Заявление на подотчет

Порядок выдачи подотчетной суммы из кассы

Процедуру выдачи подотчетных сумм работникам 2018 года можно разбить на этапы:

  1. Работник составляет заявление, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в подотчетных деньгах. Как правильно составить заявление на подотчет 2018 расскажем далее.
  2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника и принимает решение: визирует заявление или издает официальное распоряжение (приказ).
  3. Приказ или заявление с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.

Сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере, а также пересчитать и проверить выданные наличные.

Новые правила выдачи подотчетных сумм 2018 года вступили в силу с 19 августа: ЦБ РФ внес изменения в действующие Указания №3210-У.

Теперь подотчетный аванс можно выдавать должникам, которые еще не рассчитались, в кассу по предыдущим выплатам. Также для документального оформления подотчета, теперь достаточно заявления, завизированного руководителем, или официального распоряжения. Приказ не нужен.

Как составить заявление на подотчетные суммы

Письменное обращение на деньги в подотчет составляется в единственном экземпляре. Унифицированного бланка документа не существует.

Рассмотрим обязательные реквизиты заявления на выдачу денег в подотчет 2018 года:

  1. Обращение составляется на имя руководителя организации, либо на иное ответственное лицо, имеющее соответствующее полномочия.
  2. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  3. Необходимая сумма для осуществления расходов.
  4. Обоснование получения денег.
  5. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  6. Дата и подпись с расшифровкой.

Подотчетные средства (выдача и отчет) подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка учреждению может грозить штраф до 50 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2018 года

Скачать

Образец заявления на получение денег на командировочные расходы

Скачать

Бухучет подотчета в бюджетном учреждении

Расчеты ведутся на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников, по каждому авансовому отчету отдельно. Рассмотрим примерывыдачи денег в подотчет из кассы 2018, проводки для бюджетников.

Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства были выданы сотрудникам. Остаток наличности был сдан на расчетный счет учреждения.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации

0 210 03 560

0 201 11 610

100 000,00

Оприходованы денежные средства, списанные с расчетного счета

0 201 34 510

0 210 03 660

100 000,00

Выданы денежные средства подотчет

0 208 00 560

0 201 34 510

88 000,00

Остаток кассы на конец дня сдан в банк, на расчетный счет

0 210 03 560

0 201 34 510

12 000,00

Остаток поступил на расчетный счет

0 201 11 510

0 210 03 660

12 000,00

Для подробной информации читайте статью о правилах ведения кассовых операций.

Пример №2. Кассир выдал подотчетные средства сотруднику на хозяйственные нужды организации в сумме 7 000 рублей. Работник представил чеки на покупку хозяйственных товаров на сумму 6 850 рублей. Неиспользованный остаток сотрудник вернул в кассу.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Выданы денежные средства под отчет

0 208 34 560

0 201 34 510

7 000,00

Утвержден авансовый отчет

0 105 36 340

0 208 34 660

6 850,00

Неиспользованный остаток сотрудник внес в кассу

0 201 34 610

0 208 34 660

150,00

.

Как написать заявление на выдачу денег в подотчет

На основании трудового законодательства предприятием может быть оформлена выдача денежных средств сотрудникам трудового коллектива на оплату расходов, связанных с командировками, хозяйственными, представительскими и канцелярскими потребностями.

Уполномоченное лицо, которое имеет право получить деньги именуется подотчетным и должно быть утверждено приказом руководителя организации. Таких работников может быть несколько.

Получить денежные средства в подотчет можно на основании заявления сотрудника, завизированного начальником.

Скачать образец заявления на выдаче денег в подотчет предлагаем ниже.

Другие образцы заявлений:

  • на выдачу аванса в счет зарплаты — образец.

Правильное составление заявления о получении денег в подотчет (образец)

К оформлению заявления на выдачу денег под отчет законодательство не выдвигает четких норм, соблюдение которых необходимо. Если работник утвержден приказом в перечне подотчетных лиц, то это дает ему право, написать заявление в произвольной форме, адресовав его на имя директора, и высказав просьбу о выдаче определенной денежной суммы под отчет. При этом нельзя, чтобы у обратившегося сотрудника наблюдалась задолженность, по подотчетным суммам, которые были выданы до этого. Составленное заявление подается руководителю для получения одобряющей визы.

Грамотное оформление заявления. Особенности:

  • обращение на выдачу денег в подотчет составляется письменно лично сотрудником. Можно писать на обычном альбомном листе по стандартной схеме. В правом верхнем углу заполняются данные директора, его должность, название предприятия. Затем работнику необходимо ниже написать такую же информацию о себе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
  • как и во всех заявлениях, посередине листа указать наименование документа, выразить кратко просьбу (о выдаче денег в подотчет);
  • произвольно изложить суть просьбы, обосновать на какие именно нужды понадобилась подотчетная сумма, желательно оформить списком для наглядности. Рядом с перечнем наименований необходимо прописать конкретную стоимость, подытожить общую сумму к выдаче. Лучше сразу убедительно объяснять, на что нужны деньги и почему именно столько;
  • проставление даты и подписи. Готовое заявление подается руководителю для получения визы, а также в бухгалтерский отдел для проверки.

Бухгалтером проверяется наличие у подотчетного лица задолженностей по суммам, ранее выданным в подотчет, если все в порядке, он делает соответствующую запись с подписью.

Далее начальник ставит визу, подписывает заявление, чем одобряет указанную сумму и дает распоряжение о ее выдаче.

Теперь заявление имеет полностью соответствующий вид и подлежит передаче в кассу, где работнику выдаются подотчетные деньги.

По факту растраты выписанной суммы под отчет, подотчетное лицо обязано в течении трех дней предоставить авансовый отчет о проделанных операциях.

Ниже можно скачать образец заявления с просьбой о предоставлении под отчет определенной денежной суммы.

Скачать образец

Заявление на выдачу денег в подотчет образец — скачать.

Заявление о выдаче денег под отчет

Заявления

Каждая организация может выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет для произведения расходов в интересах компании. Лица, которым выдаются деньги в подотчет, именуются подотчетными. Их перечень строго ограничивается приказом руководителя (скачать образец приказа).

Чтобы подотчетному лицу получить денежные средства от компании, нужно написать заявление, в котором будет изложена просьба, цель расходования средств и необходимая денежная сумма.

Заявление должно получить одобрение бухгалтерии, которая подтвердит, что за подотчетным лицом нет задолженностей по суммам, выданным в подотчет ранее, а также руководителем.

Выдача денег под отчет заявителю выдается только в том случае, если он является подотчетным лицом, и за ним нет долгов. Также должно присутствовать одобряющая виза на бланке заявления, поставленная руководителем компании.

Если на заявлении нет отметки бухгалтера о долгах или их отсутствии, нет подписи руководителя, подтверждающей выдачу указанной суммы в подотчет, то кассир не имеет права выдавать подотчетную сумму предъявителю заявления.

Деньги, полученные в подотчет, нельзя тратить на свои личные цели. Цели расходования четко ограничены — тратить деньги можно только в интересах предприятия, например, на командировку, на покупку товарно-материальных ценностей, произведение их ремонта, представительские расходы и пр.

Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет можно внизу статьи.

Как написать заявление на получение подотчетной суммы правильно (образец)

Чтобы к оформителю заявления не было претензий относительно корректности оформления заявления, чтобы его не пришлось переписывать заново, предлагаем воспользоваться рекомендациями, приведенными ниже.

В правом верхнем углу пишется данные генерального директора (директора) компании или лица его замещающего.

Ниже пишутся ФИО и должность работника организации, которому необходимость получить денежные средства в подотчет.

После указания заголовка документа пишется текст, включающий:

  • денежную сумму, которая подлежит выдаче в подотчет;
  • цель расходования указанной суммы;
  • обоснование данной суммы — привести необходимые доводы, расчеты, которые смогут подтвердить, что указанная сумма действительно обоснована и необходима для произведения указанных расходов, при необходимости к заявлению прикладывается документация, например, расчеты;
  • дата выдачи денег;
  • подпись и дата написания.

Подпись должна стоять личная (подотчетного лица).

После написания заявления оно передается в бухгалтерию для одобрения бухгалтером. Если долгов за подотчетным лицом нет, то бухгалтер поставит соответствующую отметку на бланке заявления.

Далее заявление с отметкой бухгалтера следует передать тому лицу, к которому производится обращение. Руководитель организации закрепляет в заявлении свое решение с указанием суммы к выдаче под отчет заявителю и даты выдачи денежных средств.

После этого заявление можно предоставить кассиру, который по факту выданной суммы делает соответствующую отметку на бланке заявления.

Работник, потратив деньги, должен отчитаться, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет и документацию, свидетельствующую о величину расходов.

Образец заявления

Заявление на выдаче денег в подотчет образец — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *