бухгалтера и инвентаризационной комиссии — внимательно изучить документы-основания, по которым осуществляется начисление выплат. Отметим, что основаниями для начисления заработной платы служат:
— приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;
— положение по оплате труда и иные нормативные акты, в соответствии с которыми происходит начисление выплат;
— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
— записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;
— другие учетные документы по учету труда и его оплаты.
При инвентаризации показатели первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сверяют с суммами, отраженными на счете 302 11 «Расчеты по заработной плате». В ходе проверки выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний).
В ходе документальной проверки инвентаризации комиссия должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации (п. 3.48 Методических указаний).
Как показывает практика, чаще всего в учете выявляется кредиторская задолженность по депонированной заработной плате, не полученной в установленный срок сотрудниками организации.
Напомним, что не полученная в срок заработная плата должна быть депонирована. Данное требование закреплено в п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П.
В бухгалтерском учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками государственных (муниципальных) учреждений, отражаются следующим образом:
— у казенных, бюджетных учреждений (п. 107 Инструкции N 162н <2>, п.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

137 Инструкции N 174н <3>):
Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
— у автономных учреждений (п. 165 Инструкции N 183н <4>):
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами».
———————————
<2> Приказ Минфина России от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению».
<3> Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению».
<4> Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению».

Проверяем расчеты по прочим выплатам

Расчеты по прочим выплатам осуществляются с использованием счета 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п.

256 Инструкции N 157н). Это, как правило, различные виды компенсаций и выплат, обусловленные трудовым договором, статусом должностных лиц в соответствии с законодательством РФ. К ним относятся:
— суточные при служебных командировках, компенсации по возмещению расходов, связанных с оплатой найма (поднайма) жилых помещений в соответствии с законодательством РФ;
— ежемесячная денежная компенсация на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий педагогическим работникам образовательных учреждений, научным сотрудникам в соответствии с Законом РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании»;
— возмещение расходов, связанных с проездом при переезде из районов Крайнего Севера, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных;
— компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях;
— другие аналогичные расходы.
Иными словами, это все расходы, совершаемые по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
При проверке расчетов по счету 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» проверяется обоснованность тех или иных выплат, наличие внутренних локальных документов, в соответствии с которыми осуществляется выплата, а также правильность применения законодательства РФ.
Напомним, что начисление компенсационных выплат аналогично заработной плате осуществляется по кредиту счета 302 12 «Расчеты по прочим выплатам», по дебету — их выплата.

Проверяем расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда

На счете 302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда» отражаются суммы начисленных работникам пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и других выплат за счет средств государственного социального страхования.

Проверка расчетов, производимых с использованием данного счета, необходима не только в целях подтверждения их обоснованности, но и для исключения ошибок, поскольку данный вид расходов осуществляется за счет средств ФСС.

Обратите внимание! В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Непринятие к зачету произведенных расходов неизбежно влечет не только уплату страховых взносов, но и применение к учреждению штрафных санкций. Согласно ст. 47 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% неуплаченной суммы страховых взносов.

При проведении проверки следует обратить особое внимание на наличие документов, подтверждающих данный вид расходов:
1) для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам необходимы:
— листок нетрудоспособности;
— справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей;
— заявление работницы о выплате пособия по беременности и родам, в котором должен быть указан выбор порядка расчета пособия;
— документы, подтверждающие страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);
— расчетный листок, на котором производится расчет пособия (напомним, что он должен быть приложен к листку нетрудоспособности);
2) для назначения и выплат детских пособий, пособий, связанных с материнством и детством, необходимы:
— документы, перечисленные в Порядке и условиях назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н;
— заявление на выплату пособий и расчетов, оформленных бухгалтерией учреждения.
Напомним, что начисление пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС, осуществляется бухгалтерской записью:
— у казенных, бюджетных учреждений (п. 102 Инструкции N 162н, п. 133 Инструкции N 174н):
Дебет счета 0 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Кредит счета 0 302 13 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»;
— у автономных учреждений (п. 161 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 303 02 000 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Кредит счета 0 302 13 000 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда».

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов, совершаемых по счету 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», представляет собой сверку подотчетных сумм по отчетам подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также сумм выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний). Проверяется правомерность совершаемых расходов согласно законодательству РФ.
При проведении проверки по командировочным расходам следует обратить внимание на наличие:
— служебного задания;
— приказа о направлении в командировку;
— командировочного удостоверения;
— документов, приложенных к авансовому отчету, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарных и кассовых чеков, проездных билетов, счетов за проживание в гостинице).
В случае если работник потратил меньше, чем получил под отчет (об этом свидетельствует авансовый отчет), денежные средства должны быть возвращены в кассу учреждения или на его лицевой счет.

При этом подтверждающими документами будут приходный кассовый ордер и выписка с лицевого счета о поступлении денежных средств.

* * *

В заключение отметим, что итоги инвентаризации фиксируются в акте (п. 2.5 Методических указаний). Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используются формы документов, утвержденные Приказом Минфина России N 173н <5>, к которым относятся Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Опись формируется инвентаризационной комиссией и отражает:
— сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
— общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
———————————
<5> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляется на основании описи и подписывается председателем и всеми членами комиссии, проводящей инвентаризацию. Он составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Бухгалтеры хотят проводить в бухгалтерии 2.0 инвентаризацию расчетов с сотрудниками по з/п и подотчетным суммам. То есть по счетам 70 и 71.

Инвентаризация расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм

И печатать форму ИНВ-17.

Типового механизма я нашёл.

Требуется именно документ, т.к. нужно вводить факт.

Пока вижу только один приемлемый путь — это делать новый документ инвентаризации на основе типового "Инвентаризация расчетов с контрагентами". Причём — именно новый документ. В типовой документ лезть с доработкой, чтобы он работал ещё и по физическим лицам, не вижу никакого смысла.

Есть ещё одна сложность. На 70 счете (по оплате труда) отключён учет по работникам!!! И включать его не хотят!
Что делать в таком случае — не ясно.

Есть обмен с ЗУП.
В ЗУП такого типового решения тоже не нашёл.

Пользователю без разницы, где будет документ (в БП или ЗУП) — нужен просто результат.
Можно ли ориентироваться на ЗУП, чтобы организовать инвентаризацию по з/п в в ЗУП? То есть сделать документ там (получается придётся делать два документа инвентаризации физических лиц — один в БП другой в ЗУП: первый для подотчетников, второй для зарплаты работников — как-то не комильфо получается). И можно ли в ЗУП получить все данные для проведения такой инвентаризации (я просто ЗУП совсем не знаю — мне тут тяжело очень ориентироваться).

Кто что предложит?

 
 

Главная — Статьи

Расчеты с персоналом: инвентаризация, резервы, график отпусков

Проведение инвентаризации расчетов с персоналом

Следует отметить, что проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Согласно п. 3.46 Методических указаний в ходе инвентаризации расчетов с персоналом по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.

Также при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы необходимо проверить:

  • соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
  • характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета. При этом проверку лучше начинать со следующих документов:

  • с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании, других локальных нормативных актов, трудовых договоров, приказов о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочих приказов, устанавливающих размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказов, содержащих специфические нормы по оплате труда и предусматривающих внесистемные выплаты);
  • с документов, содержащих сведения о фактически отработанном времени (табелей учета рабочего времени);
  • с документов, содержащих сведения о суммах фактически начисленной заработной платы (лицевых счетов, нарядов и других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками, расчетных (расчетно-платежных) ведомостей).

Далее данные первичных учетных документов и регистров сверяются с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Кроме инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний). Примерные формы таких описей и актов приведены в Приложениях к Методическим указаниям.

Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные вышеназванным Постановлением). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Формирование в целях налогообложения резервов предстоящих расходов на оплату отпусков, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет

Порядок учета расходов на формирование резервов предстоящих расходов на оплату отпусков, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет установлен в ст. 324.1 НК РФ.

В Письме от 01.04.2013 N 03-03-06/2/10401 Минфин разъяснил: согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов. Сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется по формуле:

Сумма ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков = (Сумма фактических расходов на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы Х Процент отчислений в резерв на оплату отпусков) / 100%

При этом процент отчислений в указанный резерв определяется так:

Процент отчислений в резерв на оплату отпусков = (Предполагаемая сумма расходов на оплату отпусков за год / Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год) Х 100%

К сведению. В соответствии с положениями ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

В Письме Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43925 был рассмотрен вопрос о проведении инвентаризации резерва расходов на оплату отпусков для целей налога на прибыль. Специалисты ведомства указали, что согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию данного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

На основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Таким образом, при проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с фактически использованными днями отпуска за год.

В Письме Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@) уточнено следующее:

  • если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда;
  • если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

Составление и утверждение графика отпусков

График отпусков является одним из обязательных локальных документов организации, наличие которого, в частности, проверяют инспекторы по труду. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков — это "документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников.
График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом работодатель вправе разработать свою форму графика или изменить унифицированную форму (дополнить ее или удалить из нее какие-либо графы).

Обратите внимание! График должен составляться ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

На что нужно обратить внимание при составлении графика отпусков?

1. На основании ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (по форме ИНВ-17) 71-й счет

Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

2. Перед составлением графика отпусков с работников организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. На основании полученных сведений с учетом положений действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожеланий работников составляется сводный график.

Законодательством установлен ряд категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 268 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, в образовательную организацию, расположенную в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. "б" п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей");
  • лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
  • супруги военнослужащих: им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
  • инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком "Жителю блокадного Ленинграда", лица, работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. ст. 14 — 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне").

3. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Запрещаются непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

4. Работодатель может как включать, так и не включать в график отпусков внешних совместителей. Это обусловлено тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

К сведению. Законодательством не установлено требование доводить утвержденный график отпусков до сведения работников. При этом в силу ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Декабрь 2014 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *