Аванс на командировку

Поиск Лекций


под отчет на командировочные расходы

 

Внимание! С 01.01.2016 в соответствии с Указаниями N 65н на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ относятся расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками:

— расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта), при наличии подтверждающих документов (билетов);

— расходов по найму жилых помещений;

— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);

— иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Дополнительно по данному вопросу см. Информацию Минфина России "Сопоставительная таблица изменений в классификации операций сектора государственного управления 2015 — 2016 год".

 

До 1 января 2016 г.

 

Из архива материалов, актуальных на 31.12.2015

 

"Бюджетные учреждения осуществляют расходы на командировки по следующим статьям/подстатьям КОСГУ:

212 "Прочие выплаты" — на выплату суточных при служебных командировках;

222 "Транспортные услуги" — на оплату проезда при служебных командировках, а также оплату расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, оплату разного рода сборов при приобретении проездных документов (комиссионный сбор, страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);

226 "Прочие работы, услуги" — на оплату расходов по найму жилых помещений при служебных командировках;

290 "Прочие расходы" — на оплату иных расходов, понесенных работником с ведома работодателя в период нахождения в командировке (например, представительские расходы)".

 

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

 

N п/п Содержание операций Номер счета
по дебету по кредиту
Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов 0 208 12 560 0 201 34 610 <*>

 

———————————

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

 

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку?

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение (университет) в рамках проведения всероссийского конкурса направляет студентов дневного отделения на научную конференцию в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Работник бюджетного учреждения направлен в служебную командировку на территории РФ сроком на пять дней. Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного семинара.

Учреждение направляет в служебную командировку работника учреждения к месту проведения семинара для его организации сроком на два дня.

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение культуры направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику.

Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения возврат работником подотчетной суммы, перечисленной ему на банковскую карту? Аванс перечислен за счет субсидии на выполнение государственного задания.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по командировочным расходам, если он по окончании командировки представил вместе с авансовым отчетом счет на оплату услуг гостиницы, в котором стоимость завтрака выделена отдельной строкой?

 

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

 

N п/п Содержание операций Номер счета
по дебету по кредиту
Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов 0 208 12 000 0 201 34 000 <*>

 

———————————

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

 

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение (университет) направляет студентов дневного отделения на студенческий фестиваль в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения выплату командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку на территории РФ сроком на 10 дней? Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного концерта. Учреждение направляет железнодорожным транспортом в служебную командировку работника к месту проведения концерта для его организации сроком на три дня.

Корреспонденция счетов: Автономное образовательное учреждение направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику. Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения, применяющего упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: По приказу руководителя автономного учреждения работник направлен в служебную командировку сроком на один день. Автономным учреждением для командированного работника приобретены железнодорожные билеты к месту служебной командировки и обратно. Оплата билетов произведена авансом с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты повысился.

 

4. Принятие к бухгалтерскому учету

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2018 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.

Как отразить аванс на командировку

Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.

Действия кассира:

  1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет.

    Все документы должны быть завизированы директором.

  2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
  3. Передаем наличность работнику под подпись.

    Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

  • для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
  • для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Принят авансовый отчет

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней.

Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

  • авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
  • командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
  • служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
  • документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

  • для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
  • для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
  • для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

  • для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
  • для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Возмещаем долги

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

  1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
  2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

  1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
  2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
  3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

    

В КОМАНДИРОВКУ — БЕЗ АВАНСА

О.А. Пономарева,
начальник отдела кадров

Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 02-06-05/68733 (далее — Письмо № 02-06-05/68733) разъясняет особенности предоставления отчетов государственных служащих, отправленных в командировку без аванса. На практике указанное письмо применяется при недостаточных суммах аванса и не только федеральной госслужбой (далее — служба), но и региональными органами власти, а также органами местного самоуправления в отношении муниципальных служащих.

Трудовое законодательство

 
    Возмещение расходов, связанных с командировкой, гарантировано статьей 167 Трудового кодекса РФ. Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены коллективным договором, а также локальным нормативным актом.
    Однако и коллективный договор, и локальный нормативный акт можно применять только в том случае, если иное не установлено непосредственно ТК РФ, а также другими нормативными правовыми актами РФ (далее — НПА).
    Так, согласно статье 168 ТК РФ для государственных (муниципальных) служащих порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены НПА органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления.
    Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (далее — служащий) утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее — Порядок № 813). По остальным моментам работодатели обязаны применять Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
    Соответственно, коллективные договоры и локальные нормативные акты в отношении служащих не должны противоречить порядкам и размерам возмещения командировочных расходов, установленным региональными (муниципальными) НПА, а также Порядком № 813 и Положением № 749.
    Однако в них могут быть прописаны случаи, не рассмотренные в указанных актах.
 

Основные моменты Порядка № 813

 
    В соответствии с Порядком № 813 при направлении служащего в командировку ему гарантировано сохранение должности и денежного содержания, а также возмещение расходов.
 

Проезд к месту командирования и обратно

 
    Расходы на проезд к месту командирования и обратно к постоянному месту прохождения службы включают оплату:

услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *