Аренда авто у сотрудника

2017-10-1414.10.2017 18:51

Здравствуйте, Эльвира. Есть несколько вариантов оформления ваших взаимоотношений с сотрудником:

  • есть возможность оформить передачу автомобиля в безвозмездное пользование (чего, как я понимаю, вы не хотите);
  • выплачивать работнику компенсацию за использование автомашины в ограниченном законодательством размере;
  • заключить договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией.

Вкратце обо всех. В первом случае вы используете автомобиль как собственность организации, можете списывать все расходы, но, сотрудник, при этом не получает ни копейки!

О выплате компенсации за использование автомобиля должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там устанавливается порядок и размер компенсационных выплат. При этом сотрудник должен представить документы, для обоснованности компенсации. Это: копия паспорта транспортного средства, копия свидетельства о заключении брака, если автомобиль принадлежит супругу. Конечно, нужно будет выписывать путевые листы для подтверждения фактического использования автомобиля в служебных целях, составлять авансовые отчеты с приложением чеков на приобретение ГСМ, актов выполненных работ по техническому обслуживанию в СТО, накладных на приобретенные запчасти, и т.д.

Но, в расходах, при учете налогов, такая компенсация может быть учтена только в пределах нормы! Т.е. выплачиваться компенсация может в любом оговоренном размере, но в расходы включается – ТОЛЬКО по норме! А это в зависимости от объема двигателя 1200 или 1500 рублей в месяц.

Оформление договора аренды автомобиля у сотрудника позволит установить сумму выплаты за использование автотранспортного средства в таком размере, чтобы покрыть реальные расходы на его содержание. И вся эта сумма может быть включена в расходы при расчете налога по УСНО, но с арендной платы необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%, как с вознаграждения физическому лицу. Страховые взносы на эти выплаты не начисляются (т.к. это договор аренды).

Я вам советую заключить с сотрудником договор аренды. Несмотря на то, что вы не сможете включать в расходы затраты на ГСМ и другое обслуживание автомобиля, а будете учитывать только размер арендной платы. Ведь, насколько я поняла, вы уже какое-то время используете этот автомобиль, то есть можете приблизительно просчитать свои будущие затраты.

Сделайте арендную плату такой, чтобы она с лихвой покрывала все эти расходы, и сотрудник сам будет и заправлять, и обслуживать свой автомобиль, при этом будет в плюсе.

Ирина Александровна, потомственный бухгалтер

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.

Налоговое планирование. Машина сотрудника: ищем выгодный вариант
Не всегда у организации есть возможность и желание приобрести автомобиль. Зачастую для поездок используется транспорт сотрудников. При этом возникает вопрос, как лучше оформить такие отношения.
Мария Щербакова, эксперт «УНП»
Пользуйтесь безвозмездно
Оформить использование организацией автомобиля, принадлежащего сотруднику, можно тремя разными способами. При этом все они будут законными. Однако налоговые последствия каждый из вариантов оформления повлечет свои.
Первый вариант предполагает заключение договора безвозмездного пользования. По такому договору организация (ссудополучатель) обязана поддерживать вещь в исправном состоянии и нести все расходы на ее содержание (ст. 695 ГК РФ). Такие затраты можно учесть в расходах при подсчете обязательств перед бюджетом по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С единым социальным налогом и НДФЛ проблем также не возникнет. Поскольку по такому договору работник плату за пользование автомобилем просто не получит. Именно в этом и кроется основной недостаток этого варианта. Однако если сотрудник согласен не получать дополнительное вознаграждение, то безвозмездное пользование является идеальным способом оформления.
Экипаж заказывали?
Проблему с выплатой вознаграждения снимает заключение договора аренды автомобиля. Чтобы документально подтвердить расходы на аренду, необходимо заключить договор в письменной форме (ст. 633, 643 ГК РФ).
Арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В понятие «платежи» включается не только арендная плата. Затраты на топливо и запчасти, компенсируемые арендатором, также можно учесть в расходах, если договор содержит в себе такое условие (письмо Минфина России от 28.12.05 № 03-03-04/1/463).
Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Однако, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем (то есть с услугами по управлению), по этому поводу возможны конфликты с налоговой. Налоговики считают, что часть платы по такому договору идет на оплату услуг водителя. А это уже объект обложения ЕСН. Такой подход прямо противоречит ГК РФ, который не предусматривает разделения платы по договору аренды машины с экипажем (ст. 632 ГК РФ). Но во избежание спора лучше оформлять договор аренды без экипажа, а в дальнейшем приказом по организации поручать сотруднику управлять арендованным авто.
Зато никаких проблем нет с НДФЛ. Арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Следовательно, облагается НДФЛ. Организация в таком случае является налоговым агентом и должна удержать налог при выплате арендной платы.
Двуличная компенсация
Наконец, третий вариант предполагает оформление использования автомобиля по правилам Трудового кодекса.

Статья 188 ТК РФ разрешает сотруднику использовать при работе свое имущество, если это происходит с согласия и ведома работодателя. Последний в таком случае обязан, во-первых, возместить сотруднику расходы, связанные с использованием машины. И во-вторых, выплатить компенсацию за использование, износ (амортизацию) транспорта.
Налогообложение при таком варианте оформления использования автомобиля будет следующим. И компенсация, и возмещение расходов не будут облагаться ЕСН и НДФЛ. Так, компенсация подпадает под действие статей 238 и 217 НК РФ соответственно. Эти статьи освобождают от «зарплатных» налогов, в частности компенсации, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ. Обратите внимание, что ЕСН и НДФЛ не начисляются на всю сумму компенсации, установленную в соглашении работника и работодателя (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 26.01.04 по делу № Ф09-5007/03-АК и Северо-Западного округа от 23.01.06 по делу № А26-6101/2005-210).
Компенсация же расходов в принципе не подпадает под объект обложения как ЕСН, так и НДФЛ. Поскольку не является вознаграждением по трудовому договору, а значит, и доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает статья 41 НК РФ.
Что же касается налога на прибыль, то компенсацию, выплаченную сотруднику, можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией лишь в пределах норм (подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти нормы содержатся в постановлении Правительства РФ от 08.02.02 № 92. За легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. сантиметров работнику организации полагается компенсация 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя превышает указанное значение, то 1500 рублей в месяц.
А вот возмещение расходов, на наш взгляд, можно учесть в полном размере (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин в данном случае придерживается другой позиции, считая, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая прямо предусматривает два вида выплат, полагающихся сотруднику, использующему при работе свое имущество.
Таким образом, оформление использования автомобиля по правилам ТК РФ позволяет учесть выплаты сотруднику при налогообложении прибыли (в пределах лимитов) и вывести их из-под обложения ЕСН и налога на доходы физлиц.

Этот вариант, на наш взгляд, самый выгодный.
Вопрос:
Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, то целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129
2006-03-17
Е.В.Зернова
Проект "КонсультантБухгалтер"

.

.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *