Журнал учета справок

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Рассмотрим порядок составления журналов учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы, разработанные специалистами отдела кадров.

Обложки журналов могут иметь следующую форму: 

Рассмотрим, какой вид может иметь такой журнал на практике.

Пример

В журнале (книге) учета выдачи справок о заработной плате, стаже и месте работы может быть 6 граф:

1 – порядковый номер в журнале (должен соответствовать номеру справки);

2 – дата выдачи справки;

3 – Ф.И.О. работника;

4 – структурное подразделение;

5 – краткое содержание справки (включает в себя заголовок к тексту справки – «о заработной плате», «с места работы», «о стаже»).

6 – куда (кому) предназначена справка (краткое наименование органа, должностного лица, которыми затребованы необходимые сведения о работнике). В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования».

Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов – документ, необходимый для регистрации документации с целью систематизирования и ведения надлежащим образом делопроизводства на предприятии.

Выдача документов, а так же тематических материалов может осуществляться на основании предъявленных документов. Как правило, одним из таких документов является заявление, составленного физическим лицом, с обязательным указанием цели выдачи конкретного документа.

Информация, которую следует отобразить в данном документе:

  • информация об авторе запроса, а именно: его наименование, исходящий номер конкретного документа, дата составления документа, адрес и контактный телефон автора запроса;
  • дата составления запроса, а так же его регистрационный номер;
  • содержание запроса, т.е. цель, с которой автор запроса обращается в архив для получения необходимых ему документов;
  • названием выданного документа, а именно: выписка, копия, справка и т.д.;
  • дата, а так же регистрационный номер выданного документа по требованию;
  • дата отправки документа или же проставление подписи, подтверждающая получение необходимых документов.

Журнал регистрации выданных документов так же может содержать особые примечания относительно выданного документа по запросу конкретного лица. Документ подписывается руководителем архива с расшифровкой его подписи.

Журнал учета выдачи справок (образец заполнения)

ЖУРНАЛ учета выдачи справок работникам ООО «Верона»

————————————————————————— ¦Дата, номер ¦ Фамилия, имя, ¦ Структурное ¦ Краткое ¦ Расписка в ¦ ¦ справки ¦ отчество ¦ подразделение,¦ содержание ¦ получении ¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦ ¦ (подпись, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата) ¦ +————+—————+—————-+—————+————+ ¦18.05.2011 ¦Горячев Сергей ¦Отдел договоров,¦О периоде ¦Горячев ¦ ¦N 1 ¦Иванович ¦специалист ¦работы в ООО ¦20.05.2011 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Верона» ¦ ¦ +————+—————+—————-+—————+————+ ¦07.06.2011 ¦Ковалев Иван ¦Транспортный ¦О периоде ¦Ковалев ¦ ¦N 2 ¦Михайлович ¦отдел, ¦предоставления¦07.06.2011 ¦ ¦ ¦ ¦водитель ¦ежегодного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦основного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦оплачиваемого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отпуска ¦ ¦ +————+—————+—————-+—————+————+ ¦и т.д. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————-+—————+—————-+—————+————-

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *